解析材料管理過程的動(dòng)態(tài)跟蹤控制

郭紅梅

摘 要：材料動(dòng)態(tài)跟蹤管理是一種新的材料管理模式，通過對(duì)材料采取預(yù)算、調(diào)整、審批、發(fā)料、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤管理、信息反饋、制定措施等方法，對(duì)材料整個(gè)供應(yīng)及使用過程實(shí)行全方位、全過程、走動(dòng)式、互動(dòng)式的全員管理，一控到底，進(jìn)行全過程的跟蹤監(jiān)督，及時(shí)揭差、查因、糾偏和反饋，使其始終處于受控狀態(tài)，以達(dá)到預(yù)期的材料成本目標(biāo)，提高經(jīng)濟(jì)效益。文章對(duì)材料動(dòng)態(tài)跟蹤管理的前提、內(nèi)容、方法以及各職能部門在材料動(dòng)態(tài)跟蹤管理中的職責(zé)加以闡述。

關(guān)鍵詞：材料 動(dòng)態(tài)跟蹤 前提 內(nèi)容 方法 職責(zé)

中圖分類號(hào)：F253文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2012）09-249-02

材料是企業(yè)成本的重要項(xiàng)目之一，企業(yè)材料管理水平高低，使用過程中是否存在損失浪費(fèi)、是否存在公料私用、流失及利用率不高等現(xiàn)象，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)材料成本，并與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的好壞有很大關(guān)系，因此，加強(qiáng)材料管理過程的動(dòng)態(tài)跟蹤控制則尤為重要。

一、材料動(dòng)態(tài)跟蹤管理涵義

材料動(dòng)態(tài)跟蹤管理是一種新的材料管理模式，通過對(duì)材料采取預(yù)算、調(diào)整、審批、發(fā)料、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤管理、信息反饋、制定措施等方法，對(duì)材料整個(gè)供應(yīng)及使用過程實(shí)行全方位、全過程、走動(dòng)式、互動(dòng)式的全員管理，一控到底，進(jìn)行全過程的跟蹤監(jiān)督，及時(shí)揭差、查因、糾偏和反饋，使其始終處于受控狀態(tài)，以達(dá)到預(yù)期的材料成本目標(biāo)，提高經(jīng)濟(jì)效益。

二、實(shí)行材料動(dòng)態(tài)跟蹤管理的前提保障

實(shí)行材料動(dòng)態(tài)控制，應(yīng)當(dāng)建立完整的成本控制制度和組織體系、信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、考核評(píng)價(jià)體系等保障體系。

1.建立成本控制制度和組織保障體系。建立健全成本控制制度、成本預(yù)算管理制度、材料現(xiàn)場(chǎng)跟蹤管理制度、成本分析制度等各項(xiàng)管理制度，以制度保證材料動(dòng)態(tài)跟蹤控制的運(yùn)行。成立專門成本管理機(jī)構(gòu)，技術(shù)、質(zhì)量、物供、財(cái)務(wù)等相關(guān)職能部門人員以及班組核算員參加，從上到下，形成緊密聯(lián)系、相互制約的成本控制責(zé)任組織網(wǎng)絡(luò)。為材料動(dòng)態(tài)跟蹤管理提供了組織保障。

2.建立成本信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。目前一些企業(yè)建立了成本管控系統(tǒng)，設(shè)置預(yù)算管理、作業(yè)成本管理、控制管理、分析評(píng)價(jià)管理、考核管理等功能模塊，對(duì)生產(chǎn)成本進(jìn)行縱向匯總和橫向分析考核，材料作為成本最重要的項(xiàng)目之一，尤其對(duì)材料的預(yù)算、使用、消耗、定額控制等提供了信息化保障。

3.強(qiáng)化材料預(yù)算管理。在成本歸口控制下，各職能部門在成本管理和控制方面分別承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。通過搜集大量財(cái)務(wù)、技術(shù)等資料，統(tǒng)計(jì)分析、測(cè)算，多種成本方案選擇，制定出相關(guān)定額標(biāo)準(zhǔn)，其中材料消耗定額為重要大項(xiàng)，成本管理中心將各項(xiàng)材料定額指標(biāo)層層細(xì)化，分解到相關(guān)職能部門、車間、班組、個(gè)人各責(zé)任體。每月各單位根據(jù)下達(dá)的本單位的生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃，結(jié)合定額，充分考慮現(xiàn)有生產(chǎn)條件和標(biāo)準(zhǔn)的動(dòng)態(tài)調(diào)整，編制本單位的材料消耗預(yù)算，經(jīng)成本管理部門、物料管理部門審批后領(lǐng)用，并作為考核依據(jù)。生產(chǎn)單位必須嚴(yán)格按編制的材料消耗預(yù)算執(zhí)行，并落實(shí)到班組核算到崗位。

4.建立成本控制激勵(lì)，考核評(píng)價(jià)體系。強(qiáng)化單位職工的成本控制意識(shí)，按照責(zé)、權(quán)、利進(jìn)行利益再分配，使經(jīng)營者、各作業(yè)單位管理者、職工的利益收入與材料管理的績效掛鉤。強(qiáng)化成本管理，形成以責(zé)、權(quán)、利為中心的全員、全過程的成本管理模式。建立完整的考核評(píng)價(jià)體系。通過考核評(píng)價(jià)，找出差異，進(jìn)行分析，實(shí)施獎(jiǎng)懲，解決問題，修正指標(biāo)，改進(jìn)管理，提高企業(yè)成本控制管理水平，降低成本，提高效益。

三、材料動(dòng)態(tài)跟蹤控制的內(nèi)容

1.跟蹤材料管理制度的執(zhí)行落實(shí)。結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)對(duì)比管理制度，檢查是否有不執(zhí)行或執(zhí)行不到位、流于形式、應(yīng)付檢查、脫離工作實(shí)際的情況，找出差距與不足，提出改進(jìn)方案和意見。

2.跟蹤材料預(yù)算的兌現(xiàn)。材料跟蹤管理人員要參與到生產(chǎn)的全過程，在生產(chǎn)材料的消耗使用中，對(duì)比預(yù)算編制的品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額，是否按設(shè)計(jì)要求、定額使用，是否有超預(yù)算領(lǐng)用、使用材料，是否有編制預(yù)算時(shí)，存在底數(shù)不清、不切合實(shí)際的情況，是否存在小工作量大計(jì)劃，套取材料的情況，從預(yù)算的兌現(xiàn)方面和預(yù)算的編制進(jìn)行對(duì)比，使預(yù)算在編制上更具有科學(xué)性、合理性和實(shí)用性。

3.跟蹤材料的采購。物料部門根據(jù)審批后的材料計(jì)劃進(jìn)行采購，材料到貨后驗(yàn)收入庫，核對(duì)材料價(jià)格、品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，嚴(yán)禁無計(jì)劃采購，超計(jì)劃采購，未經(jīng)審批采購等情況，嚴(yán)格控制采購成本。

4.跟蹤材料的發(fā)放、領(lǐng)取。物料部門在材料發(fā)放時(shí)，必須按預(yù)算編制的品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額進(jìn)行發(fā)放，嚴(yán)禁超預(yù)算發(fā)放，從材料的發(fā)放源頭進(jìn)行控制；生產(chǎn)單位在領(lǐng)取時(shí)，必須認(rèn)真按預(yù)算編制的品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額領(lǐng)取，不得超預(yù)算任意領(lǐng)取，使材料消耗控制在成本指標(biāo)內(nèi)。

5.跟蹤材料的使用管理。材料領(lǐng)用后要嚴(yán)格按生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃、設(shè)計(jì)要求使用，嚴(yán)禁超預(yù)算范圍使用材料，造成材料流失、使用去向不明；對(duì)材料已領(lǐng)用而長期未使用的，要及時(shí)查明原因，辦理退料，對(duì)責(zé)任者要嚴(yán)肅處理。

6.跟蹤材料的質(zhì)量管理。生產(chǎn)單位及各職能部門人員要定期深入基層跟蹤檢查材料質(zhì)量情況，是否符合使用要求，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)向物料部門反映。通過質(zhì)量跟蹤，對(duì)材料進(jìn)行性價(jià)比分析，選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)低材料使用，提高材料使用效率。

7.跟蹤舊料的回收、修復(fù)利用情況。在生產(chǎn)過程中，對(duì)可以回收利用的舊料，是否及時(shí)進(jìn)行了回收，回收的舊料是否徹底；使能夠修復(fù)利用的材料重新使用，降低材料的消耗成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。

四、材料動(dòng)態(tài)跟蹤控制各職能部門管理責(zé)任劃分

物料部門、成本管理中心是材料跟蹤控制管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)對(duì)材料使用情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督、檢查，提出整改和處罰意見。各車間是材料管理的第一責(zé)任人。材料科重點(diǎn)監(jiān)督、檢查材料入庫驗(yàn)收、材料在使用過程中是否符合生產(chǎn)需要，材料質(zhì)量是否存在問題；成本管理中心重點(diǎn)監(jiān)督、檢查材料使用是否按定額執(zhí)行，有無浪費(fèi)現(xiàn)象，定額是否合理；生產(chǎn)技術(shù)部門重點(diǎn)監(jiān)督、檢查材料是否按規(guī)程規(guī)定施工，有無偷工減料現(xiàn)象；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)控制材料成本不超過材料控制指標(biāo)；審計(jì)部門對(duì)相關(guān)材料管理制度的執(zhí)行落實(shí)情況、材料計(jì)劃的合理性、材料領(lǐng)用使用情況、領(lǐng)料單位日常管理情況以及回收修復(fù)情況進(jìn)行過程監(jiān)督。

1.各單位、車間責(zé)任。各單位、車間主管為本單位材料管理第一責(zé)任人。編制材料預(yù)算，由成本核算員或監(jiān)督員跟蹤材料是否到指定地點(diǎn)，是否按規(guī)定定置管理。是否嚴(yán)格按材料預(yù)算使用，是否超預(yù)算，加強(qiáng)材料現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

2.材料科責(zé)任。材料科首先抓好材料驗(yàn)收入庫第一道關(guān)口，核對(duì)材料價(jià)格，驗(yàn)收材料數(shù)量、質(zhì)量，對(duì)不合格、數(shù)量不符的材料立即與供應(yīng)站聯(lián)系協(xié)商解決；二是核對(duì)材料到貨率，對(duì)計(jì)劃內(nèi)未到貨材料及時(shí)聯(lián)系協(xié)商解決；三是抓好材料在使用過程中的跟蹤管理，管理人員定期到材料使用現(xiàn)場(chǎng)了解情況，收集材料在使用過程中存在的問題，重點(diǎn)抓材料質(zhì)量，對(duì)材料在使用過程中發(fā)生的質(zhì)量問題及時(shí)向成本管理中心反映，并提出解決辦法；四是每月對(duì)材料預(yù)算執(zhí)行情況、材料數(shù)量有無差異、質(zhì)量有無問題進(jìn)行分析，提出整改意見和解決方案供領(lǐng)導(dǎo)決策。

3.成本管理中心責(zé)任。成本管理中心首先抓好各單位材料預(yù)算管理，認(rèn)真審查預(yù)算，審查預(yù)算金額、數(shù)量、單耗是否符合材料定額，結(jié)合技術(shù)部門及時(shí)掌握生產(chǎn)條件變化，審核調(diào)整材料預(yù)算。管理人員要經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查材料定額有無問題，嚴(yán)格將材料預(yù)算控制在材料指標(biāo)之內(nèi)；二是抓好材料使用過程的跟蹤、監(jiān)督、檢查，重點(diǎn)檢查材料現(xiàn)場(chǎng)存料地點(diǎn)、是否定置碼放，材料交接班是否按規(guī)定執(zhí)行，有無亂扔亂放材料現(xiàn)象，存在問題要及時(shí)提出整改和處罰意見，及時(shí)檢查、驗(yàn)收整改完成情況，掌握材料現(xiàn)場(chǎng)控制第一手資料；三是抓好各單位月度材料成本分析，管理人員要抓好自己所結(jié)算的單位材料成本分析，認(rèn)真審核各單位分析的全面性、真實(shí)性、實(shí)用性，重點(diǎn)協(xié)助單位對(duì)材料單耗，橫向?qū)Ρ?，同先進(jìn)單位對(duì)比，對(duì)標(biāo)找差，提高整體單位水平。

4.財(cái)務(wù)部門責(zé)任。財(cái)務(wù)部門根據(jù)有級(jí)下達(dá)的成本指標(biāo)將材料預(yù)算指標(biāo)分解到各生產(chǎn)單位，每月進(jìn)行成本核算、成本分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋到成本管理中心，確保材料預(yù)算控制在材料指標(biāo)之內(nèi)。

5.審計(jì)部門責(zé)任。審計(jì)部門對(duì)相關(guān)材料管理制度的執(zhí)行落實(shí)情況、材料計(jì)劃的合理性、材料領(lǐng)用使用情況、領(lǐng)料單位日常管理情況以及回收修復(fù)情況等進(jìn)行過程監(jiān)督，堵塞漏洞，防止材料浪費(fèi)等現(xiàn)象。

五、實(shí)行材料動(dòng)態(tài)跟蹤管理的方法

1.全方位、全過程、走動(dòng)式、互動(dòng)式的全員控制。全方位就是在成本過程跟蹤管理上，要落實(shí)到生產(chǎn)使用的各個(gè)方面，不論方位的遠(yuǎn)近、價(jià)值的大小，都要參與落實(shí)到。全過程就是要深入到生產(chǎn)過程中監(jiān)督控制材料、設(shè)備、用電等情況的全過程，如從材料的采購、發(fā)放、領(lǐng)用、存放以及到生產(chǎn)的使用，從設(shè)備的租賃、修理到完好使用；走動(dòng)式就是各職能部門根據(jù)各自責(zé)任，深入現(xiàn)場(chǎng)，落實(shí)生產(chǎn)使用各個(gè)方面，監(jiān)督生產(chǎn)全過程，到現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)問題處理問題；互動(dòng)式就是將實(shí)際發(fā)生的材料成本與目標(biāo)成本、先進(jìn)指標(biāo)對(duì)比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)差異，將各種材料成本偏差信息及時(shí)反饋給有關(guān)部門，并采取措施予以糾正，找出差距與不足。全員管理使所有員工都參與到成本管理中，在生產(chǎn)使用中自覺養(yǎng)成合理使用材料習(xí)慣，杜絕浪費(fèi)，自主提高降低成本的意識(shí)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2.建立成本消耗臺(tái)賬，搞好“對(duì)標(biāo)找差”。各單位要進(jìn)一步建立健全成本臺(tái)賬，臺(tái)賬內(nèi)容要全面、清晰，突出重點(diǎn)。成本統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬還要反映出材料等項(xiàng)目支出變化情況，并附有簡(jiǎn)要說明。依據(jù)成本消耗情況，實(shí)行“對(duì)標(biāo)找差”，首先與目標(biāo)責(zé)任成本指標(biāo)比較，找出偏差，明確責(zé)任，提出改進(jìn)措施，及時(shí)落實(shí)，還要檢查衡量措施落實(shí)情況，是否達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。另外還要與本單位同期指標(biāo)、歷史最好指標(biāo)、本行業(yè)一流指標(biāo)對(duì)比，通過“對(duì)標(biāo)找差”，分析、判斷，進(jìn)一步找到自身差距，明確工作方向，使自己得到不斷改進(jìn)，從而達(dá)到一流水平的過程。

3.完善成本分析，加強(qiáng)材料成本考核。各責(zé)任單位加強(qiáng)材料等成本使用過程中的控制及分析，及時(shí)分析調(diào)整生產(chǎn)條件變化等因素引發(fā)的材料成本支出變化。每月末定期召開成本分析會(huì)，將實(shí)際發(fā)生的材料成本費(fèi)用與預(yù)算對(duì)比，從中發(fā)現(xiàn)問題、找出差距，并寫出詳細(xì)材料消耗分析上報(bào)成本管理中心。各職能部門每月末根據(jù)材料控制跟蹤管理情況，寫出材料等成本跟蹤控制情況分析，找問題找差距，提出意見，采取措施，確保成本控制跟蹤管理的實(shí)效性。成本管理中心對(duì)各單位材料消耗成本分析進(jìn)行審核總結(jié)，對(duì)各單位材料消耗情況進(jìn)行績效考核，并與工資掛鉤，節(jié)約材料獎(jiǎng)，超支重點(diǎn)分析，對(duì)不合理超支進(jìn)行罰款。提高各單位降低材料消耗成本的積極性。

成本控制報(bào)告應(yīng)由下而上逐級(jí)編制，向企業(yè)相關(guān)部門報(bào)送。成本控制報(bào)告的內(nèi)容同責(zé)任單位承擔(dān)的成本責(zé)任相一致，根據(jù)例外管理原則，還應(yīng)突出重要信息，還要同崗位責(zé)任相聯(lián)系。責(zé)任單位根據(jù)實(shí)際的成本費(fèi)用與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，寫出分析，上報(bào)成本管理中心；成本管理中心、各職能部門根據(jù)分析報(bào)告，對(duì)自己負(fù)責(zé)管理的事項(xiàng)及數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并寫出分析報(bào)告上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)；財(cái)務(wù)部門通過成本核算，將每月的產(chǎn)量、材耗、工資等費(fèi)用及時(shí)收集，匯總編制成本快報(bào)，把成本管理貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營全過程，提高事前和事后成本監(jiān)控能力，月末寫出財(cái)務(wù)分析說明，為企業(yè)管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳實(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)。

建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，也就是把責(zé)任成本指標(biāo)和成本管理工作納入考核范圍，按照“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合和“多節(jié)多獎(jiǎng)、少節(jié)少獎(jiǎng)、不節(jié)不獎(jiǎng)、超支罰款”的原則進(jìn)行考核。健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)不同的需求設(shè)定不同的激勵(lì)方式。促使全員成本意識(shí)，參與成本管理。

通過實(shí)施材料動(dòng)態(tài)跟蹤控制，可有效遏止材料浪費(fèi)、積壓現(xiàn)象，同時(shí)加強(qiáng)了物料的回收復(fù)用，降低了成本，提高了經(jīng)濟(jì)效益，保證了企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的有效落實(shí)。

（作者單位：河北冀中能源峰峰集團(tuán)九龍礦 河北邯鄲 056000）

（責(zé)編：呂尚）