對(duì)現(xiàn)代國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)檔案管理工作的思考

施紅剛

摘要：近年來(lái)，隨著現(xiàn)代化企業(yè)制度的建立，我國(guó)國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷深入，國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)的檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，也出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題。國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中不可缺少的重要組成部分，勢(shì)必要求檔案工作更加科學(xué)規(guī)范，只有加快實(shí)施檔案管理人員專業(yè)化，管理制度標(biāo)準(zhǔn)化，并注重信息資源的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，才能不斷適應(yīng)和滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的要求。本文從中美檔案管理的角度出發(fā)，對(duì)國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)檔案管理工作做了深入的調(diào)查研究，希望對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)；檔案管理；中美比較

一、引言

2001年11月10日中國(guó)加入了世界貿(mào)易組織(WTO)，從此中國(guó)進(jìn)入以經(jīng)濟(jì)全球化和科技全球化的為基本特征的新時(shí)期。對(duì)醫(yī)藥行業(yè)而言，加入WTO直接帶來(lái)的是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)引發(fā)的新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)危機(jī)，醫(yī)藥企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，首先要做好企業(yè)檔案的管理和利用。要建立完善自己的檔案管理制度，制定一套切實(shí)有效地實(shí)施辦法，并使得檔案管理部門充分發(fā)揮自己的行政權(quán)力，使醫(yī)藥企業(yè)的檔案部門在做好自己本分的檔案工作的同時(shí)，能夠利用自身的優(yōu)勢(shì)，收集各方面的信息，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

所以，檔案部門作為企業(yè)的重要環(huán)節(jié)，僅僅做好檔案的整理分類工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。市場(chǎng)化的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境還要求企業(yè)的檔案部門提高效率，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，為企業(yè)提供深入的市場(chǎng)調(diào)查，分析政策的變化，統(tǒng)計(jì)專利等方面的信息。作為企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)工作的檔案工作能否為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和技術(shù)進(jìn)步起到更大的作用，是檔案工作的關(guān)鍵問(wèn)題，所以對(duì)于檔案工作就提出了有更高的要求。

二、現(xiàn)代國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

要對(duì)目前的國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)檔案管理所存在的問(wèn)題提出解決方案，首先，我們有必要了解一下目前的國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的主要問(wèn)題。

1.在檔案數(shù)量激增的同時(shí)如何保證檔案的質(zhì)量

在經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐加快的過(guò)程中，企業(yè)活動(dòng)的范圍逐步擴(kuò)展，其活動(dòng)內(nèi)容也是隨之發(fā)生了較大程度的改變，檔案的分類和數(shù)量也是越來(lái)龐雜。但隨著企業(yè)產(chǎn)生的檔案種類和數(shù)量的增加，企業(yè)文件材料的收集范圍如何重新界定，如何保證企業(yè)檔案的質(zhì)量，使保存的檔案不僅數(shù)量上更要在質(zhì)量上都能適應(yīng)企業(yè)要求，這是每一個(gè)企業(yè)檔案從業(yè)者急需解決的問(wèn)題。

2.在做好管理工作的同時(shí)如何做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作

在目前的國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)中，普遍存在著對(duì)企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用的重要性認(rèn)識(shí)不夠的問(wèn)題，進(jìn)入了重管理、輕利用的誤區(qū)，導(dǎo)致把精力過(guò)多地用在整理工作上，而忽視了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，檔案工作需要采用多種工作形式，提高工作效率，最大程度地發(fā)揮檔案的作用，而不是僅僅將檔案工作停留在整理，編目等基礎(chǔ)工作上。

3.在信息化時(shí)代如何提高檔案管理人員的素質(zhì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和廣泛運(yùn)用使得國(guó)有醫(yī)藥企業(yè)中的辦公自動(dòng)化水平越來(lái)越高，公務(wù)和商事活動(dòng)中人們交流和溝通的手段發(fā)生了改變，逐漸由傳統(tǒng)的紙張形式更多地走向以計(jì)算機(jī)為中介，以文字、圖像、聲音為表現(xiàn)形式的電子文件，檔案管理工作也因此開(kāi)始產(chǎn)生了深刻的變革，如越來(lái)越多的公務(wù)活動(dòng)、科技生產(chǎn)活動(dòng)和商事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記錄都以電子文檔的形式出現(xiàn)，這就要求檔案管理人員努力提高自身的計(jì)算機(jī)知識(shí)水平，以適應(yīng)信息化社會(huì)的高速發(fā)展。

三、中美企業(yè)檔案管理的比較分析

在研究了中美兩國(guó)的檔案管理系統(tǒng)之后，我們了解到中國(guó)的檔案管理系統(tǒng)是集中型的，一次對(duì)比的是，美國(guó)的則是分散型的。對(duì)比這兩種檔案系統(tǒng)的不同，我們發(fā)現(xiàn)主要有以下幾個(gè)方面。

3.1服務(wù)對(duì)象不同

1.中國(guó)的檔案管理系統(tǒng)

中國(guó)檔案管理系統(tǒng)的建立是有層次性的。第一，中國(guó)的檔案管理系統(tǒng)首先是為工作單位服務(wù)的，有時(shí)也包括政府單位等國(guó)家級(jí)別，這屬于“超工作單位”；第二，中國(guó)的檔案管理系統(tǒng)是為政府官員提供服務(wù)的，當(dāng)然也包括為市民取證等服務(wù)；第三，中國(guó)的檔案管理系統(tǒng)才是為普通用戶提供服務(wù)的，比如說(shuō)為研究單位提供數(shù)據(jù)支持以及為相關(guān)人員提供服務(wù)。

2.美國(guó)的檔案管理系統(tǒng)

美國(guó)檔案管理系統(tǒng)則與中國(guó)不同，即使也跟中國(guó)類似為以上單位和人員提供服務(wù)，也是一視同仁的為以上三種單位和人員服務(wù)，政府官員還是普通個(gè)人都是他們的服務(wù)對(duì)象，并不區(qū)別對(duì)待。美國(guó)的檔案管理系統(tǒng)在每個(gè)環(huán)節(jié)上，包括鑒別、保管期限、甚至出版等都要為這三類人考慮，盡量滿足他們每一方的訴求。“信息自由法”在美國(guó)的檔案管理系統(tǒng)里是一個(gè)重要的遵循原則。甚至有時(shí)候普通大眾對(duì)檔案管理產(chǎn)生的需求會(huì)對(duì)檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生重大影響。因?yàn)槊绹?guó)的檔案管理系統(tǒng)從設(shè)計(jì)之初就是為每一個(gè)用戶提供服務(wù)的，他們呢要根據(jù)用戶需求的改變而不斷調(diào)整自己的服務(wù)。

3.2階段投入不同

1.中國(guó)檔案管理系統(tǒng)的階段投入

中國(guó)的檔案管理系統(tǒng)的投入在不同階段不同，其中每一階段的規(guī)劃投入對(duì)整個(gè)過(guò)程影響很大，中國(guó)的檔案管理系統(tǒng)的階段投入較為集中，但是覆蓋范圍過(guò)于狹小。由此可見(jiàn)，最終的用戶對(duì)文件的歸檔和篩選，并作為永久的保管對(duì)象的影響不大，檔案的來(lái)源單位和最終用戶對(duì)檔案管理的中期也不會(huì)產(chǎn)生太大的影響，比如文檔的整理、錄入、分類等環(huán)節(jié)。只有在檔案管理系統(tǒng)的最終階段，也就是利用檢索階段才會(huì)受到人們的特別關(guān)注。

2.美國(guó)檔案管理系統(tǒng)的階段投入

美國(guó)的檔案管理系統(tǒng)對(duì)每個(gè)階段的投入都很大，不僅投入集中而且覆蓋的范圍廣泛，最終用戶更是對(duì)檔案的歸檔和篩選，并作為永久的保管對(duì)象產(chǎn)生很大的影響。檔案的來(lái)源單位和最終用戶對(duì)檔案管理的中期，比如文檔的整理、錄入、分類等環(huán)節(jié)，都會(huì)非常重視。在檔案管理的最后階段，即檢索、利用階段會(huì)給予特別的關(guān)注。

3.3檔案信息化程度不同

從世界范圍而言，發(fā)達(dá)國(guó)家的企業(yè)檔案信息化建設(shè)非常成功。以美國(guó)為例，進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，美國(guó)的企業(yè)，尤其是醫(yī)藥行業(yè)企業(yè)的檔案在現(xiàn)代科技的幫助下更加系統(tǒng)化，從信息的接收、整理、數(shù)字化采集、存儲(chǔ)，直到提取和銷毀等一系列管理流程都更加數(shù)字化、系統(tǒng)化。檔案的類型不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還加入了現(xiàn)在多媒體技術(shù)，相片、圖紙、音頻、視頻等各種介質(zhì)都被用來(lái)當(dāng)作檔案的載體。

目前，我國(guó)的企業(yè)檔案基本還是按照傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行管理，主要利用人工對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，投入大量的檔案管理人員，這種以手工勞動(dòng)為主的管理模式，花費(fèi)了大量的人力、物力。傳統(tǒng)的檔案管理方法在信息技術(shù)和通訊技術(shù)高速發(fā)展的今天突顯弊端。

四、基于中美檔案管理對(duì)比的應(yīng)對(duì)措施

研究了以上這些問(wèn)題，我們應(yīng)當(dāng)如何予以解決呢？我認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)從以下幾方面予以落實(shí)。

4.1提高領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

1.提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案法制意識(shí)

進(jìn)一步強(qiáng)化宣傳教育，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案法制意識(shí)，加大對(duì)《檔案法》和檔案工作重要意義的宣傳教育力度，增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行《檔案法》，依法做好檔案工作的自覺(jué)性，使企業(yè)真正把檔案工作納入企業(yè)管理的重要日程，做到人員、經(jīng)費(fèi)、工作三落實(shí)，切實(shí)把檔案工作抓緊、抓實(shí)、抓好。

同時(shí)，加大檔案執(zhí)法力度，強(qiáng)化對(duì)企業(yè)檔案工作的業(yè)務(wù)督導(dǎo)。以認(rèn)真貫徹實(shí)施《檔案法》為先導(dǎo)，堅(jiān)持依法治檔，加大檔案工作的考核力度，使那些不建檔和歸檔不及時(shí)的企業(yè)改正不足，實(shí)現(xiàn)檔案工作的正?；?。

2.提高檔案在生產(chǎn)中的利用

首先，在檔案整理工作中，將檔案的門類劃分清楚，盡快將歸檔的檔案資料組卷上架，這樣，就能方便生產(chǎn)人員的查閱；其次，熱情接待前來(lái)查閱檔案的工程人員，盡可能地為他們提供方便，對(duì)于一些說(shuō)不清項(xiàng)目名稱，制造年代的產(chǎn)品，盡一切可能，尋找線索，提供借閱服務(wù)。

在提供借閱服務(wù)的同時(shí)，宣傳檔案的重要性和利用意義：檔案的收集和整理不是收在庫(kù)房中保存不用的，檔案最根本的目的是要為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的。

從點(diǎn)滴的小事做起，就能為企業(yè)生產(chǎn)提供意想不到的生產(chǎn)效益，從而讓領(lǐng)導(dǎo)在思想上認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案的重要性，為今后檔案工作的開(kāi)展提供方便。

4.2提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和保密性

重視繼續(xù)教育，鼓勵(lì)檔案工作人員參與社會(huì)的繼續(xù)教育，從而提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 。

由于企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)加快，檔案管理的方式和形式也發(fā)生了翻天覆地的變化，單一的檔案室已不能滿足現(xiàn)在企業(yè)的要求，要建立更加全面的檔案科，檔案資料不再單一，而是向綜合方向發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量也是直線增加，這就要求從事檔案管理工作的工作人員具有更加熟練的專業(yè)技能。所以，要加強(qiáng)從業(yè)人員的教育，提高他們的素質(zhì)，這是提高工作績(jī)效的好途徑。

檔案管理工作是一門特殊的工作，雖然企業(yè)的檔案工作不如國(guó)家檔案那樣屬于國(guó)家機(jī)密，但是，在如今競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，有許多企業(yè)檔案資料屬于商業(yè)秘密范疇，這就要求我們檔案管理人員提高保密意識(shí)，嚴(yán)格把關(guān)，既能滿足每位工程技術(shù)人員正常的調(diào)閱檔案要求，又能將一些別有用心的人的不良企圖拒之門外。

4.3提高計(jì)算機(jī)管理水平

首先，通過(guò)計(jì)算機(jī)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，結(jié)合計(jì)算機(jī)上機(jī)操作，熟悉多媒體和網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，加快學(xué)習(xí)掌握這些現(xiàn)代化工具的運(yùn)用，通過(guò)刻苦的學(xué)習(xí)，提高自己的實(shí)際操作水平，更好地為現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理服務(wù)。

其次，聯(lián)系生產(chǎn)實(shí)際情況，例如在本人的單位，就要求檔案管理人員不僅熟悉一般的辦公自動(dòng)化軟件，更要與設(shè)計(jì)所聯(lián)合，對(duì)AUTOCAD等繪圖軟件熟練運(yùn)用，以便檢查歸檔材料的質(zhì)量情況。

最后，企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)離不開(kāi)社會(huì)大環(huán)境，在INTERNET上，不僅可以發(fā)布企業(yè)的各種訊息，更可以為企業(yè)生產(chǎn)尋找商機(jī)。因此，完善企業(yè)的局域網(wǎng)建設(shè)十分重要。在設(shè)置一定的權(quán)限后，將局域網(wǎng)鏈接到INTERNET上，為企業(yè)樹(shù)立良好的企業(yè)形象，并帶了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。美國(guó)的檔案館信息化建設(shè)相當(dāng)完善，當(dāng)我們上網(wǎng)點(diǎn)擊到美國(guó)各家檔案館的網(wǎng)站上之后，我們可以輕易地查閱到美國(guó)檔案館的所有館藏資料，除部分資料有權(quán)限限制外，我們可以通過(guò)分類系統(tǒng)查閱各種檔案資料，得到所要了解的信息。

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