試析高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新

余 涵

（長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，武漢 430212）

人事檔案是社會組織成員在參與社會活動過程中所形成的重要歷史記錄，是人才信息的重要載體。人事檔案能夠全面地記載個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實績等信息，使各類人才都能在適應(yīng)自己的工作崗位上充分發(fā)揮工作積極性、主動性和創(chuàng)造性。隨著全球信息化浪潮的沖擊，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用為高校人事檔案工作的發(fā)展提供了歷史性機遇。高校人事檔案的改革與創(chuàng)新，是人事檔案工作的必然發(fā)展趨勢。

1 高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 認識不到位，重視程度不夠，支持力度不大

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)支持是做好檔案工作的基礎(chǔ)。目前，不少高校的決策層對檔案管理工作認識不足、重視不夠，認為人事檔案工作不是高校工作的重中之重，是一項輔助性工作，與教學(xué)和科研沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟效益，沒有把檔案工作擺在應(yīng)有的位置。而且隨著高校改革的不斷深化，高校各部門均實行定編、定崗，緊縮辦公人員，致使檔案管理人員處于地位不高、責(zé)任不輕、難度不小的地位，嚴重影響了人事檔案工作的開展。

1.2 管理模式落后，效率低下

高校人事檔案的管理一直沿用著傳統(tǒng)的管理模式，人事檔案的提供、利用還是以紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案的優(yōu)點是適應(yīng)性強、利用范圍廣，具有原始憑證的作用。缺點是利用率低、工作量大，且較容易丟失或損毀。個別高校沒有制定明確的管理人員崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度。有的檔案員對于材料方面沒有嚴格審查、把關(guān)，對報送的材料裝袋了事，導(dǎo)致部分材料嚴重失實甚至造假，給今后的各項工作帶來了不必要的麻煩，同時也失去了檔案歷史性、真實性的特點。

1.3 缺乏統(tǒng)一的高校人事檔案管理系統(tǒng)

我國至今沒有統(tǒng)一的檔案發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各個高校根據(jù)自身的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件水平參差不齊，在實現(xiàn)計算機管理的幾個工作環(huán)節(jié)中，信息存儲量窄、功能小、操作繁瑣、信息的統(tǒng)計和綜合分析過于復(fù)雜，信息化程度不高，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

2 高校人事檔案管理創(chuàng)新工作的必要性

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已成為國家經(jīng)濟和社會發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。高校人事檔案管理的創(chuàng)新就是為了適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)對高校檔案管理的要求，由傳統(tǒng)的手工操作和紙質(zhì)檔案的收集逐步過渡到以計算機網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案收集。把現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)運用到檔案管理工作中去，才能使人事檔案更好地為高校的各項工作提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.1 高校人事檔案管理創(chuàng)新工作是時代發(fā)展的必然趨勢

由于教職工隊伍不斷壯大，人才流動不斷增加，檔案信息管理更加復(fù)雜化。傳統(tǒng)的手工檢索和統(tǒng)計方式已經(jīng)滿足不了時代發(fā)展的要求，高校人事檔案信息化后，將實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，使領(lǐng)導(dǎo)和人事部門能夠直觀快捷地了解和掌握高校教職工各項情況，如反映教職工的業(yè)務(wù)能力進展、教師從事教育及科研成果等方面的最新信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠的依據(jù)，從而提高人事檔案信息的使用價值和利用率。

2.2 高校人事檔案管理創(chuàng)新工作是實際工作的需要

目前很多高校的人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。一些高校人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分了、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新已是迫在眉睫。

3 高校人事檔案管理創(chuàng)新工作的改進措施

3.1 解放思想，提高認識，加強宣傳

搞好人事檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事。高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工在新形勢下對檔案管理工作的重要性應(yīng)當(dāng)有足夠的、全面的認識，要充分了解認識到檔案管理工作和高校的發(fā)展以及教職工的個人成長是密不可分的。人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過會議、快報、校園網(wǎng)絡(luò)等渠道擴大宣傳范圍，加強宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)和全體教職員工充分認識人事檔案的重要作用，切實提高廣大教職工的人事檔案意識，從而形成全員參與建檔、管檔、用檔的良好局面。

3.2 加強服務(wù)意識，提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量

要實現(xiàn)高效人事檔案管理工作的創(chuàng)新，檔案管理人員更應(yīng)該注重自身服務(wù)意識和業(yè)務(wù)水平的提高，首先自己不能認為檔案工作在學(xué)校的發(fā)展中是可有可無的，從而產(chǎn)生一些消極怠慢情緒，而是要充分意識到本職工作的重要性。在鑒別整理檔案過程中應(yīng)嚴格審核，防止不真實材料入檔，避免錯漏，做到手續(xù)不全的材料不歸檔、不經(jīng)審查的材料不歸檔、內(nèi)容不實的材料不歸檔、與政策不符的材料不歸檔、填寫不符合規(guī)定的材料不歸檔。簡言之，實現(xiàn)檔案材料的真實性、完整性、連續(xù)性。高校人事檔案管理員應(yīng)當(dāng)增強服務(wù)意識，積極主動地開發(fā)利用人才信息，為學(xué)校的人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息。真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。

3.3 不斷提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)

人事檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，既涉及國家又涉及個人的切身利益，因此要求人事檔案管理工作人員堅持保密性原則，努力提高自身的政治素質(zhì)、專業(yè)水平，不斷學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，積極嘗試和探索有益的管理模式，淡泊名利、正確處理好人事檔案的利用和保密的關(guān)系，為學(xué)校人事工作和教育大局服務(wù)。

3.4 加快學(xué)院人事檔案管理信息化建設(shè)

高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中，實現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案管理水平和效率。首先，具有高科技含量的現(xiàn)代計算機技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，檔案管理部門應(yīng)該具備相應(yīng)的技術(shù)力量支持，并做好日常故障處理和安全維護工作。其次，應(yīng)該建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)。利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機來實現(xiàn)信息化的高效管理。三是建立高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心、以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向教職工，使教職工與人事檔案信息管理者之間能夠良好的互動。

總之，人事檔案管理工作是一項很重要的信息資源管理工程，人事檔案是知人用人的重要依據(jù)，是人才開發(fā)的重要信息源。實行高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，以科學(xué)信息化為依托，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高認識，整合資源，人事檔案的管理工作就會更加地科學(xué)化、合理化，繼而就能更好的為人事管理工作和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，促進高等院校和社會的蓬勃發(fā)展。

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