許 路
(無錫衛(wèi)生高等職業(yè)技術學校,江蘇 無錫 214021)
校、系(部)二級管理是高職院校管理體制改革的客觀要求,目前很多高職院校都全面推行了校、系(部)二級管理。然而,由于校、系(部)二級管理的實施是一項復雜的工程,在具體操作過程中難免會遇到困難。特別是很多學校原本的管理制度不完善,實施校、系(部)二級管理后就更容易出現(xiàn)多方面的問題。筆者認為,校、系(部)二級管理的目的是把管理主體中各個要素的功能統(tǒng)一起來,使總體功能大于各部分相加之和,以提高管理績效。其中很重要的一點就是協(xié)調(diào)好各部門的關系,把學校整體工作目標逐層分解、展開,達到“降低管理重心、縮短管理跨度、避免相互推諉、提高管理效益”的目的[1]。而科學地運用溝通策略則是達到預期目標的“助推器”。
我校是一所五年制高職學校,由以前的中專學校升格而來,在當時的規(guī)模下,學校實行一級管理模式。學校升格后,隨著專業(yè)的增加,教師的增多,班級的擴大,一級管理模式已不適應學校的規(guī)模,只有實施校、系(部)二級管理,區(qū)分各層次功能,明確各層次職責,才能實施有效管理。2007年底,學校成立了護理系、藥學系和基礎部,實行校、系(部)二級管理。
在實行校、系(部)二級管理的5年中,學校對于系(部)級管理組織,在組織架構、崗位設置、人員安排、責任劃分、權力分配等方面都進行了有力的推動。校級管理機構即職能部門主要負責宏觀調(diào)控、目標管理、信息反饋以及協(xié)調(diào)指導,系(部)級管理機構負責具體工作的執(zhí)行與落實,進行教學、科研的過程管理、質(zhì)量管理,同時有一定的管理自主權。管理的重心下移,使資源配置更優(yōu)化,工作目標的分解更細致,管理措施更具體,成效更顯著??梢哉f,校、系(部)二級管理是高職院校有效的管理模式。
然而,在實施二級管理過程中,由于管理層級的增加,很多工作要求不能夠及時、準確地傳達到教學一線,有時還存在職能部門與系(部)間相互推諉的現(xiàn)象,造成部門之間的相互指責,甚至影響到某些工作的開展。雖然學校早已做好“磨合期”的思想準備,但各層管理人員在溝通能力、溝通技巧、溝通策略等方面,還有很大的提升空間。
在我校92年的辦學歷史中,無論是教職工還是管理人員,一級管理的思維模式根深蒂固,總是習慣說“以前是怎樣怎樣”、“一直都是這樣做的”等,對新的管理模式一時無法適應,甚至有抵觸情緒,不能理解二級管理是學校達到一定規(guī)模后的必由之路,總是以以往的思維來思考新模式下的各項工作,使溝通不暢。
由于二級管理層級的增多,信息在上傳下達的過程中較一級管理更易失真。當信息自上而下傳遞時,下級會揣摩上級的意圖,從而導致信息膨脹;有時也會由于層層傳遞,導致信息萎縮或走樣。而當信息自下而上傳遞時,下級常常會壓縮或整合信息,以減輕上級負擔,從而導致信息刪減[2],如果重要信息被刪除,就會影響上級對真實情況的了解,影響溝通效果。
系(部)是新設機構,其管理人員有些是從教師中產(chǎn)生,沒有足夠的管理經(jīng)驗。而組織成員之間特別是管理者之間由于缺乏溝通,或者不善于溝通,也會人為地造成一些不必要的矛盾,給溝通制造了障礙。
二級管理模式對于高職院校來說是一個新生事物,各個學校的情況又不盡相同,沒有現(xiàn)成的模板可以套用,因此,對于職能部門和系(部)的工作職責雖然有宏觀和微觀的區(qū)分,但在實際操作過程中還不可能劃分得十分清晰,這也是溝通不暢的又一原因。
若想使二級管理順利推行,縮短部門間的磨合期,使學校的日常管理早日步入正軌,達到二級管理的預期目標,學校各級人員首先要認識到溝通的重要性,管理者更要學會使用溝通策略,掌握溝通技巧,提高管理效率。筆者認為可以從以下幾方面入手。
領導者要充分認識到溝通對實現(xiàn)組織目標的重要性,建立良好的校園文化和溝通環(huán)境。無論是管理者還是教職工,都要將個人的事業(yè)追求、價值觀念與學校的總體發(fā)展規(guī)劃統(tǒng)一起來,形成一種相互理解的溝通氛圍。學校通過各種會議、公示、網(wǎng)絡、調(diào)研、文件、談話、宣傳以及聊天、聚會等正式或非正式溝通平臺,既讓教職工了解學校的信息,又讓教職工有發(fā)表意見、反饋信息的渠道,以正確引導組織內(nèi)部非正式渠道人際溝通的流向[3]。
盡管溝通事關每位教職工,但管理者素質(zhì)的高低直接影響溝通的效果,因此,管理者首先要學會運用領導藝術,提高溝通技能。
3.2.1 校領導層面 校領導是學校的掌舵人,應具備對“事”的決策力和對“人”的凝聚力這兩個要素[4],而這些都離不開溝通。對學校將要推行的重大變革理念,重要規(guī)章制度,文化、價值觀,重要的管理思想,都需要反復溝通。領導藝術是在正確價值觀指導下,由領導者的智慧和經(jīng)驗產(chǎn)生的領導技巧[4]。領導要與教職工平等溝通,深入基層一線,充分尊重教職工的思想,認真聆聽他們的意見和想法,激發(fā)教職工的創(chuàng)造性、主動性和工作熱情,培養(yǎng)教職工獨立思考和解決問題的能力,肯定他們的成績和為組織作出的貢獻。要把正面的反饋作為一種激勵,把負面的反饋作為組織的期望[5],多鼓勵、多指導,少指責、少批評。3.2.2管理干部層面 中層管理干部,既是各系(部)的決策者,又是校級指令的執(zhí)行者,是學校管理工作的中堅力量。要讓其接受培訓,學習管理溝通的基本理論與技能,并在實際工作中合理運用,不斷提升管理水平。決策時站在全局的高度考慮問題,不能只從本部門利益出發(fā)。接受領導指示時應注意細節(jié),以積極的態(tài)度接受工作任務,明確工作內(nèi)容,有疑問當場提出,并清晰地表達自己的意見,重復重點內(nèi)容以確認正確與否。
在與下級溝通的過程中,要學會換位思考,不能居高臨下地發(fā)號施令,即使意見不一致,也要保持理性和克制,盡量以討論等容易接受的方式進行溝通,同時學會通過肢體語言強化溝通效果。職能科室對于系(部)應給予更多的幫助、指導,系(部)也要充分發(fā)揮自主管理的積極性,正確理解管理重心降低的涵義所在,遇事互相商量,形成良好的雙向溝通機制。
良好的反饋是有效溝通的重要保證,如果只有溝通沒有反饋,就不能保證信息自上而下傳遞的正確性,不能明確傳遞的指向目標;而自下而上反饋的信息由于得不到處理結(jié)果,下級將失去溝通的愿望,引發(fā)工作挫折感。一旦出現(xiàn)的問題遲遲沒有解決,執(zhí)行者就會失去溝通的信心。雖然反饋的間隔時間越短意義越大,但有時也可能無法盡快反饋,這時管理者應告之原因,不能讓教職工覺得意見被忽視,沒有人理會。管理者若能對教職工的意見迅速做出回應,就會鼓勵其進一步溝通。通過及時而真誠的溝通反饋,可以建立教職工對管理者的信任感和溝通的認同感[6],從而形成良性循環(huán)。
在同級管理層面,溝通同樣是聯(lián)系的橋梁。在學校這個大環(huán)境下,雖然各部門工作任務相對獨立,卻又是相互關聯(lián)的。但在日常工作中往往出現(xiàn)“各人自掃門前雪”的狀況,只顧做好自己部門的工作,維護自己部門的利益,造成有些工作無人去做,有些工作重復勞動,降低了工作效率。因此,各部門之間特別是部門負責人之間應多聯(lián)系、多商量、多討論,這樣才能相互理解、相互包容,形成良好的協(xié)作意識,共同為學校的管理作出貢獻。
學校加強管理、實行改革的最終目的要落到學生身上,讓學生成才是教育的根本。改革是否成功,管理是否到位,最終由是否提高教學質(zhì)量,是否提升學生綜合素質(zhì)為評判標準。如今,學生往往成為被管教的對象,而我校由于未成年女生占多數(shù)的原因,對學生的管理條例多、約束多,學生與學校管理者的溝通則很少。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展,學生消費者觀念的增強,他們不再僅僅認為自己是受教育、被管制的對象,認為自身也是具有相應合法權利的“顧客”。因此,學校的管理溝通不能忽視這一群體,必須以更主動的方式與學生進行有效溝通[7]。要充分發(fā)揮學生會、校長接待日、校長信箱、BBS論壇、校園廣播、校園網(wǎng)絡的作用,建立師生溝通平臺,了解學生內(nèi)心、學習上的問題、生活上的需求,了解管理中存在的問題,提高管理質(zhì)量。
[1]葉敏.關于我校二級管理體制改革工作的認識與思考[EB/OL].http://218.4.157.18/user2/17604/77174.html,2009-08-17.
[2]居民.淺析管理溝通在高校行政管理中的運用[J].當代教育論壇,2009(12):49.
[3]王鈺,姚利民.高校管理中的溝通障礙及其消除[J].企業(yè)家天地,2007,(9):134.
[4]伊鴻慧.高校管理中的領導藝術與溝通技能[J].雙語學習,2007(10):124.
[5]姚麗萍.管理溝通中的激勵技巧[J].商場現(xiàn)代化,2007(10):112.
[6]孫納珍.建立管理溝通的有效途徑[J].中國煤炭工業(yè),2007(10):62.
[7]陳運超.現(xiàn)代大學管理有效溝通的策略[J].理工高教研究,2008(12):9.