林業(yè)技術檔案的作用及其管理

池海波 張榮靜

【摘 要】該文分析了林業(yè)技術檔案的作用，從健全林業(yè)技術檔案的管理體制、加強對檔案管理人員的管理等方面提出了具體的管理措施，并闡述了檔案管理的基本任務，為林業(yè)技術檔案的管理提供了參考價值。

【關鍵詞】林業(yè)技術檔案；作用；管理方法

0 前言

林業(yè)技術檔案是技術檔案的一種，是林業(yè)生產單位的技術檔案，也是國家檔案的一個重要組成部分。技術檔案是記述和反映本單位的基本建設、生產技術和自然科學研究等活動的具有保存價值并且按照一定的檔案制度作為真實的歷史記錄中保管起來的技術文件材料（包括圖紙、照片、表報、文字材料等）。林業(yè)技術檔案是記述和反映林業(yè)生產單位的森林資源變化情況、森林經營利用活動及林業(yè)科學研究等級方面的、具有保存價值的、經過歸檔的技術文件材料。

1 林業(yè)技術檔案的作用

林業(yè)技術檔案是科學管理林業(yè)生產的重要工具，它通過不間斷的記載、積累、歸檔保管起來的林業(yè)生產和科學試驗的歷史材料，為生產、科研總結經驗教訓、進行技術交流、科學研究及時地提供準確可靠的科學依據(jù)和先進經驗，以達到科學經營管理森林資源的目的。

1.1 通過林業(yè)技術檔案能及時、準確地掌握森林資源的各種數(shù)字（包括數(shù)量和質量），面且能掌握其消長變化情況的數(shù)據(jù)，這作為林場經營管理的基礎數(shù)據(jù)，可以編制生產計劃、制定林業(yè)生產規(guī)劃提供可靠的依據(jù)和參考。

1.2 能及時、準確、系統(tǒng)地掌握森林經營利用活動情況及其效果的各項數(shù)據(jù)，是分析問題、發(fā)現(xiàn)問題、總結經驗教訓、掌握規(guī)律、改進工作、制定營林技術方針和技術措施的主要依據(jù)。

1.3 林業(yè)技術檔案為考查技術工作，核對技術工作落實情況，查明責任及檢查驗收提供真實憑證；為建立和健全林場的計劃、技術、勞動、財務等項管理制度，制定生產定額，鑒定技術效果，實行崗位責任制和實行科學管理提供依據(jù)。

1.4 可以為科學研究提供歷史的和現(xiàn)實的有關技術資料，同時又是檢查科研成果完成情況的一種手段。

林業(yè)技術檔案的建立和應用，能從多方面及時、全面、準確地反映林場、林業(yè)局等建檔單位的林業(yè)生產、森林資源、科學研究等方面的真實情況。從時間上來看，林業(yè)技術檔案今天有用，將來也有用，它不僅在現(xiàn)實的林業(yè)生產活動中為當前的生產和科研服務，而且為今后的林業(yè)生產和科研服務。

2 林業(yè)技術檔案的管理

2.1 健全林業(yè)技術檔案的管理體制

健全林業(yè)技術檔案的管理體制，是加強檔案管理的重要保證。從中央到基層應嚴格地建立對口專業(yè)管理體制，加強領導，實行統(tǒng)一的技術標準，專人負責、分級管理、及時修訂、逐年統(tǒng)計匯總上報的管理制度。使林業(yè)技術檔案成為提高森林經營水平及上級機關制定規(guī)劃、計劃和檢查領導的假科學依據(jù)。

各級林業(yè)主管部門，要加強林業(yè)技術檔案工作的領導，配備工作責任心強、有林業(yè)專業(yè)知識的技術人員專職負責檔案管理工作，建立健全管理制度。檔案管理技術人員要保持相對穩(wěn)定，定期組織技術培訓和交流，積極采用新技術，充分利用電子計算機在檔案管理工作中的應用，不斷提高檔案管理技術水平。

2.2 檔案管理技術人員的職責

檔案管理技術人員在工作中必須認真負責，嚴格履行自己的職責。檔案管理人員的職責主要有以下幾點：

2.2.1 深入現(xiàn)場調查，切實掌握森林資源消長變化，準確地進行測定記載，及時做好數(shù)據(jù)和圖表的修正工作；

2.2.2 統(tǒng)計和分析森林資源，按時提報年度森林資源數(shù)據(jù)及其資源分析報告；

2.2.3 深入了解本單位的各項生產、科研等活動和有關會議，密切配合林管員或護林員工作，互通情況，及時掌握資源變化信息；

2.2.4 組織固定標準地和樣地的設置，按規(guī)定時間復測；

2.2.5 收集森林資源、經營利用、科學實驗等文字和圖面資料，并整理歸檔；

2.2.6 嚴格執(zhí)行檔案借閱、保密等管理制度，杜絕檔案資料丟失；

2.2.7 積極宣傳和貫徹執(zhí)行《中華人民共和國森林法》和有關方針政策，對生產部門森林資源的經營利用活動進行監(jiān)督；

2.2.8 努力學習先進技術，總結管理經驗，不斷改進工作。

3 林業(yè)技術檔案管理的基本任務

檔案管理工作的基本任務，是按一定的原則和要求科學地管理，及時準確地提供利用，為生產和科研服務，為各項工作需要服務。林業(yè)技術檔案管理工作也和其它技術檔案管理工作一樣，其基本任務包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等具體工作。

3.1 檔案的收集和整理

檔案的收集工作，就是搜集和接收具有保存和利用價值的技術檔案，把它集中保存在檔案室和檔案柜里。檔案資源的收集工作，是檔案管理工作的基礎，是實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的具體措施之一。

3.1.1 林業(yè)技術檔案的收集工作，就是根據(jù)建檔的需要，及時的搜集和接收森林資源調查、各種專業(yè)調查、各項生產作業(yè)的設計與實施以及科學研究成果等有保存價值的資料。歸檔的要求和手續(xù)，一般要求歸檔工作要由各業(yè)務技術機構或部門來承擔負責將日常工作活動中形成的科技文件材料收集整理歸檔。歸檔的科技文件材料必須進行系統(tǒng)的整理，組成保管單位再移交給檔案室。

3.1.2 檔案的整理，就是對檔案資料進行分類，組織保管單位，系統(tǒng)排列和編目，把檔案材料分門別類，使之條理化和系統(tǒng)化。林業(yè)技術檔案的分類一般分為大類、屬類和小類。檔案的編目是整理工作的最后一道工序，其內容包括編張?zhí)?、填寫保管單位目錄、備考表和編制保管單位封面等四項工作。另外，林業(yè)技術檔案與其它技術檔案不同之處就是管理森林資源，建立森林資源檔案。

3.2 檔案的保管與鑒定

檔案資料的保管，要求保護檔案資料的完整和安全，維護檔案的機密，最大限度地延長檔案的壽命。林業(yè)技術檔案是國有的重要資料，應建立責任制度，認真保管，防止損壞和丟失。檔案資料的鑒定，就是用全面的、歷史的和發(fā)展的觀點來確定檔案的科學的、歷史的和現(xiàn)實的價值，從而確定不同的保管期限，把有保存價值的檔案妥善地保管好，把無須保存的檔案經過一定的批準手續(xù)揀出銷毀。保管期限一般分為永久、長期（15年以上）和短期三種。

3.3 檔案的統(tǒng)計和提供利用

3.3.1 檔案資料的統(tǒng)計主要包括保管數(shù)量的統(tǒng)計、鑒定情況的統(tǒng)計及利用情況的統(tǒng)計等。它是通過統(tǒng)計數(shù)字來了解和檢查檔案資料的數(shù)量、質量以及整個管理工作的基本情況。

3.3.2 檔案資料的提供利用工作，是通過創(chuàng)造各種有利條件，以各種行之有效的方式方法，將檔案資料提供出來為各項工作需要服務。

4 結論

林業(yè)技術檔案管理是一門科學。林業(yè)技術檔案管理的各項工作環(huán)節(jié)是有機聯(lián)系的統(tǒng)一體。收集工作是檔案管理工作的起點，提供利用則是檔案管理工作的目的，不建立正常的歸案制度和做好收集工作，檔案就缺乏來源，就不完整。不積極組織利用工作，提供檔案資料為生產及科研服務，檔案工作就將失去意義。檔案資料的整理、保管、統(tǒng)計、鑒定等工作，是整個檔案工作的基本建設工作，同樣應予以重視。

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