牢固樹立安全意識著力構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案工作安全體系

杜媛媛

摘要：機(jī)關(guān)檔案工作作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，其檔案安全工作也是實現(xiàn)檔案工作整體安全的基礎(chǔ)。本文著重剖析了如何建立健全機(jī)關(guān)檔案工作安全體系，從五個方面進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案 檔案安全體系 安全意識

近年來，維護(hù)檔案安全這一話題，逐漸擺到了檔案工作者的主要議事日程上。2010年，國家檔案局楊冬權(quán)局長在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上提出“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”的思想，并指出“不斷提高檔案安全意識，研究確保檔案安全保密的檔案安全體系，全面提升檔案部門的安全保障能力，確保檔案實體安全和信息安全，全面推動檔案事業(yè)安全發(fā)展、協(xié)調(diào)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展?！睓C(jī)關(guān)檔案工作作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，安全問題尤為重要。

一、建立完善的制度體系，為確保檔案安全提供制度保障

機(jī)關(guān)檔案工作特點是瑣碎繁雜、具體而微，涉及方方面面、細(xì)枝末節(jié)，因此一定要建立涵蓋各項工作、各個工作環(huán)節(jié)的檔案安全保密制度體系，使檔案安全工作規(guī)范化、制度化。

（一）建立完善的檔案保管制度。檔案是機(jī)關(guān)的寶貴財富，應(yīng)根據(jù)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定完備的檔案保管制度，防止檔案損毀，延長檔案壽命，維護(hù)檔案的完整與安全。保管制度應(yīng)包括如下內(nèi)容的要求：檔案裝具要求、檔案上架排放要求、檔案庫房及保存地的硬件要求，檔案庫房及鑰匙（門禁）等的管理與登記要求等等；要建立定期檢查、進(jìn)出登記等一系列措施來保障檔案的安全保管。

（二）建立嚴(yán)格的檔案鑒定與銷毀制度。檔案鑒定與銷毀決定了檔案的命運(yùn)，關(guān)系檔案的存毀，至關(guān)重要。因此一定要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》對檔案鑒定與銷毀的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)、程序和手續(xù)、權(quán)責(zé)等都做出詳細(xì)的規(guī)定，使之有據(jù)可依，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，才能保證檔案的安全完整。

（三）建立規(guī)范的檔案利用制度。檔案利用工作是開發(fā)、利用檔案資源，發(fā)揮檔案作用，體現(xiàn)檔案工作價值的重要工作，但同時也與檔案的安全與完整息息相關(guān)。因此要對利用范圍、權(quán)限、方式、手續(xù)、時間等等予以嚴(yán)格規(guī)定，使檔案利用工作分權(quán)限審批、分密級管理，嚴(yán)格審批和借閱手續(xù)，嚴(yán)格借閱工作，做到檔案去向記錄明確、責(zé)任清楚，從而降低檔案遺失風(fēng)險，確保檔案安全。

（四）將保密工作規(guī)定納入檔案安全制度體系中。檔案工作與保密工作息息相關(guān)，無論是涉密檔案的管理利用，還是到期解密工作，都要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及相關(guān)保密法律法規(guī)和規(guī)定，檔案工作人員也必須嚴(yán)格遵守保密制度，才能做好檔案的安全保密工作。

（五）建立健全檔案考核懲戒制度。為確保檔案的安全，糾正違反檔案安全制度的各種行為。要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保護(hù)國家秘密法》的相關(guān)規(guī)定，制定懲戒制度，對違反相關(guān)制度并危及檔案安全的行為進(jìn)行懲罰，從而確保檔案安全。并從實際工作出發(fā)，制定檔案考核與檢查制度，將相關(guān)檔案工作納入考核體系，通過自查、抽查、檢查等方式進(jìn)一步規(guī)范、督促、監(jiān)督檔案安全工作。

二、牢固樹立檔案安全意識，努力提升維護(hù)檔案安全的自覺性

機(jī)關(guān)檔案工作不僅僅是檔案管理部門的工作，更是廣大兼職檔案人員及全體員工共同參與完成的。因此，全體員工的檔案意識決定了一個單位的檔案氛圍。必須不斷提高全體員工的檔案安全意識，時刻繃緊檔案安全這根弦，才能真正實現(xiàn)檔案的安全保管。

（一）要明確檔案安全的目標(biāo)和責(zé)任。將“樹立檔案安全事關(guān)黨和國家根本利益的思想；樹立‘安全第一的思想，樹立‘安全問題無所不在的思想，樹立‘安全問題人人皆知有責(zé)的思想”的意識強(qiáng)化到每一個員工心里，切實重視起檔案的安全問題，真正樹立起檔案“安全第一”的意識。

（二）加大宣傳力度，提高全體員工安全意識。檔案安全不僅是檔案工作者的責(zé)任，更重要的是全體干部員工都要有檔案安全的意識，都要從自身工作的點滴做起，自覺維護(hù)檔案的安全，也就是說，每一個員工都是維護(hù)檔案安全的責(zé)任者。因此檔案工作者要立足本職工作，通過多種形式的宣傳教育活動，比如舉辦展覽、集中舉辦檔案安全知識講座、張貼宣傳資料、提醒各部門領(lǐng)導(dǎo)對本部門員工進(jìn)行教育、考核檢查等方式來提高大家的檔案安全意識，使大家時刻繃緊檔案安全這根弦。

三、大力加強(qiáng)檔案庫房安全建設(shè)，確保檔案存放場所安全

檔案庫房是檔案的重要存放場所，它的安全直接影響檔案的安全，因此要不遺余力地加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)，確保檔案的安全保管。

（一）加強(qiáng)檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?！肮び破涫?，必先利其器”，檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施的投入和建設(shè)至關(guān)重要，要嚴(yán)格按照國家關(guān)于檔案庫房的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。

一是檔案庫房要符合“八防”要求。即檔案庫房要做到“防火、防水、防潮、防塵、防光、防霉、防蟲、防盜”等“八防”。檔案庫房選址要安全，要滅絕火源，要嚴(yán)格控制溫度及濕度，要定期投放防蟲藥品，確保檔案庫房達(dá)到“八防”要求。

二是提高硬件設(shè)備技術(shù)含量。檔案庫房還需要配備各種設(shè)備以保證檔案存放條件。如配備專門檔案裝具及柜架，既能存放檔案實體，又能保證檔案安全；配備加濕機(jī)、抽濕機(jī)、新風(fēng)設(shè)備等，可有效調(diào)控檔案庫房溫度、濕度的清潔度，保證檔案存放環(huán)境達(dá)標(biāo)；配備消毒機(jī)具，對新入庫或年代久遠(yuǎn)檔案除菌，確保檔案完整。

三是加強(qiáng)庫房內(nèi)部管理。嚴(yán)格控制檔案庫進(jìn)出人員及手續(xù)，檔案庫房屬于機(jī)要重地，非檔案工作人員一率不得入內(nèi)；進(jìn)出檔案庫房的人員要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)備查；嚴(yán)格控制檔案實體的進(jìn)出庫，檔案無論入庫還是利用處庫，都要嚴(yán)格履行手續(xù)；嚴(yán)格控制檔案庫房的鑰匙或門禁管理，檔案庫房鑰匙領(lǐng)用要有登記，門禁要與保衛(wèi)部門協(xié)調(diào)定期更換，以保證檔案安全。

四、大力推進(jìn)檔案電子化進(jìn)程，保護(hù)檔案原件安全

檔案信息化就是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重點的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化建設(shè)是新時期檔案工作的一項重要任務(wù)，是檔案事業(yè)發(fā)展適應(yīng)時代需要的必然趨勢，是國家信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案專業(yè)社會化的基礎(chǔ)和前提。檔案信息化主要有兩部分工作：

（一）傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作

楊局長提出“加速開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，就可用數(shù)字化產(chǎn)品代替原件提供利用，從而起到不動原件、保護(hù)原件的作用?！睓C(jī)關(guān)檔案工作中檔案利用工作頻繁，更應(yīng)把紙質(zhì)檔案數(shù)字化作為保證檔案安全和利用的重點，大力推進(jìn)檔案電子化進(jìn)程。

（二）檔案電子化工作

一是確立“文檔一體化”作為實現(xiàn)檔案電子化的理論依據(jù)。文檔一體化，是文件與檔案一體化管理的簡稱，其涵義是立足于文件和檔案的內(nèi)在聯(lián)系，運(yùn)用系統(tǒng)理論和計算機(jī)管理方法，將文件管理和檔案管理信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化，形成一個完整的信息系統(tǒng)，以發(fā)揮文件與檔案整體最佳信息效益，提高機(jī)關(guān)工作效率，實現(xiàn)機(jī)關(guān)行政管理信息共享，文檔一體化是實現(xiàn)文書檔案電子化的重要制度安排。

二是建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案電子化。電子檔案系統(tǒng)是實現(xiàn)各類電子文件歸檔、整理、編目、查閱、統(tǒng)計、備份和系統(tǒng)日志記錄功能的自動化管理系統(tǒng)，也就是說它可以將文書檔案等各門類檔案紙質(zhì)實體轉(zhuǎn)化成電子件并加以管理。因此，實現(xiàn)文書檔案電子化的主要工作就是建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)。要重點做好系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作，保證檔案管理部門全程參與程序設(shè)計，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案完全一一對應(yīng)；切實建立完善的安全保障機(jī)制，切實做好電子檔案系統(tǒng)的安全管理；盡可能深層次開發(fā)利用檔案資源。

三是優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)功能，保護(hù)檔案原件安全。

首先，要加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。只有建設(shè)具有齊全完整的電子檔案資源的電子檔案管理系統(tǒng)，對所有紙質(zhì)檔案都實現(xiàn)電子化，才能真正達(dá)到完全通過電子件進(jìn)行檔案利用，而不調(diào)閱檔案原件，從而切實保護(hù)檔案原件的安全。

其次，要加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的檢索功能。因為檔案工作的主要目的和價值體現(xiàn)就在于檔案利用工作，而檔案檢索的查全率、查準(zhǔn)率對利用效果和效率至關(guān)重要，因此一定要注意開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)的檢索功能。提供模糊查詢和精確查詢等不同查詢方式；提供按文件字號、文件題名、責(zé)任者、形成時間、主題詞等不同檢索項的查詢。

第三，要切實加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全管理。電子檔案管理系統(tǒng)要建立完善的安全性保障機(jī)制。電子檔案管理系統(tǒng)的安全包括各種硬件存放安全、系統(tǒng)使用過程中的安全、系統(tǒng)各級各類管理和操作人員保密安全、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全等方面?？梢酝ㄟ^如下方法實現(xiàn)和保障電子檔案管理系統(tǒng)的安全：加強(qiáng)各種硬件存放地的安全保衛(wèi)設(shè)施和保障，嚴(yán)格監(jiān)督控制溫濕度，以確保硬件安全；完善保密制度、加大管理和操作人員安全保密教育；通過分級管理密碼、分級控制權(quán)限等技術(shù)手段保障系統(tǒng)安全；通過建立監(jiān)控和跟蹤日志、及時更新防病毒軟件，及時備份數(shù)據(jù)等方法保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。

五、采取恰當(dāng)?shù)臋n案管理模式，進(jìn)一步提升檔案安全管理系數(shù)

近年來，隨著各個單位業(yè)務(wù)工作的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了門類繁多的業(yè)務(wù)檔案資料，并都產(chǎn)生了規(guī)范管理的需求；基于“大檔案”觀念，是否將它們納入檔案管理范疇、采取什么模式進(jìn)行管理、具體的管理方法如何等等都成為檔案管理部門面臨的新課題。同時，不同的管理模式和方法對檔案的安全工作影響也不盡相同。

（一）要采取適當(dāng)?shù)臋n案管理模式。不同的檔案管理模式對檔案整理方法、保管方式要求都不同，所需的人力、物力、財力等要求也不相同；同時，各個單位具體情況也不同，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)資料的種類、要求、數(shù)量不同，檔案管理部門及人員的理念、力量、素質(zhì)不同，內(nèi)部體制和職能不同。因此，一定要選擇最適合本單位情況的檔案管理模式，才能真正保證檔案的安全。

（二）檔案管理模式簡介?，F(xiàn)在主要采用的檔案管理模式主要有兩種：一種是傳統(tǒng)模式。即檔案管理部門著重對文書檔案、聲像檔案、實物檔案等基礎(chǔ)門類檔案的集中統(tǒng)一管理，對業(yè)務(wù)檔案等采取規(guī)范、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查的方式進(jìn)行管理。一種是檔案集中化管理模式。即將各種門類和載體檔案納入到檔案工作的范疇，從而實現(xiàn)文書檔案和業(yè)務(wù)檔案管理并重、檔案實體管理與檔案信息化并重的檔案管理模式。

（三）檔案集中化管理模式在檔案安全保管中的作用。近年來，一些單位特別是商業(yè)銀行、企業(yè)等逐漸形成并采取了集中化管理的檔案模式。它對檔案安全管理的作用在于：一是檔案集中保存、集中存儲，便于安全管理工作的開展；二是檔案在收集、管理、利用等環(huán)節(jié)統(tǒng)一管理，便于工作的監(jiān)督檢查；三是檔案全部由專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)保管，提高了檔案管理水平，降低了風(fēng)險；四是可以有效地防范檔案散落在業(yè)務(wù)部門及人員手中的道德和工作風(fēng)險，并可以防止前期人員因工作疏忽產(chǎn)生的錯誤。

參考文獻(xiàn)：

1．楊冬權(quán).在2009年北京市檔案信息化工作會議上的講話.2010.

作者單位：中國人民銀行營業(yè)管理部