SaaS與供應(yīng)鏈管理（下）

◎ 北京致遠協(xié)創(chuàng)軟件有限公司 副總裁 文 杰

SAP Business ByDesign產(chǎn)品解決方案部門負責人 米 凱

（接上期）

根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求，項目組實施了6大模塊。

銷售管理——幫助公司的市場營銷部門管理目標市場開發(fā)、銷售過程以及售后服務(wù)的流程。市場營銷部門可以使用系統(tǒng)制定銷售和市場營銷策略，管理競爭對手及其產(chǎn)品的信息，還可以記錄并追蹤潛在客戶、銷售線索等詳細信息。

銷售人員可以利用系統(tǒng)來全面管理銷售機會、客戶信息、報價、銷售訂單和銷售發(fā)票等流程。銷售人員還能通過系統(tǒng)360度全面了解客戶的情況：客戶的名稱、聯(lián)系人、銷售機會、報價、銷售訂單、銷售發(fā)票以及服務(wù)請求等?；谶@些重要信息，銷售人員可以有效與客戶溝通，提高工作的效率，并做出有效決策。得益于系統(tǒng)模塊間的集成性，銷售部門創(chuàng)建銷售訂單以后，系統(tǒng)能自動進行存貨可用性檢查并計算出可交貨時間；同時系統(tǒng)能立即通知計劃部門訂單的詳細需求，并根據(jù)需求做出原材料采購以及成品的生產(chǎn)計劃。在銷售訂單交貨結(jié)束并開具銷售發(fā)票以后，財務(wù)部門可以立即確定本筆訂單的利潤。

通過系統(tǒng)的實施，售后服務(wù)部門可以更好地服務(wù)于公司的客戶。一方面，市場營銷部門、銷售部門以及售后服務(wù)部門的員工可以在系統(tǒng)內(nèi)迅速查詢每一位客戶的售后服務(wù)需求，以保證客戶需求能夠得到及時處理；另一方面，售后服務(wù)部門的員工可以在接到客戶的報修電話以后，及時在系統(tǒng)里查詢客戶訂單的詳細信息，查詢知識庫里各種常見問題的解決方法，幫助客戶快速找到問題所在，并給出解決方法。

計劃管理——計劃管理模塊包括需求計劃和供應(yīng)計劃兩部分內(nèi)容。需求計劃能夠為公司提供更為精確的需求預(yù)測數(shù)據(jù)。計劃部門的員工可以收集各地銷售部門針對每個產(chǎn)品組的市場預(yù)測值(由于產(chǎn)品品種太多，無法基于單個產(chǎn)品進行需求計劃)，并錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)將根據(jù)用戶選擇的預(yù)測模型來計算每一個物料組在每個月或每個季度的需求預(yù)測值(用戶可以根據(jù)企業(yè)需求選擇不同的預(yù)測模型，比如移動平均、指數(shù)平滑、季節(jié)因子等)，并可以基于需求預(yù)測值給出建議的生產(chǎn)計劃。計劃部的員工還可以根據(jù)市場實際情況在系統(tǒng)內(nèi)調(diào)整需求預(yù)測值以及生產(chǎn)計劃等，并通過系統(tǒng)下達供應(yīng)計劃。

供應(yīng)計劃模塊在收到生產(chǎn)計劃以后，會運行MRP來平衡需求以及供給，計算出原材料的需求并下達采購申請，計算成品的需求并下達生產(chǎn)申請。計劃部的員工還能通過系統(tǒng)監(jiān)控采購及生產(chǎn)的進程，以保證整個供應(yīng)鏈計劃的順利完成。

采購管理——系統(tǒng)能幫助采購部更有效地管理供應(yīng)商、采購訂單、采購合同、采購價格等，同時還能和公司其他核心業(yè)務(wù)流程(供應(yīng)鏈計劃、庫存管理、財務(wù)管理等)實現(xiàn)集成。采購部的員工可以利用系統(tǒng)功能來管理供應(yīng)商開發(fā)的整個過程：包括潛在供應(yīng)商的搜尋及比較、尋報價的分析、采購合同的管理、供應(yīng)商表現(xiàn)評估，以及供應(yīng)商的淘汰選擇等。

公司的整個采購流程也可以通過系統(tǒng)得到有效控制，比如各個部門提出的采購申請都會在系統(tǒng)里統(tǒng)一管理，只有得到管理部門審批通過的采購申請才能提交給采購部處理；根據(jù)預(yù)先設(shè)定的標準，系統(tǒng)可以自動將多個采購申請的項目合并到一個采購訂單里，不但能減少采購人員的工作量，還能通過采購數(shù)量的優(yōu)勢為公司爭取到更便宜的采購價格；系統(tǒng)還能控制每一個物料的可選供應(yīng)商清單，在創(chuàng)建采購訂單的時候，采購人員可以從系統(tǒng)清單中選擇供應(yīng)商；采購訂單創(chuàng)建以后可以在系統(tǒng)里直接通過電子郵件或傳真的方式發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商提供的訂單確認也能在系統(tǒng)內(nèi)維護，以保證信息的準確性。

由于公司使用的是一個集成的系統(tǒng)，當采購訂單創(chuàng)建以后，其他部門的相關(guān)人員也可以在系統(tǒng)里查詢到采購訂單的相關(guān)信息，比如：計劃部門能監(jiān)控采購訂單的進程，以便隨時調(diào)整計劃；倉庫管理員能根據(jù)采購訂單的計劃交貨日期做好收貨的準備。

生產(chǎn)管理——柯爾檢測設(shè)備有限公司的生產(chǎn)流程比較簡單，主要以裝配為主，而裝配件都是由外部供應(yīng)商提供。在生產(chǎn)主數(shù)據(jù)中，物料清單(BOM)都是單層結(jié)構(gòu)的，工藝路線(Routing)也比較固定，所以生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)管理都是基于成品的生產(chǎn)訂單層級。

該系統(tǒng)為公司生產(chǎn)部門提供的功能包括：生產(chǎn)主數(shù)據(jù)的維護；根據(jù)客戶訂單需求日期、需求產(chǎn)品及數(shù)量產(chǎn)生生產(chǎn)訂單；按照客戶訂單號及客戶名稱來追蹤生產(chǎn)執(zhí)行狀況；生產(chǎn)完成以后，員工可以基于生產(chǎn)訂單匯報完工的成品數(shù)量以及所消耗的原材料清單及數(shù)量等。

庫存管理——庫存管理模塊使公司倉庫能有序地接收原材料，存儲原材料及產(chǎn)品，以及根據(jù)客戶需求配送貨物。

庫房管理人員能根據(jù)采購訂單要求的原材料及需求數(shù)量進行入庫處理，同時更新采購訂單的收貨歷史記錄，并且產(chǎn)生相關(guān)的財務(wù)憑證；也可以根據(jù)銷售訂單的行項目進行客戶退貨的處理，這也可當作一種收貨。

貨物在公司內(nèi)部的轉(zhuǎn)移一直是公司管理的難點，系統(tǒng)上線以后庫房管理人員能夠控制貨物的各種移動方式：包括不同庫房之間的調(diào)撥、根據(jù)生產(chǎn)訂單需求進行原材料的發(fā)貨、產(chǎn)品從車間的入庫等。

盤庫是庫房管理的重要功能，靈活而準確地盤庫能幫助公司確保實際存貨和系統(tǒng)賬面數(shù)量的一致。庫房管理人員可以利用系統(tǒng)功能進行各種形式的盤庫管理，比如指定庫位的盤點、指定產(chǎn)品的盤點、不同庫位周期性盤點，以及定期全部貨物的盤點等。

庫房管理人員還能根據(jù)銷售訂單中客戶要求的產(chǎn)品及交貨日期進行發(fā)貨，并且產(chǎn)生相關(guān)的財務(wù)憑證以便將來處理收款的流程。同時也可以根據(jù)采購訂單，把不合格的原材料退還給供應(yīng)商。

財務(wù)管理——系統(tǒng)的財務(wù)解決方案能夠幫助公司集成各種核心業(yè)務(wù)流程和財務(wù)管理，以幫助公司管理層了解整個公司的財務(wù)狀況，從而做出正確的業(yè)務(wù)決策。財務(wù)模塊主要包括了以下功能點：

1) 應(yīng)收應(yīng)付賬款的管理使公司財務(wù)人員可以監(jiān)控和管理供應(yīng)商及客戶的交易過程，全面管理不同業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款。同時，公司財務(wù)人員還能通過付款管理過程來控制公司的所有付款活動，優(yōu)化公司的現(xiàn)金流。

2) 費用報銷管理功能可以審查并管理公司員工的各項報銷費用。員工可以填寫出差申請單，并計劃每次差旅預(yù)計的費用，待管理人員審批通過后，員工還可以預(yù)支部分現(xiàn)金。在差旅完成以后，員工需要在系統(tǒng)里填寫出差報銷單，報告每次差旅的各項花費，在審批通過后由公司財務(wù)部支付。

3) 系統(tǒng)的總賬功能可以幫助公司財務(wù)人員監(jiān)控總賬以及各種日記賬分錄(在業(yè)務(wù)過程中自動產(chǎn)生的日記賬分錄以及手工創(chuàng)建的日記賬分錄)，創(chuàng)建各種法定報表(現(xiàn)金流量表、損益表、資產(chǎn)負債表)，以及完成每個月末的月結(jié)任務(wù)和每個年末的年結(jié)任務(wù)。

4) 固定資產(chǎn)管理可以讓財務(wù)部門更好地管理和控制公司的各種固定資產(chǎn)，比如生產(chǎn)設(shè)備、測試設(shè)備、電腦、空調(diào)等，財務(wù)人員可以利用系統(tǒng)跟蹤記錄固定資產(chǎn)的整個生命周期，并管理固定資產(chǎn)折舊的過程。

方案為企業(yè)帶來的價值

系統(tǒng)上線一年多時間以來，公司管理層明顯感覺到這套功能全面、集成的SaaS管理軟件幫助各業(yè)務(wù)部門提高了工作效率，增強了各部門之間的業(yè)務(wù)透明度，使各級管理人員對核心業(yè)務(wù)流程擁有了更大的控制力，為公司帶來了顯著的價值：

● 在銷售管理方面, 所有的銷售機會、客戶數(shù)據(jù)、銷售訂單全都實現(xiàn)了在系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一管理，完全改變了以前手工管理的方式。銷售經(jīng)理可以在系統(tǒng)內(nèi)了解到所有的銷售機會，并合理分配給相關(guān)銷售人員去跟進，還能隨時了解到每個銷售機會的進展狀況。由于這套SaaS管理軟件的高度集成性，不同業(yè)務(wù)部門都能按需查詢到每個銷售訂單的信息，從而實現(xiàn)了整個公司的協(xié)同辦公。同時SaaS管理軟件隨時隨地都可以使用，銷售人員通過商務(wù)手機、筆記本電腦等終端連接上網(wǎng)絡(luò)，就可以方便地查詢系統(tǒng)里的客戶信息、銷售機會、銷售訂單、收款情況等信息。這對于經(jīng)常出差在外的銷售人員來說，極大地提高了工作效率，為公司贏得了更多的客戶和銷售額。

● 在生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)管理方面，這套SaaS管理軟件幫助公司實現(xiàn)了按單生產(chǎn)的流程。當銷售訂單在系統(tǒng)里創(chuàng)建并傳遞給計劃部門以后，銷售訂單的單號和客戶的名稱都能在生產(chǎn)訂單里顯示出來，讓生產(chǎn)部的每一個員工都知道每天生產(chǎn)的產(chǎn)品是為哪個客戶的哪個訂單生產(chǎn)的；同時計劃部和銷售部也能隨時在系統(tǒng)里查詢到每筆銷售訂單的生產(chǎn)執(zhí)行情況，比如什么時候開始生產(chǎn)? 預(yù)計完工日期是哪天? 到今天為止已經(jīng)生產(chǎn)了多少數(shù)量? 還有多少數(shù)量等待生產(chǎn)等。待生產(chǎn)完工、產(chǎn)品入庫以后，銷售訂單和客戶的信息也能帶到產(chǎn)品庫存信息里，這樣可以讓計劃和銷售人員一目了然——哪些銷售訂單的貨物已經(jīng)入庫，貨物位于哪個倉庫的什么庫位等。同時系統(tǒng)可以配置發(fā)貨權(quán)限，防止客戶訂單的貨物出現(xiàn)發(fā)貨差錯。

● 在采購管理方面，采購申請都是由系統(tǒng)根據(jù)物料需求自動產(chǎn)生，只有經(jīng)過審批的采購申請才會傳遞給采購部進行采購，嚴格控制了需求的源頭。同時采購訂單都納入系統(tǒng)管理，采購部員工可以隨時從系統(tǒng)中調(diào)出相關(guān)的供應(yīng)商和訂單信息，大大提高了工作的效率。公司管理層也能隨時查詢每一月每一季度公司的采購金額，并可以分解到每個供應(yīng)商、每個采購員來查看，還能了解每個供應(yīng)商的交貨情況和付款情況等。

這套SaaS管理軟件的一些特點還為采購部帶來了普通管理軟件所沒有的功能服務(wù)：由于SaaS管理軟件是基于網(wǎng)絡(luò)提供的一種服務(wù)，天然就具有和其他電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺集成的特點。采購部員工在處理采購申請的時候， 可以按照請購物料的信息直接連接到電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺來搜尋合適的供應(yīng)商，并能把電子商務(wù)平臺里的供應(yīng)商信息直接加入到公司系統(tǒng)里面，避免了信息的再次輸入。在系統(tǒng)上線以后，財務(wù)管理和公司的各種運營流程實現(xiàn)了無縫集成。公司的財務(wù)部門不用再像系統(tǒng)上線以前那樣，依靠手工完成財務(wù)相關(guān)單據(jù)的傳遞以及應(yīng)收應(yīng)付的記賬等。目前和財務(wù)集成的各種單據(jù)，像銷售訂單、采購訂單、入庫單、發(fā)貨單、盤庫單等，都能通過系統(tǒng)自動傳遞到財務(wù)部；由業(yè)務(wù)流程引發(fā)的財務(wù)憑證也能在系統(tǒng)里自動產(chǎn)生，極大提高了財務(wù)部門的工作效率。（本章完）