檔案工作AA級(jí)達(dá)標(biāo)的推進(jìn)策略與思考

張玉琴

摘要：檔案工作達(dá)標(biāo)是國(guó)家對(duì)檔案工作進(jìn)行檢驗(yàn)的一種手段，其目的是為了夯實(shí)和促進(jìn)檔案的基礎(chǔ)性工作，使檔案信息資源更好地為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展服好務(wù)。對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)、摸清家底、找出存在的問(wèn)題和弊端，健全管理機(jī)制、完善管理網(wǎng)絡(luò)、建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，是較快實(shí)現(xiàn)檔案工作升級(jí)達(dá)標(biāo)的基本策略。

關(guān)鍵詞：檔案達(dá)標(biāo) 問(wèn)題 推進(jìn)策略

“檔案工作規(guī)范管理等級(jí)評(píng)審”即通常所說(shuō)的“檔案達(dá)標(biāo)”手段是國(guó)家、省級(jí)檔案部門(mén)以行政命令的方式來(lái)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)性工作的一種手段，目的是為了強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)，提高檔案工作水平，把檔案管理工作納入法制化、規(guī)范化建設(shè)的軌道，使之更好地為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。但基層單位如何達(dá)標(biāo)，有哪些具有通用指導(dǎo)性的檔案達(dá)標(biāo)措施可供借鑒，是本文想要解決的問(wèn)題。

一、對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格排查，摸清家底是開(kāi)展檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)的前提

檔案工作規(guī)范管理等級(jí)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)是檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)的基本依據(jù)。所以達(dá)標(biāo)的第一步工作就是認(rèn)真學(xué)習(xí)和仔細(xì)分析該標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)體系，把握好每一級(jí)指標(biāo)規(guī)定的內(nèi)容，并對(duì)照本行業(yè)、本單位檔案工作的基本情況，也可以說(shuō)是先對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一下自評(píng)，給自己打個(gè)分，做到心中有數(shù)，是檔案管理部門(mén)使檔案從不達(dá)標(biāo)到達(dá)標(biāo)、從低一級(jí)升向高一級(jí)必做的準(zhǔn)備工作。只有做好前期的自評(píng)，摸清了自己的家底，才有進(jìn)行針對(duì)性整改和完善的依據(jù)和前提條件，即所謂有的放矢。

二、找出達(dá)標(biāo)前存在的問(wèn)題和弊端

通過(guò)前期自評(píng)打分，找到了得分點(diǎn)和失分點(diǎn)，也就找到了自己的優(yōu)勢(shì)和弊端。對(duì)于優(yōu)勢(shì)點(diǎn)如何保持和發(fā)揚(yáng)，失分點(diǎn)如何通過(guò)相應(yīng)的措施彌補(bǔ)不足，是達(dá)標(biāo)工作應(yīng)做的第二步工作。這一步工作，應(yīng)注意總結(jié)優(yōu)勢(shì)，將優(yōu)勢(shì)做成自己的亮點(diǎn)或特色；而在不足點(diǎn)方面要重點(diǎn)分析和歸納造成這種結(jié)果的根本原因，為下一步的完善和整改提供依據(jù)，縮短達(dá)標(biāo)進(jìn)程。

三、有針對(duì)性地采取策略，推動(dòng)達(dá)標(biāo)準(zhǔn)備工作

檔案達(dá)標(biāo)的第三步工作也即重點(diǎn)工作就是針對(duì)性整改階段。這個(gè)階段應(yīng)該先從健全管理機(jī)制入手進(jìn)行整改，有了健全的管理機(jī)制，贏得了單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作就有了堅(jiān)強(qiáng)的后盾和保障。

1.健全管理機(jī)制的辦法

國(guó)家檔案工作規(guī)范管理等級(jí)規(guī)定，各單位各種門(mén)類(lèi)的檔案必須實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，規(guī)章制度健全并有貫徹執(zhí)行各項(xiàng)檔案法律法規(guī)的具體管理細(xì)則，檔案工作列入單位年度工作計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)重視，有檔案工作專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，有高素質(zhì)穩(wěn)定的管理隊(duì)伍等。這些指標(biāo)的完成，首先最關(guān)鍵一點(diǎn)是檔案事業(yè)的發(fā)展引起和得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、館舍等會(huì)迎刃而解，檔案達(dá)標(biāo)過(guò)程中的不和諧因素就會(huì)逐漸減少。其次，要合理利用單位紅頭文件的嚴(yán)肅性和制約性。例如檔案管理職能機(jī)構(gòu)、檔案工作網(wǎng)絡(luò)合法地位的確立，有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)的宣傳和貫徹執(zhí)行，檔案工作目標(biāo)責(zé)任制，檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保密、利用、銷(xiāo)毀、庫(kù)房管理等一系列規(guī)章制度的出臺(tái)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃都可以以單位正式文件下發(fā)到每一個(gè)機(jī)構(gòu)或部門(mén)，使檔案工作有法可依，有章可循。第三，在整個(gè)達(dá)標(biāo)過(guò)程中檔案管理職能機(jī)構(gòu)要扮演好兩個(gè)角色。一是應(yīng)積極發(fā)揮業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)作用，擔(dān)負(fù)起業(yè)務(wù)規(guī)范管理者的責(zé)任，工作中要及時(shí)、耐心指導(dǎo)；二是擔(dān)負(fù)起單位從領(lǐng)導(dǎo)到普通職工對(duì)檔案工作重視、認(rèn)可、協(xié)助、配合和支持的協(xié)調(diào)員工作，培養(yǎng)人們的檔案意識(shí)，促進(jìn)達(dá)標(biāo)工作順利進(jìn)行。最后，要制定切實(shí)可行的達(dá)標(biāo)工作方案。通過(guò)制定周密詳細(xì)的達(dá)標(biāo)工作方案，對(duì)達(dá)標(biāo)體系要求完成的各項(xiàng)指標(biāo)實(shí)行“階段計(jì)劃推進(jìn)制”，即一個(gè)階段落實(shí)一兩項(xiàng)工作，并對(duì)該項(xiàng)工作做到有部署、有檢查、有總結(jié)、嚴(yán)整改、有反饋。對(duì)工作中遇到無(wú)法解決的問(wèn)題一定及時(shí)向主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，便于計(jì)劃的逐步落實(shí)推進(jìn)。

2.加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)的策略

現(xiàn)代檔案隊(duì)伍建設(shè)要想實(shí)現(xiàn)達(dá)標(biāo)要求，首先必須確立具有前瞻性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性的人才選拔機(jī)制。即文化程度、知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)習(xí)能力和年齡層次一定要適應(yīng)檔案事業(yè)快速發(fā)展的需要，適應(yīng)做強(qiáng)做大檔案事業(yè)的需要。擯棄“無(wú)用之人事檔案”的落后觀念，所以在人才選拔方面應(yīng)朝高學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)化方向發(fā)展。專(zhuān)業(yè)化并非特指檔案專(zhuān)業(yè)專(zhuān)門(mén)人才，就目前檔案專(zhuān)業(yè)人才不能滿(mǎn)足基層檔案事業(yè)發(fā)展需要的現(xiàn)狀，歷史學(xué)、漢語(yǔ)言文學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等方向的大學(xué)學(xué)歷人員可以吸納進(jìn)入檔案隊(duì)伍行列。其次，人才選拔的實(shí)際操作應(yīng)注重自愿報(bào)名與組織考核相結(jié)合的考查辦法。檔案工作性質(zhì)的特殊性和檔案工作目前的狀況，要求從事該工作的人員必須熱愛(ài)檔案工作，有較強(qiáng)的責(zé)任心和創(chuàng)新思想，因而建議采用“自愿報(bào)名、公開(kāi)競(jìng)聘”的方法進(jìn)行人員遴選，把享受專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位同等待遇列入規(guī)章制度，使參與競(jìng)聘、選擇檔案工作的人員消除后顧之憂(yōu)，保證他們穩(wěn)固的奮斗方向。另外，單位要有檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，有計(jì)劃分批次參加各種形式的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、長(zhǎng)短期培訓(xùn)。另外，利用到已達(dá)標(biāo)單位實(shí)地參觀考察等手段逐步提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，也是加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)的必要手段。

3.業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范達(dá)標(biāo)的措施

業(yè)務(wù)建設(shè)是整個(gè)達(dá)標(biāo)指標(biāo)體系的重點(diǎn)考查內(nèi)容，各種職能機(jī)構(gòu)的成立、規(guī)章制度的出臺(tái)等都是為這項(xiàng)工作服務(wù)的，其最終目的是保證檔案資料的收集齊全，保證檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范包括三個(gè)方面的內(nèi)容，即各種門(mén)類(lèi)檔案資料收集齊全、完整、準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，各種載體檔案保管條件達(dá)到國(guó)家要求。三個(gè)方面的內(nèi)容相互聯(lián)系，相互依存，檔案資料的收集齊全、完整、準(zhǔn)確是案卷形成的基礎(chǔ)材料，館舍等保管條件為檔案的長(zhǎng)久保存和開(kāi)發(fā)利用提供保障。保證檔案資料的收集齊全、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，一是在認(rèn)定各部門(mén)基本職能的前提下制定各門(mén)類(lèi)文件材料的歸檔范圍；二是要貫徹實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化的歸檔管理理念；三是實(shí)行部門(mén)立卷制度，部門(mén)檔案工作目標(biāo)負(fù)責(zé)人和兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案材料的收集、整理；四是要實(shí)行人員責(zé)任制，即一個(gè)專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)一個(gè)或多個(gè)部門(mén)文件材料的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，包括文件材料的系統(tǒng)歸檔整理，做到責(zé)任到人，任務(wù)明確。

4.營(yíng)造檔案氛圍的手段

利用網(wǎng)絡(luò)、宣傳手冊(cè)、陳列、展覽等平臺(tái)，宣傳檔案法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范、檔案知識(shí)、達(dá)標(biāo)工作措施及進(jìn)展?fàn)顩r、檔案查詢(xún)平臺(tái)、檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)等，積極營(yíng)造檔案工作氛圍，增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)。

5.關(guān)于單位特色檔案的建設(shè)策略

檔案工作規(guī)范管理等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)單位特色檔案建設(shè)未做規(guī)定，但在達(dá)標(biāo)升級(jí)過(guò)程中專(zhuān)家組往往對(duì)這部分檔案非常感興趣。特色檔案是本單位有別于其他單位檔案建設(shè)的點(diǎn)睛之處，也是反映本單位主要工作職能的檔案。如何突出本單位檔案的特色，根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的要求，各機(jī)關(guān)單位編制本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表的過(guò)程中，要反映本單位文件材料歸檔范圍的特色，做到這一點(diǎn)也就有了單位檔案特色的依據(jù)。建議從四個(gè)方面突出檔案特色，一是突出本機(jī)關(guān)主要活動(dòng)的特色，即突出專(zhuān)業(yè)文件材料的特色，突出本機(jī)關(guān)行政執(zhí)法工作的特色，突出本機(jī)關(guān)行政審批工作的特色；二是突出本機(jī)關(guān)基本歷史面貌的特色，即本機(jī)關(guān)舉辦重大活動(dòng)、重要事件中形成的文件材料，本機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要會(huì)議文件材料，本機(jī)關(guān)單獨(dú)制發(fā)、與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的本機(jī)關(guān)為主辦機(jī)關(guān)的重要文件；三是突出本機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)利益的特色，即本機(jī)關(guān)產(chǎn)權(quán)關(guān)系，本機(jī)關(guān)債券債務(wù)關(guān)系，下屬有經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系的經(jīng)濟(jì)關(guān)系；四是突出個(gè)人利益的特色，一方面是本機(jī)關(guān)個(gè)人利益的文件材料，另一方面是外單位的個(gè)人利益的文件材料。

四、實(shí)施檔案達(dá)標(biāo)的體會(huì)和思考

一個(gè)單位的工作涉及到各個(gè)方面，每一個(gè)方面的工作都需要發(fā)展，都期望得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和經(jīng)費(fèi)的支持。工作有主有次，但是判斷何者為中心、主流、何者又為邊緣，除了經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)等客觀標(biāo)準(zhǔn)外，領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人能力和價(jià)值取向起決定作用，所以積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視非常重要。只要領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作列入黨委行政議事日程，列入年度黨政工作要點(diǎn)，列入各單位各部門(mén)年度目標(biāo)責(zé)任考核，檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)列入單位財(cái)務(wù)預(yù)算，檔案達(dá)標(biāo)作為主要目標(biāo)任務(wù)寫(xiě)入黨政工作要點(diǎn)成為可能；只要領(lǐng)導(dǎo)重視，他們就會(huì)經(jīng)常深入檔案館進(jìn)行調(diào)研，了解檔案工作情況，關(guān)心檔案人員的工作和生活，研究部署檔案工作，強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性和必要性，及時(shí)解決檔案工作中存在的問(wèn)題和困難。

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*本文為襄樊學(xué)院2010年度科研項(xiàng)目（2010YB020）的成果。

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作者單位：湖北省襄樊學(xué)院檔案館