關(guān)于加強(qiáng)高職院校學(xué)籍管理隊伍建設(shè)的思考

鄭亦敏

（福建對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，福建 福州 350016）

近幾年，教育部先后下發(fā)了《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》、《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊的通知》及《高等學(xué)校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》等文件。隨著教育部這些文件的下發(fā)，高職院校學(xué)生學(xué)籍電子注冊工作的要求更加嚴(yán)謹(jǐn)，學(xué)籍管理作為高校質(zhì)量保障的重要一環(huán)，必須在管理與服務(wù)質(zhì)量上創(chuàng)新思路，提高水平。這就對學(xué)籍管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。然而，縱觀當(dāng)前高職院校學(xué)籍管理工作，還存在一些問題。

一、當(dāng)前高職院校學(xué)籍管理隊伍建設(shè)中存在的問題

（一）專職學(xué)籍管理人員配備不足

隨著高職院校招生規(guī)模的擴(kuò)大，新專業(yè)逐年增加，學(xué)生人數(shù)也不斷增加，學(xué)習(xí)形式愈加多樣化，這些均導(dǎo)致學(xué)籍管理工作的強(qiáng)度和難度逐年增強(qiáng)。但大多數(shù)高職院校，并未增加學(xué)籍管理人員數(shù)量，沒有推行二級學(xué)籍管理，系里沒有專職的學(xué)籍管理人員，學(xué)生學(xué)籍資料收集、成績管理、學(xué)生各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)上報等各項龐大而又煩瑣的學(xué)籍管理工作僅靠教務(wù)部門的學(xué)籍管理人員進(jìn)行。這些繁重的日常事務(wù)性工作占據(jù)了學(xué)籍管理人員所有的工作時間，使他們沒有精力進(jìn)行學(xué)籍管理工作上的創(chuàng)新，還是按傳統(tǒng)的辦法進(jìn)行管理。這就不可避免地導(dǎo)致了學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和效率低下，難以滿足發(fā)展的需要，并最終影響到學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量。[1]

（二）學(xué)籍管理隊伍人員素質(zhì)不高

隨著各高職院校新專業(yè)的不斷增加，大部分高職院校的領(lǐng)導(dǎo)更重視專業(yè)建設(shè)和引進(jìn)師資人才，而忽略了對學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)或重視不夠，認(rèn)為學(xué)籍管理工作“人人都會做，人人都可以做”，沒有意識到學(xué)籍管理對學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展的重要性，只是把學(xué)籍管理當(dāng)做為學(xué)生服務(wù)的普通工作。因此，大多數(shù)高職院校的學(xué)籍管理人員準(zhǔn)入門檻較低，且很多學(xué)籍管理人員上崗前未經(jīng)過培訓(xùn)，不熟悉學(xué)籍管理規(guī)定，不會操作學(xué)籍管理平臺，不會使用數(shù)據(jù)軟件，僅靠自身在實踐中學(xué)習(xí)摸索，正因為沒有過硬的專業(yè)能力和管理素質(zhì)，所以總體素質(zhì)不高。

（三）學(xué)籍管理隊伍的工作水平較低

目前學(xué)籍管理制度本身還不夠嚴(yán)密，條款之間相互矛盾，規(guī)定陳舊老套，缺乏應(yīng)有的權(quán)威性和執(zhí)行力。一些高職院校忽視了學(xué)籍管理對學(xué)校教育教學(xué)的基礎(chǔ)作用，認(rèn)為學(xué)籍管理工作只是一項簡單的事務(wù)性工作，沒有針對新形勢，與時俱進(jìn)，制定出規(guī)范的行之有效的學(xué)籍管理制度，造成大多數(shù)學(xué)籍管理人員在實際學(xué)籍管理過程中沒有依據(jù)，往往根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指令辦事，缺乏處理具體問題的工作能力，因而使學(xué)籍管理工作仍停留在傳統(tǒng)的日常管理水平上，且工作效率低下。

（四）學(xué)籍管理隊伍不穩(wěn)定

由于學(xué)籍管理人員本身專業(yè)與工作不對口，又缺乏進(jìn)修的機(jī)會，學(xué)籍管理工作任務(wù)繁重、事情繁瑣，加上學(xué)籍管理工作本身做不出什么大的成績，職務(wù)升遷困難，因而導(dǎo)致大多學(xué)籍管理人員不愿長期從事這項工作，人員流動性大。而一名新的學(xué)籍管理人員往往要花一年時間才能熟悉各項工作流程。學(xué)籍管理隊伍的不穩(wěn)定會對高職院校的教育教學(xué)管理產(chǎn)生負(fù)面影響。

（五）學(xué)籍管理人員服務(wù)意識不高

學(xué)籍管理是一項涉及整個學(xué)校學(xué)生的服務(wù)性工作，工作內(nèi)容十分具體并且繁瑣。多數(shù)學(xué)籍管理人員認(rèn)為我是老師是管理者，你是學(xué)生是被管理者，在潛意識中把自己置于至高無上的地位，把學(xué)生作為管理的客體，認(rèn)為學(xué)生必須按老師說的辦，缺乏與學(xué)生的有效溝通，對待辦理學(xué)籍手續(xù)的學(xué)生愛理不理、態(tài)度強(qiáng)硬，對學(xué)生的咨詢?nèi)狈δ托?，缺乏?yīng)有的職業(yè)道德。

（六）學(xué)籍管理工作保障機(jī)制不健全

少數(shù)高職院校學(xué)籍管理工作經(jīng)費(fèi)、辦公場地、設(shè)備等均得不到很好的保障，從而影響了學(xué)籍管理工作的開展，并影響到整個學(xué)校的教學(xué)管理工作。學(xué)校經(jīng)費(fèi)投入捉襟見肘、學(xué)籍管理必要的設(shè)備不足等問題，亟待解決，并應(yīng)盡快健全相關(guān)的保障機(jī)制。[2]

二、加強(qiáng)高職院校學(xué)籍管理隊伍建設(shè)的必要性

學(xué)籍管理工作是一項直接面對學(xué)生、關(guān)系到學(xué)生切身利益的工作，其工作成效直接關(guān)系到院校的發(fā)展、穩(wěn)定及聲譽(yù)，是展現(xiàn)學(xué)校工作的重要窗口。加強(qiáng)高職院校學(xué)籍管理工作，對規(guī)范教育教學(xué)管理、提高教育教學(xué)質(zhì)量、實現(xiàn)辦學(xué)育人目標(biāo)等方面有著十分重要的意義。

學(xué)籍管理最主要的任務(wù)是：新生學(xué)籍電子注冊、在校生管理及畢結(jié)業(yè)審核。這幾項工作看似簡單，其中包含的工作內(nèi)容卻很繁雜，即學(xué)生基本信息的提取、學(xué)生在校的學(xué)籍異動、獎懲情況，以及畢結(jié)業(yè)后的學(xué)籍電子檔案，學(xué)籍管理的每項工作都關(guān)系到所有在校學(xué)生的基本利益，所以學(xué)籍管理工作的責(zé)任重大。學(xué)籍管理人員是具體學(xué)籍管理工作的執(zhí)行者，這支隊伍的素質(zhì)狀況和管理水平是保證高校教學(xué)資源的使用和人才培養(yǎng)目標(biāo)得以實現(xiàn)的中堅力量。由此可見，高校學(xué)籍管理隊伍水平的高低是學(xué)籍管理工作的決定性因素。加強(qiáng)高校學(xué)籍管理工作，必須首先加強(qiáng)高校學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)。

三、加強(qiáng)高職院校學(xué)籍管理隊伍建設(shè)的幾點思考

（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)扎實的學(xué)籍管理業(yè)務(wù)素質(zhì)

學(xué)籍管理是一項原則性很強(qiáng)的工作，從學(xué)生入學(xué)后學(xué)籍的取得，到學(xué)生在校期間各類學(xué)籍的異動、信息的修改，再到學(xué)生的畢結(jié)業(yè)，各高職院校都有一系列的規(guī)章制度，學(xué)籍管理人員在日常管理過程中必須嚴(yán)格按規(guī)定辦事。這就要求學(xué)籍管理人員首先要加強(qiáng)對各項規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，熟悉有關(guān)學(xué)籍管理的業(yè)務(wù)，提高自身的素質(zhì)。其次，學(xué)籍管理人員還要學(xué)習(xí)一些有關(guān)現(xiàn)代化信息技術(shù)的操作。教育部的學(xué)籍學(xué)歷平臺的大部分操作都需要VF數(shù)據(jù)庫才能進(jìn)行，VF數(shù)據(jù)庫的制作過程中經(jīng)常用到各種命令，所以學(xué)籍管理人員要學(xué)習(xí)這些基本的操作技能，熟練掌握平常工作中用到的各種軟件，才能更好地進(jìn)行學(xué)籍管理，提高工作效率。

（二）增加學(xué)籍管理人員人數(shù)配備，促進(jìn)學(xué)籍管理創(chuàng)新

學(xué)校應(yīng)重視對學(xué)籍管理人員的引進(jìn)，實行二級管理，每個系配備教務(wù)秘書，教務(wù)處應(yīng)根據(jù)在校生人數(shù)配備與之相對應(yīng)的專職學(xué)籍管理人員。有經(jīng)驗的學(xué)籍管理人員要幫帶好剛?cè)腴T的管理人員進(jìn)行工作，使他們能盡快適應(yīng)本職工作。這樣，學(xué)籍管理人員才能有時間學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識，對管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，才能更好地開展學(xué)籍管理工作。[3]

（三）加強(qiáng)制度管理和創(chuàng)新，進(jìn)一步提高管理水平

進(jìn)一步完善學(xué)籍管理制度，與時俱進(jìn)及時修改有關(guān)的規(guī)定。制定學(xué)籍管理制度時要考慮到具有針對性和可操作性，使學(xué)籍管理有章可循、有據(jù)可查，要做到學(xué)生只要查看學(xué)籍管理規(guī)定就知道辦什么手續(xù)該具備什么條件。理順學(xué)籍管理各崗位的工作職責(zé)，真正做到二級管理。各崗位學(xué)籍管理人員只要嚴(yán)格按規(guī)定辦理各項手續(xù)，就不必事事請示領(lǐng)導(dǎo)，可以有效提高學(xué)籍管理各項工作的效率。

（四）建立激勵機(jī)制，確保學(xué)籍管理隊伍的穩(wěn)定

各高職院校要高度重視學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)，創(chuàng)造條件，鼓勵和支持他們積極參加業(yè)余學(xué)習(xí)與進(jìn)修，對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高工作質(zhì)量和工作水平，以適應(yīng)新形勢下的學(xué)籍管理工作。各高職院校應(yīng)根據(jù)各校的實際情況制定各項激勵措施、考核機(jī)制，把學(xué)籍管理工作納入學(xué)校的檢查、評比之中，促進(jìn)學(xué)籍管理人員立足本職崗位，干好本職工作。

（五）增強(qiáng)學(xué)籍管理人員的服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量

各高職院校應(yīng)重視學(xué)籍管理工作者的職業(yè)道德教育，要求他們樹立良好的職業(yè)形象。學(xué)籍管理是一項以學(xué)生為對象的工作，所以學(xué)籍管理人員在工作中要堅持以面向?qū)W生的需要作為開展學(xué)籍管理工作的出發(fā)點，充分尊重和保護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，將服務(wù)學(xué)生作為自己的工作目標(biāo)。不斷增強(qiáng)服務(wù)意識，不僅要有管理，更要有服務(wù)。始終保持高度的責(zé)任感，對每位學(xué)生都要耐心細(xì)致，對每一項工作都要嚴(yán)格要求、實事求事。對辦理學(xué)籍手續(xù)的學(xué)生要熱情、耐心；對咨詢有關(guān)學(xué)籍問題的學(xué)生，要詳細(xì)而準(zhǔn)確地告知；對不理解的學(xué)生要耐心解釋；對違反相應(yīng)規(guī)定的學(xué)生要采取適當(dāng)?shù)姆绞脚u教育。

（六）健全學(xué)籍管理的各種保障機(jī)制，實行現(xiàn)代化管理

教育部已經(jīng)建立了高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理平臺，對高職院校的新生注冊、在校生管理、學(xué)生畢結(jié)業(yè)信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理。所以學(xué)校要加大硬件的投資，不僅要配備各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，還要對過時的學(xué)籍管理軟件進(jìn)行更新。學(xué)籍管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)計算機(jī)應(yīng)用知識，熟練操作學(xué)籍管理軟件，準(zhǔn)確處理各類學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，為廣大師生提供便利的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)查詢。

學(xué)籍管理工作是一項具體又繁瑣的工作，有管理也有服務(wù)。從事這項工作不但要細(xì)心、耐心，還要有較高的職業(yè)道德及專業(yè)素質(zhì)。各高職院校要重視這支隊伍的建設(shè)，提供更好的工作環(huán)境及條件，穩(wěn)定這支隊伍。這是各高職院校穩(wěn)定教學(xué)秩序、保障教學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)。

[1]孔金.高校學(xué)籍管理人員專業(yè)化建設(shè)芻議[J].滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2009，（12）：39-41.

[2]吳羽訪,張宇.論高校教學(xué)管理者的素質(zhì)[J].高等理科教育，2001，（4）：53-59.

[3]劉亞超，陳丹.加強(qiáng)高等學(xué)校學(xué)籍管理隊伍建設(shè)的幾點思考[J].職業(yè)圈，2007，（21）：141-142.