淺論干部人事檔案案卷質(zhì)量的前端控制

馬桂榮

（武漢紡織大學(xué)，湖北 武漢 430073）

干部人事檔案是組織、人事等有關(guān)部門按照黨的干部政策培養(yǎng)、選拔和使用干部等工作中，形成的記載干部基本信息、個人經(jīng)歷、專業(yè)學(xué)識、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實績和政治經(jīng)濟(jì)待遇等內(nèi)容的文字材料。它是組織上在干部人事管理工作中形成的各類材料的集合和歸宿，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。干部人事檔案案卷質(zhì)量如何，關(guān)系到干部人事檔案信息資源的開發(fā)和利用，并直接影響組織、人事工作的決策。在新時期情況下，其作用愈來愈突出。

一、干部人事檔案案卷質(zhì)量現(xiàn)狀

人事檔案是每個人形象的“縮影”，檔案材料是相關(guān)人員身份、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、人事關(guān)系等最真實、最直接的證明。檔案案卷情況直接關(guān)系到當(dāng)事人的切身利益，但目前部分案卷存在一些不規(guī)范的地方，不能做到“觀其卷，知其人”。歸納起來，當(dāng)前干部人事檔案案卷存在的質(zhì)量問題大體分為以下幾種類型：

（一）檔案材料不完整

雖然國家先后出臺有關(guān)文件，對人事檔案應(yīng)該具備哪些內(nèi)容、哪些材料都做了具體規(guī)定，但由于其制約機(jī)制還不夠完善，執(zhí)行結(jié)果不盡人意。在實際工作中，許多干部人事檔案材料內(nèi)容單一、陳舊，這導(dǎo)致組織上在選人、用人、提拔干部時，從檔案中只能得到一些簡略的基礎(chǔ)信息，在動態(tài)管理方面缺少必要的資料。

一是內(nèi)容不完整。部分案卷的填寫人在提交各類表格時未認(rèn)真閱讀填寫說明和要求，導(dǎo)致填寫的內(nèi)容不規(guī)范或有嚴(yán)重缺漏。有些案卷信息存在人為的簡單化處理，個人經(jīng)歷越填越簡，內(nèi)容越填越少；有些案卷對于個人社會關(guān)系的反映不全面，如家庭成員中省略了父母親，只填寫自己的小家，社會關(guān)系中省略了兄弟姐妹；有的案卷在個人關(guān)鍵信息上存在漏報，如在獎懲情況、婚姻變化情況等欄目上表現(xiàn)為信息空白。

二是材料更新不及時。部分人事檔案材料內(nèi)容陳舊、補(bǔ)充更新不及時、缺乏連續(xù)性，不能及時反映干部的學(xué)習(xí)、工作變動情況。有些干部職稱、學(xué)歷學(xué)位變動了多次，可檔案中卻沒有相應(yīng)的職稱評審表、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的報考、成績、畢業(yè)、授予學(xué)位等材料；有的干部任一級組織的黨支部書記，其檔案中卻沒有入黨材料；有的干部工作十余年，其檔案中只有剛參加工作頭兩年的年度考核材料；還有的干部職務(wù)變動了多次，檔案中的任免類仍然是空白。另外，諸如干部繼續(xù)教育、創(chuàng)造性工作取得的業(yè)績、干部個人收入申報、涉及領(lǐng)導(dǎo)干部個人重大經(jīng)濟(jì)問題審計等重大事項報告的材料也尚顯不足。

（二）檔案信息不準(zhǔn)確

除了檔案材料的完整性存在問題，部分檔案在信息的準(zhǔn)確性上也存在矛盾和偏差。由于機(jī)構(gòu)改革，管理體制發(fā)生變化，崗位調(diào)動等多種原因，檔案沒能及時轉(zhuǎn)遞，檔案材料收集整理歸檔不及時等現(xiàn)象普遍存在。這導(dǎo)致許多檔案不能真實、全面、客觀地反映一個人的實際面貌、個人經(jīng)歷、社會實踐和發(fā)展過程，給組織部門的工作帶來不便，甚至有時會造成工作上的失誤，嚴(yán)重影響干部人才的合理分配和使用。

有些檔案材料中關(guān)于出生日期、參加工作時間、入黨時間，學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等方面的基本信息，在不同時期提交的表格中存在填寫信息前后不一致的情況。部分案卷中同一信息項目甚至存在四、五種不同的內(nèi)容，對于信息矛盾之處也沒有附上確認(rèn)材料。這就給有關(guān)部門利用人事檔案帶來了問題。例如，在落實干部工資、職稱、待遇等政策時，部分新形成的材料內(nèi)容無法與前期材料互相印證，可信度差，不能直接利用，工作人員必須花費大量時間精力梳理分析才能得出結(jié)論。

（三）檔案載體不規(guī)范

國家對于檔案材料的用紙規(guī)格、表格制式、裝訂方式和順序等都有相關(guān)的規(guī)定，但在實際操作情況中，還存在著一些混亂的現(xiàn)象。

案卷歸檔材料在用紙規(guī)格和數(shù)量上不統(tǒng)一，制式欄目格式設(shè)計不盡合理。同一種歸檔材料，有的一頁，有的三、四、五頁，同一欄目各自隨意拆分到不同頁面，有的尾頁成了孤欄只能用訂書針、曲別針作不規(guī)范的裝訂；有的案卷材料經(jīng)過層層轉(zhuǎn)手簽批蓋章，歸檔時部分材料已經(jīng)脫頁身首異處，簽批結(jié)論與相關(guān)項目無法一一對應(yīng)；有的欄目在表格設(shè)計上存在問題，名稱項格式過大，而需要填寫內(nèi)容的欄目格式過小，導(dǎo)致表格線外全寫滿了無法進(jìn)行正常的裝訂加工。

（四）檔案手續(xù)不完備

手續(xù)不完備也是干部人事檔案案卷中長期存在的的共性問題。按照規(guī)定，對于干部的任免、考察、考核等應(yīng)當(dāng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程并具備相應(yīng)的簽批材料。但是部分案卷中，存在各種手續(xù)不齊全的現(xiàn)象。如有些檔案中的呈報表有呈報意見，無批準(zhǔn)機(jī)關(guān)意見；有的干部履歷表、任免審批表、考核表中的各個項目填寫不完整，沒有考核、審批意見，沒有領(lǐng)導(dǎo)或個人簽字、印章、任職文號等手續(xù)。這樣的材料實質(zhì)上不具有人事檔案的可靠性，增加了干部信息確定的難度。

二、干部人事檔案案卷質(zhì)量失控原因分析

（一）檔案意識淡薄

一是材料形成者檔案意識的高低對檔案質(zhì)量的影響。由于檔案工作和各方面的關(guān)系，有些人對檔案重要性的認(rèn)識還不夠，沒有意識到今天的文件，將會是明天的檔案，在填寫材料時馬虎隨意，沒有經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?。還有些人認(rèn)為現(xiàn)在使用人才重在自身表現(xiàn)，檔案沒有多大作用，在頻頻進(jìn)行工作變動的時候忽略了檔案材料的收集、更新和上報，不知道將材料及時補(bǔ)充歸檔。文件材料形成者的檔案意識不強(qiáng)，會直接影響到檔案材料的齊全完整，當(dāng)然也就直接影響了檔案的案卷質(zhì)量。

二是檔案人員工作素質(zhì)的高低對檔案質(zhì)量的影響。由于干部人事檔案工作內(nèi)容性、保密性很強(qiáng)，屬于不引人注目、默默無聞的工作，因此有的檔案人員甚至領(lǐng)導(dǎo)常?？床坏竭@項工作的重要性。一些部門對檔案材料的形成不夠重視，致使有的工作結(jié)束了卻沒有留下文字記錄，或是有的材料不知道應(yīng)該送交檔案部門統(tǒng)一管理。也有的同志雖然口頭上講干部檔案工作的重要性，但實際工作中卻不夠重視。如果檔案工作人員素質(zhì)不高，事業(yè)心不強(qiáng)，不了解文件材料的歸檔范圍，不了解文件起草、傳閱等過程產(chǎn)生的效果，是很難提高檔案案卷質(zhì)量的。

（二）審核流于形式

有的單位誤以為自己對布置填寫的各類表格材料只是起個傳遞的作用，不知道簽字蓋章就是代表著一級組織審核認(rèn)可的標(biāo)志，沒有充分發(fā)揮單位各部門的審核把關(guān)作用。收上來的材料對個人所填寫的人事信息看也不看就簽字蓋章，有的連章也沒蓋，使一些不真實、手續(xù)不完備、不規(guī)范的材料進(jìn)到檔案中。

（三）管理出現(xiàn)漏洞

個別人事檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為干部人事檔案工作就是簡單的收存材料，只要不丟失檔案，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。對一些不符合歸檔要求的材料，因為各級組織領(lǐng)導(dǎo)已簽意見、蓋（簽）章，礙于情面，沒有按照規(guī)定拒收或退給轉(zhuǎn)遞單位整改。

三、對策及方法

各級組織人事干部既是干部人事檔案的使用者，也是干部人事檔案材料的提供者。干部人事檔案中的各類材料都不是檔案管理部門產(chǎn)生的，而是由個人及有關(guān)部門組織形成的。如果在材料文本制作、內(nèi)容的填寫、審核、歸檔等環(huán)節(jié)提前控制，嚴(yán)格把關(guān)，信息材料真實準(zhǔn)確積累規(guī)范，就會給各使用部門提供可靠的依據(jù)和憑證，大大提高工作效率。

（一）加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識

要通過宣傳，破除檔案和檔案工作的“神秘感”，適當(dāng)增加干部檔案和干部檔案工作的開放度、透明度，既強(qiáng)化各級組織人事部門的檔案意識，更要強(qiáng)化干部職工的檔案意識?？梢酝ㄟ^內(nèi)部網(wǎng)站、內(nèi)部刊物，對干部人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求進(jìn)行宣傳，擴(kuò)大干部對自己干部人事檔案內(nèi)容的知情權(quán)，讓干部職工知曉自己檔案中應(yīng)該有哪些方面材料，哪些方面的材料應(yīng)該進(jìn)入本人檔案。這樣一來，干部職工會更加主動配合做好干部檔案工作。

（二）健全管理制度，把好材料收集關(guān)

干部情況是一個動態(tài)變化的過程，只有及時地補(bǔ)充收集材料，才能使干部人事檔案比較客觀全面地反映干部的情況。干部人事管理部門要有“歸檔”制度。各級組織人事部門在設(shè)計諸如干部任免工作、考核考察、職稱評審、干部培訓(xùn)、工資管理等具體程序時，都應(yīng)有“歸檔”環(huán)節(jié)。要對材料制作的要求、材料歸檔的份數(shù)、材料歸檔的時限、具體工作人員的職責(zé)作出具體要求。

（三）規(guī)范檔案制作，把好材料形成關(guān)

作為從事干部人事工作的同志, 在日常工作中要按要求制作規(guī)范文本。同時，定期對各單位相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以確保收集的檔案材料填寫格式規(guī)范，減少人力、物力、財力的浪費。

一是材料形成要規(guī)范。有關(guān)部門在印制干部人事檔案材料有關(guān)表格時，要規(guī)范材料用紙的尺寸，統(tǒng)一使用16開型公文用紙（長260毫米，寬184毫米），左邊應(yīng)留20-25毫米裝訂邊；二是材料填寫要規(guī)范。項目填寫完整準(zhǔn)確，簽字、結(jié)論、印章、時間、文號等手續(xù)齊全完備；確保用墨規(guī)范，不使用鉛筆、圓珠筆和紅、藍(lán)色筆書寫材料。三是材料歸檔要規(guī)范。一般歸檔要提供原件，復(fù)印件歸檔必須注明復(fù)制時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關(guān)系所在單位組織（人事）部門公章。

（四）嚴(yán)格檔案審核，把好材料入口關(guān)

檔案材料的鑒別在整個檔案管理工作中是至關(guān)重要的。管檔人員應(yīng)該以相關(guān)法律法規(guī)、文件為依據(jù)，準(zhǔn)確把握政策界限，對收集到的每一份材料進(jìn)行仔細(xì)鑒別，去粗存精，去偽存真，逐一進(jìn)行審核和認(rèn)定，確保檔案的真實性。一看材料是否完整。成套成系列的材料要“頭尾完整”。如學(xué)歷（學(xué)位）材料，需要從入學(xué)至畢業(yè)的一整套材料；基本信息變更材料，需要變更審批、依據(jù)證明材料；違紀(jì)材料，需要調(diào)查報告、錯誤事實見面材料、處分決定。二看材料是否辦理完畢、手續(xù)齊全。三看材料是否真實可靠、基本信息準(zhǔn)確。四看材料形成是否規(guī)范。管檔人員要嚴(yán)把“入口”關(guān)，做到“五不歸檔”：手續(xù)不完備的不歸檔，填寫不符合要求的不歸檔，材料涂改并無相應(yīng)證明的不歸檔，國家不承認(rèn)的不歸檔，不是歸檔范圍的材料不歸檔。對不符合標(biāo)準(zhǔn)的材料及時反饋給形成材料的單位重新填寫，直至符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

[1]魏勤政. 關(guān)于人事檔案所有權(quán)的思考[J]. 檔案學(xué)通訊，2008,（1）.

[2]吳白莉，朱月蘭. 干部檔案準(zhǔn)確性真實性初探[J]. 學(xué)校檔案，1993,（2）.