試論改制國有企業(yè)檔案處置工作

常麗麗

（齊齊哈爾市第一社會(huì)福利院 黑龍江 齊齊哈爾 161006）

隨著我國現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立與完善，國有企業(yè)的改制工作已全面展開并取得一定的成效。無論國有企業(yè)兼并、破產(chǎn)、出售、股份制改造等等，都涉及到如何處置原國有企業(yè)檔案的問題。為了防止國有企業(yè)檔案的流失，1998年國家檔案局、體改委、經(jīng)貿(mào)委、國有資產(chǎn)管理局聯(lián)合印發(fā)了《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》，其中第十四條規(guī)定：“國有企業(yè)被集體、私營和中外合資、合作等非國有企業(yè)兼并的，其黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理類檔案按隸屬關(guān)系移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館，也可由企業(yè)主管部門或所在地檔案行政管理部門指定有關(guān)的企業(yè)代為保管。”

一、改制企業(yè)檔案處置的重要性

（一）防止國有企業(yè)有價(jià)值的材料遺失。隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，部分國有企業(yè)已漸漸退出歷史舞臺(tái)，隨之興起的私營企業(yè)和股份制企業(yè)，有效地促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。國有企業(yè)檔案積累了國有企業(yè)十幾年乃至幾十年的豐富經(jīng)驗(yàn)，一旦國有企業(yè)檔案遺失，是無法再彌補(bǔ)的。

（二）為有關(guān)部門的再利用服務(wù)。國有企業(yè)改制后，有的變?yōu)樗綘I企業(yè)或股份制企業(yè)，它接收了國有企業(yè)的一些固定資產(chǎn)和有價(jià)值的東西，仍然延續(xù)著國有企業(yè)的一些經(jīng)營模式，所以原國有企業(yè)的檔案仍然有舉足輕重的作用。例如到代管檔案部門查詢原企業(yè)的電梯圖紙及安裝資料、移交過程中簽署的合同協(xié)議、有關(guān)改制中的一些材料等等。有時(shí)審計(jì)部門因?yàn)楣ぷ餍枰?，還要查找多年前的財(cái)務(wù)票據(jù)和賬冊等等，這就充分顯示了代管檔案的利用價(jià)值。

二、國有企業(yè)改制后檔案處置存在的問題

（一）保管時(shí)間不確定。企業(yè)在移交檔案時(shí)往往缺少一定的手續(xù)，在檔案移交給代管部門后，企業(yè)單位似乎卸下一副沉重的擔(dān)子，對其以后的去向就置之不理了。特別是破產(chǎn)或出售的企業(yè)，人員全部分流，有誰還會(huì)在乎原企業(yè)檔案的去向和將來的命運(yùn)如何呢?而代為保管的單位或部門接收檔案時(shí)，也只是聽從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門的指示代為保管，至于保管多長時(shí)間，仍是一個(gè)未知數(shù)。代管變成無期限保管，保管單位是一頭霧水，保管到何年何月，無人告之，特別是破產(chǎn)或出售企業(yè)的檔案，最后由誰來處理，都是未知數(shù)。

（二）代管存放有隱患。國有企業(yè)改制后，將所有的文書檔案、財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)統(tǒng)交于代管單位就萬事大吉了，不考慮存放的檔案庫房是否符合標(biāo)準(zhǔn)，只要有地方存放就行。代管單位人員缺乏，庫房有限，只好找臨時(shí)空房堆放，可想而知，檔案是有地方存放了，可是時(shí)間長了，按照檔案保管的要求，庫房各項(xiàng)指標(biāo)不符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案長時(shí)間在潮濕、蟲鼠、灰塵等惡劣的條件下很難長久保存。

（三）代管檔案費(fèi)用無法確定。《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》第十一條規(guī)定：“國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中，檔案的整理、鑒定、移交、寄存等工作所需費(fèi)用，企業(yè)或接收單位支付，破產(chǎn)企業(yè)由破產(chǎn)費(fèi)中支付。需要向地方檔案館寄存檔案的，由原企業(yè)、破產(chǎn)企業(yè)在破產(chǎn)費(fèi)用中支付一次性寄存保管費(fèi)?！钡趯?shí)際操作中發(fā)現(xiàn)，某個(gè)企業(yè)解散后，聽從上級(jí)指示，將所有檔案向當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門移交，移交時(shí)無任何手續(xù)，無論是上級(jí)主管部門還是企業(yè)都沒提及代管費(fèi)用之事，這筆費(fèi)用該如何收取無明確說法。

（四）檔案利用梗阻。破產(chǎn)或出售的原企業(yè)單位的人員全部與原企業(yè)解除了勞動(dòng)關(guān)系，各奔東西，自謀出路，代為保管的單位只是將原企業(yè)檔案存放在某個(gè)庫房內(nèi)，這些檔案與代管單位無直接利害關(guān)系，保管人員也從不了解該企業(yè)檔案，所以在檔案利用時(shí)存在一定的困難。例如出售給私營企業(yè)后，在辦理某些業(yè)務(wù)時(shí)，需要查找一些原國有企業(yè)的檔案和材料，就會(huì)困難一些，因?yàn)榻唤訒r(shí)手續(xù)就不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，再者保管人員在日常工作范圍內(nèi)沒有全身心投入到保管檔案業(yè)務(wù)中去，使查閱檔案更加困難。此外，財(cái)務(wù)檔案堆積特別多，要想查一張單據(jù)更是要費(fèi)一番周折等等。面對以上問題該如何妥善處置國有企業(yè)改制后的檔案，是當(dāng)前乃至今后檔案歸屬的一個(gè)重要內(nèi)容。

三、解決代為保管檔案時(shí)出現(xiàn)問題的有效對策

（一）破產(chǎn)、倒閉企業(yè)或轉(zhuǎn)為私營企業(yè)的檔案不存在代管。破產(chǎn)、倒閉企業(yè)的檔案除根據(jù)產(chǎn)權(quán)變化方式的不同辦法去處置檔案外。對原企業(yè)無去處的檔案，必須按要求移交上一級(jí)主管機(jī)構(gòu)的檔案部門。移交檔案時(shí)，一是把握好完整性，對具有永久、長期保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案全部接收進(jìn)館。二是控制好質(zhì)量關(guān)，要求分類清楚，鑒定準(zhǔn)確，裝訂堅(jiān)固，符合要求。三是制訂移交清冊，逐件清點(diǎn)。

（二）對上交的檔案要簽訂協(xié)議書。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，向檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益。因此，檔案館應(yīng)當(dāng)與上交檔案的企業(yè)簽訂協(xié)議書，明確規(guī)定保存檔案的方式、費(fèi)用、時(shí)間、使用權(quán)，明確責(zé)任和義務(wù)，以免后患。