高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)研究

陳永利

（陳永利：文學(xué)碩士。吉林工商學(xué)院助理館員。研究方向：圖書(shū)檔案。）

一、高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性

20世紀(jì)90年代中期，國(guó)外檔案界開(kāi)始大規(guī)模地在因特網(wǎng)上建立檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案信息，由此掀起了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的高潮。我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。網(wǎng)絡(luò)能把全世界的用戶(hù)聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)全社會(huì)、全方位的信息資源共享。這種全球信息網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生沖破了地理位置上的束縛，加快了信息傳遞速度，為高校教師、學(xué)生、提供了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從根本上改變了以往的檔案信息利用模式，促進(jìn)了他們之間的信息交流、科研合作和資源共享，促進(jìn)了高校教育和科研事業(yè)的迅速發(fā)展。

提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量、保護(hù)檔案原件。檔案信息數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，各單位在歸檔電子文件時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送，減少了中間環(huán)節(jié)，既簡(jiǎn)單，又方便管理。同時(shí)還可實(shí)現(xiàn)一天24小時(shí)全天候?yàn)橛脩?hù)服務(wù)，避免了傳統(tǒng)方式下只有在上班時(shí)才能為用戶(hù)提供服務(wù)的限制，使用戶(hù)足不出戶(hù)地完成電子文件的查詢(xún)和借閱任務(wù)；而且支持大量并發(fā)用戶(hù)的同時(shí)訪問(wèn)，使檔案信息資源的使用變得更為簡(jiǎn)便、迅捷，切實(shí)提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。檔案信息數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)異地檔案信息庫(kù)的資源，得到的僅僅是復(fù)制品，除非特殊需要，一般不再調(diào)閱原件，不僅可減少原件的借調(diào)頻率，又可避免復(fù)印機(jī)等光電設(shè)備對(duì)檔案的傷害。

二、高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)主要問(wèn)題

缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén)，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后經(jīng)過(guò)多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)的多種需求。許多高校檔案館雖與cernet和internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問(wèn)其主頁(yè)，根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源可共享。

檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫(xiě)好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。

三、高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的措施

注意網(wǎng)絡(luò)中檔案信息的安全，加強(qiáng)電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性的管理。借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，由計(jì)算機(jī)信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃統(tǒng)籌。各業(yè)務(wù)職能部門(mén)把具有保存價(jià)值的電子文件，按照信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行電子文件格式轉(zhuǎn)換，保證數(shù)據(jù)可靠性和通用性，將數(shù)據(jù)傳輸?shù)接?jì)算機(jī)信息管理中心。隨著每年的數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

增加經(jīng)費(fèi)投入檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和維護(hù)均需要大量資金，學(xué)校應(yīng)加大投資。檔案館領(lǐng)導(dǎo)要利用檔案館自動(dòng)化方面已取得的成果，積極向校領(lǐng)導(dǎo)反映網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性、緊迫性，把網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)作為一件大事來(lái)抓，把檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)納入到校園網(wǎng)建設(shè)的總體規(guī)劃和預(yù)算之中，從而加快檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的步伐。此外還應(yīng)利用已建成的數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)服務(wù)，獲得一定的收益，并把它們投入到網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，“以網(wǎng)養(yǎng)網(wǎng)”，以解決經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題。

趙屹.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，北京圖書(shū)館出版社出版.