加強基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提

陳永利

（陳永利：文學碩士。吉林工商學院助理館員。研究方向：圖書檔案。）

檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié),做好文件歸檔工作和改善檔案館基礎(chǔ)工作又是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的前提,是基礎(chǔ)工作。文件是檔案的來源,檔案是文件的歸宿。因此,我們要強化系統(tǒng)思維意識,樹立文件歸檔工作規(guī)范化、標準化與檔案館基礎(chǔ)工作規(guī)范化、標準化同行的指導思想。根據(jù)從事檔案工作多年的經(jīng)驗,本文就如何把住文件歸檔工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān),做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作談?wù)勛约旱恼J識。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

使用計算機管理檔案是檔案管理現(xiàn)代化的重要標志。輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的。實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)工作,使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。

二、加強檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提

（一）實施“以我為主”的歸檔原則,推進檔案工作規(guī)范化、標準化。

我國文書整理歸檔工作堅持“以我為主”的歸檔原則,它是推進檔案工作規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化的一個重要原則。在實際工作中,要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件歸檔的時效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以歸檔,而沒有完成的,則不能歸檔。否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確歸檔的重點和進行合理的歸檔分工。要在“以我為主”原則指導下確立歸檔的重點,在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料,以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。即不該歸檔文件不混入,應(yīng)歸檔文件不散失。同時要保持文件材料的內(nèi)在聯(lián)系和同一問題的完整性,為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

（二）全面普查案卷、去糟取精,提高案卷質(zhì)量。

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查,加之移交單位劃分保管期限不準,不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以,首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

三、做好檔案檢索工作,促進檔案管理現(xiàn)代化

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中,計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程,尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講,由于館藏案卷多,著錄工作不僅量大而且復(fù)雜,如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法,會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用,甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。

（一）結(jié)合檔案館實際規(guī)范著錄工作。

著錄是檔案管理現(xiàn)代化的重要手段之一,是實行計算機管理的一項基礎(chǔ)工作,也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986 年國家檔案局頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。同時要根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求和檔案館實際情況制定出適合檔案館著錄工作的著錄細則。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄,即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目,既節(jié)約了時間、人力與財力,又提高了效率。

（二）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率。

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性, 在分類過程中,首先要根據(jù)《中國檔案分類法》統(tǒng)一分類,并且結(jié)合實際制定具體細則。其次在分類的過程還應(yīng)加強校審力度,減少人為錯誤,做到前后標引一致,同一類文件標引一致,從而達到標準化和規(guī)范化管理。第三,對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷,在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。對那些特殊形式的檔案可利用計算機程序先將案卷目錄直接錄入,然后由計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ),可以減少著錄環(huán)節(jié),大大地提高著錄速度。

（三）規(guī)范題名,用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”,簡化查找時間,提高效率。

檔案的分類號保證了檢索查全率,而題名準確才能保證檢索的查準率,因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。首先,規(guī)范機構(gòu)簡稱,避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。其次,統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。根據(jù)計算機檢索需要,在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種等要素填寫完整。第三,統(tǒng)一題名中含義不清的文種。如要求批復(fù)的文件寫“請示”,凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效,卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。為取其利避其弊,有些地區(qū)采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法,即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進行標識,待錄入計算機后,利用計算機批量處理的功能進行處理。

陳耀勝.信息管理學概論—個體和群體生存發(fā)展的信息管理［M］.中國檔案出版社.