新建高職院校人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)實(shí)證研究
——以溫州科技職業(yè)學(xué)院為例

季瑤嫻

（溫州科技職業(yè)學(xué)院，浙江溫州325006）

新建高職院校人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)實(shí)證研究
——以溫州科技職業(yè)學(xué)院為例

季瑤嫻

（溫州科技職業(yè)學(xué)院，浙江溫州325006）

隨著高職院校的跨越式發(fā)展和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理工作面臨的形勢(shì)更加復(fù)雜，新建高職院校人事檔案管理亟待規(guī)范化建設(shè)。本文以溫州科技職業(yè)學(xué)院為例，從人事檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，剖析存在的問題及原因，在此基礎(chǔ)上提出規(guī)范化建設(shè)的研究方案。

新建高職院校 人事檔案管理 規(guī)范化建設(shè)

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)、工資收入等情況的真實(shí)記錄，是歷史地、全面地考察、了解和正確選拔、使用職工的重要依據(jù)。高職院校的人事檔案管理工作是高校組織人事工作的重要組成部分，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，充分發(fā)揮檔案的作用，是新時(shí)期高校組織人事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。溫州科技職業(yè)學(xué)院是在國(guó)家大力發(fā)展職業(yè)教育的戰(zhàn)略規(guī)劃下，為適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)技能型、實(shí)用性人才的迫切要求，于2006年成立的一所?？茖哟蔚穆殬I(yè)技術(shù)學(xué)院，是在原溫州農(nóng)校、溫州市農(nóng)科所、溫州市蔬菜所三實(shí)單位的基礎(chǔ)上組建而成的所以農(nóng)為特色的高職院校。合并升格后的溫州科技職業(yè)學(xué)院雖然優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，但學(xué)院的人事檔案由于合并升級(jí)期間的管理空白，使得2007—2010年進(jìn)院教師的檔案需要逐步整檔，而2007年前進(jìn)院教職工的檔案需要按照2009年中共浙江省委組織部頒布的新規(guī)定來重新整理。因此，溫州科技職業(yè)學(xué)院人事檔案建設(shè)需要加快步伐進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)并完善管理。本文以溫州科技職業(yè)學(xué)院為例，對(duì)當(dāng)前新建高職院校人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并對(duì)人事檔案規(guī)范化建設(shè)的具體方案作了初步探討。

1.溫州科技職業(yè)學(xué)院人事檔案管理中存在的問題及原因分析

1.1 人事檔案管理中存在的主要問題。

1.1.1 檔案材料不規(guī)范，內(nèi)容不準(zhǔn)確。

真實(shí)性是檔案的生命，其表現(xiàn)在歸檔材料真實(shí)可靠、實(shí)事求是，完全符合該員的實(shí)際情況。從現(xiàn)階段溫州科技職業(yè)學(xué)院的干部檔案來看，存在以下兩方面的問題：第一，信息采集不全。自2006年以來的人事檔案未整理，補(bǔ)齊材料收集量大；有些檔案材料中填寫的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷等信息前后不一致，填寫不準(zhǔn)確，內(nèi)容失真。第二，現(xiàn)有材料不規(guī)范。干部履歷表填寫不規(guī)范，全院400多名教職工需重新填寫；檔案材料不規(guī)范，紙張大小不一，手續(xù)不完備，要素不完全，如缺公章、缺相片、缺簽名等；書寫格式不規(guī)范，有的頂邊或出格。以上這些問題嚴(yán)重影響到人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，給人事工作帶來了諸多不便。

1.1.2 教職工來源廣泛，工作身份復(fù)雜。

目前，溫州科技職業(yè)學(xué)院教職工來源以大學(xué)畢業(yè)生為主，另由機(jī)關(guān)分流、企事業(yè)單位調(diào)入、科研院所招聘到校的幾部分人員組成。各渠道人員檔案材料或多或少、或全或缺，情況不一，合校后，需統(tǒng)一規(guī)范要求，進(jìn)行整檔、補(bǔ)檔。因此，新建高職院校人事檔案管理面臨的任務(wù)繁雜。

1.1.3 檔案管理信息化程度低，勞動(dòng)強(qiáng)度大。

新建高職院校檔案管理工作相對(duì)滯后，目前，溫州科技職業(yè)學(xué)院人事檔案室雖然配備了計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，但是人事檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理層面，僅僅檔案目錄使用計(jì)算機(jī)打印，沒有采用電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，人事檔案從收集管理到保管利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，仍主要依靠手工操作，工作進(jìn)度慢，勞動(dòng)強(qiáng)度大，利用效率低。

1.2 人事檔案存在問題的原因。

1.2.1 檔案制度管理不規(guī)范，管理手段落后。

溫州科技職業(yè)學(xué)院合并前的三所中專學(xué)校由于不同辦學(xué)規(guī)模、不同管理方式等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，管理質(zhì)量參差不齊，人員構(gòu)成復(fù)雜，管理手段落后等問題。各院校合并前檔案管理制度、檔案管理體制及信息化建設(shè)程度不一，合并后人事檔案數(shù)量增加，以及合并轉(zhuǎn)型后對(duì)人事檔案管理和建設(shè)要求的不斷提高，給升格后的高職院校的檔案管理與建設(shè)工作帶來了很大難度。

1.2.2 高職院校對(duì)人事檔案管理工作重視不夠。

新建高職院校由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案思想認(rèn)識(shí)不夠，一般沒有配備專職的人事檔案管理人員，僅由人事部門抽調(diào)兼職人員兼管這項(xiàng)工作，這樣勢(shì)必影響了人事部門其他工作的順利開展。檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，變化比較大；干部人事檔案人員政治、經(jīng)濟(jì)待遇不高等，既影響到干部檔案管理人員的積極性，又影響到干部人事檔案管理的工作水平，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展均受到限制［1］。另外，專業(yè)崗位培訓(xùn)不到位。由于人事檔案工作具有檔案專業(yè)與人事工作的交叉性，因此很少有專門的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)一般不把人事檔案管理人員納入范圍，同時(shí)組織人事部門也很難組織本系統(tǒng)的培訓(xùn)。

2.規(guī)范化建設(shè)的具體方案研究

2.1 提高對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。

高等院校人事檔案是教職工德、能、勤、績(jī)的綜合記錄，是考察了解人員的重要手段，是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、預(yù)測(cè)及制定人才計(jì)劃不可缺少的信息源泉，是落實(shí)待遇、澄清問題的憑證，是維護(hù)個(gè)人權(quán)益和福利的有力保障［2］。只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，才能使檔案機(jī)構(gòu)健全，加大人力、物力、財(cái)力的投入，才能把檔案隊(duì)伍建設(shè)好，使人事檔案工作與組織、人事工作密切結(jié)合、協(xié)調(diào)發(fā)展。要將人事檔案管理納入分管領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)任務(wù)考核范圍內(nèi)，認(rèn)真開展人事檔案工作的研究、規(guī)劃、布置和考核，并定期檢查、指導(dǎo)人事檔案工作［3］。配備綜合素質(zhì)較高的專職人員，并注重專業(yè)管理人員的培養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息處理能力。要從政治、工作、學(xué)習(xí)、生活等方面關(guān)心檔案管理人員，使他們安心工作。

2.2 廣泛學(xué)習(xí)，走專業(yè)化發(fā)展的道路。

新建高職院校由于建校時(shí)間短，建校前又大多是地方性院校或中等專業(yè)學(xué)校，對(duì)高校檔案管理工作相對(duì)比較陌生。因此，廣泛向兄弟院校實(shí)地參觀交流，走專業(yè)化發(fā)展的道路，可以有力促進(jìn)高職院校檔案管理，盡快使自己的檔案管理工作走上正軌［4］。以溫州科技職業(yè)學(xué)院為例，在建立學(xué)院人事檔案室，制定相應(yīng)的管理規(guī)范，采購(gòu)配套的檔案器材時(shí)，應(yīng)借鑒兄弟院校的成功經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一管理規(guī)范，也將有利于今后的檔案信息交流和流通；另外，通過聘請(qǐng)高校人事檔案管理資深人士、檔案局專家來學(xué)院指導(dǎo)人事檔案管理工作，對(duì)新建高職院校人事檔案的初期建設(shè)也將會(huì)起到重要作用。

2.3 建立健全管理制度，提高規(guī)范化管理水平。

建立健全人事檔案管理工作八項(xiàng)制度，明確人事檔案材料的歸檔范圍和歸檔要求，進(jìn)一步完善定期移交、索要、檢查核對(duì)、補(bǔ)充和隨時(shí)送交等收集歸檔制度。各院系、各處室應(yīng)配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、送交本部門的人事檔案材料，使新材料能及時(shí)入卷歸檔。積極推進(jìn)落實(shí)目標(biāo)責(zé)任制，建立責(zé)任追究制，抓好人事檔案規(guī)范化管理［5］。嚴(yán)格把關(guān)材料形成的源頭，使用規(guī)范的紙張和書寫材料，提高人事檔案材料的質(zhì)量，力求每一份材料都符合規(guī)范要求并及時(shí)歸檔。檔案管理部門在做好檔案的日常管理和提供利用工作的同時(shí)，應(yīng)主動(dòng)及時(shí)掌握人事檔案材料形成信息，定期對(duì)人事檔案的歸檔情況進(jìn)行檢查，督促材料形成部門按規(guī)定形成、送交人事檔案材料。

2.4 加強(qiáng)檔案資源的利用，逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

新建高職院校，要想適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，使檔案工作真正在學(xué)校工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，就必須走信息化的道路，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，推進(jìn)檔案管理的信息化。以原始檔案材料為母本，建立各種類別人員的信息數(shù)據(jù)。建立縱向信息數(shù)據(jù)，如：黨政管理干部人員情況、專業(yè)技術(shù)人員情況、工人情況等。建立橫向信息數(shù)據(jù)，如：教職工獎(jiǎng)懲情況，教職工進(jìn)修培訓(xùn)情況，教職工年度考核情況等?？赏ㄟ^用戶管理分配用戶和設(shè)置用戶的系統(tǒng)權(quán)限，如：可將職務(wù)、職級(jí)、入黨等信息集分配給負(fù)責(zé)組織工作的人員，將工資信息集分配給勞資管理人員，將技術(shù)職務(wù)及職稱、學(xué)歷學(xué)位信息集分配給師資管理人員，由他們?cè)诟髯缘臋?quán)限范圍內(nèi)負(fù)責(zé)更新和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)安裝查詢系統(tǒng)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)不同的工作需要，隨時(shí)查詢各類人員的信息，而且可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策和組織人事工作提供快捷、方便、全面的信息服務(wù)，提高信息的利用效率，使人事檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)利用。逐步利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，運(yùn)用干部人事檔案原件管理系統(tǒng)將檔案原件全部輸入計(jì)算機(jī)，建立電子檔案，檔案的查閱、借閱全部實(shí)行微機(jī)化操作，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化［6］。充分挖掘人事檔案的功能，實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，使人事檔案真正成為高職院校人力資源開發(fā)的信息基地。

2.5 加強(qiáng)檔案資源的利用，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范開放化。

目前，高職院校人事檔案提供利用主要是面向組織，這種提供利用制度已與民主、公開、透明的現(xiàn)代法治精神不相符合［7］。新時(shí)代的人事檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)以人為本，只要不屬于保密范圍的，個(gè)人應(yīng)享有對(duì)自己檔案的知情權(quán)。對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的一些非保密的信息，如出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷、職稱、年度考核情況等信息，可以向個(gè)人開放。教職工在提出個(gè)人申請(qǐng)，得到人事檔案管理部門批準(zhǔn)并授予權(quán)限后，可以在人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中查看自己所需的信息，這樣不僅能大大方便教職工，而且可增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督，使高職院校人事檔案工作更好地為廣大教職工服務(wù)。

3.結(jié)語(yǔ)

對(duì)于新建高職院校，在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，人事檔案管理工作依然肩負(fù)著促進(jìn)高職院校人才合理配置、合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重任。只有充分認(rèn)識(shí)其重要性，通過建立和健全人事檔案管理制度，應(yīng)用和推廣人事檔案規(guī)范化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案制度化、規(guī)范化和科學(xué)化管理，充分挖掘人事檔案的功能，實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，才能使人事檔案工作跟上高職院校建設(shè)發(fā)展的步伐，真正成為高職院校人力資源開發(fā)的信息基地。

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［6］樂利珍.科學(xué)管理合并高職院校干部人事檔案［J］.山西檔案，2009，（1）：53-54.

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