組織信息系統(tǒng)整合研究與實(shí)踐——以中山市技師學(xué)院為例

○王在田

（中山市技師學(xué)院 廣東 中山 528400）

一、引言

組織信息化建設(shè)是伴隨著組織現(xiàn)代化改造與公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求逐步進(jìn)行完善的，在組織的不同發(fā)展階段會(huì)針對(duì)不同業(yè)務(wù)開發(fā)出滿足不同管理目標(biāo)的信息系統(tǒng)，中山市技師學(xué)院也經(jīng)歷著同樣的階段，表1為學(xué)院十年前后的發(fā)展對(duì)比。十年來學(xué)院根據(jù)業(yè)務(wù)需求陸續(xù)開發(fā)了一些應(yīng)用軟件，由于這些軟件采用了不同的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，時(shí)至今日都成了一個(gè)個(gè)的信息孤島，影響了其作用的發(fā)揮。為保護(hù)學(xué)院既有投資及用戶軟件應(yīng)用習(xí)慣，對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行整合顯得重要與迫切。

表1 學(xué)院規(guī)模對(duì)比

本文以筆者所在學(xué)院的信息系統(tǒng)項(xiàng)目整合為例，闡述信息系統(tǒng)整合有關(guān)的策略與技術(shù)問題。該項(xiàng)目采用了信息系統(tǒng)整合工具平臺(tái)，同時(shí)還用到了界面整合與數(shù)據(jù)整合等技術(shù)。

二、信息系統(tǒng)整合案例的實(shí)踐和研究

1、加強(qiáng)系統(tǒng)整合過程的領(lǐng)導(dǎo)和管理工作

信息系統(tǒng)整合不僅是一個(gè)技術(shù)問題，還面臨管理和組織的問題，它涉及到多個(gè)管理及業(yè)務(wù)部門，需要進(jìn)行多層次、多部門的溝通與協(xié)調(diào)，如果沒有一個(gè)強(qiáng)有力的項(xiàng)目組，整合工作將難以開展。該項(xiàng)目組應(yīng)具備領(lǐng)導(dǎo)組和工作組，領(lǐng)導(dǎo)組最好由院領(lǐng)導(dǎo)親自擔(dān)任，制定信息系統(tǒng)近期、中期、長期的目標(biāo)，協(xié)調(diào)項(xiàng)目組與各部門間關(guān)系，提供必要的資源支持；工作組實(shí)施技術(shù)方案制訂與軟硬件技術(shù)選擇，負(fù)責(zé)具體的項(xiàng)目實(shí)施。只有上下一心，左右思想一致才能保證信息集成的效果。

2、分析總體需求，對(duì)學(xué)院業(yè)務(wù)進(jìn)行總體規(guī)劃

組織信息系統(tǒng)建設(shè)要有一定的戰(zhàn)略高度，在建設(shè)過程中不僅要對(duì)現(xiàn)有的子系統(tǒng)進(jìn)行整合，還要考慮到以后的業(yè)務(wù)功能擴(kuò)展。在系統(tǒng)整合時(shí)要對(duì)學(xué)院業(yè)務(wù)及管理思路進(jìn)行科學(xué)分析，以此為基礎(chǔ)對(duì)信息化目標(biāo)進(jìn)行整體規(guī)劃以免再陷入整合前的困局，根據(jù)整體規(guī)劃整合現(xiàn)有系統(tǒng)，分步實(shí)施。

3、研究現(xiàn)有信息系統(tǒng)間的關(guān)系，確定要整合的內(nèi)容

下面以學(xué)院為例進(jìn)行介紹，學(xué)院在用的信息系統(tǒng)如表2所示。

表2 學(xué)院信息系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)表

根據(jù)表2可以看出，現(xiàn)有信息系統(tǒng)主要存在以下幾個(gè)問題。

（1）數(shù)據(jù)重復(fù)嚴(yán)重。如學(xué)生處使用的學(xué)生管理系統(tǒng)與教務(wù)處使用的教學(xué)管理系統(tǒng)是不同的兩個(gè)系統(tǒng)，兩個(gè)系統(tǒng)里各自存儲(chǔ)了一份學(xué)生信息和教職工信息，兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能共享；各個(gè)系統(tǒng)帳號(hào)獨(dú)立，如綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、后勤服務(wù)系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)，登錄不同系統(tǒng)用不同帳號(hào)，非常不方便。

（2）不同系統(tǒng)安裝在不同部門的服務(wù)器或PC機(jī)上，存在數(shù)據(jù)安全隱患。如圖書館管理系統(tǒng)安裝在圖書館里的服務(wù)器上，設(shè)備物資管理系統(tǒng)安裝在中央倉庫里的服務(wù)器上，學(xué)生心理測評(píng)系統(tǒng)安裝在學(xué)生處心理咨詢室的個(gè)人電腦里。系統(tǒng)這樣安裝不但管理非常不方便，還存在很多安全隱患，一旦硬盤故障，系統(tǒng)很難恢復(fù)，給管理造成難以估計(jì)的損失。

（3）部門業(yè)務(wù)分散無法協(xié)同處理。各部門只關(guān)心自己部門的核心業(yè)務(wù)，缺乏部門之間配合協(xié)作。如設(shè)備物資管理系統(tǒng)里的設(shè)備物資采購申請(qǐng)審批流程沒有與綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)里的申請(qǐng)審批流程整合，教職工申請(qǐng)?jiān)O(shè)備物資采購和領(lǐng)導(dǎo)審批還要登錄設(shè)備物資管理系統(tǒng)，使用非常不方便。

（4）應(yīng)用軟件架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫不統(tǒng)一。各子系統(tǒng)SQLServer和Access兩種數(shù)據(jù)庫并用，B/S和C/S兩種軟件架構(gòu)并存。對(duì)于C/S版本，用戶需要安裝客戶端軟件后才能使用，造成一定程度的不便。

4、設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)整合方案

基于學(xué)院現(xiàn)有系統(tǒng)存在的問題和具體的需求，項(xiàng)目組確定了該項(xiàng)目的信息系統(tǒng)整合方案。該整合方案的結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 整合方案結(jié)構(gòu)

（1）數(shù)據(jù)及應(yīng)用程序的集中管理。把現(xiàn)有系統(tǒng)集安裝在信息中心機(jī)房里的四臺(tái)服務(wù)器上，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安裝在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上，對(duì)于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)統(tǒng)一定期做數(shù)據(jù)備份，保證了系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。

（2）采用單點(diǎn)登錄技術(shù)。這樣可以解決學(xué)院現(xiàn)有多個(gè)系統(tǒng)的登錄認(rèn)證問題，使各子系統(tǒng)共用一套帳號(hào)，登錄后可以使用學(xué)院所有的系統(tǒng)。

（3）界面整合。由于教職工經(jīng)常在設(shè)備物資管理系統(tǒng)里領(lǐng)用物品和報(bào)修設(shè)備，在圖書館管理系統(tǒng)借閱圖書，所以對(duì)于設(shè)備物資管理系統(tǒng)、圖書館管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采取了界面整合，統(tǒng)一了訪問界面，使教職工可以直接在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主界面里調(diào)用設(shè)備物資管理系統(tǒng)、圖書館管理系統(tǒng)的功能。

（4）業(yè)務(wù)協(xié)同處理。對(duì)于現(xiàn)有系統(tǒng)里所有需要領(lǐng)導(dǎo)審批的功能，都整合到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主界面里的待辦事宜里，這樣領(lǐng)導(dǎo)就不用登入不同系統(tǒng)查看有無待辦事宜了，可以便捷地點(diǎn)擊相應(yīng)的待辦事宜，進(jìn)入相應(yīng)系統(tǒng)里的審批處理功能界面。

（5）統(tǒng)一軟件架構(gòu)及數(shù)據(jù)庫。將系統(tǒng)中的C/S架構(gòu)的軟件如教學(xué)管理系統(tǒng)、后勤服務(wù)系統(tǒng)、設(shè)備物資管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)將其更新為B/S結(jié)構(gòu)的軟件。對(duì)于數(shù)據(jù)庫為ACCESS的子系統(tǒng)，保持?jǐn)?shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不變，將其移植到SQLSERVER數(shù)據(jù)庫。

（6）選擇合適的信息系統(tǒng)整合工具平臺(tái)解決不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換問題。在選擇整合服務(wù)器平臺(tái)時(shí)，我們對(duì)Microsoft的BizTalkServer、IBM 的 WebSphere 、BEA的 Weblogic進(jìn)行了比較，這些產(chǎn)品的設(shè)計(jì)思想基本相同，僅僅是實(shí)現(xiàn)方法有所區(qū)別。由于我們學(xué)院服務(wù)器用的都是windows操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)用的是SQLServer，已存在的信息系統(tǒng)用的應(yīng)用服務(wù)器是IIS，考慮到保護(hù)學(xué)院投資和安全性，我們選擇了Microsoft的BizTalkServer作為整合服務(wù)器。使用系統(tǒng)整合工具BizTalk Server所帶的適配器解決了不同應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交換共享問題。

三、信息系統(tǒng)整合的進(jìn)一步研究

根據(jù)此整合案例，我們不難得出信息系統(tǒng)整合要遵循的幾個(gè)原則。

1、實(shí)用性原則

信息系統(tǒng)要從實(shí)用出發(fā)不能為開發(fā)而開展，為整合而整合，要符合組織管理需求，服務(wù)組織的運(yùn)作與決策。

2、先進(jìn)性原則

首先是管理理念的先進(jìn)性，組織信息化不是組織業(yè)務(wù)和管理手段的簡單電子化，而是一種管理理念、管理思想和管理模式的貫徹。其次是開發(fā)技術(shù)及支持環(huán)境的先進(jìn)性，信息系統(tǒng)具有技術(shù)更新快等特點(diǎn)，在開發(fā)技術(shù)及運(yùn)行環(huán)境的選擇和業(yè)務(wù)管理模式上要有一定的前瞻性、先進(jìn)性。

3、可靠性原則

信息系統(tǒng)是組織業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，是組織管理及決策的基礎(chǔ)，這就要求軟件開發(fā)技術(shù)、軟件運(yùn)行環(huán)境及應(yīng)用數(shù)據(jù)是安全和可靠的。

4、經(jīng)濟(jì)性原則

信息系統(tǒng)的開發(fā)與運(yùn)行要考慮經(jīng)濟(jì)的投入，合理控制開發(fā)及運(yùn)營成本。

5、可擴(kuò)展性原則

組織的業(yè)務(wù)對(duì)信息系統(tǒng)的需求是不斷發(fā)展的，規(guī)劃不可能一步到位，在程序開發(fā)及整合過程中要注意以后功能的擴(kuò)展。

6、統(tǒng)一性原則

要有統(tǒng)一的軟件運(yùn)行環(huán)境、統(tǒng)一的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一的開發(fā)技術(shù)，方便各子系統(tǒng)能更好地兼容。

整合后的信息化系統(tǒng)要達(dá)到以下目標(biāo)：校園內(nèi)各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要求可以集中交互使用，校園內(nèi)各子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)彼此之間可以互相關(guān)聯(lián)，校園內(nèi)各子系統(tǒng)的信息資源要求可以共享。

四、結(jié)語

項(xiàng)目整合實(shí)施完成后，從運(yùn)行的效果來看，達(dá)到了項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)，提高了學(xué)院工作效率。項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，得到了同行專家和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的一致好評(píng)。通過該項(xiàng)目我們認(rèn)識(shí)到，信息系統(tǒng)建設(shè)過程中整體規(guī)劃的重要性，信息系統(tǒng)整合不僅是一個(gè)技術(shù)問題，還面臨要整合的部門之間管理和組織協(xié)調(diào)的問題。當(dāng)然信息系統(tǒng)整合不能解決組織信息化建設(shè)中的所有問題，隨著組織信息化工作的深入，新的問題又會(huì)凸顯出來，我們會(huì)就此做進(jìn)一步的研究和探討。

[1]柳純錄：全國計(jì)算機(jī)技術(shù)與軟件專業(yè)資格（水平）考試指定用書·系統(tǒng)整合項(xiàng)目管理工程師教程[M].清華大學(xué)出版社，2011.

[2]中山技師學(xué)院信息中心檔案資料[Z].