謝景權(quán)
(無(wú)錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 無(wú)錫214121)
高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)工作初探
謝景權(quán)
(無(wú)錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 無(wú)錫214121)
學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)為高等學(xué)校學(xué)籍管理工作提供了新的途徑,同時(shí)也提出了新要求。文章回顧了電子注冊(cè)制度的發(fā)展歷程,分析了電子注冊(cè)的主要內(nèi)容及要求,提出了做好學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)工作的幾點(diǎn)建議。
高校;學(xué)籍管理;電子注冊(cè);建議
為適應(yīng)高等教育改革的需要,保證高等教育質(zhì)量,維護(hù)國(guó)家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書(shū)的嚴(yán)肅性,維護(hù)高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益,教育部于2001年建立了高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)制度。實(shí)施近十年來(lái),電子注冊(cè)制度不斷完善,在規(guī)范學(xué)籍學(xué)歷管理,提高管理效率,打擊違規(guī)招生、冒名頂替、文憑造假,提供社會(huì)服務(wù)等方面取得了顯著的成績(jī),受到了社會(huì)各界的高度認(rèn)可。
2001年2月,教育部正式頒布了《高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)暫行規(guī)定》,要求從2001年9月起在全國(guó)實(shí)行各類高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)制度。此后,教育部不再統(tǒng)一印制高等教育學(xué)歷證書(shū)內(nèi)芯,改由高等學(xué)校自行印制,但必須進(jìn)行電子注冊(cè),并供網(wǎng)上查詢。
2002年,教育部要求畢業(yè)生彩色電子照片和身份證號(hào)碼與學(xué)歷證書(shū)一同注冊(cè)上網(wǎng),以使用人單位可以更直觀、全面地查閱人才信息。同年,教育部又對(duì)1991~2000年所頒發(fā)的畢(結(jié))業(yè)證書(shū)進(jìn)行了重新登記(簡(jiǎn)稱“十年回登”),“十年回登”擴(kuò)大了對(duì)國(guó)家認(rèn)可文憑的保護(hù)范圍。
2005年6月,為貫徹落實(shí)《面向二十一世紀(jì)教育振興行動(dòng)計(jì)劃》提出的“建立全國(guó)大學(xué)生招生遠(yuǎn)程錄取、計(jì)算機(jī)學(xué)籍學(xué)歷管理、畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)一體化的信息系統(tǒng)”的要求,積極推進(jìn)電子政務(wù)平臺(tái)建設(shè),繼續(xù)完善高等教育學(xué)歷電子注冊(cè)制度,教育部啟動(dòng)了學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)的建設(shè)工作,并于2006年1月5日開(kāi)通。
2007年3月,作為完善我國(guó)高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)制度的一項(xiàng)重要工作,教育部出臺(tái)《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)暫行辦法》,與學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)相銜接,開(kāi)始實(shí)行新生學(xué)籍電子注冊(cè)。
2008年10月,教育部頒發(fā)了《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)年電子注冊(cè)的通知》,要求從2008年開(kāi)始對(duì)普通高校本??茖W(xué)生實(shí)行學(xué)年電子注冊(cè)。至此,電子注冊(cè)實(shí)現(xiàn)了從學(xué)生入學(xué)至畢業(yè)的全程管理,電子注冊(cè)制度基本完善。
2010年4月,為使普通高等教育畢業(yè)生在取得畢業(yè)證書(shū)后即可上網(wǎng)查詢到學(xué)歷證書(shū)的電子注冊(cè)信息,教育部下發(fā)了《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書(shū)即時(shí)電子注冊(cè)的通知》,要求從2010年起,普通高等教育學(xué)歷證書(shū)實(shí)施在線即時(shí)電子注冊(cè)。
2010年9月,為進(jìn)一步提高全國(guó)高等教育學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)的整體安全性,教育部下發(fā)了《關(guān)于高等教育學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)啟用數(shù)字證書(shū)的通知》,決定啟動(dòng)學(xué)籍學(xué)歷信息管理數(shù)字密鑰工程,并于2010年年底前正式投入使用。
從學(xué)生入學(xué)至畢業(yè)的整個(gè)流程來(lái)看,電子注冊(cè)工作主要由新生電子注冊(cè)、學(xué)年電子注冊(cè)、學(xué)歷電子注冊(cè)三部分組成。
新生電子注冊(cè) 新生學(xué)籍電子注冊(cè)是電子注冊(cè)工作的入口,只有明確注冊(cè)為“報(bào)到入學(xué)”的學(xué)生才能納入在校生管理,才能在畢業(yè)年度順利完成學(xué)歷注冊(cè)。普通高等教育本科、研究生學(xué)籍注冊(cè)于每年的10月31日之前完成;普通高等教育??茖W(xué)籍注冊(cè)于每年的11月25日之前完成。新生電子注冊(cè)流程如下:省級(jí)招生辦公室于每年9月1日之前將各高等學(xué)校在本地的招生錄取信息報(bào)教育部,教育部對(duì)所報(bào)錄取信息匯總、審核后導(dǎo)入數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),通過(guò)中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)向各省有關(guān)高校發(fā)布,并作為學(xué)籍注冊(cè)的依據(jù)供各高等學(xué)校核對(duì)。各高校在每年新生入學(xué)后,及時(shí)登錄學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái),將實(shí)際報(bào)到入學(xué)的學(xué)生信息上傳注冊(cè),對(duì)放棄入學(xué)資格、取消入學(xué)資格、保留入學(xué)資格的學(xué)生及時(shí)在線標(biāo)注。對(duì)網(wǎng)上沒(méi)有錄取信息的學(xué)生,及時(shí)與學(xué)生生源地省級(jí)招辦復(fù)核,并及時(shí)將需補(bǔ)報(bào)的數(shù)據(jù)報(bào)教育部。
學(xué)年電子注冊(cè) 在校生管理是介于新生學(xué)籍注冊(cè)和畢業(yè)生學(xué)歷注冊(cè)之間的重要環(huán)節(jié)。學(xué)年電子注冊(cè)在每學(xué)年第一學(xué)期開(kāi)學(xué)初進(jìn)行,并于每學(xué)年10月30日前完成。學(xué)年電子注冊(cè)的內(nèi)容包括:學(xué)籍狀態(tài)(待注冊(cè)、注冊(cè)學(xué)籍、暫緩注冊(cè)、保留學(xué)籍)、數(shù)據(jù)修改(學(xué)號(hào)、姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、政治面貌、民族、分院、系、班號(hào)、層次、學(xué)習(xí)形式、學(xué)制、入學(xué)日期)、學(xué)籍變動(dòng)(轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、跳級(jí)、留級(jí)、降級(jí)、退學(xué)、死亡、取消學(xué)籍、已轉(zhuǎn)段、已畢業(yè))、在校生重名重號(hào)清查、免費(fèi)師范生名單標(biāo)注等內(nèi)容。學(xué)年注冊(cè)應(yīng)做到確保平臺(tái)中在校生名單與實(shí)際情況一致,確保平臺(tái)中在校生學(xué)籍信息與實(shí)際情況一致,真實(shí)記載學(xué)生在校期間的學(xué)籍變動(dòng)等信息。
學(xué)歷電子注冊(cè) 學(xué)歷電子注冊(cè)是電子注冊(cè)工作的出口。各高校通過(guò)注冊(cè)平臺(tái)對(duì)已注冊(cè)學(xué)籍的學(xué)生(不含保留學(xué)籍、待注冊(cè)、暫緩注冊(cè)等)按“當(dāng)前所在級(jí)+學(xué)制”計(jì)算預(yù)計(jì)畢業(yè)年份,產(chǎn)生本校應(yīng)屆畢業(yè)生初步名單;學(xué)校再根據(jù)學(xué)生學(xué)業(yè)情況,確定學(xué)生畢(結(jié))業(yè)結(jié)論,按要求補(bǔ)入學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)編號(hào)信息;完善后的數(shù)據(jù)通過(guò)平臺(tái)上傳,經(jīng)系統(tǒng)審核通過(guò),即可完成學(xué)歷注冊(cè)。經(jīng)電子注冊(cè)的學(xué)歷證書(shū),國(guó)家方予以承認(rèn)和保護(hù)。
明確職責(zé),形成快速有效的協(xié)調(diào)機(jī)制 學(xué)籍電子注冊(cè)制度需要教育部、省級(jí)學(xué)籍管理部門(mén)、學(xué)校三方通力合作和密切配合才能順利實(shí)施。教育部負(fù)責(zé)規(guī)劃并指導(dǎo)全國(guó)的電子注冊(cè)工作;省級(jí)教育行政部門(mén)負(fù)責(zé)本地區(qū)各高校學(xué)生的電子注冊(cè)管理、審核和督促工作;高校負(fù)責(zé)本校學(xué)生電子注冊(cè)及數(shù)據(jù)的具體采集、校驗(yàn)、上報(bào)等工作。部、省、校三方應(yīng)各司其職,并采取有效措施促進(jìn)快速有效協(xié)調(diào)機(jī)制的形成。對(duì)于高校在注冊(cè)平臺(tái)上進(jìn)行數(shù)據(jù)修改、學(xué)籍變動(dòng)操作產(chǎn)生的“待審核”數(shù)據(jù),省級(jí)學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核,進(jìn)一步縮短審核時(shí)間,以保證學(xué)籍學(xué)歷管理的時(shí)效性。對(duì)于數(shù)據(jù)修改、學(xué)籍變動(dòng)的有關(guān)證明材料,各高校一般是通過(guò)人員報(bào)送或郵寄的方式上報(bào)省級(jí)部門(mén)。這樣的公文遞送模式時(shí)間周期長(zhǎng),一定程度上影響了部、省級(jí)管理部門(mén)及時(shí)審核。如果改變現(xiàn)有的公文傳遞模式,允許使用網(wǎng)絡(luò)上傳公文掃描件,即可實(shí)現(xiàn)學(xué)?!〖?jí)學(xué)籍管理部門(mén)——教育部之間公文的快速傳遞,部、?。?jí))單位可以在線審閱公文。這樣做,不僅可提高工作效率、縮短審批時(shí)間,還可免去學(xué)籍管理人員來(lái)回奔波之苦。
不斷完善學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)的功能 學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)自開(kāi)通以來(lái)功能不斷完善,但仍有需改進(jìn)之處,如休學(xué)學(xué)生退學(xué),平臺(tái)上不能直接進(jìn)行退學(xué)操作,需要先復(fù)學(xué)再退學(xué);學(xué)籍處理日志中記載了學(xué)籍處理中的信息,但沒(méi)有排序查詢功能,無(wú)法快速定位到相關(guān)記錄;平臺(tái)軟件的統(tǒng)計(jì)功能較弱,不能滿足高校統(tǒng)計(jì)的要求。平臺(tái)功能不完善,從某種程度上導(dǎo)致學(xué)籍管理人員為完成任務(wù)被動(dòng)使用平臺(tái)。如果平臺(tái)功能進(jìn)一步完善,能更好地服務(wù)于學(xué)校學(xué)籍管理工作,學(xué)籍管理人員使用平臺(tái)的主動(dòng)性、積極性自然會(huì)進(jìn)一步提高。教育部應(yīng)指派有關(guān)單位和部門(mén)認(rèn)真了解各高校在使用學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)過(guò)程中所碰到的問(wèn)題,收集意見(jiàn)和建議,針對(duì)存在的問(wèn)題以及用戶提出的意見(jiàn)和建議,及時(shí)組織有關(guān)專家和計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)人員對(duì)現(xiàn)有的學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)進(jìn)行版本升級(jí)。
把好入口關(guān),確保新生數(shù)據(jù)正確、完整 從電子注冊(cè)工作流程來(lái)看,新生學(xué)籍注冊(cè)是“入口”,確保新生注冊(cè)數(shù)據(jù)正確、完整,可以免去后續(xù)學(xué)年注冊(cè)、電子攝像、畢業(yè)注冊(cè)以及英語(yǔ)等級(jí)考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、職業(yè)資格考試報(bào)名等環(huán)節(jié)核對(duì)數(shù)據(jù)方面的重復(fù)勞動(dòng)。在新生電子注冊(cè)中,常會(huì)出現(xiàn)學(xué)生姓名、身份證號(hào)與招生庫(kù)中信息不一致等錯(cuò)誤,這些錯(cuò)誤有些是由于學(xué)生高考報(bào)名時(shí)疏忽大意,填報(bào)姓名時(shí)未與身份證上姓名項(xiàng)保持一致,如將“王鋒”寫(xiě)成“王峰”;有些是因?yàn)閷W(xué)生一人擁有兩個(gè)身份證號(hào),高考報(bào)名時(shí)使用了一個(gè)身份證號(hào),核對(duì)新生信息時(shí)使用了另一個(gè)身份證號(hào);有些是冒名頂替、弄虛作假,使用他人身份入學(xué),入學(xué)后申請(qǐng)改名、改身份證號(hào)。以上錯(cuò)誤中邏輯錯(cuò)誤可以通過(guò)系統(tǒng)軟件審查出,但非邏輯錯(cuò)誤系統(tǒng)無(wú)法審查出,致使錯(cuò)誤帶入新生信息核對(duì)環(huán)節(jié)。為了杜絕不規(guī)范和錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生,教育部在接收各省招生部門(mén)數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審核,不符合要求的數(shù)據(jù)堅(jiān)決不接收。同樣,各省招生部門(mén)應(yīng)對(duì)高中學(xué)校學(xué)生正確填報(bào)信息提出要求,從源頭上把好數(shù)據(jù)的入口關(guān),這樣才能有效避免不規(guī)范和錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。
完善電子注冊(cè)配套制度 目前,國(guó)家學(xué)籍學(xué)歷管理制度漸趨完善,各高校也應(yīng)針對(duì)新生注冊(cè)、學(xué)年注冊(cè)、學(xué)歷注冊(cè)的各個(gè)環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的制度,明確部門(mén)職責(zé),明晰工作流程。比如,在學(xué)年注冊(cè)環(huán)節(jié)對(duì)欠費(fèi)學(xué)生是否注冊(cè)學(xué)籍或暫緩注冊(cè)學(xué)籍,在學(xué)歷注冊(cè)環(huán)節(jié)對(duì)欠費(fèi)學(xué)生是否發(fā)放畢業(yè)證書(shū),是否按時(shí)為其網(wǎng)上注冊(cè)畢業(yè)證書(shū),如何避免欠費(fèi)學(xué)生按網(wǎng)上查到的電子注冊(cè)號(hào)偽造畢業(yè)證書(shū)不償還欠費(fèi),如何合情、合理、合法地追償畢業(yè)生欠款等,這些問(wèn)題有些與電子注冊(cè)直接相關(guān),有些與電子注冊(cè)間接相關(guān),需要各高校逐步建立并完善相關(guān)制度。
搭建電子注冊(cè)技術(shù)支持平臺(tái) 目前,學(xué)籍注冊(cè)平臺(tái)尚不能取代校內(nèi)學(xué)籍管理系統(tǒng),學(xué)校具體的學(xué)籍管理主要依賴于校內(nèi)學(xué)籍管理系統(tǒng)。這一現(xiàn)狀導(dǎo)致學(xué)籍管理人員需要分別在校內(nèi)學(xué)籍管理系統(tǒng)、學(xué)籍注冊(cè)平臺(tái)進(jìn)行兩次操作,造成重復(fù)工作,加重了學(xué)籍管理的負(fù)擔(dān),并且容易出錯(cuò)。學(xué)??梢酝ㄟ^(guò)升級(jí)現(xiàn)用管理系統(tǒng)、重新開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)新的學(xué)籍管理軟件的方式提高學(xué)籍管理效率,簡(jiǎn)化工作,減少錯(cuò)誤。新的學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)具有良好的數(shù)據(jù)接口,如針對(duì)新生電子注冊(cè)環(huán)節(jié),經(jīng)教務(wù)處編學(xué)號(hào)、各院系核對(duì)新生信息無(wú)誤,系統(tǒng)應(yīng)可以直接按照學(xué)籍管理平臺(tái)要求的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)出新生數(shù)據(jù),學(xué)籍管理人員可直接將此數(shù)據(jù)上傳平臺(tái),完成新生電子注冊(cè)。針對(duì)院系新生核對(duì)信息環(huán)節(jié),可以通過(guò)開(kāi)發(fā)新生信息核對(duì)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)學(xué)生本人網(wǎng)上自行核對(duì)信息,系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)審核,對(duì)于與教育部招生庫(kù)信息不一致的學(xué)生,系統(tǒng)應(yīng)給出窗口提示,并要求學(xué)生提供有效證明材料。
加強(qiáng)電子注冊(cè)制度宣傳 學(xué)籍注冊(cè)流程中要求新生電子注冊(cè)后學(xué)生本人登陸中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)在線查實(shí)學(xué)籍資格,但省級(jí)教育行政部門(mén)公布的數(shù)據(jù)顯示,學(xué)生登陸系統(tǒng)查實(shí)個(gè)人學(xué)籍的很少。多數(shù)學(xué)生對(duì)學(xué)籍注冊(cè)制度處于不知情或了解有限的狀態(tài)。2007年,教育部統(tǒng)一制作了《高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書(shū)政策告知》,要求各高校務(wù)必要將《政策告知》在學(xué)校新生報(bào)到處、宣傳櫥窗、圖書(shū)館、食堂等學(xué)生集中的公共場(chǎng)所張貼,使每個(gè)學(xué)生都清楚“經(jīng)過(guò)省級(jí)招辦辦理錄取手續(xù),入學(xué)復(fù)查合格、進(jìn)行學(xué)籍電子注冊(cè)才能獲得學(xué)籍”,“具有學(xué)籍的學(xué)生才能獲得畢業(yè)證書(shū)”。同時(shí),還應(yīng)將本校各類學(xué)生畢業(yè)時(shí)將取得的畢業(yè)證書(shū)內(nèi)容格式等有關(guān)政策廣而告之。在實(shí)際執(zhí)行中,各高校還應(yīng)該輔以其他手段,比如將相關(guān)內(nèi)容寫(xiě)入學(xué)生手冊(cè),納入新生入學(xué)教育環(huán)節(jié);通過(guò)主題班會(huì)的形式宣傳學(xué)籍注冊(cè)制度;將有關(guān)管理文件、制度、告知書(shū)等內(nèi)容掛在校園網(wǎng)醒目位置,提醒學(xué)生注意;另外可以通過(guò)技術(shù)手段,在學(xué)生登陸校內(nèi)管理系統(tǒng)查詢個(gè)人信息、課程成績(jī)時(shí),設(shè)置彈出窗口告知學(xué)生相關(guān)內(nèi)容。通過(guò)多種渠道、采取多種方式,加大電子注冊(cè)制度的宣傳力度。
強(qiáng)化學(xué)籍管理人員培訓(xùn) 學(xué)籍電子注冊(cè)工作是一項(xiàng)原則性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作,要求管理人員具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的思想教育,不斷提高他們的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí),促進(jìn)他們認(rèn)真、細(xì)致、耐心地做好工作,避免知法犯法、違規(guī)操作;學(xué)校應(yīng)通過(guò)對(duì)學(xué)籍管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn),提高他們使用數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等方面的能力,通過(guò)邀請(qǐng)專家開(kāi)設(shè)講座的方式解讀學(xué)籍電子注冊(cè)制度及流程等,不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。學(xué)校還應(yīng)定期組織本校的學(xué)籍管理人員赴兄弟院校參觀學(xué)習(xí),取長(zhǎng)補(bǔ)短,鼓勵(lì)學(xué)籍管理人員參加研討會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì),交流心得,促進(jìn)工作。
各校應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況,認(rèn)真總結(jié)實(shí)施電子注冊(cè)過(guò)程種存在的問(wèn)題,及時(shí)采取有效措施,努力提高電子注冊(cè)工作水平。及時(shí)、準(zhǔn)確地做好學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)工作,不僅有利于維護(hù)高校在校生、畢業(yè)生的合法權(quán)益,有助于為用人單位提供信息查詢服務(wù),而且對(duì)促進(jìn)社會(huì)誠(chéng)信體系建設(shè),營(yíng)造公平、和諧的社會(huì)環(huán)境等方面也具有重要意義。
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□有話職說(shuō)
生命不等于是呼吸,生命是活動(dòng)。
——盧梭
G715文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1672-5727(2011)11-0138-02
謝景權(quán)(1977—),男,江蘇揚(yáng)州人,碩士研究生學(xué)歷,無(wú)錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員,研究方向?yàn)榻逃龑W(xué)及教育管理。