高校院系檔案管理問(wèn)題的制度性思考

梁秀梅

(鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院紀(jì)委，鄭州450015)

在我國(guó)大多高校的檔案管理工作中，院系的檔案管理一直是薄弱環(huán)節(jié)。不僅存在著應(yīng)歸檔文件材料歸檔不全問(wèn)題，而且已歸檔的文件材料缺乏規(guī)范化整理，造成難查找利用甚至個(gè)別丟失等問(wèn)題。這種狀況的存在與延續(xù)，既違背國(guó)家檔案法規(guī)的有關(guān)要求，也不能適應(yīng)高校教學(xué)、科研等工作對(duì)檔案利用的需要。從網(wǎng)上查閱的情況看，最近幾年先后有幾人著文對(duì)之研究，內(nèi)容涉及這一問(wèn)題的表現(xiàn)、改革模式探討等，提出了一些有借鑒價(jià)值的想法。但總體來(lái)說(shuō)，他們偏于問(wèn)題的現(xiàn)象性表述和分析，缺乏從制度的角度進(jìn)行深入的思考和探討。筆者認(rèn)為，高校院系檔案管理存在的一些問(wèn)題及其長(zhǎng)期未獲根本解決的原因，是有關(guān)方面對(duì)高校院系檔案管理的制度設(shè)計(jì)不完善和執(zhí)行已有制度不徹底造成的。最終解決這一問(wèn)題，應(yīng)從制度方面尋找出路。

一、高校院系檔案管理存在問(wèn)題的突出表現(xiàn)

高校院系檔案管理工作主要包括兩方面內(nèi)容，一是收集整理本院系應(yīng)由學(xué)校檔案室(館)管理的文件材料，向?qū)W校檔案室(館)移交;二是收集整理本院系應(yīng)由自己管理的文件材料。本文所談的是后一方面。根據(jù)原國(guó)家教育委員會(huì)1993年11月16日發(fā)布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中第三節(jié)《高等學(xué)校教學(xué)類(lèi)檔案工作規(guī)范》的附件一《高等學(xué)校教學(xué)類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定，存系教學(xué)類(lèi)檔案包括6類(lèi)，分別是:

(1)本科生畢業(yè)論文及評(píng)審意見(jiàn)

(2)課堂教學(xué)材料、課程進(jìn)度表

(3)教師任課安排、教案

(4)優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告

(5)本專(zhuān)業(yè)教學(xué)檢查、調(diào)查材料及總結(jié)

(6)教師工作量核算、登記材料

據(jù)筆者所知，上述6類(lèi)材料很少有學(xué)校的某個(gè)院系收集歸檔齊全的。特別是教案一項(xiàng)，絕大部分高校的院系沒(méi)有收集歸檔。實(shí)習(xí)報(bào)告一項(xiàng)，由于很多高校并未進(jìn)行這方面的評(píng)定，所以無(wú)所謂優(yōu)秀與否，于是許多高校的院系也就多年未收集歸檔學(xué)生的優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告。專(zhuān)業(yè)教學(xué)檢查與調(diào)查材料不少學(xué)校有一些存檔，但大多不全。

以上只是就現(xiàn)有制度規(guī)定范圍的材料而言。還有一些現(xiàn)有制度未作規(guī)定，但實(shí)際具有保存利用價(jià)值的文件材料也應(yīng)歸檔，卻在許多高校院系未歸檔的，如高校院系舉行專(zhuān)業(yè)慶典活動(dòng)材料，舉辦學(xué)生技能競(jìng)賽和文娛活動(dòng)材料，學(xué)生在上級(jí)或社會(huì)有關(guān)組織舉辦的活動(dòng)中重要獲獎(jiǎng)材料，學(xué)生在校期間的重要?jiǎng)?chuàng)作或研究成果材料等。這些材料反映了院系的重要職能活動(dòng)，對(duì)研究院系的工作歷史，借鑒經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，開(kāi)展對(duì)外宣傳，推動(dòng)以后的工作等具有借鑒利用價(jià)值，因此應(yīng)予歸檔保存。然而，這些材料不僅不少高校院系未將其歸檔保存，現(xiàn)有制度也未將其列入歸檔的范圍，這應(yīng)算是兩方面的遺憾吧!

高校院系檔案管理不僅普遍存在歸檔文件材料不齊全問(wèn)題，而且還普遍存在對(duì)已歸文件材料缺乏規(guī)范化整理問(wèn)題。對(duì)已歸檔文件材料進(jìn)行整理不僅是國(guó)際通用的做法，而且是我國(guó)檔案管理工作的一種傳統(tǒng)。自1949年建國(guó)以來(lái)，我國(guó)歷次發(fā)布的檔案管理規(guī)定都明確要求對(duì)已歸檔文件材料進(jìn)行整理，現(xiàn)行的國(guó)家檔案局于2000年12月6日發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》，更是對(duì)已歸檔文件材料整理的含義、原則、質(zhì)量要求和方法等作了明確規(guī)定。如對(duì)其含義是這樣明確的:“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。”［1］現(xiàn)行的國(guó)家教育部和國(guó)家檔案局于2008年8月26日聯(lián)合發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》也要求:“學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門(mén)的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄?！庇忠蟆案咝n案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、鑒定和編號(hào)?！睂?duì)已歸檔文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編目等整理，利于對(duì)檔案的保管和利用?，F(xiàn)在大多高校的院系檔案整理基本狀況是:對(duì)已歸檔文件材料進(jìn)行了簡(jiǎn)單分類(lèi)，未進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號(hào)，未進(jìn)行保管期限鑒定，未編寫(xiě)卷內(nèi)(首)目錄，未進(jìn)行裝訂，未在卷(盒)內(nèi)設(shè)置備考表等。由此造成的后果是:檔案管理人對(duì)自己管理的檔案件數(shù)不清楚，是否丟失、缺少難以發(fā)現(xiàn)，所需查閱的檔案所處的具體位置不清楚，所保管的各具體檔案是否過(guò)期應(yīng)予銷(xiāo)毀或還有多長(zhǎng)保管時(shí)間不清楚。這樣的檔案管理層次，其保管檔案的安全性和利用便捷程度可想而知。

大多高校院系檔案管理不僅如前述的粗放，而且未統(tǒng)一使用計(jì)算機(jī)管理。早在1987年4月23日，原國(guó)家教育委員會(huì)和國(guó)家檔案局在聯(lián)合發(fā)布《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》的文件中就提出:“可積極探索電子計(jì)算機(jī)、縮微貯存、檢索等現(xiàn)代化管理的方法和途徑，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化?！?0多年過(guò)去了，全國(guó)大多高校的校級(jí)檔案管理基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化。用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，利于檔案的統(tǒng)計(jì)、查閱等，方便檔案的管理和提供利用。遺憾的是，現(xiàn)在不少高校的院系檔案管理，對(duì)接收的紙質(zhì)文件材料，未輸入計(jì)算機(jī)管理;對(duì)接收的電子文件，有的雖分類(lèi)存放了，但未做統(tǒng)一的電子目錄等。這顯然不能適應(yīng)現(xiàn)代高校對(duì)檔案管理的要求。眾所周知，不是院系檔案管理員沒(méi)有計(jì)算機(jī)可用，而是雖達(dá)到了人手一臺(tái)，卻未充分地發(fā)揮其在檔案管理工作中的作用。

二、高校院系檔案管理現(xiàn)有問(wèn)題產(chǎn)生的主要原因

為什么大多高校的校級(jí)檔案管理比較科學(xué)規(guī)范，院系的檔案管理卻比較粗疏、混亂呢?是人員素質(zhì)問(wèn)題嗎?從筆者所掌握的情況來(lái)看，校系兩級(jí)的檔案管理人員配備層次基本差不多，甚至很多院系的兼職檔案員的文化程度和綜合素質(zhì)高于校級(jí)的專(zhuān)職檔案管理員，所以人員素質(zhì)問(wèn)題應(yīng)該不是一些高校院系檔案管理粗疏的主要原因。當(dāng)然有人可能從檔案專(zhuān)業(yè)素質(zhì)角度提出問(wèn)題，這的確是一個(gè)理由，但又不是一個(gè)十分有力的理由。因?yàn)橐袁F(xiàn)有院系檔案管理人員的文化基礎(chǔ)，掌握滿足管理檔案所需的知識(shí)是不成問(wèn)題的。那么問(wèn)題的根本到底是什么呢?筆者認(rèn)為，在于一些現(xiàn)有制度的設(shè)計(jì)不夠完美，和已有的一些好的關(guān)鍵性的制度未得到貫徹執(zhí)行。主要有三點(diǎn):

1．未實(shí)行文檔一體化制度

所謂文檔一體化是說(shuō)將傳統(tǒng)的文書(shū)工作與檔案工作二者分別設(shè)計(jì)和管理的體制改為將二者統(tǒng)一設(shè)計(jì)、組織、管理的體制，其主要做法是將傳統(tǒng)的檔案著錄前移，淡化和文件調(diào)用和檔案提供利用的差別，將文件處理與檔案管理責(zé)任明確化等。其主要好處是使檔案管理人員掌握文件來(lái)源情況，便于保證應(yīng)歸檔文件材料的收集齊全和檔案在反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)全貌方面的質(zhì)量，避免或減少傳統(tǒng)文書(shū)登記和檔案著錄方面的重復(fù)勞動(dòng)，提高檔案工作的效率。其適用條件主要是中小單位與計(jì)算機(jī)管理文書(shū)和檔案等。

現(xiàn)在大多高校的院系檔案管理表面上看是教學(xué)秘書(shū)(或行政秘書(shū))兼做檔案員，在人員上是文書(shū)管理與檔案管理一人承擔(dān)，是文檔一體化。實(shí)際上，文檔一體化的核心是文書(shū)管理與檔案管理一體設(shè)計(jì)、組織、管理和要求，而現(xiàn)在大多高校院系檔案管理的狀態(tài)則不是這樣的情況。而是一人兼做傳統(tǒng)制度文書(shū)工作與檔案工作分別設(shè)計(jì)和要求的兩方面的工作，并且主要是做秘書(shū)工作(文書(shū)處理等方面工作內(nèi)容)，檔案管理在他的整個(gè)工作職責(zé)內(nèi)容中處于“副”的地位。由于是兼做，并且是處于“副”的地位，他在檔案管理方面花費(fèi)的精力和心思就少，領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)平時(shí)對(duì)他的工作要求和檢查考核也主要是非檔案管理類(lèi)工作。只要不是評(píng)估等需要核查材料，他的檔案管理工作怎樣基本處于無(wú)人過(guò)問(wèn)、評(píng)說(shuō)的境地，這就自然使他在這方面懈怠，于是院系的檔案管理要想有質(zhì)量保證，就無(wú)從談起了。

2．未徹底實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理制度

前述教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第七條規(guī)定，“高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)?！钡诎藯l規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“負(fù)責(zé)接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料”。原國(guó)家教委1993年11月16日發(fā)布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》也規(guī)定，“高等學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用?！钡?，不少高校的院系檔案管理中卻未很好地執(zhí)行這一規(guī)定。雖然院系的大多應(yīng)歸檔文件材料集中于兼職檔案員那里，但也有一些重要的應(yīng)歸檔材料散存于有關(guān)人員手中。如有的學(xué)校院系學(xué)生活動(dòng)材料存放在院系團(tuán)總支書(shū)記那里，專(zhuān)業(yè)調(diào)查和學(xué)生畢業(yè)論文存放于專(zhuān)業(yè)教研室主任那里，有的材料由于某種原因經(jīng)過(guò)院系領(lǐng)導(dǎo)，存放在他們那里。前面我們說(shuō)不少高校院系檔案管理存在應(yīng)歸檔材料收集不齊全問(wèn)題，是就兼職檔案員那里的存放歸檔材料而言的，若將散存于院系內(nèi)有關(guān)人員手中的應(yīng)歸檔材料全部移交兼職檔案員集中保存，這個(gè)問(wèn)題可基本解決。由于院系內(nèi)的非兼職檔案員不負(fù)有保管檔案責(zé)任，他們大多也缺乏檔案保管的意識(shí)，因此散存于他們手中的材料很容易被他們隨意處理，由此造成的不僅是應(yīng)歸檔材料的歸檔不齊全，而且會(huì)造成其中某些材料的永遠(yuǎn)消失。

3．未實(shí)行院系檔案工作定期檢查與考核制度

現(xiàn)行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十四條規(guī)定:“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平?！保?］原國(guó)家教育委員會(huì)1989年10月10日發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》也有類(lèi)似規(guī)定。其規(guī)定原文是:“高等學(xué)校應(yīng)做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行‘四同步’管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作?！保?］由此可以看出，國(guó)家對(duì)高校檔案管理工作也是高度重視的。國(guó)家做出這樣的規(guī)定，毫無(wú)疑問(wèn)是為了防止高校有關(guān)管理人員忽略或輕視檔案工作，防止檔案管理的粗疏甚至混亂。通過(guò)定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收這樣的制度手段，強(qiáng)化有關(guān)管理人員特別是檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，促使檔案規(guī)范化管理，提高檔案管理水平，使檔案管理工作與學(xué)校的其他工作一樣獲得重視和發(fā)展。然而，實(shí)際情況是國(guó)家的這一制度在大多高校的院系檔案管理工作中未獲得落實(shí)。不僅院系的兼職檔案員缺乏足夠的檔案管理責(zé)任意識(shí)，而且大多院系的領(lǐng)導(dǎo)也檔案意識(shí)不強(qiáng)，很少關(guān)注本院系的檔案管理工作。如果不是教學(xué)評(píng)估類(lèi)工作需要提供檔案佐證，他們很少把檔案工作作為自己管理工作內(nèi)容的一部分予以重視。即使在上級(jí)對(duì)本院系工作進(jìn)行評(píng)估的時(shí)候，他們注意的也主要是評(píng)估需要的材料能否提供得齊全，而對(duì)評(píng)估不涉及的材料和檔案的整理及日常管理與提供利用則很少注意。學(xué)校級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)院系工作進(jìn)行布置、檢查、考核時(shí)雖偶有要求檔案工作的內(nèi)容，但總體上不及對(duì)其他工作的重視程度。學(xué)校級(jí)的檔案管理部門(mén)也很少對(duì)院系的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和評(píng)估。如此等等，使院系的檔案管理基本處于很少制約的狀態(tài)，其管理質(zhì)量自然就缺乏保證了。

三、完善和加強(qiáng)制度落實(shí)是解決高校院系檔案管理問(wèn)題的關(guān)鍵

各高校院系的檔案管理毫無(wú)疑問(wèn)取決于和最終落實(shí)于檔案管理員的努力，因此不少人把院系檔案管理存在的問(wèn)題歸于檔案管理員。其實(shí)，這不僅是一個(gè)人的問(wèn)題，更主要的還是取決于制度的設(shè)計(jì)和執(zhí)行。就大多數(shù)高校院系檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題來(lái)說(shuō)，目前院系檔案管理由教學(xué)秘書(shū)兼管的做法，由于檔案管理不是他的主職主責(zé)，平時(shí)院系領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)之較少關(guān)注和要求，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)校檔案管理部門(mén)也較少對(duì)之檢查、考核，這些制度環(huán)境自然使他對(duì)檔案管理看輕和放松。所以，要解決大多數(shù)高校院系檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題，提高檔案管理的質(zhì)量，必須完善院系檔案管理的制度設(shè)計(jì)，強(qiáng)化制度的落實(shí)，這包括實(shí)行文檔一體化管理制度，明確歸檔的具體范圍，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，使用現(xiàn)代化管理手段，采用規(guī)范化管理方法，定期進(jìn)行檢查、考核等。唯有這樣，才能使高校院系的檔案管理進(jìn)入良性運(yùn)行和發(fā)展的軌道。

［1］國(guó)家檔案局．歸檔文件整理規(guī)則［Z］．2000－12－06．

［2］教育部，國(guó)家檔案局．高等學(xué)校檔案管理辦法［Z］．2008－08－20．

［3］國(guó)家教育委員會(huì)．普通高等學(xué)校檔案管理辦法［Z］．1989－10－10．