努力構建“模擬辦公室”，大力加強文秘專業(yè)學生實訓教學

符海蘭

（羅定職業(yè)技術學院，廣東 羅定 527200）

努力構建“模擬辦公室”，大力加強文秘專業(yè)學生實訓教學

符海蘭

（羅定職業(yè)技術學院，廣東 羅定 527200）

文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)需要特別注重實踐性。構建文秘專業(yè)“模擬辦公室”，不僅可以進一步加強文秘專業(yè)實訓、實踐環(huán)節(jié)的教學力度，培養(yǎng)學生對文秘工作實際操作能力，大力推動課程、實訓和實踐教學一體化建設，還可以培養(yǎng)學生的秘書角色意識，幫助學生樹立正確的秘書職業(yè)理念，切實提高文秘專業(yè)的教學質量，真正做到服務當地經濟。

文秘專業(yè)；模擬辦公室；實訓教學

隨著我國經濟的迅速發(fā)展，文秘人員的需求量越來越大，文秘工作也越來越專業(yè)化，而文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)卻出現了困境。我們培養(yǎng)出來的學生，參加工作后在很長一段時間內都難以較好地適應文秘工作，這主要就是他們的實際操作能力較差，在學校所學的理論知識很難與文秘的具體實踐工作有效地結合起來，缺乏靈活性。文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)需要特別注重實踐性，文秘專業(yè)的學生除了學習和掌握必要的理論知識以外，如何培養(yǎng)對文秘工作的實際操作能力，是培養(yǎng)高素質文秘人才的關鍵。然而，我們很多院校的文秘教育工作者，都沒有找到解決這一問題的有效途徑。

筆者認為，可以通過增加實訓教學來彌補畢業(yè)實習的不足。為此，設想了一個文秘專業(yè)實訓教學的方法——構建“模擬辦公室”。經過幾年的探索和實踐證明，構建文秘專業(yè)“模擬辦公室”，不僅可以加強實訓教學環(huán)節(jié)，還可以大力推動文秘專業(yè)課程、實訓和實踐教學一體化建設。

一、“模擬辦公室”的機構設置

根據秘書的職能要求、社會發(fā)展的需要和高職院校文秘專業(yè)的教學實際，“模擬辦公室”設辦公室主任1名，副主任2名，下設7個科室，具體設置如下：

1.辦公室主任。1名，為大二學生，是領導和老師身邊的參謀和助手，是“模擬辦公室”的學生負責人。其職責主要有：全面管理“模擬辦公室”日常事務，組織和指揮辦公室成員辦文、辦會、辦事以及完成領導和老師交辦事項。辦公室主任要在領導、老師和辦公室成員之間、各科室之間、辦公室與內外公眾之間發(fā)揮綜合協(xié)調作用。

2.辦公室副主任。2名，均為大二學生，其職責主要是協(xié)助辦公室主任管理“模擬辦公室”日常事務。

3.文書科?？崎L1名，為大二學生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學生中挑選若干名。文書科是幫助學生全面掌握文書工作的有關知識和培養(yǎng)學生文件撰擬、修改、印制、校對、裝訂、寄發(fā)、登記、擬辦、傳閱、辦理等文書處理技能的機構?？崎L的職責主要是協(xié)助老師進行“文書工作”的課程教學、實訓教學和實踐教學；向校內外相關單位、部門推薦文秘專業(yè)的學生，并為其提供“文書處理”等相關服務。

4.文員科。科長1名，為大二學生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學生中挑選若干名。文員科是幫助學生全面掌握“辦公自動化”的有關知識和培養(yǎng)學生打字、打印、復印、傳真等辦公自動化熟練操作技能的機構?？崎L的職責主要是協(xié)助老師進行“辦公自動化”的課程教學、實訓教學和實踐教學；向校內外相關單位、部門推薦文秘專業(yè)的學生，并為其提供操作“辦公自動化”等相關服務。

5.檔案科?？崎L1名，為大二學生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學生中挑選若干名。檔案科是幫助學生全面掌握文書檔案與人事檔案工作的有關知識和培養(yǎng)學生文件整理、立卷、歸檔、保管、利用等檔案管理技能的機構?？崎L的職責主要是協(xié)助老師進行“文書檔案管理和人事檔案管理”的課程教學、實訓教學和實踐教學；向校內外相關單位、部門推薦文秘專業(yè)的學生，并為其提供“檔案管理”的服務。

6.會務科?？崎L1名，為大二學生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學生中挑選若干名。會務科是幫助學生全面掌握“會務操辦”有關知識和培養(yǎng)學生會務操辦技能的機構。科長的職責主要是協(xié)助老師進行“會務操辦”的課程教學、實訓教學和實踐教學；向校內外有關單位、部門推薦文秘專業(yè)的學生，并為其提供“會務操辦”的服務

7.禮儀科?？崎L1名，為大二學生，成員為文秘專業(yè)所有身高1.6米以上的女學生。禮儀科是培養(yǎng)“禮儀小姐”的機構?？崎L的職責主要是聯系校內外專業(yè)老師并協(xié)助其進行“禮儀小姐”的課程教學、實訓教學和實踐教學；向校內外有關單位、部門推薦文秘專業(yè)的禮儀小姐，并為其提供相關服務。

8.儀表科?？崎L1名，為大二學生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學生中挑選若干名。儀表科是幫助學生全面掌握“儀容儀表”有關知識和培養(yǎng)學生化妝、規(guī)范著裝等技能的機構。科長的職責主要是聯系校內外專業(yè)老師并協(xié)助其進行“儀容儀表”的課程教學、實訓教學和實踐教學；為廣大師生提供“儀容儀表”的指導服務。

9.社交科。科長1名，為大二學生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學生中挑選若干名。社交科是幫助學生全面掌握社交禮儀的有關知識和培養(yǎng)學生接待、應對電話、問候、介紹、握手、迎來送往、演講等技能的機構?？崎L的職責主要是協(xié)助老師進行“社交禮儀”的課程教學、實訓教學和實踐教學；為文秘專業(yè)學生提供“聯系實習和就業(yè)單位”等服務。

二、構建“模擬辦公室”的具體操作

文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)需要特別注重實踐性?！澳M辦公室”的構建，不僅可以幫助學生學習和掌握必要的理論知識，大力加強學生對秘書工作的實際操作能力，還可以避免課程教學和實訓實踐教學相脫節(jié)的現象，推動課程、實訓和實踐教學一體化的建設，更重要的是可以培養(yǎng)學生的秘書角色意識，增強學生的責任感，幫助學生樹立正確的秘書職業(yè)理念，讓學生參加工作后在較短的時間內就可以很好地適應秘書工作。具體操作如下：

1.在學校設置一個固定教室作為文秘專業(yè)專用的“模擬辦公室”。“模擬辦公室”的成員主要由文秘專業(yè)的學生組成，每個科室必須安排一個指導教師，指導教師可以是與科室的設置相關課程的老師擔任，也可以是具有這方面專長的老師擔任。

2.在文秘專業(yè)的課程教學中，任課教師要結合秘書工作的實踐和“模擬辦公室”的實訓、實踐教學來開展教學。這樣的教學要更加注重秘書專業(yè)的實踐性，可以形成“學以致用，用以促學”的良好教育格局。

3.在文秘專業(yè)的實訓教學中，指導教師主要是模擬秘書部門的工作來開展實訓教學活動。指導教師應制定學期實訓計劃和階段實施方案，參加并予以指導。利用“模擬辦公室”進行實訓還應結合課程教學內容，就處理某一事件而開展模擬活動。例如，學到“文書處理”這一章時，可進行“模擬處理公文活動”。指導教師先讓學生做好預習工作，在課堂上簡短地講一下要求，然后由“模擬辦公室”中的文書科、文員科和檔案科合作完成活動。為了讓學生熟悉文書處理活動的全過程，要配備兩套班子，每套班子都要設相關領導和部門負責人，設收發(fā)、登記、傳遞的秘書以及文員若干名。一套班子搞發(fā)文模擬，弄清擬稿——核稿——簽發(fā)——繕印——校對——蓋印封發(fā)——注發(fā)各環(huán)節(jié)。擬定的公文結構、格式、附加標記應正確，文字、內容符合要求。結束后，由另外一套班子模擬簽收——登記——分發(fā)——擬辦——批辦——承辦——注辦——歸檔過程。指導教師在各環(huán)節(jié)上指出錯誤或注意點。

4.文秘專業(yè)的實踐教學，其目的除了培養(yǎng)學生對秘書工作的實際操作能力外，更重要的是服務學校，服務當地經濟。“模擬辦公室”不僅僅是實訓基地，而且是實踐基地；“模擬辦公室”不僅僅是模擬性機構，而且是組織性機構。學校本身就是一個龐大的實踐基地，蘊含著豐富的教學資源，有很多可以為文秘專業(yè)教學實踐提供實踐機會，如果能夠充分利用本學校的資源，既可以延伸課堂，豐富教學內容，又可以為學生提供多種專業(yè)技能訓練的平臺，符合文秘專業(yè)發(fā)展的需要。例如，“模擬辦公室”的學生可以聯系本學校有關部門，讓文秘專業(yè)的學生在學校各部門擔任秘書，學習處理辦公室各種事務，而學生又對校園辦公環(huán)境比較熟悉，能夠很快進入角色，在實際崗位上的鍛煉，可以獲得更多的對辦公室工作和秘書職業(yè)的感性認識；學校舉辦各種大型會議活動時，可以讓“模擬辦公室”中會務科的學生參與其中，從最初的旁觀學習觀摩到真正的參與會議籌備，學生可以發(fā)揮專業(yè)特長，逐步了解熟悉秘書工作的具體流程，在實踐中學會組織、策劃、協(xié)調等方面的技能；學校舉辦各種慶典活動時，可以聘用“模擬辦公室”中禮儀科的禮儀小姐為其提供迎賓、剪彩、倒茶等服務；學校有關接待賓客的任務也可以交給“模擬辦公室”中社交科的學生來完成，讓他們將課堂上所學到的秘書禮儀規(guī)范落實到日常言行，不斷地磨練學習以積累豐富的經驗；“模擬辦公室”還可以組織文員科的學生定期到學校的計算機實驗室、圖書館、閱覽室等網絡辦公場所，學習現代辦公系統(tǒng)的操作和對圖書館、閱覽室的管理，提高自己的綜合素質、綜合知識運用能力和綜合秘書工作能力。而且，通過學生自己聯系（指導教師可以輔助協(xié)調），還可以鍛煉學生的公關能力。

“模擬辦公室”的實踐教學不能局限于校內，還應服務當地經濟。例如，在重大節(jié)日或有關單位、公司慶典期間，“模擬辦公室”的禮儀科可以聯系有關單位、公司，推薦“模擬辦公室”的禮儀小姐為其提供相關服務；在有關單位、公司召開重大會議活動時，可以組織文書科、文員科、會務科、禮儀科和社交科的學生為其提供相關服務。通過這樣的實踐教學，不僅能夠很好地鞏固學生所學理論知識，培養(yǎng)學生對秘書工作的實際操作能力，增加學生接觸社會的機會，還可以很好地服務當地經濟，在當地乃至全省造成一定的影響，為文秘專業(yè)和學校作無形的正面宣傳，樹立學校的良好形象。

5.文秘專業(yè)的學生參加“模擬辦公室”活動的時間，沒有必要在所有的專業(yè)理論知識都學習完以后才開始，而可以在學生一入校，就組織他們對“模擬辦公室”進行了解和逐漸參與，甚至可以將課堂安排在“模擬辦公室”進行。

三、構建“模擬辦公室”的保障措施

1.學校重視，各方支持。構建“模擬辦公室”，推動課程、實訓和實踐教學一體化建設，是一項涉及文秘專業(yè)未來發(fā)展的教學改革，是完全符合各高職院校辦學宗旨、辦學理念和教學改革發(fā)展方向的一項重大舉措，但同時也需要學校領導和當地政府的高度重視，并給予政策和資金的支持，需要學校各部門的大力配合。

2.加強領導，精心組織。為了保證“模擬辦公室”活動順利開展，文秘專業(yè)課程、實訓和實踐教學一體化建設的有效推進，學?；蛟合祽闪ⅰ澳M辦公室”領導小組，全面負責“模擬辦公室”工作的運行。

3.廣泛宣傳，營造氛圍。利用“模擬辦公室”來推動文秘專業(yè)課程、實訓和實踐教學一體化建設是一項重大教學改革，許多人對“模擬辦公室”的構建和運行都不甚了解，應在學校領導和各部門中，在廣大教師尤其在文秘專業(yè)的任課教師中，在文秘專業(yè)的學生中作廣泛的宣傳，利用“模擬辦公室”揭牌儀式等活動，創(chuàng)造良好的氛圍。

4.搭建平臺，重點培養(yǎng)。為成功構建“模擬辦公室”，培養(yǎng)大量優(yōu)秀的文秘人才，將文秘專業(yè)建設成為學校的一個品牌專業(yè)，需要學校提供一個固定教室為文秘專業(yè)學生專用，要在“模擬辦公室”里為學生購置傳真機、打印機、復印機、電話、攝影攝像機、掃描儀和電腦等相關器材，為學生提供模擬文秘辦公的工作環(huán)境；在實踐教學和各種文秘活動中，也需要各部門積極配合，為文秘專業(yè)的學生提供一個實踐的舞臺。

四、結束語

經過近5年的探索和實踐證明，構建文秘專業(yè)“模擬辦公室”，不僅可以加強實訓教學環(huán)節(jié)，還可以大力推動文秘專業(yè)課程、實訓和實踐教學一體化建設，形成“學以致用，用以促學”的良好教育格局，培養(yǎng)學生對文秘工作的實際操作能力和秘書角色意識，幫助學生樹立起正確的秘書職業(yè)理念，能夠切實提高文秘專業(yè)的教學質量，真正做到服務當地經濟。羅定職業(yè)技術學院自從2005年開辦文秘專業(yè)以來，就一直在摸索構建文秘專業(yè)“模擬辦公室”，現已取得很好的效果：培養(yǎng)出來的文秘專業(yè)學生，受到了當地各界的好評，特別是受用人單位的歡迎。盡管我們從第一年只招了9名文秘專業(yè)的學生，到2009年增加到招收2個班的文秘專業(yè)學生，就業(yè)時還是出現了供不應求的現象。

當然，無論什么改革都必定會遇到各種各樣的困難和挫折，文秘專業(yè)教改雖然在本校取得了較大成功，但在別的高職院校是否可行還有待于實踐的進一步檢驗。另外，構建“模擬辦公室”的具體實施還牽涉到教學計劃的安排、學生能力的起點等問題，這就需要各級領導和教師、學生乃至秘書實際工作者以教高［2006］16號文件精神為指導思想，以專業(yè)建設為平臺，以實訓實踐為抓手，以現代教育理念作支撐，突出以就業(yè)導向為主的教育特征，切實加強實訓、實踐環(huán)節(jié)，重視學生綜合素質、專業(yè)知識和職業(yè)技能的培養(yǎng)，特別是實際操作能力的培養(yǎng)。

［1］方國雄.秘書學［M］.北京：高等教育出版社，2003.

［2］李文得.行政管理學［M］.北京：警官教育出版社，1994.

［3］吳加才.對本科秘書專業(yè)教育改革的思考［J］.秘書，2002，（4）.

［4］丁伯江.試論中等職校文秘專業(yè)的專業(yè)技能結構［J］.秘書，2002，（6）.

［5］符海蘭.文秘專業(yè)如何提高學生的實際操作能力［J］.漯河職業(yè)技術學院學報，2008，（3）.

2010-08-18

符海蘭（1978-），女，羅定職業(yè)技術學院講師，碩士，主要從事文秘專業(yè)教學及政治哲學研究。