建立信用管理機(jī)制加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理

○ 王 潭 張 卓

（中國(guó)石油上海銷售公司 上海 200122）

建立信用管理機(jī)制加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理

○ 王 潭 張 卓

（中國(guó)石油上海銷售公司 上海 200122）

加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理，減少不良資產(chǎn)的產(chǎn)生，對(duì)于企業(yè)來說具有十分重要的意義。本文討論了如何建立信用管理機(jī)制加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理。

信用管理 應(yīng)收賬款 現(xiàn)金流 內(nèi)部控制

當(dāng)前，企業(yè)都面臨著“銷售難、收款更難”的雙重困境。一方面，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為爭(zhēng)取客戶訂單，企業(yè)需要提供近乎苛刻的優(yōu)惠條件，利潤(rùn)越來越少；另一方面，客戶拖欠賬款，甚至產(chǎn)生大量呆賬、壞賬，利潤(rùn)被大量侵蝕。企業(yè)間“三角債”相當(dāng)嚴(yán)重，前清后欠，形成了惡性循環(huán)。

一、目前企業(yè)應(yīng)收賬款管理中存在的問題

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)本質(zhì)上是信用經(jīng)濟(jì)，信用銷售已成為商家爭(zhēng)取客戶、擴(kuò)大銷售額和經(jīng)營(yíng)規(guī)模的最有效手段，以信用方式為主的結(jié)算方式已日趨成為取代現(xiàn)金結(jié)算而占主導(dǎo)地位的企業(yè)間交易形式。但是越來越多的企業(yè)發(fā)現(xiàn)：雖然利潤(rùn)表上的盈利數(shù)額非常可觀，但實(shí)際上現(xiàn)金流量表上可供支配的自由現(xiàn)金流卻捉襟見肘。企業(yè)無法將盈利轉(zhuǎn)變?yōu)榭晒┲涞默F(xiàn)金流，從而無法把握投資機(jī)會(huì)，限制了企業(yè)的發(fā)展，甚至于影響到企業(yè)的生存。

企業(yè)能否有效地控制應(yīng)收賬款，不僅直接決定了流動(dòng)資金的周轉(zhuǎn)水平和最終營(yíng)業(yè)利潤(rùn)，而且還直接影響到銷售業(yè)績(jī)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。但是，企業(yè)在應(yīng)收賬款的管理中存在著許多問題。

1、應(yīng)收賬款管理責(zé)任沒有落實(shí)

在許多企業(yè)中，銷售部門和財(cái)務(wù)部門各司其職，沒有人對(duì)應(yīng)收賬款的管理真正負(fù)責(zé)，因此也沒有人對(duì)收款問題承擔(dān)責(zé)任。在外部信用風(fēng)險(xiǎn)增大時(shí)，便產(chǎn)生大量拖欠賬款，而且是在被拖欠了相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間后才開始催收。其結(jié)果是前清后欠，屢禁不絕，包袱越背越重。

2、銷售部門考核扭偏

由銷售部門承擔(dān)收賬職責(zé)雖然改變了應(yīng)收賬款無人管理的狀況，但實(shí)際上給企業(yè)帶來更大的拖欠風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)殇N售業(yè)務(wù)人員的目標(biāo)和能力在于銷售而不在于收款。實(shí)際情況是：許多業(yè)務(wù)人員在銷售激勵(lì)機(jī)制下，盲目放賬，而事后收款力度又不夠，雖然銷售額上去了，卻往往給公司帶來嚴(yán)重的呆賬、壞賬損失。

3、財(cái)務(wù)部門難以控制信用銷售和收賬

由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)雖然加強(qiáng)了應(yīng)收賬款的專門管理，但往往與實(shí)際相差太遠(yuǎn)。因?yàn)樨?cái)務(wù)部門實(shí)際上不了解客戶情況和交易背景，無法形成科學(xué)有效的管理。對(duì)于應(yīng)收賬款要么控制過嚴(yán)，企業(yè)銷售額下降；要么失去控制，拖欠仍會(huì)大量發(fā)生。

二、應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)

應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)，實(shí)際上，也就是追求最好的流動(dòng)性和效益性。其中，收賬部門的工作主要是提高應(yīng)收賬款的流動(dòng)性指標(biāo)。另外，按照效益性的要求，應(yīng)收賬款要保持在一定合理的規(guī)模上，以便既能實(shí)現(xiàn)較高的銷售收入，又不至于發(fā)生太高的持有成本。而且，應(yīng)收賬款發(fā)生之后應(yīng)該及時(shí)催收，以免形成壞賬損失。

三、建立企業(yè)信用管理機(jī)制

在我國(guó)，企業(yè)信用管理缺位是迫切需要解決的問題。國(guó)內(nèi)企業(yè)現(xiàn)在已經(jīng)越來越認(rèn)識(shí)到信用管理的重要性，并且大都采取了相關(guān)舉措，比如：設(shè)置信用部門或者明確相關(guān)部門的信用管理職能、制定信用管理目標(biāo)和政策、對(duì)應(yīng)收賬款加強(qiáng)監(jiān)管和催收的力度等。但總體而言，信用管理的職能還是相對(duì)薄弱。因此，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)企業(yè)的信用管理。

1、建立切實(shí)可行的信用管理目標(biāo)

首先需要對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行層層分解，并對(duì)企業(yè)目前應(yīng)收賬款狀況和客戶來往的情況做具體深入的分析?？蓮囊韵聨c(diǎn)入手，建立信用管理目標(biāo)：確?？焖偈栈貞?yīng)收賬款；維持公司利潤(rùn)和銷售的最大化；維持和客戶的關(guān)系；提高公司的形象。

2、建立客戶信用資料檔案

信用部門集中保存并及時(shí)更新客戶信息，不能再零散無序。這些資料應(yīng)該包括企業(yè)與銀行及主要客戶交往的歷史資料，主要有客戶的基本信息、近期的財(cái)務(wù)報(bào)表、開戶銀行的證明以及銀行和其他金融機(jī)構(gòu)已公布的一些信用等級(jí)、信用申請(qǐng)表、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、信用調(diào)查報(bào)告、合同或訂單、付款記錄及往來信函等。建立這些完整的檔案亦可防止因業(yè)務(wù)人員的離職而導(dǎo)致客戶資源流失的情況。信用部門應(yīng)逐步完善自身對(duì)客戶的信用評(píng)估職能，根據(jù)已收集的信用資料，對(duì)客戶的信用等級(jí)進(jìn)行評(píng)定。

3、制定嚴(yán)格統(tǒng)一的信用政策，并在企業(yè)信用部門內(nèi)部嚴(yán)格執(zhí)行

從信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件和收款政策三方面制定企業(yè)的信用政策。在制定時(shí)，應(yīng)依據(jù)自身的實(shí)際情況、考慮成本收益原則和客戶信用狀況，制定出準(zhǔn)確、規(guī)范的信用政策。在信用政策執(zhí)行過程中，一方面要嚴(yán)格按信用等級(jí)對(duì)客戶執(zhí)行不同的信用標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要根據(jù)客戶信用狀況的動(dòng)態(tài)變化隨時(shí)調(diào)整對(duì)其的信用額度，從動(dòng)態(tài)上保持信用政策執(zhí)行的一貫性。另外，在信用政策制定時(shí)，要區(qū)別對(duì)待不同產(chǎn)品，不能采取一刀切的信用政策。

4、建立信用管理人員的獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度

通過賒銷責(zé)任制或者銷售收款責(zé)任制的方式，將銷售和信用部門的信用管理職能統(tǒng)一起來。可以采用銷售人員銷售和收款一條線負(fù)責(zé)制，將完成貨款回籠作為銷售人員業(yè)務(wù)流程的重要環(huán)節(jié)，對(duì)其考核標(biāo)準(zhǔn)采用銷售額和貨款回籠額雙層次指標(biāo)，同時(shí)將其與相關(guān)人員的工資獎(jiǎng)金掛鉤。

5、加強(qiáng)客戶信息反饋工作的力度

一方面，企業(yè)應(yīng)制定客戶信用等級(jí)評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，另一方面，業(yè)務(wù)人員要對(duì)在具體業(yè)務(wù)過程中反映出來的客戶信用情況進(jìn)行及時(shí)總結(jié)。對(duì)老客戶，可以按季度或者月份定期對(duì)其信用情況進(jìn)行總結(jié)；對(duì)新客戶和零散業(yè)務(wù)客戶，應(yīng)該在每筆業(yè)務(wù)結(jié)束后對(duì)客戶信用情況進(jìn)行總結(jié)，并且按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，由業(yè)務(wù)人員對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行量化評(píng)分，并將這些相應(yīng)的資料作為客戶信用資料納入客戶檔案。企業(yè)應(yīng)該把客戶以后的表現(xiàn)和業(yè)務(wù)人員的總結(jié)進(jìn)行及時(shí)的比較，加強(qiáng)考核力度。

四、加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的措施

應(yīng)收賬款從其存續(xù)的時(shí)間上劃分，可以分為信用期內(nèi)應(yīng)收賬款和逾期應(yīng)收賬款。對(duì)于信用期內(nèi)應(yīng)收賬款，企業(yè)關(guān)心的是能否或有沒有必要提前變現(xiàn)；對(duì)于逾期應(yīng)收賬款，則必須想辦法盡快收回，應(yīng)收賬款逾期的時(shí)間越長(zhǎng)，其收回的可能性就越小。

1、應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)管理

企業(yè)的財(cái)務(wù)部門應(yīng)配合信用部門的工作，設(shè)立專人負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的管理。通過設(shè)計(jì)和填報(bào)各種表格，隨時(shí)掌握企業(yè)應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)情況。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)銷售部門上報(bào)的銷售記錄進(jìn)行匯總，然后寫出分析報(bào)告，做出應(yīng)收賬款明細(xì)的月報(bào)，送信用部門的主管經(jīng)理。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門協(xié)助有關(guān)部門制定收回欠款的獎(jiǎng)勵(lì)制度，加速逾期賬款回收。

2、對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行分析

信用部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供的應(yīng)收賬款明細(xì)表對(duì)客戶的欠款情況進(jìn)行分析，每月定期公布應(yīng)收賬款的催收計(jì)劃。企業(yè)對(duì)每項(xiàng)應(yīng)收賬款要落實(shí)責(zé)任人，限期收回。企業(yè)負(fù)責(zé)人必須重視和加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的催收工作。企業(yè)有關(guān)部門還應(yīng)分析收回應(yīng)收賬款的可能性，掌握客戶最新的財(cái)務(wù)信息，防止客戶轉(zhuǎn)移資產(chǎn)和抵押物。

由應(yīng)收賬款賬齡分析表，企業(yè)可以了解到以下情況：其一，有多少欠款尚在信用期內(nèi)，欠款是正常的，但到期后能否收回，還要待時(shí)再定，故及時(shí)的催收仍是必要的。其二，有多少欠款超過了信用期，超過時(shí)間長(zhǎng)短的款項(xiàng)各占多少，有多少欠款會(huì)因拖欠時(shí)間太久而可能成為壞賬。對(duì)不同拖欠時(shí)間的欠款，企業(yè)應(yīng)采取不同的收賬方法，制定出經(jīng)濟(jì)可行的收賬政策；對(duì)可能發(fā)生的壞賬損失，則應(yīng)提前做出準(zhǔn)備，充分估計(jì)這一因素對(duì)損益的影響。

3、逾期應(yīng)收賬款的催收工作

企業(yè)在收到全額貨款前，一定要把所有的銷售資料保管好，以此作為催收乃至訴訟的依據(jù)。這些銷售資料包括：銷售合同、訂單、發(fā)票、往來傳真和信件、貨運(yùn)單據(jù)、信用申請(qǐng)表等一切能夠證明企業(yè)對(duì)應(yīng)收賬款具有權(quán)利的文件。

（1）逾期應(yīng)收賬款的處理原則。與客戶的良好關(guān)系是企業(yè)維持市場(chǎng)份額的關(guān)鍵。因此，對(duì)于非惡意的客戶應(yīng)繼續(xù)保持業(yè)務(wù)往來，力爭(zhēng)以最低的成本完整收回欠款，并獲得客戶違約金或其他補(bǔ)償；對(duì)不良客戶應(yīng)采取一切合法手段，將應(yīng)收賬款的損失降到最低；對(duì)資信很好的客戶，了解客戶的實(shí)際情況，如果客戶僅僅處于暫時(shí)的付款困難，可以適當(dāng)延長(zhǎng)信用期，不能輕易得罪客戶。

（2）逾期應(yīng)收賬款的收款方式。企業(yè)的收款方式并無明確標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)信用部門應(yīng)根據(jù)具體情況靈活機(jī)動(dòng)地運(yùn)用各種手段，既要維護(hù)企業(yè)利益，減少企業(yè)損失，又要盡可能地維持與客戶的關(guān)系。企業(yè)向客戶追收貨款必須講究方式，才能達(dá)到收回貨款的目的。

（3）必須考慮收賬成本。在收款過程中，有一個(gè)重要的方面是必須考慮收賬成本，也就是要從效益的角度考慮。因此，企業(yè)應(yīng)盡可能采取最低的收賬成本，將企業(yè)的損失減少到最小。

收款方式為：第一，由企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)員直接出面：因?yàn)闃I(yè)務(wù)員親自參與業(yè)務(wù)交易，對(duì)客戶情況最熟悉。一般情況下，業(yè)務(wù)員可能與客戶有多年的交情，見面易于溝通。第二，由企業(yè)內(nèi)部專職機(jī)構(gòu)出面：優(yōu)點(diǎn)是可以集中多數(shù)人的智慧，采取最佳方法與客戶接觸談判，避免可能出現(xiàn)的極端行為給追收造成的不必要麻煩。在這種情況下，也需要業(yè)務(wù)員的配合和支持。第三，委托社會(huì)追賬機(jī)構(gòu)出面：一般在客戶態(tài)度強(qiáng)硬、故意欺詐的情況下，可以采取這種方式。委托專業(yè)的追賬機(jī)構(gòu)，管理部分或全部應(yīng)收賬款，在國(guó)外已被證明是一個(gè)較為有效的管理方式。它不但能節(jié)省企業(yè)的資源，減少并控制企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，而且能夠降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)，增加現(xiàn)金流入，提高應(yīng)收賬款的管理質(zhì)量。

（4）逾期應(yīng)收賬款的收款程序。一般逾期應(yīng)收賬款的催收程序從逾期之日開始，先通過電話、函件、傳真、E-mail等較禮貌的方式，提醒客戶賬款已到期，應(yīng)予付款。如果提醒沒有結(jié)果，應(yīng)通過對(duì)客戶的現(xiàn)有資料進(jìn)行分析，了解該筆業(yè)務(wù)發(fā)生的背景和可能無法收回的因素，尋找解決的方案。經(jīng)過多次的函電、傳真、及上門催收無結(jié)果后，對(duì)客戶的催收壓力應(yīng)逐步增強(qiáng)，執(zhí)行催收的每一步驟應(yīng)形成文字記錄，傳真、函電等必須留底，以便作為壞賬損失報(bào)損的文字依據(jù)。

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