中小企業(yè)存貨管理問(wèn)題研究

胡婧

企業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)的基本單位，尤其是中小企業(yè)更是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本細(xì)胞，一個(gè)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展離不開(kāi)眾多的中小企業(yè)的支持。然而，在中小企業(yè)的發(fā)展中，有相當(dāng)一部分企業(yè)發(fā)展緩慢，經(jīng)營(yíng)管理存在許多問(wèn)題，導(dǎo)致其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中面臨巨大的困難。不能做大、做強(qiáng)，究其原因，既有外部因素，也有內(nèi)部因素，其中，存貨管理薄弱是影響其發(fā)展的一個(gè)重要內(nèi)部因素。

一、中小企業(yè)存貨管理存在的問(wèn)題

1.存貨管理的內(nèi)部控制制度不完善

(1)管理人員往往身兼數(shù)職。批準(zhǔn)采購(gòu)與驗(yàn)收材料的權(quán)限經(jīng)常由倉(cāng)庫(kù)主管一人所擁有，同時(shí)該部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)所采購(gòu)的原材料與產(chǎn)成品的保管，這就缺乏權(quán)限的相互制約，容易使內(nèi)部人員，特別是倉(cāng)庫(kù)主管利用存貨獲取個(gè)人利益，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

(2)原材料的采購(gòu)價(jià)格由采購(gòu)人員與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，企業(yè)沒(méi)有專門(mén)人員對(duì)價(jià)格做市場(chǎng)調(diào)研，單純的憑采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽開(kāi)的發(fā)票入賬、報(bào)銷，這就容易給采購(gòu)員與供應(yīng)商之間進(jìn)行勾結(jié)的機(jī)會(huì)，讓采購(gòu)員賺取“回扣”。在數(shù)量上，使用部門(mén)單憑銷售預(yù)測(cè)來(lái)申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，以此通知采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)，經(jīng)常出現(xiàn)預(yù)測(cè)與實(shí)際需求不符的情況。

(3)在原材料驗(yàn)收這個(gè)環(huán)節(jié)，倉(cāng)庫(kù)主管只是單純從數(shù)量上進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于質(zhì)量方面是否符合要求也只能從表面上觀察。往往在產(chǎn)品設(shè)計(jì)和投產(chǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，此時(shí)才要求跟供應(yīng)商退貨，這在很大程度上阻礙了生產(chǎn)的正常進(jìn)行，有時(shí)甚至?xí)绊憸?zhǔn)時(shí)交貨的時(shí)間。

(4)中小企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)貨已發(fā)出，而財(cái)務(wù)方面卻未做出相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理，容易引起賬實(shí)不符。同時(shí)，企業(yè)的員工可以經(jīng)常隨意進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)，導(dǎo)致原材料經(jīng)常丟失，卻無(wú)法追究責(zé)任。另外，一些有保質(zhì)期的存貨，經(jīng)常由于沒(méi)有注意到而使該類存貨發(fā)生變質(zhì)。這些都給企業(yè)帶來(lái)了不必要的損失。

2.存貨周轉(zhuǎn)率較低

(1)中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理層對(duì)存貨本質(zhì)的認(rèn)識(shí)存在缺陷，只是單純地認(rèn)為存貨就是企業(yè)的財(cái)富，而忽略了企業(yè)外部環(huán)境的變化，一味追求存貨量的增加，最終造成企業(yè)存貨的大量積壓。

(2)中小企業(yè)的供、產(chǎn)、銷各部門(mén)往往片面追求各自部門(mén)的利益，彼此之間缺少有效的信息溝通，有時(shí)引發(fā)需求放大效應(yīng)，使得企業(yè)整體的庫(kù)存量過(guò)大形成庫(kù)存積壓，增加其儲(chǔ)存成本；而有時(shí)又會(huì)使得企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)脫離市場(chǎng)，導(dǎo)致企業(yè)的存貨儲(chǔ)備量低于市場(chǎng)需求，使之失去市場(chǎng)機(jī)會(huì)。

(3)中小企業(yè)的管理人員習(xí)慣于單純憑借主觀經(jīng)驗(yàn)，而不是運(yùn)用科學(xué)的管理方法對(duì)存貨進(jìn)行定性與定量的控制。當(dāng)外界環(huán)境發(fā)生變化的時(shí)候，也不能對(duì)庫(kù)存進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的調(diào)整，最終使得企業(yè)或者不能及時(shí)供應(yīng)商品，或者大量積壓沒(méi)有市場(chǎng)的貨物。

(4)中小企業(yè)的存貨管理的信息化程度低，企業(yè)的存貨信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部部門(mén)之間以及企業(yè)與供應(yīng)商、經(jīng)銷商之間的共享，這樣就容易導(dǎo)致存貨信息處理得不準(zhǔn)確、不及時(shí)，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)`導(dǎo)企業(yè)的采購(gòu)與生產(chǎn)活動(dòng)，造成存貨的脫銷或者積壓。

二、存貨管理問(wèn)題成因分析

1.缺乏一套完善的存貨內(nèi)部控制制度

(1)中小企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置不完整，管理人員身兼數(shù)職，崗位責(zé)權(quán)劃分不清。不相容的崗位不能有效地進(jìn)行分離，經(jīng)辦人員為了自身方便經(jīng)常超越職責(zé)范圍。

(2)中小企業(yè)缺乏具有專業(yè)知識(shí)的價(jià)格市場(chǎng)調(diào)研人員，給采購(gòu)人員賺取“回扣”帶來(lái)了可乘之機(jī)。又由于在數(shù)量上使用部門(mén)的銷售預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確率不高，結(jié)果令企業(yè)缺乏完善的存貨采購(gòu)計(jì)劃。

(3)中小企業(yè)倉(cāng)庫(kù)主管在管理方面的知識(shí)較為豐富，而對(duì)原材料質(zhì)量知識(shí)卻比較欠缺，導(dǎo)致驗(yàn)收后的原材料出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，進(jìn)而阻礙生產(chǎn)的順利進(jìn)行以及影響準(zhǔn)時(shí)交貨的時(shí)間。

(4)中小企業(yè)各部門(mén)按各自所需提取貨物，沒(méi)有經(jīng)過(guò)統(tǒng)一的規(guī)劃，也沒(méi)有規(guī)定限制企業(yè)各部門(mén)每期允許提取存貨的數(shù)量，往往只是口頭上的敘述，沒(méi)有正規(guī)的領(lǐng)用單據(jù)，造成賬實(shí)不符的現(xiàn)象出現(xiàn)。雖然企業(yè)有設(shè)置倉(cāng)庫(kù)主管的職務(wù)，但由于該主管身兼數(shù)職，難以管理到位，從而導(dǎo)致存貨丟失且無(wú)法追究責(zé)任。另外，對(duì)于那些有保質(zhì)期的存貨，并沒(méi)有委派專人進(jìn)行管理，存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致存貨變質(zhì)。

2.存貨管理水平低下

(1)中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理層對(duì)存貨本質(zhì)的認(rèn)識(shí)缺陷使得企業(yè)的存貨大量積壓。從性質(zhì)上講，存貨是企業(yè)的資產(chǎn)，是企業(yè)擁有財(cái)富的標(biāo)志。但是，企業(yè)必須要為其所持有的存貨付出一定的成本。另外，存貨會(huì)占用企業(yè)的大量資金，影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，從而加大了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，大量的存貨必然會(huì)消耗大量的成本，從這個(gè)角度上講，存貨也是企業(yè)的一項(xiàng)“負(fù)債”，企業(yè)應(yīng)盡可能地以較低的存貨義務(wù)來(lái)滿足生產(chǎn)和銷售的需要。然而，中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理層恰恰忽略了這一方面，只是一味追求存貨量的增加。

(2)中小企業(yè)各職能部門(mén)之間缺乏有效的溝通，只是片面追求各自部門(mén)的利益，忽視企業(yè)的整體利益，致使企業(yè)的庫(kù)存不能滿足市場(chǎng)的需求，造成存貨的積壓或者脫銷。

(3)中小企業(yè)管理人員專業(yè)素質(zhì)的缺乏使得企業(yè)難以確定科學(xué)的庫(kù)存量。管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，從而使得其在對(duì)存貨進(jìn)行管理的過(guò)程中缺乏科學(xué)的管理方法。

(4)中小企業(yè)存貨管理的技術(shù)手段落后，造成存貨的信息不能及時(shí)傳遞到企業(yè)相關(guān)部門(mén)及其上、下游企業(yè)。企業(yè)內(nèi)部?jī)H僅建立了以統(tǒng)計(jì)核算為目的的小型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，沒(méi)有建立起完整的管理信息集成系統(tǒng)。

三、中小企業(yè)存貨管理問(wèn)題解決措施

1.完善內(nèi)部控制，確保其行之有效

(1)做好崗位分工控制，提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)

首先，建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督。其次，授權(quán)批準(zhǔn)控制，明確審批、對(duì)存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序和相關(guān)控制措施的權(quán)限責(zé)任；明確經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求，對(duì)于超越權(quán)限的業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理，并向上級(jí)報(bào)告；嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)人員辦理存貨業(yè)務(wù)。再次，制定存貨業(yè)務(wù)流程，明確存貨的取得、驗(yàn)收與入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)與保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，做好相應(yīng)的記錄與憑證保管。

企業(yè)辦理存貨業(yè)務(wù)的人員還應(yīng)當(dāng)具備較高的業(yè)務(wù)知識(shí)水平和職業(yè)道德水平，遵紀(jì)守法、客觀公正。企業(yè)應(yīng)創(chuàng)造條件定期對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的政策、法律法規(guī)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，具體包括對(duì)采購(gòu)人員、保管人員、銷售人員、核算人員及部門(mén)負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。另外，企業(yè)還可以對(duì)辦理存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換，防范采購(gòu)人員做出利用職權(quán)和工作便利賺取“回扣”、損害企業(yè)利益的行為。

(2)加強(qiáng)存貨管理過(guò)程控制

①加強(qiáng)取得、驗(yàn)收與入庫(kù)的控制

外購(gòu)存貨應(yīng)符合內(nèi)部《采購(gòu)與付款》的有關(guān)規(guī)定；抵頂債務(wù)及其他原因入庫(kù)的存貨應(yīng)有有關(guān)部門(mén)、人員的審批，其價(jià)值與質(zhì)量狀況應(yīng)符合雙方協(xié)議；嚴(yán)格驗(yàn)收制度，重點(diǎn)是對(duì)取得存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收；設(shè)置存貨明細(xì)賬，加強(qiáng)對(duì)代管、代銷、暫存與委托加工存貨的管理。

②加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)與保管控制

首先，根據(jù)銷售計(jì)劃、生產(chǎn)采購(gòu)資金籌措等制定倉(cāng)儲(chǔ)計(jì)劃，合理確定庫(kù)存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量。其次，加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨。再次，建立庫(kù)存存貨分類管理制度，對(duì)企業(yè)全部存貨按其重要程度、價(jià)值高低、耗用量大小和訂購(gòu)難度等為標(biāo)準(zhǔn)，分別管理；對(duì)貴重物品、生產(chǎn)用關(guān)鍵備件、精密儀器、危險(xiǎn)品等重要存貨采取特別控制措施。第四，建立健全存貨的防火、防潮、防盜和防霉變措施。最后，建立清查盤(pán)點(diǎn)制度，如有盤(pán)虧和盤(pán)盈，應(yīng)分清責(zé)任，報(bào)告有關(guān)部門(mén)及時(shí)處理。

③加強(qiáng)領(lǐng)用發(fā)出與處置控制

建立領(lǐng)用審批制度；銷售應(yīng)符合內(nèi)部的有關(guān)規(guī)定；處置時(shí)應(yīng)明確范圍、標(biāo)準(zhǔn)、審批權(quán)限和責(zé)任；存貨取得、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用發(fā)出、處置各環(huán)節(jié)憑證資料需妥善保管。

(3)定期監(jiān)督與檢查

定期檢查存貨業(yè)務(wù)的相關(guān)崗位和人員的設(shè)置情況；定期檢查存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況；定期檢查存貨收發(fā)、保管制度的執(zhí)行情況；定期檢查存貨處置制度的執(zhí)行情況；定期檢查存貨會(huì)計(jì)制度的執(zhí)行情況。

2.提高銷售預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確度

企業(yè)持有存貨的主要目的，就是為了滿足生產(chǎn)和銷售的需要，企業(yè)的存貨管理建立在銷售預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)之上。如果銷售預(yù)測(cè)與實(shí)際的需求差別太大，將會(huì)嚴(yán)重影響存貨的管理。因此，中小企業(yè)應(yīng)做好銷售預(yù)測(cè)，盡可能提高預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確度。企業(yè)在進(jìn)行銷售預(yù)測(cè)的過(guò)程中可以采取滾動(dòng)預(yù)測(cè)的方式，不斷地根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境的變化對(duì)銷售預(yù)測(cè)進(jìn)行修正，并讓經(jīng)銷商參與整個(gè)預(yù)測(cè)流程，發(fā)揮經(jīng)銷商更接近市場(chǎng)、更了解市場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)，以提高預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確程度。

3.充分利用ERP等先進(jìn)的管理模式，實(shí)現(xiàn)存貨資金信息化管理

要想使存貨管理達(dá)到現(xiàn)代化企業(yè)管理的要求，就要使中小企業(yè)盡快采用先進(jìn)的管理模式，如ERP系統(tǒng)。通過(guò)運(yùn)用ERP，企業(yè)能夠利用計(jì)算機(jī)對(duì)企業(yè)的資金、貨物、人員和信息等資源進(jìn)行自動(dòng)化管理，具有制造、辦公操作、供應(yīng)鏈管理、人力資源管理、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)與管理、客戶服務(wù)、銷售與市場(chǎng)營(yíng)銷等商業(yè)功能。企業(yè)資源計(jì)劃對(duì)于在企業(yè)高度普及計(jì)算機(jī)輔助管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化和自動(dòng)化，提高工作效率，促進(jìn)信息共享，增強(qiáng)快速反應(yīng)能力，都具有十分重要的意義。利用ERP使人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷全方位科學(xué)高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低庫(kù)存，使存貨管理更上一個(gè)新臺(tái)階。