淺談我國進口采辦業(yè)務(wù)的科學(xué)管理

彭小松

摘要：隨著全球經(jīng)濟一體化的深入，作為WTO的成員，我國經(jīng)濟發(fā)展的各個環(huán)節(jié)都在逐步與國際接軌。很多企業(yè)事業(yè)單位將目光放在了發(fā)達(dá)國家的先進科學(xué)技術(shù)成果上，并希望將國外的優(yōu)質(zhì)材料和先進設(shè)備引入國內(nèi)，促進國內(nèi)經(jīng)濟的進一步發(fā)展。因此。進口采購業(yè)務(wù)成為連接國內(nèi)業(yè)主和國外供應(yīng)商的紐帶。但是國際業(yè)務(wù)，由于受到不同國家政策和制度的影響，程序相對復(fù)雜。加之跨國貿(mào)易，周期較長，其中不確定因素過多。因此，作為中間承辦方，采辦方同時承擔(dān)來自業(yè)主和供應(yīng)商兩方面的風(fēng)險。因此，加強對進口采辦業(yè)務(wù)的管理，使之更為科學(xué)是降低進口采辦項目風(fēng)險，保證成本回收的有效途徑。本文通過分析采辦項目的各個環(huán)節(jié)，闡述如何更加科學(xué)的管理進口采辦業(yè)務(wù)。

關(guān)鍵詞：進口采辦業(yè)務(wù)；科學(xué)管理

一、采辦投標(biāo)及詢價階段的科學(xué)管理

項目初期我們需要在準(zhǔn)確理解業(yè)主提供給的招標(biāo)文件的基礎(chǔ)上，做好采辦業(yè)務(wù)的投標(biāo)報價。那么在這個階段，我們?nèi)绾谓档筒赊k風(fēng)險呢?首先，要全面解讀招標(biāo)文件對物資材料要求的技術(shù)信息。如果理解上出現(xiàn)偏差，實際采購與投標(biāo)報價之間產(chǎn)生較大差異，就會增加項目的運作風(fēng)險。因此對招標(biāo)文件全面而透徹的理解是至關(guān)重要的，這也是降低采辦成本風(fēng)險和周期風(fēng)險的前提。其次要了解業(yè)主對招標(biāo)設(shè)備和材料的要求，有些業(yè)主會在招標(biāo)文件中對某些重要的物資提出了特殊的要求，但是由于采購物資過于專業(yè)，有些業(yè)主對具體的技術(shù)條件也不是很了解，因此在招標(biāo)文件中會出現(xiàn)一些不明確的描述。這種關(guān)鍵性物資常常是風(fēng)險的高發(fā)區(qū)域，采辦人員務(wù)必與業(yè)主深入溝通，了解業(yè)主的選擇意向，給業(yè)主提供一些可供選擇的廠家。不可擅作主張降低業(yè)主的標(biāo)準(zhǔn)，致使業(yè)主不滿而導(dǎo)致整個項目失敗。

二、報價有效期階段的科學(xué)管理

一些重要的采辦物資在簽訂采辦協(xié)議前需要長達(dá)數(shù)月的技術(shù)澄清時間，—般廠家標(biāo)書報價的有效期限最長為3個月，經(jīng)濟不穩(wěn)定的時期會更短。因此有很多不確定性因素都會影響到采辦項目的運行，因此我們要在這一階段做好風(fēng)險管理，以保證后期計劃的有效實施。

1.合理制定采購計劃

采辦部門要依據(jù)招標(biāo)文件上相關(guān)說明以及業(yè)主提出的要求，同時考慮材料的供貨周期，合理制定投標(biāo)時間和采購計劃。對工藝簡單但是足以滿足項目需要，但供貨周期相對較短的材料，可在最終招標(biāo)文件落實后開始招標(biāo)，可以有效避免各種不穩(wěn)定因素帶來的報價風(fēng)險。而對于工藝復(fù)雜、一次性提供物資周期較長的貨物，可以一邊詢價，一邊與廠家聯(lián)系，根據(jù)具體情況制定階段性采購計劃，逐步實現(xiàn)項目要求。

2.建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺

進口采辦業(yè)務(wù)需要以互聯(lián)網(wǎng)為依托，采辦人員可以在網(wǎng)上發(fā)布招標(biāo)信息，建立與業(yè)主和廠商技術(shù)交流的信息平臺，保證信息對等，提高辦公效率。

3.加強與業(yè)主和供應(yīng)商的溝通

貨主拖延審批時間，或是要求增加技術(shù)文件升級的版次都會延長采辦周期，影響整個計劃的進度。而且供應(yīng)商也會因為過長的技術(shù)文件批復(fù)時間，而向我方提出索賠。因此，我方在提交詳細(xì)批復(fù)程序后務(wù)必與業(yè)主明確審批周期和文件版次等具體要求。如在規(guī)定的時間內(nèi)業(yè)主沒有及時批復(fù)我方的文件，則我方可向業(yè)主索賠因批復(fù)延遲原因造成工期滯后而造成的成本增加。此外要建立供應(yīng)商檔案，保證與供應(yīng)商之間有良好的長期合作關(guān)系，從而降低報價風(fēng)險。此采購人員應(yīng)要求廠家對備件及服務(wù)進行報價。防止中標(biāo)后廠家坐地要價，提高備件及服務(wù)的價格。

三、采辦訂單簽訂階段的科學(xué)管理

進口采辦業(yè)務(wù)，除了要考慮價格和供貨周期因素外，供貨的商務(wù)條款、匯率和付款方式對項目的影響也是至關(guān)重要的。因此，我們要建立專業(yè)的評標(biāo)小組，在現(xiàn)有項目的基礎(chǔ)上總結(jié)以往經(jīng)驗，綜合上述因素，對供貨廠家進行整體評價。重要的物資要另當(dāng)別論。對于復(fù)雜的訂單，采辦人員可先同廠家簽訂授標(biāo)函，同時向廠家提出主要的技術(shù)條件，廠家可根據(jù)要求組織生產(chǎn)。在生產(chǎn)啟動之后的短時間內(nèi)，我方要正式與廠家簽訂合同，同時交代更為細(xì)節(jié)性的技術(shù)要求。要求交代要全面，不可因為遺漏某個細(xì)小的環(huán)節(jié)而延誤了廠家的交貨日期。

四、審核廠家圖紙文件階段的科學(xué)管理

對廠家提供的圖紙和計劃變更我們要加大審核力度，眾所周知，進口業(yè)務(wù)的運輸周期較長，稍有不慎就會影響整個項目的進度。因此，采辦與設(shè)計密切配合，做好對廠家圖紙設(shè)計變更的審核。同時，要加大對業(yè)主、廠家和設(shè)計部門三方狀態(tài)信息的掌控，防止其中任何一方的原因?qū)е庐a(chǎn)生圖紙和技術(shù)文件的延交或漏交，影響廠家的供貨進度。

五、采辦督辦及清關(guān)階段的科學(xué)管理

簽訂正式合同后，采辦督辦的重要性就凸顯出來了。為了保證督辦工作有效，首先要與廠家之間制定有效的督辦計劃，按專業(yè)分類，動態(tài)的關(guān)注材料的生產(chǎn)計劃。及時與廠家溝通，督促廠家保質(zhì)保量的完成生產(chǎn)，并按時提交貨物。對于重要材料，除了要以信函的形式進行督促外，還要定期指派專人到現(xiàn)場監(jiān)督、檢驗。生產(chǎn)后期，更要加強對產(chǎn)品的驗收管理。成品在包裝前，首先要按照合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進行出廠驗收，同時要檢查包裝的方式是否符合運輸要求，裝箱數(shù)量是否與訂單要求一致等等。不可因為我方督辦不利，造成廠商無法按時交貨，或是交貨不符合招標(biāo)要求。此外，對于長途海運材料，采辦人員要密切關(guān)注其發(fā)貨后的轉(zhuǎn)運的情況，及時與海外運輸代理溝通，避免產(chǎn)生滯港問題。同時，根據(jù)港口承載量情況，結(jié)合發(fā)貨密度，合理安排各種運輸計劃。避免由于清關(guān)不及時導(dǎo)致運期滯后。

要科學(xué)管理進口采辦業(yè)務(wù)，首先要從各重要環(huán)節(jié)入手，加強對重要環(huán)節(jié)的控制，加強與業(yè)主和供應(yīng)商的溝通，及時挑戰(zhàn)計劃，及時疏解采辦過程中遇到的各種問題才是規(guī)避風(fēng)險，保證成本回收的有效方法。

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