加強建設工程檔案管理的思考

賈建紅

(太原市城建檔案館,山西太原030002)

近年來,太原市的建設工程檔案管理,通過開展業(yè)務技術咨詢、指導、執(zhí)法檢查等工作,抓建設工程與竣工檔案的相互促進,建設工程檔案管理的水平總體上較過去有所提高。但用規(guī)范的尺度衡量,建設工程檔案的現(xiàn)狀仍有許多欠缺,存在著諸多不規(guī)范的地方,不僅影響城市的科學管理,也在一定程度上制約了城市的發(fā)展速度。如何加強建設工程檔案的管理,是建設工程檔案工作者面臨的一項艱巨任務。

一、建設工程檔案管理的現(xiàn)狀與問題分析

(一)檔案意識薄弱

很多工程在建設期間都是臨時組成“工程指揮部”和“項目部”,工程完工,指揮部和項目部解散,有相當一部分建設工程的建設及參建單位,仍舊沒有將工程檔案的管理納入建設管理的工作程序,沒有建立健全檔案管理制度,沒有明確工程檔案管理的部門和人員,更沒有對工程檔案的編制以及聲像檔案的及時拍攝工作進行部署,在工程的建設過程中,對工程檔案資料的編制和收集得過且過,對重要文件材料隨便外借也不辦理任何相應手續(xù),造成工程檔案短缺和失真的現(xiàn)象隨處可見。待到工程要竣工驗收時,才著急工程檔案的收集和整理,才投入大量的人力、物力,突擊編寫“檔案”,補拍照片和補攝錄像 ,以應付竣工驗收。這種補寫“回憶錄”的工作方式,導致工程檔案中有效的少,無效的多,殘缺不全,工程檔案所記載的內(nèi)容不能夠真實、客觀地反映出工程的建設活動和技術水平。

(二)檔案管理制度不健全

建設工程檔案管理沒有形成有效的管理體系。一是對檔案工作缺乏組織領導。一些建設單位在籌建工程項目機構時,很少設立工程檔案管理部門來協(xié)調管理檔案工作,更談不上制訂一套涉及各相關部門的管理制度,即使有檔案規(guī)章制度也形同虛設,沒有形成長效的制約和有效的監(jiān)督機制來約束工作行為,使建設工程檔案的收集、歸檔、保管和移交工作不能歸屬某個部門,導致工程建設過程中檔案管理工作斷斷續(xù)續(xù)甚至出現(xiàn)空白現(xiàn)象。二是檔案工作職責不清。建設單位與總承包單位及各分包單位之間,缺乏相互溝通交流,檔案管理職責沒有落實到具體人員,使檔案管理工作嚴重脫節(jié),使檔案材料的齊全完整得不到保證,直接影響了工程檔案的收集歸檔工作。三是檔案人員不穩(wěn)定。在項目建設中,建設工程隊伍流動性大,沒有專職的檔案工作人員,一般臨時抽調又不固定,且身兼數(shù)職,隨意性兼職現(xiàn)象普遍存在,檔案人員工作變動后,檔案管理缺乏連續(xù)性,使得建設工程檔案資料管理斷檔,無法完善,影響了檔案工作的質量。四是沒有專門的檔案工作場所,檔案安全得不到保障。如沒有專門的庫房,桌上桌下,柜內(nèi)柜外,亂堆亂放,檔案保管達不到“八防”要求,檔案管理設施設備不能滿足檔案管理需要。

(三)檔案質量缺陷較多

由于建設工程和檔案工作的專業(yè)性,工程技術人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術知識、工作程序,缺乏應有的工程技術知識及檔案管理的實踐能力,使建設工程檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。有的建設單位對工程檔案的形成、積累、編制、審核沒有按照國家規(guī)定要求去完成,在工程檔案資料編制過程中,各種記錄不齊全、不完整、內(nèi)容缺項、漏項、簽章不完備、字跡不清楚、書寫材料不規(guī)范、復印件代替原件、竣工圖編制更改不規(guī)范等現(xiàn)象時有發(fā)生,嚴重影響了工程檔案歸檔質量,給日后的利用帶來困難。

(四)檔案整理不規(guī)范

在檔案整理工作中主要存在著:一是不能按照建設工程文件自然形成規(guī)律進行分類整理。比如,建設工程檔案管理要求同一工作內(nèi)容的材料配套整理在一起,那么,《住宅工程質量分戶驗收記錄》包括9項內(nèi)容,每戶都要進行9項內(nèi)容的檢查和驗收,整理時就要把每戶的9項資料整理一起;同批次的原材料出廠合格證(材料質量證明文件)、復試報告與工程材料報審表、見證取樣記錄表應當配套整理在一起。可是,有些單位卻把相同內(nèi)容的資料整理在了一起,這樣,割斷了建設工程文件之間的有機聯(lián)系。二是卷內(nèi)同類文件沒有按自然形成的時間和順序排列,而是隨意整理在一起。三是不按規(guī)定填寫卷內(nèi)目錄和備考表的各個項目,案卷題名擬寫不符合要求。四是責任者的填寫不規(guī)范。由于檔案整理不規(guī)范,為管理和查閱利用帶來不方便。

(五)檔案資料移交不及時

隨著《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《山西省城鄉(xiāng)規(guī)劃條例》等法律法規(guī)的頒布實施,我市城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門采取有效措施,加大了建設工程檔案歸檔、移交管理的力度,建設工程檔案形成單位的歸檔、移交意識普遍有所提高。但是,各級移交工作,特別是地下管線工程檔案移交情況仍不樂觀。根據(jù)有關規(guī)定,參建單位應當及時將本單位形成的有關建設工程資料整理后,在工程竣工驗收前移交建設單位;建設單位在建設工程竣工驗收后6個月(管線工程15日)內(nèi)移交城建檔案管理機構。2007—2008年,太原市政府投資400余萬元,由市城鄉(xiāng)規(guī)劃局主持建立了“太原市城市綜合管線信息管理系統(tǒng)”,進行了建成區(qū)地下管線試驗區(qū)的普查,試驗區(qū)普查成果的數(shù)據(jù)經(jīng)專家驗收并導入動態(tài)管理系統(tǒng)。非常遺憾的是,到目前為止,太原市城市地下管線信息數(shù)據(jù)的控制仍未納入城市規(guī)劃建設管理程序,地下管線數(shù)據(jù)仍不能及時移交,“綜合管線信息管理系統(tǒng)”只能閑置。地下管線是一個動態(tài)發(fā)展的過程,新建、改建和擴建工程隨時發(fā)生,只有及時移交,才能保證它的動態(tài)現(xiàn)勢性,確保地下管線數(shù)據(jù)真實可靠。究其原因,主要是由于我市地下管線管理部門眾多,各專業(yè)管線的建設是誰投資誰建設,誰建設誰管理,自建自管自用,部門之間、行業(yè)之間各自為政,地下管線的管理一直處于無序狀態(tài)。再就是地下管線管理法規(guī)建設薄弱,缺乏強有力的手段,動態(tài)管理的格局無法真正實現(xiàn)。使得施工中挖斷地下管線、停水停電、煤氣泄露甚至爆炸、交通阻斷等事故頻頻發(fā)生,一來造成了驚人的浪費,增加了建設成本;二來給市民生活帶來極大的不便,增添了市民對政府的不滿情緒。

二、加強建設工程檔案管理應采取的主要措施

1.加大宣傳力度,增強檔案意識。為了推動我市建設工程檔案管理工作的健康發(fā)展,城建檔案管理部門應加大宣傳力度,宣傳城建檔案管理的法律、法規(guī)和重要意義。

2.建立健全建設工程檔案管理責任制,做好統(tǒng)籌工作。建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規(guī)定,及時收集、整理建設項目各環(huán)節(jié)的文件資料。

3.將編制竣工檔案的要求納入合同條款,以提高工程檔案的編制質量。合同是約束參建各方的法律依據(jù)。建設單位在工程招標和與參建各方簽訂合同時,應當根據(jù)國家、行業(yè)有關文件、規(guī)范、標準,結合本項目的實際,?？蠲鞔_參建各方在檔案管理方面的職責與義務、各方檔案應包括哪些內(nèi)容、編制竣工檔案的質量、數(shù)量和歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及違約處罰辦法。

4.委托工程監(jiān)理單位實行全過程、全方位監(jiān)督管理。監(jiān)理工程師參與每道工序、每個環(huán)節(jié)的現(xiàn)場監(jiān)督,委托工程監(jiān)理單位對工程質量進行監(jiān)理發(fā)現(xiàn)問題及時返回形成單位進行修改,使工程檔案質量得到全程控制。

5.城建檔案管理部門要強化服務意識,搞好優(yōu)質服務。在建設工程檔案管理工作中,城建檔案管理機構的主要職責,是對建設工程檔案的編制、整理、歸檔工作進行指導。

6.積極爭取有關職能部門的有力配合,共同做好建設工程檔案管理工作。建設工程檔案是伴隨項目立項、批準直至竣工驗收、交付使用的各個環(huán)節(jié)工作的開展而形成的。涉及到規(guī)劃、建管、招投標、質量監(jiān)督等多家部門。只有相關職能部門的通力協(xié)作,密切配合,形成齊抓共管的良好環(huán)境,才能確保建設工程檔案的質量和及時移交。

7.加大建設工程檔案管理的執(zhí)法和監(jiān)督力度。城建檔案管理機構應當堅持有法必依,違法必究的原則,要根據(jù)國家、省、市有關城建檔案管理的法律、法規(guī),認真監(jiān)督,嚴格執(zhí)法。