地方高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理效能研究

鐘少華

摘 要： 高校開展校院管理體制改革后，二級(jí)學(xué)院辦公室的職能及任務(wù)大大增加。本文在分析地方高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理存在的主要問題的基礎(chǔ)上，提出了轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的管理意識(shí)；有章可循，構(gòu)建完善的管理制度；以人為本，強(qiáng)化管理人員的培養(yǎng)；績(jī)效管理，注重工作效率的提高等思路，以促進(jìn)地方高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理效能的提高。

關(guān)鍵詞： 地方高校 二級(jí)學(xué)院辦公室 管理效能

隨著我國(guó)現(xiàn)代化事業(yè)的蓬勃發(fā)展和高等教育大眾化時(shí)代的來臨，高等教育已進(jìn)入一個(gè)前所未有的快速發(fā)展時(shí)期，高校管理體制也隨之發(fā)生深刻的變化。許多地方高校為適應(yīng)發(fā)展需要，大都實(shí)施了校、院二級(jí)管理，使二級(jí)學(xué)院成為了具有相對(duì)獨(dú)立行政權(quán)力的內(nèi)部單位［1］。體制的轉(zhuǎn)變固然有利于提升高校辦學(xué)活力，促進(jìn)各學(xué)院間和學(xué)院內(nèi)部各學(xué)科的交叉融合，但二級(jí)學(xué)院的管理效率，卻直接影響了地方高校的改革和發(fā)展。因此，二級(jí)學(xué)院辦公室作為綜合管理部門，在校、院管理體制改革中顯得尤為重要。如何與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室工作職能的轉(zhuǎn)變和要求，提升二級(jí)學(xué)院辦公室管理效能，更好地為學(xué)院服務(wù)，是地方高校各二級(jí)學(xué)院辦公室管理共同面臨的嚴(yán)峻課題。

一、地方高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理存在的問題

（一）自主管理意識(shí)缺乏。

新形勢(shì)下，二級(jí)學(xué)院辦公室管理如果依舊處于被動(dòng)位置，停留在“經(jīng)驗(yàn)型”、“事務(wù)型”的管理上，將極大地降低工作效率，影響二級(jí)學(xué)院的發(fā)展。受錮于高校二級(jí)管理體制改革前的既有經(jīng)驗(yàn)，辦公室人員的思想觀念尚未完全轉(zhuǎn)變，還未樹立“二級(jí)學(xué)院自主管理”意識(shí)，束縛在原有的管理思維之中，缺乏管理的主動(dòng)性和積極性；管理權(quán)的下移和形勢(shì)的發(fā)展，造成二級(jí)學(xué)院有些管理思想、管理手段、管理方法落后，不適應(yīng)高校現(xiàn)代化管理的要求；地方高校為突破發(fā)展瓶頸，需要二級(jí)學(xué)院加大服務(wù)地方社會(huì)的力度，辦公室工作涉及范圍擴(kuò)大，復(fù)雜性增加，造成辦公室角色定位不清晰。

（二）管理制度不完善。

辦公室各項(xiàng)制度還未適應(yīng)新時(shí)期的具體要求，作出相應(yīng)調(diào)整，缺乏比較規(guī)范科學(xué)的管理體系。崗位職責(zé)不明確，新時(shí)期二級(jí)學(xué)院辦公室工作要做到什么程度，辦公室人員要完成什么目標(biāo)，缺少定量分析，工作中存在拖拉、推諉現(xiàn)象；沒有完善的日常管理制度，會(huì)議、接待、外聯(lián)、資產(chǎn)管理等日常工作缺少制度化管理，對(duì)緊急任務(wù)和突發(fā)事件估計(jì)不足，不能滿足實(shí)際工作需要；考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)模糊，獎(jiǎng)懲制度不明確，導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院辦公室人員工作缺少積極性，因此科學(xué)的績(jī)效考核體系有待進(jìn)一步構(gòu)建。

（三）管理人員素質(zhì)不高。

管理人員的素質(zhì)高低直接決定著管理工作的水平和效率，并直接影響到各方面工作的順利進(jìn)行［2］。面對(duì)新的工作要求，辦公室管理人員的綜合素質(zhì)未能滿足現(xiàn)實(shí)需要。思想政治素養(yǎng)低，工作態(tài)度不端正，辦事拖沓不積極，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，抱著“多一事不如少一事”的態(tài)度，敷衍塞責(zé)，影響辦公室和學(xué)院的形象；管理意識(shí)和業(yè)務(wù)能力不高，缺乏現(xiàn)代化管理知識(shí)，局限于“辦事、辦會(huì)、辦文”的常規(guī)事務(wù)，存在“憑經(jīng)驗(yàn)、跟感覺”工作的現(xiàn)象，沒有充分挖掘和利用現(xiàn)有資源發(fā)展?jié)摿Γ痪C合協(xié)調(diào)能力不夠，缺少與地方社會(huì)、學(xué)校各職能部門和二級(jí)學(xué)院間的組織交流經(jīng)驗(yàn)，不能做到溝通上下、聯(lián)系左右、廉潔內(nèi)外，沒有真正發(fā)揮橋梁、紐帶作用。

二、地方高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理效能的優(yōu)化

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的管理意識(shí)。

校級(jí)部分管理權(quán)限下移，二級(jí)學(xué)院有了相對(duì)獨(dú)立的權(quán)力和職責(zé)。學(xué)院辦公室也統(tǒng)籌承擔(dān)財(cái)務(wù)、人事、科研和行政等各項(xiàng)管理工作，是各種信息的聚集地和中轉(zhuǎn)站，起著上情下達(dá)、下情上報(bào)的紐帶作用，辦公室管理工作的好壞，直接影響到二級(jí)學(xué)院的管理和發(fā)展。

1.二級(jí)管理體制改革實(shí)質(zhì)是轉(zhuǎn)變?cè)幸孕＜?jí)職能部門為主的管理模式，調(diào)整學(xué)校與二級(jí)學(xué)院及職能部門間的責(zé)權(quán)關(guān)系。二級(jí)學(xué)院辦公室作為主要管理部門，要明確職責(zé)與權(quán)力，樹立正確的校、院二級(jí)管理意識(shí)，通過相對(duì)的自主管理，強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)功能，做好咨詢服務(wù)工作，有效地為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策當(dāng)好參謀，促進(jìn)二級(jí)學(xué)院的發(fā)展。

2.二級(jí)學(xué)院辦公室作為管理的基層窗口，管理對(duì)象直接面向師生員工，管理事務(wù)具體復(fù)雜；在地方行政部門看來，又是學(xué)院的業(yè)務(wù)部門，聯(lián)系工作靈活多變。因此，要科學(xué)定位辦公室角色，界定辦公室職能，轉(zhuǎn)變觀念，牢固樹立為學(xué)院中心工作服務(wù)的思想，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)水平，根據(jù)工作實(shí)際，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮對(duì)工作的主動(dòng)性、前瞻性和預(yù)見性，提高管理效率。

（二）有章可循，構(gòu)建完善的管理制度。

完善的管理制度，是各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化的重要保證，二級(jí)學(xué)院辦公室工作要適應(yīng)校院管理體制改革的需要，明確人員崗位職責(zé)，量化工作標(biāo)準(zhǔn)，積極推進(jìn)規(guī)范化管理，加快制度建設(shè)和制度創(chuàng)新步伐，建立和完善科學(xué)的規(guī)章制度體系。

1.確立崗位責(zé)任，完善職責(zé)制度。在明確二級(jí)學(xué)院辦公室工作職能權(quán)限的基礎(chǔ)上，科學(xué)劃分每個(gè)崗位的職責(zé)，保證各項(xiàng)工作目標(biāo)明確、責(zé)任到位，合理分配資源，使辦公室每個(gè)人都各司其職，各盡其能，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)管理。明確崗位責(zé)任并合理分工的同時(shí)，還應(yīng)倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，講究分工合作，互相支持，保持團(tuán)隊(duì)一致。

2.日常管理制度化，運(yùn)行規(guī)范化。二級(jí)學(xué)院辦公室要根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院特點(diǎn)，建立一套科學(xué)的內(nèi)部日常管理制度，以此來規(guī)范學(xué)院工作，包括科研項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、實(shí)驗(yàn)室管理、信息管理、公文處理、獎(jiǎng)懲考勤、會(huì)議接待等，并在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格執(zhí)行，接受學(xué)院師生的監(jiān)督檢查。

3.細(xì)化業(yè)務(wù)流程，量化工作標(biāo)準(zhǔn)。辦公室工作范圍擴(kuò)大，任務(wù)增多，如果不摸索業(yè)務(wù)規(guī)律、細(xì)化工作流程，那么提高管理效率只會(huì)是紙上談兵。因此，要對(duì)辦公室整體工作進(jìn)行歸類分解、量化指標(biāo)，使各項(xiàng)工作有明確的質(zhì)、量要求，客觀上避免工作失誤，提高工作效率。

（三）以人為本，強(qiáng)化管理人員的培養(yǎng)。

以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的核心，也是高校管理和學(xué)院開展工作的指導(dǎo)思想。在二級(jí)學(xué)院管理實(shí)踐中應(yīng)改變“實(shí)用大于培養(yǎng)”的觀念，牢固樹立和落實(shí)以人為本的理念，加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)，注重學(xué)習(xí)培養(yǎng)，全面提升業(yè)務(wù)素質(zhì)［3］。只有擁有了良好的思想政治素養(yǎng)和現(xiàn)代化管理意識(shí)，才能充分發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提升二級(jí)學(xué)院辦公室管理效能。

1.注重理論學(xué)習(xí)，提升思想素養(yǎng)。學(xué)習(xí)國(guó)家、學(xué)校的政策和法規(guī)，關(guān)心時(shí)事政治，不斷提高理論政策水平，研究新形勢(shì)下的新問題，更好地為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)實(shí)情、反映問題，為學(xué)院政策的制定提供資料。堅(jiān)持正確的工作態(tài)度，培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德，謙虛謹(jǐn)慎、熱忱待人，主動(dòng)為廣大師生服務(wù)。

2.定期組織培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。針對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室工作繁雜、面廣量大等特點(diǎn)，建立學(xué)習(xí)機(jī)制，定期為辦公室人員開展培訓(xùn)，引入現(xiàn)代化管理理念和手段，創(chuàng)新管理與服務(wù)方法，并結(jié)合實(shí)際開展業(yè)務(wù)研究。有計(jì)劃地選送素質(zhì)能力較高的辦公室人員參加業(yè)務(wù)系統(tǒng)學(xué)習(xí)或?qū)I(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)內(nèi)部管理工作的專業(yè)人才。此外，辦公室人員還要注重對(duì)計(jì)算機(jī)及外語知識(shí)的學(xué)習(xí)。

3.正確把握原則，綜合協(xié)調(diào)到位。隨著高校管理體制改革的不斷深入，二級(jí)學(xué)院辦公室的協(xié)調(diào)事務(wù)日漸增多，對(duì)于辦公室人員的綜合協(xié)調(diào)能力提出了更高要求。除了要有良好的語言表達(dá)能力和溝通技巧外，辦公室人員還必須把握工作原則，爭(zhēng)取綜合協(xié)調(diào)到位：按照領(lǐng)導(dǎo)意圖，堅(jiān)持公平公正；依據(jù)學(xué)院政策，主動(dòng)熱心服務(wù)。

（四）績(jī)效管理，注重工作效率的提高。

二級(jí)學(xué)院辦公室要發(fā)揮好承上啟下的作用，加大對(duì)工作人員的管理力度，構(gòu)建辦公室工作目標(biāo)責(zé)任體系，使管理效益提升的理念滲透到各項(xiàng)工作中，以此為基礎(chǔ)，根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化分工，加強(qiáng)績(jī)效評(píng)估，提高工作積極性。

1.制定考核目標(biāo)，落實(shí)管理責(zé)任。根據(jù)二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作的實(shí)際，對(duì)各個(gè)工作崗位進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的工作分析，統(tǒng)一部門和個(gè)人職責(zé)，制定出具有可操作性的考核目標(biāo)，落實(shí)管理責(zé)任，使辦公室人員將考核意識(shí)貫穿工作始終。另外，要堅(jiān)持考核目標(biāo)難度適當(dāng)原則，適當(dāng)提高考核要求，才能不斷地提高辦公室人員的綜合素質(zhì)和工作效率。

2.注重平時(shí)考核，加強(qiáng)日常監(jiān)督。貫徹高校管理工作的特點(diǎn)，辦公室要定期舉行期中、期末考核，搜集考核信息材料，考查個(gè)人崗位職責(zé)的具體履行情況，為完善年終績(jī)效考核奠定基礎(chǔ)［4］。二級(jí)學(xué)院辦公室績(jī)效考核工作還應(yīng)強(qiáng)調(diào)日常監(jiān)督管理，成立由院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生組成的考核監(jiān)督小組，使績(jī)效評(píng)價(jià)透明、公開，接受公眾監(jiān)督。

3.重視結(jié)果反饋，完善考核獎(jiǎng)勵(lì)。實(shí)施績(jī)效考核不是辦公室管理工作的目的，而是提高管理效率的手段，要通過反饋結(jié)果，發(fā)現(xiàn)管理工作的各種問題，積極尋求改進(jìn)措施。發(fā)揮考核的導(dǎo)向、激勵(lì)功能，把績(jī)效考核結(jié)果與員工的晉升、獎(jiǎng)罰聯(lián)系起來，強(qiáng)化辦公室人員對(duì)績(jī)效的認(rèn)同感，不斷提高辦公室人員的積極性與工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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［2］何軍峰，黃紅球.學(xué)校行政管理干部素質(zhì)的思考［J］.教學(xué)與管理，2006，（3）：17-18.

［3］黃城銳.堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，改進(jìn)高校綜合辦公室管理工作［J］.中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2010，（7）：218.

［4］李曙冬.高校行政管理人員績(jī)效考核現(xiàn)狀分析［J］.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2009，（18）：128-129.