高校人事檔案管理人員的素質培養(yǎng)

陳蕙蘭

摘 要： 高校人事檔案管理工作性質決定人事檔案管理人員不僅要具有較高的政治素質，而且要有較強的業(yè)務素質和默默無聞的奉獻精神。本文從政治素質、業(yè)務素質和綜合素質等方面來探討如何加強高校人事檔案管理人員的素質培養(yǎng)。

關鍵詞： 高校人事檔案管理人員 素質培養(yǎng) 建議

高校人事檔案是教職工在不同歷史時期形成材料的真實記錄，是教職工的思想品德、業(yè)務能力和工作經(jīng)歷的真實反映，是歷史地、全面地考察了解一個人各方面總體情況的一個必要憑證，也是組織部門正確選拔任用干部的重要依據(jù)。人事檔案是個人歷史的真實憑證，具有一定歷史性、客觀性，它所涉及的內容許多屬于個人隱私，因而有一定的機密性。人事檔案管理工作是一項政治性、保密性和專業(yè)性很強的工作，其業(yè)務知識并非短時間所能掌握，工作的政策性和特殊性決定了高校人事檔案管理人員有不同于其他工作崗位人員的素質要求。在目前形勢下，高校人事檔案管理已實行了規(guī)范化、信息化與科學化相結合的管理方式，這對高校人事檔案管理人員的素質提出了更新更高的要求。結合高校人事檔案管理工作的性質和現(xiàn)狀，并結合自身工作的總結與思考，我對高校人事檔案管理人員的素質培養(yǎng)提出如下建議。

一、政治素質

培養(yǎng)人事檔案管理人員較高的政治素質是做好人事檔案管理工作的前提與基礎，是發(fā)展高校人事檔案事業(yè)的關鍵。在全國高校普遍大合并的趨勢下，面對不同高校急劇合并帶來大量的人事檔案材料，工作量增大而人手不變的情況，人事檔案管理人員要能以不變應萬變，將人事檔案管理工作做得更完善、更具有條理性，這對人事檔案管理人員也是一個新的挑戰(zhàn)。為迎接這個挑戰(zhàn)，做好人事檔案管理工作，高校人事檔案管理人員要十分注意從以下幾個方面培養(yǎng)和提高自己的政治素質。

（一）把握政策，堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事。

高校人事檔案管理工作是一項政治性、政策性、原則性與機密性均很強的工作。人事檔案管理人員不僅要認真把握不同時期的各項政策及其要領，而且要注意靈活運用。在堅持原則的前提下，做好人事檔案的管理和服務工作。《干部檔案工作條理》中規(guī)定干部檔案工作人員的五項守則是：（1）認真學習馬列主義、毛澤東思想和黨的各項方針、政策，努力提高政治思想水平；（2）熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，提高業(yè)務水平和工作能力，積極為干部工作服務；（3）嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規(guī)定，保護檔案安全，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案，不得泄露檔案內容；（4）堅持原則，嚴格按照檔案管理工作條理的各項規(guī)章制度辦事；（5）在工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務文件等的交接工作。這五項守則明確規(guī)定了人事檔案管理人員必須具備的政治素質，也是高校人事檔案管理人員應有的基本專業(yè)素質和日常工作的行為準則。

（二）熱愛工作，默默無聞，為做好高校人事檔案管理工作無私奉獻。

人事檔案管理工作是一項比較單調、乏味的工作，工作成績不容易顯現(xiàn)，人事檔案管理人員需要經(jīng)歷一個較長時期的實踐、認識、再實踐、再認識的過程，才能逐漸熟悉、了解掌握人事檔案管理工作的基本業(yè)務知識。能否熱愛這項工作，也是對檔案管理人員的一個重要考驗。檔案管理人員要熱愛本職工作，立足人事檔案管理本職工作，要有勤懇踏實、不為名利左右的工作作風，又要有默默無聞的奉獻精神。

（三）忠于職守，主動熱情，為組織、人事工作提供可靠服務。

高校人事檔案的服務性較強，是組織人事部門全面了解個人歷史的客觀依據(jù)。在高校中，人事檔案既為組織考察了解、合理任用干部提供重要借鑒，又為專業(yè)技術職務評聘、學科建設提供重要憑證。人事檔案管理的目的是便于利用，否則就失去其保管價值。同時高校人事檔案管理工作相對于其他工作要顯得呆板、乏味些。如何能將這項工作做得有聲有色，更好地服務于整個高校的組織、人事建設工作，對人事檔案管理人員的素質也是一種考驗。

高校人事檔案管理人員要忠于職守，在政策許可的前提下，把熱情主動、文明服務作為這項工作的基本要求，積極營造良好的人事檔案利用環(huán)境，接待查借閱檔人員要和藹客氣、熱情周到，盡力提供優(yōu)質的服務，為高校組織、人事其他工作提供可靠的服務。

二、業(yè)務素質

高校人事檔案工作自身的特殊規(guī)律，決定了高校人事檔案管理人員必須有較強的政治素質和過硬的業(yè)務素質。培養(yǎng)高素質專業(yè)人才需通過人事檔案管理人員的刻苦鉆研，經(jīng)常與同行之間相互交流，才能完成經(jīng)驗積累，使工作精益求精、日臻完善。

（一）刻苦鉆研、精通業(yè)務，保證高校人事檔案管理的規(guī)范化與科學化。

高校人事檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，人事檔案管理人員僅靠政治熱情和工作的責任心不能完全做好工作，還必須認真摸索，從而精通業(yè)務。因而，人事檔案管理人員要提高自己的業(yè)務素質，就應注意以下幾點。

1.加強理論知識的積累

高校人事檔案管理人員要經(jīng)常學習有關檔案管理工作的理論知識，如《干部檔案管理條例》、《干部檔案工作概要》、《干部檔案管理工作初探》等，充實理論素養(yǎng)，同時還要掌握與干部人事檔案管理理論相關的專業(yè)知識與檔案法的有關規(guī)定。在實踐中慢慢體會，并掌握知識的要領，完成檔案理論知識的積累。

2.不斷提高專業(yè)水平

人事檔案管理人員要熟練掌握人事檔案管理的專業(yè)知識，熟悉人事檔案管理的各項規(guī)章制度，在檔案材料的收集與鑒別上嚴格按照中央組織部《關于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的收集范圍，及時收集歸檔材料，并加以認真仔細的鑒別。在整理與歸檔上，材料要編排有序、目錄清楚、字跡工整，材料形成的時間無誤，應定期歸檔入卷；在保管與保護上，要建立健全各項規(guī)章制度和各種簿冊；在利用與轉遞上，人事檔案利用符合規(guī)定，查借閱審批手續(xù)齊全。人事檔案和零散材料的轉進、轉出嚴格依照制度進行登記，轉遞人事檔案須填寫干部人事檔案轉遞通知單，并通過機要部門轉遞或派專人送取，不斷提高業(yè)務水平和業(yè)務能力，從而更好地做好高校人事檔案管理工作。

3.增強信息技術能力

人事檔案管理人員要能夠熟練運用計算機，熟悉干部人事檔案管理信息系統(tǒng)的使用與維護，及時將查借閱情況輸入計算機，完善各項臺帳；及時輸入變動人員的各項信息，不斷補充人事檔案信息庫，使之更規(guī)范完善，從而實現(xiàn)計算機輔助管理。

人事檔案管理人員唯有精通業(yè)務、愛崗敬業(yè)，才能使高校人事檔案的管理工作逐漸步入規(guī)范化、科學化和信息化的軌道。

（二）踏實仔細，系統(tǒng)整理，規(guī)范高校人事檔案管理工作。

高校人事檔案管理人員最重要的一個素質是踏實仔細。人事檔案管理工作是一項比較瑣碎、細致具體的工作，相對比較枯燥，整天面對的大量需要整理的案卷或是亟待歸檔的材料，工作量大、事務繁雜，對待每一份檔案材料，既要系統(tǒng)地整理紙質檔案，又要詳細審核，鑒別具體信息。在案卷整理時必須對形成的材料進行逐份檢查，全面核對信息，以免遺漏，如年度考核表、職稱評審表、工資變動等一系列材料的歸檔、信息在輸入計算機時，必須仔細校對，及時做好并完善相應的臺帳。

（三）加強培訓，提高專業(yè)，更好地使人事檔案管理服務于高校人事制度的改革與發(fā)展。

高校要經(jīng)常加強人事檔案管理人員的業(yè)務培訓，將基本知識和實際操作培訓相結合，使人事檔案管理人員邊學習、邊實踐、邊提高專業(yè)水平，及時更新專業(yè)理論知識，把握人才利用趨勢，把握人事檔案知識發(fā)展動態(tài)，鞏固已有的基礎知識。以前，人事檔案管理基本上都是傳統(tǒng)的手工操作，效率低，不利于工作全面開展，隨著管理手段的信息化、網(wǎng)絡化，高校已普遍采用互聯(lián)網(wǎng)管理，人事檔案管理也全面實行信息化管理，檔案管理人員需要將干部基本信息、職務變動、職稱晉升、工資變動等信息及時輸入到計算機里，形成完整的電子檔案，使查閱利用更為迅速便捷，從而提高檔案的利用率，提升人事檔案的整體服務水平與服務質量，做好服務工作。

（四）定期交流，取長補短，保證人事檔案管理工作的日趨完善。

高校人事檔案管理人員政治素質、業(yè)務知識、信息技術能力提高單靠自身培養(yǎng)是不夠的，還需要與兄弟院校進行定期或不定期的交流，拓寬思路，虛心學習別人的管理方式與業(yè)務之長，補自己知識與管理之短；不斷提高理論水平與業(yè)務技能，增強管理意識，熟悉鑒別、整理歸檔等各個環(huán)節(jié)；熟悉制度建設、網(wǎng)絡建設，以適應形式的需要；積累經(jīng)驗，掌握人事檔案管理工作的方法和規(guī)律，不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，更具有創(chuàng)新精神和務實的作風，保證高校人事檔案管理工作日趨完善。

三、綜合素質

（一）提高法制意識，依法規(guī)范高校人事檔案管理的工作。

高校人事檔案管理是一項政策性很強的工作，必須按照國家的有關法律規(guī)定進行管理，這要求檔案管理人員要有較強的法律意識。因此，檔案管理人員應認真學習有關人事檔案的法律知識，增強人事檔案管理的法制意識，學習《檔案法》、《保密法》等國家有關檔案管理方面的法律知識和學校的規(guī)章制度，熟悉專業(yè)文件和各級檔案專業(yè)刊物，明確檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關檔案管理的新規(guī)定、新精神，按照新的要求去規(guī)范工作，做到知法守法，維護人事檔案的歷史真實性；做到依法治檔、依法管檔，使人事檔案得以安全保管與合法利用。在人事檔案管理工作實踐中促進檔案事業(yè)的法制化、規(guī)范化，推進高校人事檔案管理工作的全面發(fā)展。

（二）樹立服務理念，體現(xiàn)以人為本的服務意識。

高校人事檔案管理人員應轉變服務理念，強化服務意識，結合學校的實際工作需要，積極主動地開展人事檔案工作。在工作中，應樹立默默奉獻的精神和主動服務的意識，在服務中提高工作效率，樹立良好形象。同時，高校人事檔案管理人員應培養(yǎng)良好的服務技能。在服務態(tài)度上，做到主動熱情、耐心周到；在服務語言上，應做到文明和氣、謙遜有禮。在日常工作中應學習與人友好交流，以建立起良好的人際關系，創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境，體現(xiàn)以人為本的服務意識。

（三）增強責任感與使命感，確保人事檔案管理工作的有序開展。

高校人事檔案管理工作是一項責任重大而又具體細致的工作，它要求管理人員不但要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的服務意識，而且要具有高度的責任心和使命感。只有不斷提高自己的責任心和使命感，高校人事檔案管理人員才會加強自我學習，在與他人交流中擴大自己的專業(yè)知識面，在學習和實踐的過程中積極探索，把理論與實際工作有機結合起來，才能不斷完善自身的知識結構，培養(yǎng)較強的檔案意識，提高人事檔案管理能力，確保人事檔案管理的有序進展。

（四）增強學習意識，不斷加強人事檔案管理人員綜合素質的培養(yǎng)。

高校人事檔案管理是一項科學性、規(guī)范性、專業(yè)性很強的工作，要做到人事檔案的科學管理與有效的開發(fā)利用，必然要求人事檔案管理人員具有較全面的文化知識素養(yǎng)與熟練的專業(yè)技能。人事檔案管理人員在材料收集、鑒定、整理歸檔與提供利用等過程中，需要通過文字和語言與人溝通，因而，應具有良好的綜合素質，即不但具有相當?shù)奈氖分R、較好的語言表達能力和文字寫作能力，而且要有較高的計算機運用等現(xiàn)代信息技術處理能力，如以計算機與人事檔案管理軟件等應用為主，利用計算機、照相機、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對人事檔案進行檢索、存儲等。因而，高校干部人事檔案管理人員必須增強自己的學習意識，不斷加強自己的綜合素質的培養(yǎng)，才能使高校人事檔案的管理水平不斷提高。

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