企業(yè)檔案管理中的“目標(biāo)管理”

董明

（臨汾供電分公司，山西 臨汾041000）

企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的提出，為企業(yè)檔案工作提出了一個(gè)近期工作目標(biāo)。通過對(duì)企業(yè)的檔案工作量化的測(cè)試和標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)定，使其在檔案工作管理體制、列入企業(yè)項(xiàng)管理、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等方面受到了全面地檢驗(yàn)、規(guī)范地考核，從近幾年推廣的情況看，對(duì)企業(yè)檔案工作確實(shí)起到了一定的推動(dòng)作用。企業(yè)檔案工作自此有了一個(gè)統(tǒng)一的衡量尺度。針對(duì)檔案管理出現(xiàn)的種種問題，企業(yè)檔案進(jìn)行了“目標(biāo)管理”。

1 目前企業(yè)職工檔案工作存在的問題

1.1 現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制落后

職工檔案是勞動(dòng)和社會(huì)保障工作的基礎(chǔ)，是職工個(gè)人維護(hù)合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實(shí)政策的法律憑證，是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項(xiàng)勞動(dòng)待遇、記錄參加社會(huì)保障情況的重要憑證。在新的形勢(shì)下職工檔案的內(nèi)容已不單是側(cè)重職工政治歷史情況、工資晉級(jí)等形成的材料，而是側(cè)重于養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、公積金、住房補(bǔ)貼的繳費(fèi)和發(fā)放，簽定、解除勞動(dòng)合同等形成的材料?，F(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理，有的在企業(yè)主管部門管理，有的在企業(yè)管理，沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，資源整合。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對(duì)所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)或人員名單?，F(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式，這種管理方式給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益和建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場(chǎng)。

1.2 企業(yè)職工檔案管理工作制度不完善

企業(yè)以追求利潤(rùn)為目的，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷售上，認(rèn)為檔案工作不重要，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導(dǎo)致對(duì)檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成。

1.3 企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，利用率低

一是企業(yè)職工檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，個(gè)人材料分散。企業(yè)職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡(jiǎn)單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價(jià)值。二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。

2 企業(yè)檔案“目標(biāo)管理”的推行狀況和實(shí)施特點(diǎn)：

2.1 其考核程序基本覆蓋了企業(yè)近期檔案工作的發(fā)展進(jìn)程

2.1.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

一些企業(yè)檔案館的建立，表明企業(yè)檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與企業(yè)整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)企業(yè)采取有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度。很多企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為企業(yè)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。

2.1.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)

隨著各大企業(yè)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為企業(yè)檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時(shí)，各企業(yè)建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入企業(yè)的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過程的實(shí)施。

2.1.3 建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各企業(yè)采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè)，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)，規(guī)范了企業(yè)檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。

2.1.4 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

企業(yè)檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。

2.1.5 引入現(xiàn)代化手段，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源

企業(yè)檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞企業(yè)的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前企業(yè)改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2.2 其實(shí)施效果給檔案部門帶來雙重收益

2.2.1 硬件設(shè)施地更新、充實(shí)，使檔案管理?xiàng)l件和信息開發(fā)手段得到改善

企業(yè)普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

2.2.2 軟件收益顯著提高

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng)，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實(shí)問題。通過“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評(píng)，使得檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉、考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

從其整體收益不難看出，企業(yè)檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)各企業(yè)檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助各企業(yè)檔案部門從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

2.3 從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過程的難點(diǎn)

“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些企業(yè)在實(shí)施過程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，問題出在檔案工作與企業(yè)整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。問題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置--服務(wù)性、輔助性，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與企業(yè)整體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)企業(yè)的整體規(guī)劃實(shí)施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視企業(yè)“目標(biāo)管理”的難點(diǎn)，站在管理者的位置，與平等級(jí)別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對(duì)而言則簡(jiǎn)單些。眾所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見，如欲加快企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與企業(yè)行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。

2.4 “目標(biāo)管理”對(duì)企業(yè)檔案工作產(chǎn)生的影響

企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”對(duì)企業(yè)檔案工作產(chǎn)生的影響：實(shí)行企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”對(duì)企業(yè)檔案工作總體發(fā)展水平不均衡，檔案工作尚未與企業(yè)整體工作完全實(shí)現(xiàn)“四同步”，檔案干部素質(zhì)差異較大，檔案部門環(huán)境設(shè)施有待進(jìn)一步改善，檔案信息開發(fā)薄弱于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)等企業(yè)檔案工作現(xiàn)存的問題，具有較好的“醫(yī)治”作用。一定程度上可以改善或緩解目前存在于企業(yè)檔案部門的尖銳矛盾，相信經(jīng)過一段時(shí)間的努力，企業(yè)檔案工作的整體水平會(huì)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上整體提高。此外，隨著檔案工作“目標(biāo)管理”等級(jí)地遞進(jìn)，從“目標(biāo)管理”的內(nèi)容，可見檔案工作重點(diǎn)逐步從基礎(chǔ)建設(shè)轉(zhuǎn)至現(xiàn)代化管理，其所占比重也在逐步遞增。既然企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”設(shè)置者在其設(shè)置初衷，已預(yù)測(cè)到檔案工作發(fā)展趨勢(shì)，主觀規(guī)定了其發(fā)展軌跡，相信在進(jìn)一步推向深入的過程中，客觀上會(huì)在中期發(fā)展階段看到其顯著成效。但是，前文述及的某些問題也不容忽視。倘若在近期解決不好，勢(shì)必成為阻礙發(fā)展的隱患，其日積月累的負(fù)面效應(yīng)，會(huì)逐漸吞噬企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的主體。為此，應(yīng)給予高度重視。盡快采取有效措施，以利該項(xiàng)工作全面、深入的推進(jìn)和發(fā)展。

[1]卞昭玲.試論檔案信息服務(wù)組織的績(jī)效評(píng)估[J].檔案學(xué)通訊，2005，2.