提高校務會議效率ABC

張傳剛

校務會議是學校通報日常工作情況、總結前一階段工作、部署下一階段工作等事務的重要平臺,是校領導和教師直接溝通的便利渠道,是一所學校正常運轉不可缺少的一部分。校務會議少則一月一次,多則兩周、甚至一周一次。不過,在校務會議的運行過程中,由于開會形式一成不變、會議時間過長、會議內容多有雷同,久而久之引起教職工的反感,會上不再認真聽會,甚至做起小動作,讀書看報、玩手機、竊竊私語等。會議主持人就要多說幾句,強調會議紀律,無形中就又延長了會議的時間,教職工愈加不滿。長此以往,校務會就變成了領導說領導的,教職工做教職工的,會上安排的工作落實不好,學校整體工作懈怠。于是校領導愈發(fā)要在會上強調,會議時間拉長,教職工愈發(fā)不滿,形成了惡性循環(huán):學校工作無起色,開長會強調,教職工消極怠工。要改變這種情況,當從以下幾方面入手,提高會議效率。

1.利用現代技術手段,減少“會次”。在現代技術條件下,許多學校都已經建成了校園網,開通了“校信通”等信息平臺,但在實際工作中并沒有充分發(fā)揮它們的作用。因此,要充分利用現代技術的便捷條件,提高工作效率。比如說,依托校園網,開通現代辦公系統?，F代辦公系統方便快捷,覆蓋無遺漏。學校的日常工作安排、文件傳達、通知等均可通過其來傳達?！靶Ｐ磐ā币部砂褜W校的相關信息及時地發(fā)到各位教師的手機上。不需要再把全校教職工集合起來宣讀文件、發(fā)布通知。學校在安排工作、布置任務、傳達文件、發(fā)布通知等方面,要能上網發(fā)布的就網絡公告,能文件傳達的就文件傳達,能短信群發(fā)告知的就短信發(fā)送,能不開的會就不開,兩個會能合成一個的就合成一個,能一月開一次的就不兩周開一次,充分減少會議的次數。減少了會議次數,也就提高了工作效率。

2.有針對性地開會,減少“會員”。因為工作有主次,任務有側重,校務會并不是每次都要全校教職工參加的。在開會之前,會議組織者應對會議的工作內容進行準確的安排,確定參加會議的必要人員,做到應該參會的一個不漏,無須參會的一個不來,減少參加會議人員,保證會議的針對性、有效性,避免會議的大鍋飯現象,減少教師的抱怨。會員貴在“vip”,而不是全員。假如是班主任老師的事情,就不要安排代課老師參加;是教學的事情,就不要通知后勤的教師參加;是一年級級組教師的事情,就不要告知二年級的老師參加。當然了,非常重大的、確實需要全校全員參與的會議除外。減少“會員”,并不會降低會議效率,相反會提高效率。

3.確定主題,言簡意賅,減少“會時”。會前,對會議的各事項進行詳細周密的安排,將會議需要注意的細節(jié)問題整理出來,提前準備,設定合理的流程,減少中間環(huán)節(jié),使會議的內容啟承轉接,流暢自然,避免重復內容的出現。開會時,圍繞會議主題,開門見山,就事論事,不借題發(fā)揮,不迂回曲折;語言精練簡短,不嘮叨啰嗦;前面人講過的問題,后面的就不要重復講。如此以來,就使會議過程重點突出,詳略得當,言簡意賅,既減少了會議的環(huán)節(jié)阻塞,也節(jié)約了會議的時間。李敖曾說過,演講要像迷你裙,越短越好,其實,會議也是如此。進行時間越短的會,落實工作越有效。

4.保持會議的新鮮度,提高“會趣”。校務會內容的重復乃至陳舊,是導致廣大教職工參會興趣不高的重要因素。當然,由于學校工作的單調性、重復性,校務會很難避免會議內容上的重復。盡管如此,還應當從看似重復的工作中,挖掘重復事件上的新鮮點,換角度思考,擷取其中的亮點,來作為會議的內容;從看似平常的工作中,發(fā)現新鮮事,呈現在會場上,激起教師參會的興趣。此外,也可以從會議的形式入手,創(chuàng)新會議形式,如讓廣大教職工切實參與到會議中,這將會極大地調動起教師參會的積極性。

校務會,對于一所學校而言,是非開不可的。但要秉著高效的原則,減少會次、會員、會時,提高會趣,消除教職工的會議疲勞癥,消弭開會者的會議依賴癥,充分提高校務會的“會率”,進而提高學校的工作效率,開創(chuàng)學校工作的新局面。