加強(qiáng)高職高專院校系教學(xué)秘書工作的思考

董志尚 戴亞軍

摘要:隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展,在高校特別是高職高專院校中教學(xué)秘書工作存在著一些亟待解決的問題。文章分析了教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)及存在的問題,并就加強(qiáng)教學(xué)秘書工作進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞:高職高專院校;教學(xué)秘書;工作創(chuàng)新

中圖分類號:G717文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1003-2851(2009)09-0100-01

在連續(xù)幾年的高校大擴(kuò)招之后,我國高等教育從注重辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)張開始轉(zhuǎn)向更加注重人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高,各個高校都在積極開展內(nèi)部管理體制的改革與探索,也不斷暴露出一些新問題。

一、高職高專院校系教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)及存在的問題

高職高專院校系教學(xué)秘書作為系領(lǐng)導(dǎo)的工作助手,除了需要從事基礎(chǔ)教學(xué)管理工作之外,還要作為報(bào)賬員、考勤員、固定資產(chǎn)管理員、信息統(tǒng)計(jì)員等負(fù)責(zé)系里的文字工作、會務(wù)工作、信息檔案管理、辦公用品采購與管理等許多日常行政工作,其工作范圍涉及到方方面面,工作任務(wù)重、頭緒多。隨著學(xué)生和教工規(guī)模的增加,教學(xué)秘書承擔(dān)的工作任務(wù)越來越重、面臨的壓力越來越多,教學(xué)秘書工作主要有以下特點(diǎn):

(一)政治性。教學(xué)秘書作為輔助系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行基層教學(xué)管理、處理日常事務(wù)的工作人員,其行為必然體現(xiàn)系領(lǐng)導(dǎo)的意愿,其言行常被認(rèn)為是系領(lǐng)導(dǎo)的意圖。作為教學(xué)秘書要充分認(rèn)識自身工作的政治性,要考慮大局利益做好本職工作,嚴(yán)守工作紀(jì)律,和領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致,避免給系里整體工作的開展帶來影響。

(二)事務(wù)性。教學(xué)秘書的工作基本上是具體的、事務(wù)性的工作,其工作職責(zé)主要涉及教務(wù)管理、科研活動、日常行政、信息資料管理等多個方面,與學(xué)校許多職能部門發(fā)生工作聯(lián)系,面寬線廣、紛繁復(fù)雜。在具體工作中,教學(xué)秘書既要服從系領(lǐng)導(dǎo)的安排,還要接受學(xué)校有關(guān)職能部門的管理。

(三)服務(wù)性。教學(xué)秘書的工資性質(zhì)就是服務(wù)。教學(xué)秘書的工作對象是多方面的,既有學(xué)校職能部門,又有本系師生,要做好方方面面的服務(wù)工作。其工作要溝通上下、聯(lián)系左右,做到上情下達(dá)、下情上達(dá),發(fā)揮好“橋梁”作用,同時還要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),發(fā)揮參謀助手作用,為領(lǐng)導(dǎo)做好工作出謀劃策、提供建議。

二、高職高專院校系教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

(一)要有較高的思想政治素質(zhì)。教學(xué)秘書要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,做好教務(wù)管理工作,這就要求教學(xué)秘書了解黨的教育方針和高等教育的規(guī)律,掌握學(xué)校的各種政策,及時收集、了解本系的基本情況、發(fā)展態(tài)勢和社會對本系的需求,及時提供領(lǐng)導(dǎo)正確決策所需的信息。如果不具備良好的政治素質(zhì)和較高的政策水平,教學(xué)秘書就不能承擔(dān)起所肩負(fù)的任務(wù)。

(二)要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識。教學(xué)秘書的工作就是服務(wù)工作,上要對學(xué)校職能部門和系領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),下對全系教職員工和學(xué)生服務(wù),沒有多少發(fā)號施令的權(quán)限,只有把各方面交辦的工作做好的義務(wù)。在開展工作的過程中要注意服務(wù)對象的多層次性和服務(wù)內(nèi)容的多樣性,并努力改進(jìn)服務(wù)的方式、方法,增強(qiáng)服務(wù)的主動性,提升服務(wù)水平、提高服務(wù)質(zhì)量。

(三)要有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和敏捷的思維能力。教學(xué)秘書工作瑣碎,千頭萬緒,只有做到工作計(jì)劃性強(qiáng)、思路明確、抓大放小、分清輕重緩急,才能高效率、高質(zhì)量地完成各項(xiàng)工作。在工作中要勤酌多思,善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn),探索行之有效的工作方法。同時,在工作中要講究藝術(shù)性,不斷提高組織協(xié)調(diào)的能力,使各項(xiàng)工作充滿活力。

三、加強(qiáng)高職高專院校系教學(xué)秘書工作的措施

目前,在許多高職高專院校由于在教學(xué)秘書的配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工資待遇等方面存在的問題,已經(jīng)導(dǎo)致了教學(xué)秘書更換頻繁、隊(duì)伍不穩(wěn)定,工作缺乏連續(xù)性和穩(wěn)定性,不可避免地影響了教學(xué)管理工作的正常運(yùn)行。針對出現(xiàn)的問題,應(yīng)從以下幾個方面著手解決。

(一)加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)。各高校隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、辦學(xué)層次的不斷增加,教學(xué)秘書的工作量也在不斷的增大。各高校及教務(wù)管理部門應(yīng)把教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)工作擺在重要位置,給予高度重視,加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),著力提高教學(xué)秘書的素質(zhì),不斷提高其教務(wù)管理和服務(wù)水平,努力建設(shè)一支綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的教學(xué)秘書隊(duì)伍,為進(jìn)行教務(wù)管理工作提供堅(jiān)強(qiáng)的人員保證。

(二)加強(qiáng)教學(xué)秘書工作規(guī)范化建設(shè)。教務(wù)處要統(tǒng)一制定教學(xué)秘書工作職責(zé),明確工作要求,由各系根據(jù)不同情況制定工作細(xì)則。教務(wù)處是學(xué)校教學(xué)管理的職能部門,教務(wù)處需要統(tǒng)一制定教學(xué)秘書工作職責(zé),明確工作要點(diǎn)、完成各項(xiàng)工作的方法以及要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)等;各系在此基礎(chǔ)上根據(jù)自己的特點(diǎn)制定教學(xué)秘書工作細(xì)則。明確的職責(zé),不僅有利于學(xué)校教學(xué)管理工作的規(guī)范化,而且能夠彌補(bǔ)教學(xué)秘書更換給工作帶來的不便。

(三)增加編制,改善待遇。目前,各高校的教學(xué)秘書編制普遍不足,在許多高職高專院校的教學(xué)秘書還要負(fù)責(zé)處理各系的日常事務(wù),工作任務(wù)比較繁重。學(xué)校應(yīng)對教學(xué)秘書的工作進(jìn)行適度量化,給教學(xué)秘書的工作給予一定的補(bǔ)貼,使教學(xué)秘書獲得的報(bào)酬與其崗位貢獻(xiàn)成正比,對大家關(guān)心的職稱評定等問題在政策上也應(yīng)有所傾斜,從而激發(fā)其工作積極性。

參考文獻(xiàn)

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