淺談高校會計電算化管理中的問題與對策

楊秀梅

摘 要:隨著高等教育體制改革的不斷深入,辦學規(guī)模的擴大,高校經(jīng)費不斷增加,高校會計電算化的發(fā)展是高校管理現(xiàn)代化與高校會計自身改革和發(fā)展的客觀需要。文章針對高校會計電算化應用中存在的問題,提出了解決問題的對策,以防止會計信息失真,避免財務風險。

關鍵詞:會計電算化 問題 對策

中圖分類號:F234 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)11-154-02

會計電算化是指以電子計算機為主體的當代電子信息技術在會計實務工作中的應用。會計電算化的實施確實提高了會計數(shù)據(jù)處理的時效性和準確性,提升了會計核算的水平與質(zhì)量,減輕了會計人員的勞動強度,為管理者、投資者及相關權益人提供了較為準確、及時的財務信息。但也存在一些不容忽視的問題,如不加以防范,勢必影響會計核算的質(zhì)量,加大財務運行風險。為此,筆者結合會計電算化工作實際,談一下自己的看法。

一、高校會計電算化管理中存在的主要問題

1.會計核算軟件開發(fā)與設計存在缺陷。會計軟件功能的設計有待于進一步拓展。由于軟件研發(fā)人員考慮問題不全面,不能夠完全符合各單位實際情況,很容易出現(xiàn)偏差,這樣就會給財務核算帶來風險,甚至給犯罪分子以可乘之機。近幾年來,一些高科技犯罪頻繁發(fā)生,其中有的也正是利用了會計核算軟件的設計缺陷。

2.電算化制度不健全或執(zhí)行程序不嚴格。電算化基礎管理工作薄弱,在高校會計電算中,管理制度的充實和完善慢于會計電算化,特別是網(wǎng)絡化的發(fā)展進程缺乏一定的預見性和前瞻性。個別單位未按規(guī)定建立、健全會計電算化的各項管理制度。認為會計電算化后就萬無一失了,存在麻痹的思想。有的單位雖然有健全的制度,但嚴格的內(nèi)控管理制度和科學的規(guī)范程序往往只停留在紙面上,不能很好地落實。這樣就不可避免地出現(xiàn)一些違法違紀事件,如:盜用操作密碼進行越權操作或違背不相容崗位設置電算化崗位,從而達到侵吞資產(chǎn)的目的。

3.計算機維護不當,操作人員計算機技能不高。會計電算化后,各種會計賬目等信息存儲、文件傳遞都以電子文件存在計算機內(nèi),由于操作人員技能不高、維護不當或其它疏忽,存在丟失、篡改或刪除會計信息的危險。

4.外界病毒侵入系統(tǒng)帶來的數(shù)據(jù)信息丟失等問題。外來磁盤攜帶病毒進入服務器或一些犯罪分子惡意制造病毒,攻擊計算機系統(tǒng),破壞正常執(zhí)行程序和數(shù)據(jù)完整等。

二、會計電算化問題防范的對策

1.加強電算化軟件購置及開發(fā)管理。計算機應用軟件及系統(tǒng)軟件的購置應嚴格按照上級財政部門規(guī)定采購,所需軟件必須經(jīng)過實踐應用并被證明是安全可靠的,必須經(jīng)過財政部門評審認定通過并附詳細操作說明。不僅如此,單位自行研發(fā)或購置電算化應用軟件,還要進行全面深入的調(diào)查,科學系統(tǒng)地進行分析、設計、比較、試運行。在軟件正式使用前,應經(jīng)過至少半年時間的試運行,對相關數(shù)據(jù)進行對比驗證,以防止研發(fā)人員考慮不周出現(xiàn)的偏差。

2.建立、健全會計電算化規(guī)章制度,從制度上約束、規(guī)范會計行為。根據(jù)財政部制定的《會計電算化工作規(guī)范》要求,開展會計電算化的單位,應根據(jù)工作需要,建立、健全包括會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、會計電算化會計檔案管理制度等計電算化內(nèi)部管理制度。制度的健全可以從各個關鍵控制點規(guī)范電算化操作程序,防范制度“缺位”造成的財務風險。

(1)制定嚴密的計算機操作管理制度,包括會計軟件的操作工作內(nèi)容和權限、操作密碼的嚴格管理、預防會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登入機內(nèi)賬簿、保存上機操作記錄、計算機病毒的防范措施等制度。與此同時加強日常使用管理,防止各種非法人員上機操作,為計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境,保護機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。

(2)建立數(shù)據(jù)管理制度和建立檢查管理制度。首先,應加強會計數(shù)據(jù)的安全維護管理。確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。主要工作包括:經(jīng)常進行備份工作,以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失;每日必須對計算機內(nèi)的會計資料在計算機硬盤中進行備份。對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。其次,應制定會計電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時會計數(shù)據(jù)的維護制度,以解決因發(fā)生意外事故,而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。最后,應制定數(shù)據(jù)錄入管理規(guī)定。隨著單位管理信息化的發(fā)展,會計核算中許多原始憑證資料除手工輸入外,還可能來源于供應鏈系統(tǒng)等其他系統(tǒng),對需要處理的原始憑證的正確性和完整性的審核,使用具有智能化校驗功能的設備,能夠及時有效地發(fā)現(xiàn)原始憑證的錯誤,確保會計憑證的質(zhì)量,減少審核工作量。

(3)加強會計檔案管理。電算化會計的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計檔案管理是實行會計電算化后會計工作連續(xù)進行的保障,是電算化會計信息系統(tǒng)維護的保證,是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全與完整的關鍵環(huán)節(jié),也是會計信息得以充分利用的保證。

(4)嚴格執(zhí)行會計電算化崗位責任制,強化授權操作控制。會計電算化崗位應設置操作人員、維護人員、直接管理人員和會計軟件人員。其中操作人員之間不得兼任,研發(fā)人員、維護人員不能兼任操作人員。各個崗位人員相互牽制,科學分工,明確職責。各崗位要嚴格執(zhí)行授權限制管理,并用密碼防控,定期變更密碼,防止非法操作,越權操作。為此主管會計應熟悉財務軟件,嚴格掌握操作人員的權限確定權,從而達到保證操作權限控制的有效性,這樣各個崗位人員就能形成互相牽制、互相制約,能防止違法行為的發(fā)生,及時發(fā)現(xiàn)并糾正會計差錯,保證會計信息的真實性、合法性。各個崗位要嚴格遵循會計業(yè)務和處理流程,防范因違反操作規(guī)程而造成的錯誤;購買軟件系統(tǒng)時應注意添加類似防范、提示功能,計算機程序能及時提示、制止各類越權操作、錯誤操作等行為,確保授權控制有效實施。建立手工和計算機操作日志制度,為查證上機情況留下客觀、真實記錄,包括操作人員、操作時間、操作內(nèi)容等進行手工和計算機雙重記錄。

3.加強對計算機系統(tǒng)的維護管理,提高會計人員業(yè)務素質(zhì)。系統(tǒng)維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分。硬件維護主要是在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障時,及時進行故障分析,并作檢查記錄,在設備更新、擴充、修復后,由系統(tǒng)維護人員安裝和調(diào)試。建議在硬件維護工作中,一般故障由本單位電算化維護人員負責,較大的故障應及時與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決。系統(tǒng)軟件維護主要是檢查系統(tǒng)文件的完整性以及系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。實行會計電算化后,會計人員只需輸入記賬憑證,登記各類賬簿和編制報表工作即由計算機完成。這樣就要造成一大批既精通計算機信息技術,又鉆研財務管理知識,熟練地進行財務信息的加工和分析,滿足各方對財務信息的需求的“會計—計算機—管理型”的復合型人才。目前我國會計人員素質(zhì)偏低,對電子計算機方面知識掌握不多,因此應提高會計人員的業(yè)務素質(zhì),加強會計電算化培訓,使會計人員能夠熟練地操作計算機,掌握會計軟件的各種管理功能,推動學校會計電算化事業(yè)由核算型向管理型智能型轉(zhuǎn)變,全面提升財務人員專業(yè)素質(zhì)、道德修養(yǎng)、法制觀念。

4.加強計算機網(wǎng)絡法制建設,強化防病毒措施。近年來,我國雖然已采用各種技術防止外部病毒侵入,但仍不能阻止其進入。因此,必須通過嚴格的網(wǎng)絡執(zhí)法,對犯罪分子的違法行為進行嚴厲的打擊。同時,還要配備正版的網(wǎng)絡殺毒軟件,定期或不定期地“殺毒”,以保證計算機安全運行,確保會計信息準確完整。

會計電算化隨著電子計算機技術的發(fā)展而產(chǎn)生,也必將隨著電子計算機技術的提高而逐步完善。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展,大范圍的會計信息處理網(wǎng)絡也必將建立,對整個經(jīng)濟生活將產(chǎn)生越來越重要的影響。

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3.會計電算化工作應重視的幾個問題.兵團教育學院學報,2006(1)

(作者單位:新鄉(xiāng)醫(yī)學院財務處 河南新鄉(xiāng) 453003)(責編:若佳)