從保管期限的功能看價(jià)值鑒定的內(nèi)容

張　莉

摘要：保管期限在事實(shí)上被賦予了反映檔案價(jià)值時(shí)效性和重要性的功能。然而時(shí)效性和重要性是兩個不同的價(jià)值特征，它們的趨向也不總是一致，因此需要區(qū)分時(shí)效性鑒定與重要性鑒定，擴(kuò)展價(jià)值鑒定的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案；價(jià)值鑒定；時(shí)效性鑒定；重要性鑒定

通常認(rèn)為，檔案價(jià)值的大小與其保管期限的長短是一致的，價(jià)值越大，保管期限應(yīng)當(dāng)越長，反之亦然。然而依此就很難說清，一些短期保存但又起到很大作用的檔案，其價(jià)值究竟是算大還是小。早已有專家學(xué)者注意到這種現(xiàn)象，認(rèn)為有些檔案“之所以沒有永久保存，主要是從可能被利用的時(shí)間的長短來決定的。而從其發(fā)揮作用的大小而言，很難說哪一種更重要，應(yīng)當(dāng)說它們在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)可能都是重要的”，并指出“有時(shí)檔案的重要性和保存時(shí)間的長短這兩者又有不一致之處”，因此要“正確處理檔案的重要性和保存時(shí)間長短之間的關(guān)系”。筆者通過進(jìn)一步的思考發(fā)現(xiàn)，這個問題與價(jià)值鑒定的內(nèi)容相關(guān)。

1保管期限的含義及功能

保管期限，顧名思義，指的是檔案保存時(shí)間的長短，作為一個時(shí)間性的概念，其當(dāng)然的也是首要的功能是反映檔案將被保存多長時(shí)間。

除此之外，保管期限實(shí)際上還承擔(dān)著反映檔案重要程度的功能。與保密程度用密級、保存時(shí)間用保管期限來表達(dá)不同，重要程度并沒有一個專門的概念來表達(dá)，一般是通過密級和保管期限來體現(xiàn)，又因?yàn)椴皇撬袡n案都需要保密并且密級會發(fā)生改變，所以多數(shù)情況下，主要是看其保管期限的長短，“檔案價(jià)值的大小等級序列，主要是通過保管期限來顯示，即保管期限越長，其價(jià)值越高；保管期限越短，其價(jià)值越低”，“檔案的保管期限長短在某種意義上可以理解為是這份檔案價(jià)值大小的標(biāo)志”。按照保存時(shí)間的長短與價(jià)值大小一致的認(rèn)識以及在這種認(rèn)識指導(dǎo)下進(jìn)行的價(jià)值鑒定工作實(shí)踐，這種看法順理成章。可見，一方面是缺少專門的與之相對應(yīng)的指標(biāo)概念；另一方面是現(xiàn)有的認(rèn)識和做法，使得保管期限在反映保存時(shí)間長短的同時(shí)，又被賦予了反映檔案價(jià)值大小的功能，而且由于到期銷毀基本上沒有真正貫徹，這個功能在事實(shí)上是居于第一位的。然而，事實(shí)表明，保管期限這兩個功能有時(shí)會出現(xiàn)矛盾。矛盾的原因在于，保存時(shí)間與重要程度反映的是價(jià)值的不同屬性。

價(jià)值有多方面的特征，時(shí)效性與重要性是其中的兩項(xiàng)。時(shí)效性指客體能夠滿足主體需求的有效時(shí)期，就檔案而言，體現(xiàn)其保存價(jià)值存續(xù)時(shí)間的長短；重要性則指的是客體對主體需求的滿足程度，體現(xiàn)檔案價(jià)值的大小。時(shí)效性所指的價(jià)值存續(xù)期，本質(zhì)上是檔案的有效期，只要檔案有保存價(jià)值，這個期限就會延續(xù)，無論價(jià)值大小都不改變這種狀態(tài)，除非小到失去保存價(jià)值這個臨界點(diǎn)，此即意味著有效期終結(jié)，所以，時(shí)效性只與有無保存價(jià)值相關(guān)，無關(guān)價(jià)值大小。與此相對，重要性只與價(jià)值大小相關(guān)，與這個價(jià)值會延續(xù)多久無關(guān)。這一點(diǎn)在以重要性、時(shí)效性為縱橫坐標(biāo)的坐標(biāo)系中，可以直觀地表達(dá)出來：檔案的價(jià)值表現(xiàn)為坐標(biāo)系中的一條線，時(shí)效性與線條的長短相關(guān)，定期的為有限的線段，永久的為一直延續(xù)的射線：重要性與線條的高低位置相關(guān)，位高表示價(jià)值大，低則價(jià)值小?？梢姡瑫r(shí)效性與重要性是不相同的，很明顯，它們分別與保管期限和重要程度相對應(yīng)，即保管期限反映價(jià)值的時(shí)效性，重要程度反映價(jià)值的重要性。

在這種情況下，保管期限兼具兩種功能的必備條件是時(shí)效性與重要性的趨向一致，若如此，即便時(shí)效性與重要性不同也無關(guān)緊要。因此，兩者趨向之間的關(guān)系成為問題的關(guān)鍵。實(shí)際中常?？梢钥吹?。保管期限相同的檔案，其價(jià)值大小也會相去甚遠(yuǎn)。這說明，時(shí)效性與重要性之間不存在某種固定的對應(yīng)關(guān)系，從重要性的高或低不能夠必然地推出時(shí)效性的長或短，它們的趨向可能一致也可能不一致，如下表所示。

將兩個含義不同、趨向不總是一致的價(jià)值屬性集中由保管期限這一個指標(biāo)來反映，才使得原本是井水不犯河水因而根本沒有矛盾可能性的兩個屬性矛盾起來。要避免這種現(xiàn)象，就需要簡化保管期限的功能。然而如此一來，又會引出下面的疑問：價(jià)值鑒定的主要內(nèi)容是確定保管期限，保管期限如果只反映時(shí)效性，這是不是意味著重要性這一重要價(jià)值特征在價(jià)值鑒定中就無用武之地了呢?是不是檔案保管中無須關(guān)注檔案的重要程度了呢?如果答案是否定的，那么，是不是我們的預(yù)設(shè)即“價(jià)值鑒定的主要內(nèi)容為確定保管期限”存在問題呢?價(jià)值鑒定應(yīng)當(dāng)有什么樣的內(nèi)容呢?

2價(jià)值鑒定內(nèi)容的擴(kuò)展

價(jià)值鑒定的內(nèi)容，除了為確定保管期限而進(jìn)行的時(shí)效性鑒定以外。還應(yīng)當(dāng)有重要性鑒定。這由價(jià)值鑒定的目的決定。

價(jià)值鑒定所要達(dá)到的目的，應(yīng)當(dāng)是整個檔案管理的目的在這一環(huán)節(jié)的落實(shí)和體現(xiàn)，有兩個：(1)利用，包括有的用和便于利用等多重含義。有的用要求檔案保管期限恰當(dāng)，這依賴于時(shí)效性鑒定；便于利用的一個要求是區(qū)分價(jià)值大小不同的檔案以適應(yīng)不同的利用者，這靠重要性鑒定完成。(2)保管。包括區(qū)別管理和減輕庫房負(fù)擔(dān)等。區(qū)別管理，是針對價(jià)值大小各異的檔案實(shí)施有區(qū)別的管理，重點(diǎn)檔案重點(diǎn)監(jiān)管。而區(qū)分價(jià)值大小，是重要性鑒定的內(nèi)容。減輕庫房負(fù)擔(dān)，需要將到期無保存價(jià)值的檔案剔除，這是時(shí)效性鑒定的任務(wù)?？梢姡瑹o論是從利用還是從保管的角度，重要性鑒定都是價(jià)值鑒定的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

如果我們認(rèn)可保管期限只對應(yīng)時(shí)效性，并且也認(rèn)可重要性鑒定不可或缺，那么，就應(yīng)當(dāng)確立一個指標(biāo)與重要性相對應(yīng)。換句話講，傳統(tǒng)價(jià)值鑒定的內(nèi)容要加以擴(kuò)展。

其實(shí)，在傳統(tǒng)的價(jià)值鑒定中，也包含有時(shí)效性鑒定與重要性鑒定，只是它們被不加區(qū)分地?cái)嚭驮谝黄鸩⒁员９芷谙迊矸从场?shí)踐中，人們已經(jīng)感覺到這種混同存在不足，提出要對相同保管期限下不同價(jià)值大小的檔案實(shí)行分級管理，從而將檔案的重要程度以保管期限以外的形式表達(dá)出來，且與保管期限并列，獨(dú)立成為價(jià)值鑒定的一項(xiàng)內(nèi)容。

擴(kuò)展價(jià)值鑒定的內(nèi)容，區(qū)分時(shí)效性鑒定與重要性鑒定，除了可以避免前述矛盾現(xiàn)象，還有助于我們認(rèn)識不同時(shí)期和不同檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)。例如電子檔案價(jià)值鑒定的重心相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)移。紙質(zhì)檔案的內(nèi)容與載體具有一體性，載體消亡，往往就意味著內(nèi)容不存在；載體占據(jù)空間大，并且隨時(shí)間推移而快速地可以說是無限增長，而一個時(shí)期內(nèi)能夠提供的存放空間是有限的。所以，要對絕大多數(shù)檔案的保存時(shí)間作出限定，時(shí)效性鑒定自然是重點(diǎn)。對于電子檔案來講，因有限存儲空間而要進(jìn)行取舍鑒定的壓力并不大，倒是區(qū)別管理所要求的重要性鑒定較為突出。

3結(jié)束語

認(rèn)識到價(jià)值鑒定內(nèi)容的擴(kuò)展，有更深遠(yuǎn)的意義。很難預(yù)測，今后價(jià)值鑒定會有什么樣的內(nèi)容，能夠把握的只有一個原則，即只要有需求，就應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的內(nèi)容，價(jià)值鑒定的內(nèi)容與方法應(yīng)當(dāng)隨時(shí)代與社會的變化加以調(diào)整而不是固定不變的，不論簡單或復(fù)雜，當(dāng)今的鑒定方法都有著這樣那樣的不足，這種自身有缺點(diǎn)的價(jià)值鑒定，所提供的也是不那么可靠的結(jié)果，現(xiàn)實(shí)中到期檔案真正銷毀的比例也說明了結(jié)果的實(shí)際指導(dǎo)作用。這是否意味著，今天的價(jià)值鑒定，其主要意義不在鑒定結(jié)果，而在于作為探索更好的鑒定方法的過程?作為過程的價(jià)值鑒定，契合著當(dāng)代中國社會轉(zhuǎn)型與技術(shù)變革帶來的巨大變化，需要以新思維來認(rèn)識問題，允許各種不完善的、帶有探索性質(zhì)的觀點(diǎn)和做法出現(xiàn)。例如，在可以不考慮存儲空間壓力時(shí)。時(shí)效性鑒定的意義是否仍如同以往一樣?在進(jìn)行重要性鑒定時(shí)，可不可以借鑒網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)擊率的做法，“點(diǎn)擊率”高的檔案其價(jià)值就大?若如此。重要性鑒定就成為一項(xiàng)較為容易的工作了。當(dāng)然。這種做法有不足之處，需要進(jìn)一步完善。而這，也正體現(xiàn)了作為過程的特點(diǎn)。

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(作者單位：西北大學(xué)公共管理學(xué)院來稿日期：2009-06-19)