充分發(fā)揮內(nèi)部控制在煙草企業(yè)管理中的作用

李　琴

摘要:隨著我國加入WTO,國外煙草企業(yè)大舉進(jìn)軍中國市場,中國煙草企業(yè)面臨的競爭日益激烈。當(dāng)下,煙草企業(yè)間的競爭可以歸結(jié)為核心能力的競爭,而內(nèi)部控制對提升現(xiàn)代煙草企業(yè)管理水平和核心競爭能力發(fā)揮著不可替代的作用。因此,煙草企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地,就必須通過加強(qiáng)內(nèi)部控制來提升自己的核心競爭力,充分發(fā)揮內(nèi)部控制在煙草企業(yè)管理中的作用,向內(nèi)部管理要效益,最終以提高效益為手段來提升企業(yè)的核心競爭力。

關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;作用;煙草企業(yè)

企業(yè)內(nèi)部控制制度,是指企業(yè)內(nèi)部為了有效地進(jìn)行經(jīng)營管理,而制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約相互監(jiān)督的制度、措施和方法的總稱。內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要組成部分,對明確和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位的職責(zé)和行為,對保證經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),對提高管理效率和保護(hù)資產(chǎn)的安全與完整對規(guī)范會計(jì)秩序,防止會計(jì)信息失真等,都有積極的作用。正確認(rèn)識內(nèi)部控制的作用,對于加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營管理,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、內(nèi)部控制對煙草企業(yè)管理的作用

在煙草企業(yè)中,內(nèi)部控制對企業(yè)管理的主要作用表現(xiàn)在:

(一)協(xié)調(diào)作用

一個(gè)企業(yè)是由各個(gè)部門或者各個(gè)職能單位和業(yè)務(wù)部門組成的整體,為保證各單位的活動(dòng)服務(wù)于企業(yè)整體目標(biāo),就需要進(jìn)行個(gè)面的協(xié)調(diào),以便于各個(gè)組成部分能夠相互配合,煙草企業(yè)亦是如此。在內(nèi)部控制中,預(yù)算管理和績效管理就是實(shí)現(xiàn)整體的協(xié)調(diào)與最優(yōu)化的非常有效的方法。會計(jì)預(yù)算管理系統(tǒng)和系統(tǒng)績效管理體系能夠利用信息優(yōu)勢,通過有效的制度和程序,綜合協(xié)調(diào)煙草企業(yè)內(nèi)部各子目標(biāo)和個(gè)別活動(dòng),使各部分的活動(dòng)符合目標(biāo)控制的總體要求。

(二)制約作用

既然是由各部分組成的有機(jī)整體,那么煙草企業(yè)要想達(dá)到總體的協(xié)調(diào),就必須有有效的措施使各部分按照既定的行動(dòng)方案進(jìn)行,也就是說必須限制和制止影響總目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的某些行為,既包括對察覺到的錯(cuò)誤或舞弊行為采取及時(shí)和有效的措施加以制止,也包括采取預(yù)防措施限制某些行為。因此,內(nèi)部控制制度中的制約和控制措施是保證生產(chǎn)和經(jīng)營的各部分和各個(gè)階段能夠嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行的關(guān)鍵,也是實(shí)現(xiàn)煙草企業(yè)總的內(nèi)部控制目標(biāo)的前提和根本保證。

(三)反映和監(jiān)督作用

內(nèi)部控制發(fā)揮作用的很多方面是依靠會計(jì)信息的反映和監(jiān)督來完成的。預(yù)算完成的好壞,各項(xiàng)控制指標(biāo)的執(zhí)行情況等都必須通過及時(shí)、可靠的會計(jì)信息予以反映,可以說對經(jīng)營過程的正確反映,以及對控制目標(biāo)的完成狀況和各部分行為是否偏離內(nèi)部控制的要求等的事后檢查和監(jiān)督也是內(nèi)部控制的一個(gè)重要作用。通過內(nèi)部控制的反映和監(jiān)督,煙草企業(yè)不僅能及時(shí)調(diào)整不利的行為,而且有利于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策并采取有效的措施,保證內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

(四)促進(jìn)和激勵(lì)作用

煙草企業(yè)是由人組成的實(shí)現(xiàn)獲利和價(jià)值增值目標(biāo)的整體。內(nèi)部控制作為企業(yè)的一項(xiàng)重要管理措施,控制是目的,但并不等同于工作的全部過程,也就是說內(nèi)部控制并不僅僅是簡單的限制和制約。煙草企業(yè)若想實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo),內(nèi)部控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)該采用“約束加激勵(lì)”的控制模式?？刂剖且环N強(qiáng)制力,使企業(yè)達(dá)到管理和經(jīng)營目標(biāo)。但對企業(yè)的組成部分,尤其是對企業(yè)員工來說,控制是一種責(zé)任,同時(shí)也意味著機(jī)會。控制未必都是限制性的,不一定必須成為員下行為的腳鏈甚至手鏈,而是要幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)?，F(xiàn)代管理哲學(xué)把控制看作是一種幫助和引導(dǎo),而不僅僅是一種壓制,控制是一種結(jié)合個(gè)人和企業(yè)目標(biāo),幫助人們到達(dá)各自目的的手段,從這個(gè)意義上說,控制既可以用于自我衡量,促使員工努力工作,在企業(yè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值并得到個(gè)人的滿足,同時(shí)控制還包括設(shè)計(jì)恰當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制,使個(gè)人目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)更好地融合。

(五)預(yù)防和糾正作用

控制分為兩類,一類是預(yù)防不良行為給企業(yè)造成損失,即“防患于未然”;另一類是及時(shí)覺察錯(cuò)誤并采取及時(shí)有效的措施予以糾正。內(nèi)部控制的預(yù)防和糾正作用是規(guī)范煙草企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)行為使之向企業(yè)目標(biāo)方向努力的重要措施。預(yù)防措施要求內(nèi)部控制具有預(yù)見性,熟悉行為特點(diǎn)和業(yè)務(wù)執(zhí)行中的控制點(diǎn),找出容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性盡可能地降低,比如業(yè)務(wù)執(zhí)行中的合理授權(quán)和分工同時(shí)內(nèi)部控制系統(tǒng)還應(yīng)該能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)中的差錯(cuò)和舞弊以及偏離控制目標(biāo)的行為,更重要的是能夠及時(shí)糾正這些差錯(cuò)和行為。

二、我國煙草企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

近年來,煙草行業(yè)組織機(jī)構(gòu)調(diào)整步伐不斷加快,聯(lián)合重組后企業(yè)的資產(chǎn)越來越多,業(yè)務(wù)流程越來越復(fù)雜?？绲貐^(qū)甚至跨省份的分廠,取消縣級公司法人等都對煙草企業(yè)的經(jīng)營效率和內(nèi)部控制的有效性提出了新的挑戰(zhàn)。這不僅在客觀上對煙草企業(yè)不斷提高自我經(jīng)營管理能力提出了要求,而且還對煙草企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制提出了迫切要求。我國煙草企業(yè)大部分在一定程度上建立了內(nèi)部控制制度,其基本業(yè)務(wù)的管理還是有章可循的。但仍有相當(dāng)一部分煙草企業(yè)還未意識到內(nèi)部控制的重要作用,對內(nèi)部控制概念模糊,甚至存在著眾多誤解。企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的局限性,再加上內(nèi)部控制缺乏,使企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)隨意性大,缺乏有效的制約和監(jiān)督。具體表現(xiàn)在:業(yè)務(wù)決策人員與經(jīng)辦人員存在業(yè)務(wù)授權(quán)、業(yè)務(wù)執(zhí)行、業(yè)務(wù)記錄、業(yè)績檢查兼容現(xiàn)象,沒有很好地分離制約;重大事項(xiàng)的決策和執(zhí)行存在無標(biāo)準(zhǔn)操作現(xiàn)象,沒有很好的分離制約;財(cái)產(chǎn)清查沒有制度,“家底”不明確;內(nèi)部審計(jì)沒有制度,該設(shè)的內(nèi)審機(jī)構(gòu)不設(shè),該配的內(nèi)審人員不配等,使管理力度層層遞減,管理效應(yīng)層層弱化,從而造成企業(yè)競爭力降低,經(jīng)濟(jì)效益下滑。

三、充分發(fā)揮內(nèi)部控制在煙草企業(yè)管理中的作用

煙草企業(yè)應(yīng)從以下方面充分發(fā)揮內(nèi)部控制作用,促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

(一)準(zhǔn)確理解內(nèi)部控制制度

目前涉及的內(nèi)部控制規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系包括三部分:基本規(guī)范、具體規(guī)范、應(yīng)用指南。其中,基本規(guī)范規(guī)定內(nèi)部控制的基本目標(biāo)、基本要素、基本原則和總體要求,是制定具體規(guī)范和應(yīng)用指南的基本依據(jù),在內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系中起“統(tǒng)馭”作用;26個(gè)具體規(guī)范是根據(jù)基本規(guī)范對企業(yè)辦理具體業(yè)務(wù)和事項(xiàng)從內(nèi)控的角度做出具體規(guī)定;應(yīng)用指南則是根據(jù)基本規(guī)范和具體規(guī)范制定的詳細(xì)解釋和說明。

在現(xiàn)階段,煙草企業(yè)要組織好對基本規(guī)范和具體規(guī)范的學(xué)習(xí),掌握規(guī)范的具體規(guī)定和精髓。基本規(guī)范指出,內(nèi)部控制是指由企業(yè)董事會、管理層和全體員工共同實(shí)施的、旨在合理保證以下基本目標(biāo)的一系列控制活動(dòng):企業(yè)戰(zhàn)略,經(jīng)營的效率和效果,財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告以及管理信息的真實(shí)、可靠和完整,資產(chǎn)的安全完整,遵循國家法律法規(guī)和有關(guān)監(jiān)管要求。規(guī)范同時(shí)突出強(qiáng)調(diào)對保證財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告真實(shí)可靠、資產(chǎn)安全完整的關(guān)注。這就明確說明了,我國內(nèi)部控制規(guī)范體系最基本的特性是滿足財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的可靠性。因此,煙草企業(yè)只有在確保財(cái)務(wù)報(bào)告真實(shí)可靠的基礎(chǔ)上,提高經(jīng)營有效性,才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)可持續(xù)發(fā)展。

(二)建立健全內(nèi)控實(shí)施的組織體系

內(nèi)部控制的有效實(shí)施需要有一個(gè)科學(xué)、有力的組織作保證,這是內(nèi)控實(shí)施的物質(zhì)基礎(chǔ)。在這一組織結(jié)構(gòu)中,煙草企業(yè)一把手的深刻理解和積極參與是實(shí)施成敗的重要關(guān)鍵點(diǎn)。同時(shí)這一組織的建立,可以使得公司管理人員明白:內(nèi)部控制不僅僅是財(cái)會部門的工作,需要全體部門的深入理解、身體力行和互相配合;內(nèi)控不是孤立的,而是企業(yè)公司治理的重要組成部分。因此,煙草企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況,明確管理人員尤其是最高管理人員、各級職能部門及基層單位的職責(zé)權(quán)限,建立規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和管理流程。

(三)建立適合企業(yè)自身的內(nèi)控實(shí)施辦法

財(cái)政部發(fā)布的各項(xiàng)具體規(guī)范,是從全局角度出發(fā),為解決普遍性問題而制定的一般性內(nèi)控規(guī)范。為增強(qiáng)規(guī)范的實(shí)用性和可操作性,煙草企業(yè)有必要結(jié)合自身特點(diǎn)以及實(shí)際情況,以規(guī)范為指導(dǎo),以指南做輔助,制定詳細(xì)可行的企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施辦法。這一辦法的制定過程需要企業(yè)各部門的大力參與,這也是改善業(yè)務(wù)流程與管理流程的好時(shí)機(jī)。通過各部門的積極參與,不僅本身就是一個(gè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn),也為將來內(nèi)控制度的順利實(shí)施打好基礎(chǔ)。

(四)科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)實(shí)施內(nèi)部控制制度

在內(nèi)部控制設(shè)計(jì)合理的基礎(chǔ)上,是否有效執(zhí)行是預(yù)防“錯(cuò)弊”發(fā)生的關(guān)鍵。企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng),在實(shí)施中具體表現(xiàn)為企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制,即企業(yè)的控制應(yīng)該按照業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),尋找業(yè)務(wù)流程中的控制關(guān)鍵點(diǎn),作為日常管理控制的重點(diǎn)。內(nèi)控制度的實(shí)施也要堅(jiān)持成本效益的原則。只有在實(shí)施成本小于控制項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)的收益時(shí),該項(xiàng)控制才應(yīng)實(shí)施,否則就不實(shí)施。在進(jìn)行成本效益分析時(shí),我們還要注意內(nèi)控成本支出的資本性支出性質(zhì),即內(nèi)部控制實(shí)施彌補(bǔ)缺陷所帶來的收益是長期的,并以此來衡量內(nèi)控實(shí)施的成本與效益。

(五)內(nèi)控制度與企業(yè)文化相結(jié)合

企業(yè)文化是企業(yè)及其組成人員的行為規(guī)范和行為指南,是內(nèi)部控制得以有效實(shí)施的重要環(huán)境保證。不同企業(yè)文化造就差異化的內(nèi)部控制,產(chǎn)生高低不同的控制成本,獲得績效不一的控制成果。因此,煙草企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)就要求廣泛宣傳內(nèi)部控制理念,引導(dǎo)企業(yè)逐步建立一種領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與,以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向、以控制為手段的企業(yè)文化。通過企業(yè)文化建設(shè)降低內(nèi)控制度建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)和成本,變“要我實(shí)行內(nèi)部控制”為“我要實(shí)行內(nèi)部控制?！?/p>

(六)不斷改進(jìn)內(nèi)部控制制度

煙草企業(yè)需要根據(jù)內(nèi)部控制執(zhí)行的實(shí)際結(jié)果,從制度設(shè)計(jì)和制度執(zhí)行兩個(gè)方面不斷改進(jìn),以使內(nèi)控制度更符合公司實(shí)際,并為企業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助。這里的關(guān)鍵點(diǎn)是判斷內(nèi)部控制實(shí)施效果的差異,是制度設(shè)計(jì)缺陷還是執(zhí)行力缺陷,再分別從兩個(gè)角度去做改進(jìn)。

對內(nèi)控實(shí)施的評價(jià)從兩個(gè)途徑進(jìn)行。一是內(nèi)部評價(jià),企業(yè)的內(nèi)控實(shí)施機(jī)構(gòu),通過調(diào)查部門和員工進(jìn)行內(nèi)控制度評價(jià),各部門還可以根據(jù)實(shí)施中出現(xiàn)的實(shí)際情況,進(jìn)行深入討論,找出矛盾所在,尋找改善方法;二是外部評價(jià),聘請有經(jīng)驗(yàn)的中介機(jī)構(gòu),利用專業(yè)人員,對一段時(shí)期內(nèi)企業(yè)的內(nèi)部控制進(jìn)行整體評價(jià),由于其專業(yè)性和外部獨(dú)立性,可以發(fā)現(xiàn)一些深層次的或內(nèi)部人不愿說的問題,并對不符合預(yù)期之處提出解決方案。

總之,在政策優(yōu)越條件及市場機(jī)會將逐漸喪失的背景下,煙草企業(yè)更應(yīng)該從預(yù)算管理、績效管理等方面不斷改善其內(nèi)部控制的效果,向內(nèi)部管理要效益,提高組織績效,不斷提升企業(yè)的核心競爭能力,使企業(yè)在激烈的市場競爭中求生存求發(fā)展!

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