高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀與對策

張海慶

摘要:隨著高校管理體制改革的深化,高校二級學(xué)院自我管理在逐步得到完善,二級學(xué)院教學(xué)檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn),本文針對當(dāng)前形勢下二級學(xué)院教學(xué)檔案的作用以及管理方面存在的問題進行探討,并提出了改進措施。

關(guān)鍵詞:高校二級學(xué)院 教學(xué)檔案 管理

0 引言

教學(xué)檔案是反映和評估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志。對教學(xué)檔案材料的收集整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分,是高校檔案的主體和核心,在高校檔案中占據(jù)十分重要的地位。所謂二級學(xué)院教學(xué)檔案管理是對高校學(xué)院一級的教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的設(shè)計圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄相、錄音帶、軟盤、光盤等教學(xué)文件材料所進行的管理,是對二級學(xué)院教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄。然而,長期以來在學(xué)院一級的管理工作中,教學(xué)檔案未能得到應(yīng)有的重視,在實踐中往往存在只重視文書檔案,而忽視了對教學(xué)檔案的收集、整理工作,致使教學(xué)檔案內(nèi)容不全,質(zhì)量不高,管理分散,乃至不能很好地反映教學(xué)活動和教學(xué)管理工作的全貌。因此,必須結(jié)合高校教學(xué)檔案工作的實際,采取有效措施,有針對性地做好二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作。就現(xiàn)實而言,筆者認為應(yīng)著重從以下幾個方面入手:

1 充分認識高校教學(xué)檔案的重要性

1.1 教學(xué)檔案是教學(xué)水平的客觀記錄,是教學(xué)研究的依據(jù) 檔案是歷史的客觀記錄。教學(xué)檔案是教學(xué)活動的,它能客觀地反映出教學(xué)水平的高低,如對教師教案、講稿、實習(xí)指導(dǎo)書等的研究、比較,可以看出教學(xué)水平是提高了還是倒退了;對歷年的試卷、考試成績、畢業(yè)論文等的比較能反映出學(xué)生學(xué)習(xí)的情況;對教學(xué)管理制度及執(zhí)行情況的研究能洞察出不同時期教學(xué)管理是抓緊還是放松了;對同類學(xué)校間教學(xué)檔案的“橫向”比較,能直觀地反映出各自教學(xué)水平及教學(xué)管理水平的高低。這些都是探求如何加強教學(xué)管理、提高教學(xué)管理水平的重要依據(jù)和條件。

1.2 教學(xué)檔案是教學(xué)水平的客觀記錄,是教學(xué)研究的依據(jù) 教學(xué)檔案在教學(xué)活動中形成,是教學(xué)活動的客觀記錄,為教學(xué)管理提供參考,為教育決策提供咨詢,為改進教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)量提供第一手信息資料,是事后處理問題、查證和研究教學(xué)日常工作的憑證,是自身活動的信息庫,是反映教學(xué)管理水平高低及教學(xué)活動和教學(xué)研究的依據(jù)。

1.3 教學(xué)檔案是進行教學(xué)評價的基礎(chǔ)和前提 教學(xué)檔案是辦學(xué)條件、辦學(xué)水平、教育質(zhì)量作出教學(xué)評價的基礎(chǔ)和前提。教學(xué)評價是現(xiàn)代教育內(nèi)在規(guī)律的要求,教學(xué)檔案材料是教學(xué)評價的指標(biāo),是監(jiān)督教師及教學(xué)管理人員是否及時主動向教學(xué)管理部門提供教學(xué)材料的主要依據(jù),是評價教學(xué)規(guī)范性的真實記錄。

1.4 教學(xué)檔案是監(jiān)督教師及教學(xué)管理人員的依據(jù) 教學(xué)檔案是在教學(xué)的一系列活動過程中形成的,具有備查、考核和利用價值,經(jīng)歸檔保存的材料,具有真實性。如教師的授課計劃、教案講搞不完整,甚至沒有,只是上課列幾條提綱,教學(xué)評比、檢查時就能看出他的工作態(tài)度。教學(xué)檔案是否齊全是檢查教學(xué)管理人員是否及時、主動向教學(xué)文件的形成者催要教學(xué)材料,按教學(xué)特性和歸檔要求將教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化為教學(xué)檔案,檔案是否完整、系統(tǒng)的依據(jù)。

2 清醒認識到二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理的重要性認識不夠 隨著高等教育的大發(fā)展,在學(xué)校不斷擴招、教學(xué)模式不斷創(chuàng)新、教學(xué)范圍不斷擴大,教學(xué)管理逐步規(guī)范的情況下,教學(xué)活動過程中產(chǎn)生的教學(xué)文件越來越多,教學(xué)管理人員工作量不斷增加,傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式和手工操作方法已不能適應(yīng)改革發(fā)展的需要。

2.2 制度不完善 高校內(nèi)部體制改革后,實行二級分院管理,原本由學(xué)校職能部門管理的工作都下放至二級分院。二級分院的教學(xué)檔案管理工作起步較晚,制度不夠健全,教學(xué)檔案管理沒有一套完整的制度來保證,相當(dāng)部分高校的二級分院沒有配備專職的檔案管理員,導(dǎo)致教學(xué)檔案沒有專人管理,教學(xué)檔案的收集及整理不及時。

2.3 檔案材料收集不及時,質(zhì)量不高 一方面由于教師教學(xué)工作任務(wù)繁重,不能自覺、及時地提交教學(xué)檔案材料,另一方面目前大部分二級分院沒有配備專職檔案員,管理人員既要忙于日常事務(wù),因此容易錯過了收集時間,便導(dǎo)致教學(xué)檔案的收集不全,重要教學(xué)材料流失,歸檔材料質(zhì)量不高,缺乏完整性,這不僅影響了教師教學(xué)水平的發(fā)揮,教學(xué)質(zhì)量的提高,也影響著教學(xué)改革的穩(wěn)步、協(xié)調(diào)發(fā)展,同時也給評估工作帶來不良影響。

2.4 教職工檔案意識不強 教師教學(xué)任務(wù)繁重,既要教書,又要搞科研,另外有些教師對教學(xué)檔案的重要性認識不足,認為教師的職責(zé)就是教學(xué)和科研,至于教學(xué)成果、科研成果是否歸檔保存,似乎不是自己的責(zé)任;有些材料即便是歸檔了,也是在管理人員的再三督促下,教師為了應(yīng)付差事,臨時突擊、草率整理的,造成教學(xué)檔案材料不齊全、不完整、質(zhì)量不高。

2.5 教學(xué)檔案管理人員不穩(wěn)定 目前多數(shù)二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理由教學(xué)秘書兼任。由于教學(xué)秘書日常事務(wù)繁雜,各項管理工作不斷增加,根本就沒有充足的時間來系統(tǒng)開展教學(xué)檔案的管理。另外,由于教學(xué)秘書工作繁雜,壓力大,一旦有工作調(diào)動機會,很多教學(xué)秘書就會想法調(diào)離教學(xué)秘書崗位。這就導(dǎo)致了教學(xué)檔案管理人員不穩(wěn)定,進一步導(dǎo)致教學(xué)檔案管理可能缺乏連續(xù)性。

3 強化二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的方法

3.1 強化檔案意識,加強對教學(xué)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo) 強化檔案意識,就是要提高師生和管理人員對教學(xué)檔案工作重要性的認識,進一步加強對校、院兩級教學(xué)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。一是要建立教學(xué)檔案室,按照集中統(tǒng)一管理的原則,把分散在教學(xué)部門和個人手里應(yīng)當(dāng)歸檔保存的教學(xué)文件材料集中起來,進行統(tǒng)一管理。二是要把教學(xué)檔案工作真正納入系教學(xué)工作計劃,列入議事日程,及時研究和解決存在的實際問題,把教學(xué)檔案工作作為教學(xué)管理工作中的一項重要內(nèi)容來抓,并列入相關(guān)人員的職責(zé)范圍。做到統(tǒng)一安排、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一驗收,使之與教學(xué)工作同步發(fā)展。

3.2 建立和完善二級分院教學(xué)檔案管理制度,提高管理質(zhì)量 二級分院根據(jù)自身特點制定教學(xué)檔案管理的各項規(guī)章制度,配備專、兼職管理人員,以實現(xiàn)對教學(xué)檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。如:制定教學(xué)檔案管理制度,包括從材料的收集、整理、立卷、歸檔到檔案的分類方法、細則、保管、利用等制度,在執(zhí)行過程中,可設(shè)置教學(xué)檔案崗,配備專、兼職檔案管理人員進行管理。

3.3 編制完善檢索工具 建立教學(xué)檔案的目的,就在于提供利用,如不積極利用,就失去檔案保存的意義和活力。作為系級管理人員,在院(校)檔案館的指導(dǎo)下,結(jié)合本系實際,一是可編制檢索工具,如全引目錄、分類目錄、專題錄。二是編寫各種教學(xué)檔案資料匯編。如數(shù)據(jù)匯編、專題文摘、論文匯編、文件匯編等。三是開展定題服務(wù),以滿足利用者對教學(xué)檔案信息資源的各種需求,從而有效地提高教學(xué)檔案的利用率。

3.4 經(jīng)常對教學(xué)檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn) 如舉辦檔案展覽、培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等形式,積極開展檔案宣傳工作。增強教學(xué)檔案管理人員的檔案意識,規(guī)范做法,使其熟知教學(xué)檔案管理的規(guī)范和專業(yè)技術(shù),同時建立“以人為本”的激勵機制,關(guān)心支持檔案管理人員的工作,把檔案建設(shè)情況納入考評項目,作為評優(yōu)的主要依據(jù)之一。保證教學(xué)檔案管理人員的相對穩(wěn)定。經(jīng)學(xué)校同意的兼職檔案員,可申請評聘檔案專業(yè)技術(shù)職稱,全方位提高教學(xué)檔案管理隊伍素質(zhì)。

參考文獻:

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