淺談電算化會計系統(tǒng)對企業(yè)的內(nèi)部控制

袁　靜

摘要:隨著會計電算化及網(wǎng)絡(luò)會計的普及,電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制突顯出十分重要的意義。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后,企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高。但是,也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題,對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊,使企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下顯得落后于形勢了,由于電算化會計系統(tǒng)的特殊性,建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞:電算化 會計 內(nèi)部控制

0 引言

隨著計算機和現(xiàn)代信息技術(shù)在會計中的廣泛運用,會計工作經(jīng)歷了從手工會計到電算化會計的發(fā)展過程。會計數(shù)據(jù)處理的工具也從算盤等發(fā)展到計算機單機和計算機網(wǎng)絡(luò)。作為會計信息系統(tǒng)重要組成部分的內(nèi)部控制,在電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下,其作用不是削弱而是加強了。它的控制手段呈多元化趨勢,對控制本身的要求更加嚴(yán)格,電算化會計信息系統(tǒng)進(jìn)一步向深層次發(fā)展,這些改變既給企業(yè)帶來效益,同時也帶來了內(nèi)部控制上的問題和挑戰(zhàn)。

1 電算化會計系統(tǒng)與內(nèi)部控制制度的相關(guān)性

由于傳統(tǒng)的分工控制在會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中基本上失去了原有作用,對會計處理過程中弊漏的防止和揭發(fā)更加困難,所以會計系統(tǒng)處理結(jié)果的正確與否將有賴于會計內(nèi)部控制制度的完善。

1.1 計算機改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境。企業(yè)使用計算機處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后,企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成,轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務(wù),還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動。

1.2 電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式。在電算化會計系統(tǒng)中,會計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化,各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時,有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機,并由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。因此,電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同,控制的重點由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機控制為主。

1.3 會計電算化系統(tǒng)的建立提高了控制舞弊、犯罪的難度。隨著計算機使用范圍的擴大,利用計算機進(jìn)行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加,由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大,計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失也可能更大。

2 會計電算化給內(nèi)部控制提出了新的要求

電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制可以劃分為:一般控制和應(yīng)用控制兩大類。它們都是用來預(yù)防、發(fā)現(xiàn)、糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障,使系統(tǒng)能正常運行;是提供可靠和及時的信息保證。與手工會計系統(tǒng)相比,它們也是計算機應(yīng)用于會計信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的特殊控制。在會計電算化信息系統(tǒng)中引入會計內(nèi)部控制的意義在于:

2.1 防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險 面對市場競爭環(huán)境的急速變化,以及買方市場的迅速形成,很多企業(yè)在經(jīng)營中遇到了許多困難,如銷售不暢、三角債泛濫、資金匾乏、庫存積壓等。形成這種現(xiàn)象的原因,固然是多方面的,但有一個共同點,就是忽視了電算化會計信息系統(tǒng)的建設(shè)。絕大多數(shù)企業(yè)都是直接購買商品化通用會計軟件,選用這種方式,投入少、見效快,使用維護(hù)容易到位,不過也有其致命弱點,首先,通用性越強的會計軟件,軟件的初始化工作就越復(fù)雜,對操作人員的要求的素質(zhì)要求就越高,但從現(xiàn)有企業(yè)狀況來看,往往越是財務(wù)負(fù)責(zé)人,對會計電算化越是知之甚少,這就為正確充分使用軟件帶來不便;其次,現(xiàn)有的商品化通用會計軟件尚有許多不成熟之處,還不能完全滿足各個企業(yè)的不同核算要求。

2.2 適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展趨勢 在傳統(tǒng)財務(wù)會計中,財務(wù)報表是財務(wù)報告的核心;附表、附注提供報表以外貨幣性信息和非貨幣性信息,它們是財務(wù)報表的重要補充?；ヂ?lián)網(wǎng)在財務(wù)會計中的運用,使得財務(wù)數(shù)據(jù)的收集、加工、處理都可以適時進(jìn)行,不僅迅捷、而且可以雙向交流財務(wù)信息的及時性得到極大的提高。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境,在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的,除非它們在物理上斷開連接。因此,網(wǎng)絡(luò)下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。所以,加強會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度建設(shè)就顯得十分重要。

2.3 強化審計工作的需要 國際上近代的審計都是以系統(tǒng)為基礎(chǔ)的,即審計師要對會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行審查和評價,以作為制定審計方案和決定抽查范圍的依據(jù)。由于會計系統(tǒng)實現(xiàn)了電算化,手工會計系統(tǒng)原有的內(nèi)容控制已不能適應(yīng)電子數(shù)據(jù)處理的新特點,不能有效地降低電算化會計系統(tǒng)特有的風(fēng)險。在會計電算化條件下,由于內(nèi)部控制變化了,審計人員必然研究電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制,掌握其審查方法。對程序控制,審計員要利用計算機輔助審計技術(shù)進(jìn)行審計。對于電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的弱點,審計人員要能評估其影響,并向被審單位提出改進(jìn)的建議。

3 加強會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要措施

3.1 加強系統(tǒng)內(nèi)部規(guī)章制度的建設(shè) 實行會計電算化以后,計算機數(shù)據(jù)處理易于篡改而不易留下痕跡。健全的管理制度、職能分割制度、授權(quán)的控制制度等都是保證財務(wù)系統(tǒng)安全運行的基礎(chǔ)。對于計算機文檔及時的備份維護(hù)、防止病毒的侵害,都可以保障計算機系統(tǒng)的安全性。操作密碼設(shè)置必須健全,達(dá)到合理分工、相互制約、相互監(jiān)督,防止出現(xiàn)意外。內(nèi)部審計人員應(yīng)給予處理數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)本身更多的關(guān)注。著重做到:

3.1.1 職責(zé)明確。會計人員應(yīng)該檢查組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)和責(zé)任的分配與分工情況、其目的在于確定職責(zé)分工是否能夠提供有力的內(nèi)部控制。

3.1.2 安全控制。會計人員應(yīng)該確定是否制訂了有關(guān)計算機硬件、計算機程序、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)傳送、輸入和輸出資料以及人員的安全規(guī)定。該項檢查應(yīng)該不僅涉及中央處理站的計算機設(shè)備,還應(yīng)包括其他地點的小型機、計算機終端、通訊設(shè)施及其他外圍設(shè)備。

3.1.3 提高內(nèi)部會計人員的素質(zhì)。建立以提高內(nèi)部會計人員素質(zhì)為目的控制措施,,組織網(wǎng)絡(luò)安全方面及高級程序語言的培訓(xùn),大力開展計算機輔助審計技術(shù)的培訓(xùn)。

3.2 加強人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中,因此必須制定相應(yīng)的組織和管理控制,明確職責(zé)分工,加強組織控制。職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工,以補救不相容職能集中化的不足。

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及,內(nèi)部會計控制制度中的新問題將不斷出現(xiàn)。對其深入研究,必將形成新的會計理論和方法,而新的會計理論和方法的確立,又將使電算化會計在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展,也使得電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善,以保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。