論企業(yè)往來賬款的管理

王志剛

摘要:隨著市場經濟的發(fā)展,社會競爭的加劇,企業(yè)為了擴大市場占有率,越來越多地運用商業(yè)信用進行促銷;然而,市場的信用危機又使得企業(yè)間相互拖欠現(xiàn)象越來越嚴重,造成企業(yè)的往來賬款增加。同時,由于企業(yè)財務及經營管理上的原因,許多不屬于往來賬款的其他經濟內容,也體現(xiàn)在往來賬款中,有些企業(yè)的往來賬款中包羅萬象,其結果也造成往來款的增加。特別是在施工企業(yè),往來賬款所占比重越來越大,不僅造成企業(yè)資金周轉困難,而且也使企業(yè)的會計信息失真。加強企業(yè)往來賬款的管理,對減少企業(yè)資金占壓,創(chuàng)造良好的企業(yè)內部經營管理環(huán)境都是十分重要的。

關鍵詞:企業(yè)往來 賬款 管理

1 企業(yè)往來賬款管理中存在的問題?

往來賬款涉及到企業(yè)日常經營及管理活動的各個方面,往來賬中的問題可以反映出企業(yè)經營管理中存在的弱點和缺陷。從施工企業(yè)往來款項的管理現(xiàn)狀來看,普遍存在以下幾方面問題:

1.1 忽視對客戶信用的調查和管理 企業(yè)對往來客戶的資信狀況進行科學分析與評估是從源頭上扼制應收賬款增加和形成壞賬的重要途徑。但目前很多企業(yè)為了占領市場,往往缺少自我保護意識,缺乏防范應收賬款風險的三道基本程序,即客戶事前評估,事中監(jiān)控,事后跟蹤,對客戶履行償債義務的可能性有多大,客戶的償債能力如何,缺乏必要的科學分析和評估,對客戶的財務實力和財務狀況不予重視,更不能針對不同的往來客戶制定不同的信用政策。所有的這些都使企業(yè)的應收賬款平均收款期延長,資金占用數(shù)額增加,壞賬損失率增大。

1.2 合同管理工作不規(guī)范 合同之所以成為控制經營風險的手段之一,就在于合同法以文字的形式明確規(guī)定買賣雙方的權利義務關系,并受到法律的保護。正因為如此,對合同的管理就應該更加慎重、更加完美。然而事實并非如此,每筆逾期應收賬款的后面往往就缺少完善有效的合同協(xié)議,更有甚者,竟信奉口頭上所謂的“君子協(xié)定”、“一諾值千金”,一旦因賬款收不回而對簿公堂的時候,又拿不出確鑿的證據(jù)。 加之,有些企業(yè)不恰當?shù)募钪贫?使這一矛盾更為突出。比如有些施工企業(yè)實行經營人員工資總額與中標產值掛鉤的做法,在業(yè)績考核當中,企業(yè)只注重中標額,片面追求賬面上的高利潤額。經營人員為了個人利益,只關心投標任務的完成,采取低標價中標,使應收賬款大幅度上升。

1.3 不能動態(tài)監(jiān)控往來賬款的持有情況 有些企業(yè)由于疏于對往來賬款的管理,不能做到定期與相關單位核對賬目,特別是欠款企業(yè),往往對債權人的對賬要求持抵觸態(tài)度,長此以往必然造成往來賬款賬目不清,為今后的催款、清理帶來困難。有些名存實亡的往來賬款長期掛賬,如壞賬不及時報損、處理,不需付債務不及時報批做營業(yè)外收入等,均造成往來賬款賬目混亂。同時,對已銷賬的往來款管理不善。如已作壞賬的應收款,收回時作為賬外小金庫,甚至公飽私囊;不需付的款項,付出作為賬外資金,或被個人貪污。

1.4 出租出借賬戶或為他人套取現(xiàn)金 企業(yè)往來賬中有些一進一出的款項,無明確經濟內容,實際出借賬戶為他人轉款,違反財務管理規(guī)定;再如有些業(yè)務員,利用職務之便,多次以備用金名義領取現(xiàn)金,然后通過銀行轉賬還款,實際是為他人套取現(xiàn)金,違反了現(xiàn)金管理規(guī)定。

1.5 往來款賬務處理不規(guī)范 有些企業(yè)往來賬賬戶之間不按業(yè)務內容記賬,如有些與正常經營業(yè)務無關的款項計入應收賬款或應付賬款;再如對同一業(yè)主但無法查清的應收、應付款余額相對沖。這樣不便于企業(yè)根據(jù)不同往來賬款的性質進行有針對性的管理。

2 企業(yè)往來賬款的管理建議

企業(yè)間往來款拖欠有一定的社會環(huán)境因素,解決相互拖欠問題,除了加強整個社會的制約機制外,加強企業(yè)自身的內部控制也非常重要。下面從建立和完善內部控制制度的角度來討論如何加強往來賬款的管理、加速資金周轉、提高經濟效益、防止資產流失。

2.1 完善企業(yè)內部控制環(huán)境,增強管理者的責任心 從目前企業(yè)現(xiàn)狀來看,首先,有些企業(yè)從領導到員工都沒有充分重視往來賬款的管理。有些領導財務知識有限,他們無法將應收款項與公司實實在在的資產聯(lián)系起來,因此也就無法將應收款的管理作為重要工作來抓。其次,有些企業(yè)往來賬款的形成與領導個人行為有關;還有些領導只管任期內業(yè)績、不重視現(xiàn)金流量;甚至有些企業(yè)的領導為在任期內出“成績”,反而指使財會人員弄虛作假。這樣的企業(yè)難免出現(xiàn)往來賬款混亂;再者,企業(yè)中普遍存在新官不理舊賬的現(xiàn)象,也會造成往來賬款管理的混亂。要扭轉這種局面,必須使內部控制環(huán)境的改善成為管理者真正的需求。在這個基礎上選用業(yè)務素質好,能力強且有責任心的員工,在有效的激勵機制下,調動他們的積極性,增強管理往來賬款的責任心。

2.2 建立動態(tài)風險評估機制,及時掌控往來賬款風險 目前企業(yè)中普遍存在對往來賬款的風險認識不足的現(xiàn)象,因此也沒有對往來賬款的風險進行評估,以便采取有效措施對往來賬款進行管理。事實上,往來賬款賬目不清,內容混亂,不僅影響會計信息的準確性,而且由于管理上存在漏洞,會使少數(shù)人有可乘之機,因而造成企業(yè)資產的流失。企業(yè)從業(yè)務人員到管理人員,都應認識到往來賬款中存在的問題會給企業(yè)帶來不良后果。要按不同性質的問題進行風險評估,建立、分析與管理相關風險的機制。

2.3 完善控制環(huán)節(jié)和程序,提高內部控制效率 往來賬款中出現(xiàn)上述問題最主要的原因還在于企業(yè)缺乏相應的控制政策及控制程序,或有了這些政策和程序卻沒有執(zhí)行。這些政策與程序主要指崗位分離、授權批準、文件記錄、預算控制、實物保全等。

企業(yè)應制定信用政策,確定信用標準、信用條件(含信用期限,信用額度,折扣率)及收款政策,對客戶的賒銷均應被授權批準,客戶信用期限、額度的調整必須經過相應權限審批人員審核批準。

經營部門應對賒賬客戶信用進行調查,對其尚可使用的信用額度等進行審查并按客戶設置應收款臺賬,及時登記每一客戶應收賬款增減變動情況和信用額度使用情況;企業(yè)會計人員應及時清理應收賬款,定期編制應收賬款賬齡分析表提供給財務負責人和企業(yè)負責人、銷售部門,對于逾期的應收賬款應督促銷售人員催收。

企業(yè)應分部門、分人員下達銷售貨款回籠率,按月考核,并將考核結果與獎懲掛鉤。對于逾期未還款應組織人員催收,并要求客戶提供擔保、抵押等條件。如果可能,采取法律途徑解決。

2.4 提高企業(yè)內部信息的交流與溝通,實現(xiàn)對往來賬款的全面管理 往來賬款中問題較多的企業(yè)往往在信息溝通方面做得不夠。首先,財務人員沒有定期向相關業(yè)務人員報送與其業(yè)務有關的應收、應付余額、賬齡、風險分析等資料,并且由于企業(yè)沒有相關的收款、報銷等時間的規(guī)定,財務人員也不便于與相關人員進行往來賬款清理進度及計劃方面的交流;其次,財務人員也不能做到定期向主管領導匯報往來賬款中存在的問題并提供風險分析報告及解決方案,因此主管領導也心中沒數(shù);再者,企業(yè)間由于缺乏定期進行賬目核對工作也會造成企業(yè)往來賬的不準確。所有這些都影響往來賬款管理。

為加強信息交流與溝通,企業(yè)管理當局、財務部門、相關業(yè)務部門及管理部門應定期進行交流,相互配合,上傳下達,共同做好往來賬款的管理工作。

2.5 發(fā)揮內部審計的監(jiān)督作用,維護內部控制機制的效率 現(xiàn)代內部控制理論認為企業(yè)的內部控制制度不僅包括企業(yè)管理當局的指示得以執(zhí)行的程序、制度,還包括對整個控制活動的監(jiān)督。而內部監(jiān)督過程中,內部審計發(fā)揮著主要職能。目前企業(yè)的內部審計機構由于其定位、人員、獨立性、審計范圍等原因的限制還不能充分發(fā)揮其內部監(jiān)督作用,特別是目前企業(yè)的內部審計中將內部控制制度的測試與監(jiān)督作為經常性項目的很少,這就無法保證內部控制作用的正常發(fā)揮。

因此企業(yè)應加大內審的力度,審計機構的設置應保證其獨立性和權威性,內審的重點應轉向內部控制制度的測試和監(jiān)督,這樣才能保證內部控制制度的有效執(zhí)行。