如何提高高校院系辦公室管理水平

郭向陽

摘要：本文以為在新形勢下，高校院系辦公室要提高管理水平就必須從四個方面入手：明確職能，準確定位；健全制度，規(guī)范工作；辦文辦事，提高能力；辦公信息化，高效管理。

關(guān)鍵詞：高校院系 辦公室 管理水平

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，社會的進步，我國高等教育事業(yè)進入了一個前所未有的發(fā)展時期，高校的整體發(fā)展以院系為基礎(chǔ)，院系的發(fā)展離不開院系辦公室的周到服務(wù)和協(xié)調(diào)管理。這對提高院系辦公室的管理水平提出了新的要求。高等學(xué)校的院系辦公室是在院長和分黨委(黨總支)的領(lǐng)導(dǎo)下，為全院教學(xué)、科研提供服務(wù)的行政辦事機構(gòu)，是聯(lián)系學(xué)校的紐帶，起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的中樞作用。它對上是接受落實機構(gòu)，對下是布置、督促機構(gòu)，對內(nèi)是管理服務(wù)機構(gòu)，對外是接待聯(lián)絡(luò)機構(gòu)。在當前高等教育快速發(fā)展、高校教育改革不斷深化的形勢下，要求院系辦公室的管理工作必須適應(yīng)發(fā)展的新形勢，服務(wù)上臺階，管理上水平，更好地發(fā)揮其在院系工作中的紐帶和中樞作用，真正起到參謀、溝通、協(xié)調(diào)和服務(wù)的作用。因此，要做好院系辦公室工作，必須從以下四個方面入手。

一、明確職能。準確定位

在高等學(xué)校中，院系辦公室在履行教學(xué)、科研和后勤三大職能中起著重要的作用。因此正確認識院系辦公室的地位和作用，對高校完善管理環(huán)節(jié)，更好地履行社會職能具有積極意義。現(xiàn)實中，部分高校在實際工作中存在著一種輕視院系辦公室工作的觀念，認為辦公室僅僅是跑腿打雜的事務(wù)性工作，無足輕重，無關(guān)緊要，而辦公室工作人員往往也因缺乏壓力，形成得過且過、被動應(yīng)付的心態(tài)，導(dǎo)致辦公室職能不同程度地被削弱。

學(xué)校對院系辦公室的定位必須有一個清醒的認識。辦公室人員是院系黨政領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是參與院務(wù)、管好事務(wù)、搞好服務(wù)的重要力量。辦公室人員的素質(zhì)和水平直接影響著院系工作的效率，關(guān)系著院系與學(xué)校部門的溝通和協(xié)調(diào)。要提高院系在教學(xué)、科研、服務(wù)社會等方面的綜合實力，就必須加強院系辦公室建設(shè)，切實提高院系辦公室的管理服務(wù)水平。院系辦公室的定位，從學(xué)校層面看，是高校管理的一個重要環(huán)節(jié)，既是學(xué)校部署的有關(guān)行政工作承接者、落實者，又是聯(lián)系有關(guān)業(yè)務(wù)部門的橋梁紐帶，通過院系辦公室的的工作，推進學(xué)校各項行政工作的實施。因此，從學(xué)校大局看，院系辦公室是推進學(xué)校行政工作的重要環(huán)節(jié)，必須將院系辦公室建設(shè)納入學(xué)校工作的重要議事日程，并切實采取有效措施，加大投入，加強對辦公室干部的培養(yǎng)和管理，提高學(xué)校的整體管理水平。從院系工作層面看，院系辦公室在日常工作中，主要有以下幾種職能：第一，管理職能。這是辦公室的主要職能，其管理工作主要是日常事務(wù)管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、文件檔案管理、財務(wù)管理及房屋設(shè)備管理，等等。第二，助手職能。院系領(lǐng)導(dǎo)大部分是教學(xué)科研和行政雙肩挑，又多是學(xué)科帶頭人，因此精力有限，院系領(lǐng)導(dǎo)進行的行政管理主要是通過辦公室的管理職能來體現(xiàn)的。第三。信息溝通和反饋職能。由于辦公室是溝通上下聯(lián)系左右的樞紐，大量的信息交匯在辦公室，因此信息溝通和反饋就成了院系辦公室工作的一項基本職能。第四，服務(wù)職能。管理就是服務(wù)。院系辦公室的特點決定了其服務(wù)必須是全方位的、多層次的、綜合性的，既要為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)，又要為教師提供教學(xué)、科研服務(wù)，同時還要為學(xué)生提供學(xué)習(xí)、生活服務(wù)。職責明確，才能定位準確，定位準確，才能在工作上不缺位，不越位，才能提高工作的積極性和主動性。

二、健全制度，規(guī)范工作

院系辦公室工作紛繁復(fù)雜，千頭萬緒，俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓?！比绻麤]有一個長期的、穩(wěn)定的、公平的力量來制約，全院師生員工便無章可依，無所適從，同時也會導(dǎo)致院系領(lǐng)導(dǎo)一事一議，院系政策朝令夕改，這將會導(dǎo)致全院系處于一種松散狀態(tài)，失去應(yīng)有的凝聚力。要避免上述現(xiàn)象的產(chǎn)生，最有效的辦法就是實行制度化的管理。制度化管理其實質(zhì)就是依法治校。實現(xiàn)制度化管理，有利于大家有章可循，人人按章辦事，既規(guī)范了辦公人員的行為，又提高了辦公效率，而且減少了內(nèi)耗，凸顯了公平，同時又最大程度地避免了領(lǐng)導(dǎo)按照自己的主觀意志來決策，確保領(lǐng)導(dǎo)管理行為的權(quán)威性。

辦公室要根據(jù)相關(guān)政策規(guī)定，結(jié)合本院系的特點，建立一整套科學(xué)的內(nèi)部管理制度，以此來規(guī)范院系的工作，引導(dǎo)全院系師生員工的行為。院系主要的規(guī)章制度應(yīng)該涵蓋教職工聘任與考核、專業(yè)技術(shù)職稱評聘、科研項目管理、財務(wù)管理、辦公室崗位職責、教職工福利制度、實驗室及設(shè)備管理、會議室管理、辦公用房管理、水電使用管理等，并在此基礎(chǔ)上嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，加強督查，建立規(guī)范的運行機制，做到工作規(guī)范化、執(zhí)行制度化。

三、辦文辦事。提高能力

辦文、辦會、辦事是對辦公室的主要職責的概括，院系辦公室作為學(xué)校的一個基層綜合管理部門，要進一步圍繞學(xué)校的辦學(xué)目標提高管理水平，首要的切入點是做到公文的規(guī)范化。公文是行政機關(guān)在行政管理活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。加強公文的規(guī)范化，首先要規(guī)范公文的種類?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》將公文分為13類，不同的公文有不同的適用范圍，院系辦公室日常工作中用到的公文種類主要有以下幾種：通知、通報、請示、報告、會議紀要等，在實際工作中辦公室錯用文種的情況時有發(fā)生。例如，將請示與報告混淆，或直接將請示報告合為一個文種，在一份公文中既請示工作又報告情況。報告是下級單位主動或應(yīng)上級單位要求向上級單位匯報工作、反映情況的陳述性上行文，其中不得夾帶請示事項；請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。其次要規(guī)范發(fā)文格式。公文講究格式是公文管理標準化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。在實際審核工作中，辦公室對每份公文的標題、主送單位、抄送單位、主題詞等都要仔細斟酌。看標題是否包括發(fā)文單位、事由和文種，是否簡要準確地概括了公文的主要內(nèi)容，看主送單位、抄送單位是否準確。主題詞的標注在高校文件管理中特別需要規(guī)范。如本科教學(xué)、研究生、財務(wù)、人事、綜合等詞目要非常明確具體。這樣各部門使用起來就非常方便，也極大地方便了計算機對公文的存儲和檢索，能有效地推進高校信息化建設(shè)工作。

辦事能力主要體現(xiàn)在，領(lǐng)悟上級精神準確，接人待物禮貌熱情，溝通協(xié)調(diào)游刃有余，工作態(tài)度上認真踏實，工作作風(fēng)上雷厲風(fēng)行，落實任務(wù)上不打折扣。辦公室人員只有不斷學(xué)習(xí)鍛煉，才能在提高自身綜合素質(zhì)的同時，提高辦事能力。

四、辦公信息化。管理高效率

人類社會正在由工業(yè)化時代向信息化時代邁進，互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展和普及，對當今世界的科技、經(jīng)濟、文化以及人類生活的各個領(lǐng)域產(chǎn)生了巨大的影響，在信息化席卷全球的大背景下，高等學(xué)校更應(yīng)該走在信息化的前列。我國高校信息化建設(shè)正在經(jīng)歷巨大變遷，在不到20年的時間里，從引入計算機(PC)開始，到建設(shè)初級校園局域網(wǎng)、中型百兆校園網(wǎng)，乃至大型千兆校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心(IDC)，高校信息化建設(shè)幾乎每隔幾年就會跨上一個新臺階。當前，高校信息化建設(shè)開始步入“萬兆”校園網(wǎng)時代。

Internet技術(shù)的協(xié)議保證了跨地區(qū)的通信、信息交換非常容易，計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校院系辦公室中的應(yīng)用，改變了原有的工作方式和理念，傳統(tǒng)的辦公模式發(fā)生了革命性的變化。過去“一張紙、一支筆”的工作模式不僅導(dǎo)致大量的重復(fù)勞動，造成了人力、物力的浪費，而且已遠遠不能勝任現(xiàn)代信息社會的高速、大量的雙向信息交流。信息化管理當前主要應(yīng)用于校園辦公系統(tǒng)(OA)，校園辦公系統(tǒng)通過校園網(wǎng)將學(xué)校通知、部門發(fā)文、會議安排、電子郵件、待辦事宜、個人信息等內(nèi)容及時傳送至每個終端，不論師生員工是否在校，只要通過任何一部連接校園網(wǎng)的電腦終端，輕點鼠標，就能直接獲取學(xué)校的各種文件，并可以將信息反饋到學(xué)校有關(guān)部門。OA系統(tǒng)縮短了管理者與被管理者的距離，加快了上情下達、下情上達的速度，實現(xiàn)了雙向信息傳遞。同時改變了過去學(xué)校政策、文件精神由上而下的灌輸式傳送，師生員工由被動地接受管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃雨P(guān)心學(xué)校發(fā)展。在辦公信息化建設(shè)中，院系辦公室既是終端設(shè)備的維護者，又是使用的指導(dǎo)者，還是院系網(wǎng)站的管理者，因此，用好、管好、維護好院系的網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)終端，成為辦公室人員必備的技能。只有熟練地使用、維護信息化辦公設(shè)備，才能提高工作效率。當然管理的高效率，從根本上說還是要提高工作人員的整體素質(zhì)。

如何以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為院系管理辦公手段，提高行政效率，促進教學(xué)，科研的發(fā)展，以及新知識、新思想、新技術(shù)的傳播，還有很多值得研究思考的問題?？傊瑯O大地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在院系辦公室管理工作中的作用是一個趨勢，這里還有很多工作有待于不斷探索和推進。

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