對電子檔案的保護技術(shù)研究

郭未艾

摘 要： 電子檔案保護技術(shù)的對象是電子檔案的載體及其記載的檔案信息，本文對電子檔案的保護技術(shù)進行了研究。

關(guān)鍵詞： 電子檔案 保障技術(shù) 保管技術(shù) 修復(fù)技術(shù) 傳輸技術(shù)

當(dāng)今世界正走向信息社會，面對飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)，面對日新月異的電子計算機技術(shù)，檔案工作急需解決的問題是如何迎接電子文件帶來的挑戰(zhàn)，如何保護電子檔案的真實完整，如何有效地保存二十一世紀(jì)的社會記憶。

電子檔案同紙質(zhì)檔案相比較，其物質(zhì)形式發(fā)生了很大變化，多種不安全因素干擾并威脅著電子檔案信息的安全，在電子檔案利用的過程中，由于電子檔案對計算機軟件設(shè)備具有很強的依賴性、非直讀性和易改性等特點，紙質(zhì)檔案的保護技術(shù)已不能適應(yīng)電子檔案的保護要求，探索、研討電子檔案的保護技術(shù)已迫在眉睫。

1.電子文件的保障技術(shù)

在電子文件的形成、處理、歸檔，乃至電子文件轉(zhuǎn)為電子檔案后的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都可能被更改、丟失，因此，我們必須建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，完善信息安全保護技術(shù)措施，以確保電子檔案的原始性、真實性。

1.1加強對電子文件制作和管理人員的管理

要不斷增強電子文件管理人員的責(zé)任心，使其具有忠于職守的責(zé)任認真負責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。要保證電子文件在制作階段的真實性，就必須明確職責(zé)范圍，特別是在合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計項目中，每個參與人員分工范圍要明確，職責(zé)要分明，避免制作人員的相互推諉。不相關(guān)人員因工作需要借閱時，可允許用只讀式的載體調(diào)閱，以防由于誤操作或有意增刪等造成電子文件的失真。

1.2健全電子文件全過程管理的制度

從電子文件的形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)職責(zé)不清、制度不明、管理不嚴(yán)，都可能造成對電子文件的原始性、真實性的危害。因此，建立健全電子文件全過程管理制度，從電子文件的收集、整理、歸檔到電子檔案的保管利用，各個環(huán)節(jié)都要有明確的要求，嚴(yán)格落實規(guī)章制度，使工作人員有章可循，各司其責(zé)，確保電子文件的原始性。

1.3建立電子文件的記錄系統(tǒng)

電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具有實時記錄功能，隨時將需要保存的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于從收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關(guān)信息；對于以存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。

2.電子檔案的保管技術(shù)

電子檔案的保管與紙質(zhì)檔案的保管有很大差異，對環(huán)境要求也較高，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中規(guī)定：歸檔光盤不得擦洗、劃刻、觸摸盤片裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰土和污垢；避免陽光直射；環(huán)境溫度為14—24℃，相對溫度45%—60%；遠離熱源，酸、堿等有害氣體和強磁場，保持良好的保存環(huán)境。這樣，不僅可以延緩載體自身的老化，而且可以減慢載體上所存儲信息的自然衰減。在給電子檔案提供良好的保管環(huán)境的同時，我們還要注意檢測和維護工作。

《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中規(guī)定：電子檔案應(yīng)每五年進行一次有效性、安全性檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時拷貝；如軟、硬平臺發(fā)生改變，則應(yīng)及時轉(zhuǎn)換；還要注意電子檔案載體的轉(zhuǎn)換，舊載體不為新的軟、硬件所兼容，應(yīng)將檔案信息轉(zhuǎn)錄到新的電子檔案載體上，使電子檔案能夠長期地處于可理解、可準(zhǔn)確提供利用狀態(tài)。

3.電子檔案信息修復(fù)技術(shù)

電子檔案在保管和利用過程中，不適宜的保管環(huán)境會使盤片變形、長霉；光盤在讀取利用的過程中高速旋轉(zhuǎn)，易被劃傷；不正確的觸摸方式會污染損傷盤片，從而影響電子檔案信息的安全有效，這就需要對破損的載體進行修復(fù)。光盤的修復(fù)較軟、硬盤而言更為容易。光盤修復(fù)機能夠修復(fù)光盤的劃傷、污染、長霉等破損現(xiàn)象，修復(fù)效果較好，是修復(fù)光盤的理想工具。對于變形的光盤，可用軟布將光盤包好，水平夾在兩塊厚重物之間（截面必須平滑），進行矯正。

4.電子檔案利用傳輸保護技術(shù)

電子檔案提供利用的基本原則是：一方面要方便查閱利用，另一方面要保證信息安全。在電子檔案利用傳輸過程中，我們應(yīng)采取以下保護技術(shù)：

4.1多做備份

電子檔案應(yīng)制作三套，一套封存、一套提供利用、一套異地保存。其中提供利用的一套應(yīng)為只讀文件。

4.2加密

對需要控制使用的電子文件用密碼技術(shù)、用戶身份證進行加密管理，確保電子檔案信息的安全。

4.3呵護光盤

采取相應(yīng)的措施，保證提供利用時光盤不受損害。提供利用時要規(guī)定嚴(yán)格的查閱程序，不得超越權(quán)限利用，不可隨意復(fù)制和傳播電子檔案等。

參考文獻：

［1］趙淑梅.電子檔案保護技術(shù)學(xué)初探.檔案學(xué)通訊，2001，（4）.

［2］山東省檔案局教育處.檔案文秘專業(yè)畢業(yè)論文寫作參考資料.2002.9.1