論個人知識資源的開發(fā)與管理

〔摘 要〕本文概述了個人知識資源及其開發(fā)，論述了個人知識資源的特性，探討開發(fā)個人知識資源的目的和策略，提出建立個人知識庫和個人原始資料檔案等的管理方法，同時(shí)指出一些需要注意的問題。

〔關(guān)鍵詞〕個人；知識管理；知識資源管理；知識資源開發(fā)

〔中圖分類號〕C250；C93 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕C 〔文章編號〕1008-0821(2009)04-0164-03

The Management and Collection for Personal Knowledge ResourcesHong Tuoyi

(Library，Huzhou Teachers College，Huzhou 313000，China)

〔Abstract〕This paper mainly discussed the personal knowledge resources，the methods of collection and management for personal knowledge resources.It made a deep research on how to formulate knowledge management strategies.For instance，the personal knowledge database，and personal information file.At the same time，it put forward several new ideas for personal knowledge resources management.

〔Key words〕personal；knowledge management；knowledge management；knowledge resources

1 個人知識資源

本標(biāo)題中所論及的“個人”是指那些在專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)具有較高職稱和學(xué)位的專家、教授和學(xué)者等知識型智力人才，如院士、博士、研究生導(dǎo)師、高級工程師、科研項(xiàng)目帶頭人等，即所謂的高級人才?！皞€人知識”是一個廣義上的概念，是指個人所具有的所有知識(即顯性知識和隱性知識)，包括知識的存在形態(tài)和知識的形成過程，包括創(chuàng)造知識所具有的潛意識和行為傾向。其中，隱性知識能在很大程度上反映一個人才的專業(yè)深度、廣度和成熟度。所以，個人知識開發(fā)與管理工作的核心也應(yīng)側(cè)重于隱性知識的顯化與共享[1]。

個人知識資源的開發(fā)與管理是對個人已經(jīng)創(chuàng)造的知識內(nèi)容和相關(guān)聯(lián)信息所進(jìn)行的發(fā)掘、提煉、保存及傳遞等的過程。這個過程不是對其知識的簡單復(fù)制與集中，而是要使其零散的知識系統(tǒng)化，隱性的知識顯性化，顯性的知識盡快被活化，最終促進(jìn)全社會學(xué)術(shù)研究和知識增長。

2 個人知識資源的特性

個人知識資源具有以下幾個方面的特性：

2.1 個性化

有些個人知識是以自己知識累積為基礎(chǔ)，在某一動態(tài)情景下相對獨(dú)立建構(gòu)而生成，具有相當(dāng)?shù)奶厥庑?，這些知識往往更多是通過個人智力實(shí)踐和個人內(nèi)在傾向性綜合而成，其中個性化的元素尤為明顯，如個人的判斷、推理、創(chuàng)新和表述等。

2.2 情境性

一個新知識最初都源于某一具體境遇，它往往被挖掘時(shí)，會被個人融入當(dāng)時(shí)特定情勢、個人已有的相關(guān)記憶及情勢下的具體參數(shù)等元素，同時(shí)也會形成個人在類似情境下創(chuàng)造其它相關(guān)新知識的先知和經(jīng)驗(yàn)[2]。

2.3 經(jīng)驗(yàn)性

有些個人知識的形成，既考慮了當(dāng)時(shí)特定情勢有所幫助的各種因素，又是其經(jīng)驗(yàn)的智慧化積淀，其創(chuàng)造知識的靈感與頓悟往往來自本專業(yè)研究的經(jīng)驗(yàn)積累。這種知識依靠經(jīng)驗(yàn)而創(chuàng)造，又需要依靠經(jīng)驗(yàn)而有效運(yùn)用。

2.4 意會性

有些個人知識包含相當(dāng)?shù)膫€性化因素，如意識、傾向、態(tài)度、隱喻等，這些經(jīng)驗(yàn)化、個性化、隱性化的元素一旦成為個人知識的重要組成部分，其編碼顯化的難度加大，甚至無法言表，只能意會。

2.5 私密性

個人隱性知識是由個人所擁有的專業(yè)知識、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)造靈感和原發(fā)情勢等元素結(jié)合而成，往往具有主觀性、不易表達(dá)性等特點(diǎn)，甚至于某些知識鏈條的關(guān)鍵結(jié)點(diǎn)僅存在于個人記憶中，往往被秘密保留為私有，這種知識一般無法被充分認(rèn)知，潛在的價(jià)值也難以得到最大發(fā)揮。

2.6 社會性

知識個人是社會成員之一，他并沒有與組織和社會相脫離、相矛盾[3]；個人知識也不是由孤立的、純粹的個人因素所致，而是個人在吸取了社會傳承的基礎(chǔ)知識后，經(jīng)過更多的社會實(shí)踐，甚至和同行進(jìn)行深入交流等來獲得和創(chuàng)造的，它的產(chǎn)生離不開社會背景，反過來又會作用于社會。

3 個人知識資源的開發(fā)

3.1 個人知識資源開發(fā)的目的

個人知識資源的開發(fā)有助于知識管理活動的不斷拓展與創(chuàng)新；有助于加快顯性知識的生產(chǎn)與組織管理，加快顯性知識與隱性知識的互動與轉(zhuǎn)換，加快隱性知識資源的開發(fā)與激勵[4]；有助于加快個人知識管理的研究與實(shí)踐，盡快建立個人專業(yè)知識體系，使零散的知識有序化、系統(tǒng)化，促進(jìn)個人知識逐步集中管理并轉(zhuǎn)化為組織知識；有助于加快個人知識的共享與流動，從而提高知識的使用效率；有利于個人知識資源被同行和相關(guān)研究學(xué)者快速和便捷地參考與吸收，使其學(xué)科領(lǐng)域更具創(chuàng)新優(yōu)勢和競爭力，推動社會創(chuàng)新活動和知識生產(chǎn)與轉(zhuǎn)化。因此，需要建立個人知識資源開發(fā)與管理的長效機(jī)制，選定合適的組織策略和管理方案，健全各種管理制度，培訓(xùn)專業(yè)組織人才，以便更好地開發(fā)和利用個人知識。

3.2 個人顯性知識的搜集

個人顯性知識是個人在長期的實(shí)際工作中創(chuàng)造的，往往載于各種載體并可傳播和共享，如有關(guān)文件、文獻(xiàn)、講義、講稿、課件、口述、證書、錄音、錄像等，它們可以直接或間接地反映個人的學(xué)術(shù)水平、研究方向、專業(yè)成就，以及與其有關(guān)聯(lián)的其它相關(guān)信息。對個人顯性知識要設(shè)法使其結(jié)構(gòu)化、文檔化，可根據(jù)人才的專業(yè)背景、個人性情及開發(fā)條件等來決定所要采用的搜集方法。我們可以采用個人檔案歸檔方法，如上門收集、移交、繳送、寄存、捐贈、復(fù)制、購買等。總之，搜集方法要因人而異，靈活多樣。在搜集過程中，首先要在尊重個人意愿的前提下去做好個人的思想工作；其次，要保證在不損害個人利益的同時(shí)盡量搜集齊全；最后，要與當(dāng)事人簽訂收繳與使用協(xié)議，取得他們的理解與合作，解除其后顧之憂。這樣既能有效保護(hù)個人知識產(chǎn)權(quán)和個人利益，又能使其知識得到及時(shí)傳播和有效利用。

3.3 個人隱性知識的顯化

個人隱性知識往往難以用語言文字明確表述和傳播或主人根本不愿意顯露。對認(rèn)知、技能、情勢等的經(jīng)驗(yàn)、直覺和預(yù)感等與個體的內(nèi)在和經(jīng)驗(yàn)緊密相關(guān)。對于個人隱性知識，首先要確定其專業(yè)類型，并著重從隱性知識的內(nèi)容、情景和取向等方面深入挖掘[5]；其次，通過相關(guān)技術(shù)或工具使挖掘出的隱性知識及時(shí)顯性化和系統(tǒng)化；最后，采取適于個人知識資源組織和管理的方法，對個人知識進(jìn)行積累、交流和共享。

隱性知識顯化的方法有：(1)經(jīng)驗(yàn)筆記法。這是由個人經(jīng)常把自己在研究領(lǐng)域和實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題以及創(chuàng)造知識的方法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行語言化，并把這些外化的知識記錄和固化到某一載體上，如筆記本等。(2)咨詢記錄法。這是由信息收集人員在與隱性知識個人進(jìn)行對話和交流過程中，對于那些口頭回答的重要知識內(nèi)容和相關(guān)信息所作的記錄。這些記錄雖然比較零散，但能夠反映出個人所擁有的部分專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)等。(3)學(xué)術(shù)交流。經(jīng)常進(jìn)行學(xué)術(shù)研討與交流，如定期舉辦高質(zhì)量的專題學(xué)術(shù)研討會，組織同行撰寫論文、介紹工作經(jīng)驗(yàn)等，可以通過學(xué)術(shù)論文集、會議記錄等形式保留專家和學(xué)者的個人隱性知識。(4)檔案法[6]。即由工作人員和隱性知識個人把他自己工作中的一些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、工作總結(jié)等具體材料，像檔案一樣加以系統(tǒng)化保存。

4 個人知識資源的管理

4.1 建立個人知識庫

個人知識庫的創(chuàng)建要做好以下幾個方面的工作：

4.1.1 個人知識庫的設(shè)計(jì)和規(guī)劃

確定庫中人才的層次、學(xué)科、范圍等；確定個人知識的數(shù)據(jù)類型、結(jié)構(gòu)體系和組織方法；確定數(shù)據(jù)庫開發(fā)語言、兼容性和運(yùn)行模式等。要建立個人知識命名及編碼規(guī)則，建立知識間的聯(lián)系，以便在存儲和檢索時(shí)均有章可循。

4.1.2 個人知識庫的軟件開發(fā)

采用數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)建庫，可以把個人知識的外表形式、內(nèi)容特征、文本信息、多媒體信息等記錄到各個字段并加以描述和關(guān)聯(lián)?？蛇x用服務(wù)器/客戶端(C/S)模式，服務(wù)器端主要用于存放與管理數(shù)據(jù)，具有強(qiáng)大的伸縮性和可靠性，客戶端主要用來檢索和個人通過賬戶密碼校驗(yàn)上傳數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中應(yīng)充分考慮各種數(shù)據(jù)類型、多用戶并發(fā)、多途徑檢索、限定輸出、在線維護(hù)等功能。

4.1.3 個人知識庫的數(shù)據(jù)整理和著錄

本著抓住重點(diǎn)兼顧一般的原則，廣泛調(diào)研和搜集知識人才及其相關(guān)信息，全面收集其顯性知識，重點(diǎn)突破其隱性知識。對數(shù)據(jù)的搜集、組織和著錄要盡可能詳盡，如個人博客、個人媒體、個人筆記、個人人際資源等需要認(rèn)真分析和著錄，需要著錄的個別保密信息應(yīng)加密字段，限定使用。

4.1.4 個人知識庫的維護(hù)與管理

由于個人知識在不斷推陳出新，其數(shù)據(jù)也在不斷增長，所以需要及時(shí)追加和更新數(shù)據(jù)，以保持?jǐn)?shù)據(jù)的動態(tài)穩(wěn)定，使個人知識庫永?；盍?。數(shù)據(jù)庫軟件也要根據(jù)用戶需求、新型數(shù)據(jù)著錄需要和運(yùn)行環(huán)境變化而更新和升級。

4.2 建立個人知識原始資料檔案

個人知識原始資料檔案不同于人事檔案和科技檔案，它建檔的內(nèi)容是已經(jīng)顯化的個人知識資源和有關(guān)內(nèi)容，如個人的文獻(xiàn)、文件、成果、媒體資料、各種證書、聘書等，對它的收集、歸檔和使用，要遵守知識產(chǎn)權(quán)，尊重主人意愿，需要在與其簽訂的協(xié)議框架內(nèi)進(jìn)行。首先，要作好知識個人的宣傳工作，介紹國家有關(guān)政策、法律法規(guī)及知識共建共享的意義等；其次，要建立規(guī)范的移交程序和正式的移交儀式，簽署有關(guān)協(xié)議和承諾等；第三，對個人資料的存放和保管可以沿用一般檔案管理技術(shù)和方法，建議按照個人資料的不同類型分類保管，并建立個人全宗檔案關(guān)聯(lián)索引，這樣既節(jié)省空間，節(jié)約設(shè)備，又便于檔案的著錄和標(biāo)引[7]，便于快速歸檔、檢索和利用，同時(shí)有利于實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化要求。另外，對個人原始資料的收集和歸檔需要長遠(yuǎn)規(guī)劃，并主動出擊，提前介入，超前控制，確保個人資料檔案的完整性和系統(tǒng)性[8]。

5 需要注意的幾個問題

5.1 處理好隱性知識保密與其顯化的關(guān)系

個人隱性知識是個人內(nèi)化而成的知識和相關(guān)信息，被個人視為私有財(cái)產(chǎn)，往往具有相當(dāng)?shù)乃矫苄裕踔烈恍┲魅瞬辉笇ζ滹@化和傳遞，怕失去其權(quán)威性、壟斷性和競爭力，其實(shí)，知識顯化與知識保密并不矛盾，只不過未被顯化的知識由個人保密和個人使用，而顯化的知識則由組織保密和社會傳承。前者是相對孤立的，使用范圍小，增值速度慢，而后者是開放的，使用范圍大，增值速度快。保密與顯化的目的都是為了在不影響個人利益的前提下合理利用，顯化建庫是為了更快速、更廣泛地傳播和利用個人隱性知識，使其在科學(xué)研究和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以，我們需要主動宣傳，主動尊重個人的智力隱私權(quán)和私有“財(cái)產(chǎn)”的限制性建議。

5.2 處理好知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與知識共享的關(guān)系

個人知識建庫和個人資料歸檔，都是為了加快知識流動和使用。而個人智力創(chuàng)造活動和智力成果、知識個體間的知識交流、隱性知識與顯性知識的相互轉(zhuǎn)化、組織間的知識流動等都應(yīng)當(dāng)受到知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)；凡受到知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的內(nèi)容更具有共享和使用的價(jià)值，而只有在被使用過程中知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的價(jià)值才能有所體現(xiàn)，否則其價(jià)值可能會自然流失。知識產(chǎn)權(quán)是一種公共性很強(qiáng)的私權(quán)，但同時(shí)又具有公共利益的目標(biāo)[9]，它鼓勵人們進(jìn)行智力創(chuàng)造，豐富社會知識資源；有知識產(chǎn)權(quán)作保障，人們便愿意向社會公開自己的勞動成果[10]。同時(shí)，個人知識資源的共享又能促進(jìn)知識產(chǎn)權(quán)制度的發(fā)展。所以，知識保護(hù)與知識共享是既對立統(tǒng)一，又相互促進(jìn)。

5.3 建立健全個人知識資源的管理制度

個人知識資源的開發(fā)與管理需要走規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化道路，需要完善和健全相關(guān)的管理制度和政策法規(guī)，需要建立統(tǒng)一的收集程序、嚴(yán)格的保密制度，建立有效的激勵機(jī)制、利益協(xié)調(diào)機(jī)制[11]、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與知識資源共享平衡機(jī)制等。所有相關(guān)工作的開展都應(yīng)該在一個共同認(rèn)可、共同遵守的法律框架下進(jìn)行，其目的是為了鼓勵知識創(chuàng)新和知識奉獻(xiàn)，促進(jìn)個人知識資源的交流與共享。

6 結(jié)束語

個人知識資源是寶貴的社會財(cái)富，它對加快科學(xué)研究或直接實(shí)踐于社會具有極其重要的價(jià)值，而個人知識的生命力在于使用和流動。所以，我們首先需要提高認(rèn)識，承認(rèn)個人知識的重要性和管理的可能性；其次，加強(qiáng)對個人知識資源開發(fā)與管理的創(chuàng)新，加強(qiáng)個人隱性知識資源的開發(fā)與顯化；第三，完善法律法規(guī)，建立長效管理機(jī)制，使個人知識資源管理更加及時(shí)、更加科學(xué)、更加規(guī)范有序；最后，對個人知識資源的開發(fā)與管理尚需深入研究，它必將推動知識保護(hù)與知識共享的協(xié)調(diào)發(fā)展。

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