企業(yè)現(xiàn)金管理有關(guān)問題探討

王 鑫

摘要:現(xiàn)金是企業(yè)的血液和企業(yè)正常經(jīng)營的重要保障。若企業(yè)現(xiàn)金周轉(zhuǎn)不暢,償債能力就差,必將嚴(yán)重阻礙正常經(jīng)營,危及企業(yè)生存。加強企業(yè)現(xiàn)金管理對于企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營和可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。闡述了我國當(dāng)前企業(yè)現(xiàn)金管理存在的問題,分析了企業(yè)現(xiàn)金管理混亂的后果,揭示了形成這些問題的原因,并提出加強現(xiàn)金管理的對策。

關(guān)鍵詞:企業(yè);現(xiàn)金;管理;問題

中圖分類號:F231.5文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2009)29-0158-02

現(xiàn)金是流動性最強的一種貨幣資金,它可以隨時用以購買各種物資,支付日常的零星開支等?，F(xiàn)金是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動的基本條件,是企業(yè)資產(chǎn)中流動性最強、控制風(fēng)險最高的資產(chǎn),是企業(yè)生存與發(fā)展的基礎(chǔ)。但是,由于企業(yè)的現(xiàn)金流動性強,誘惑力最大,極易發(fā)生丟失、短缺、挪用或被盜等現(xiàn)象,甚至產(chǎn)生舞弊行為。對企業(yè)來說,現(xiàn)金管理是財務(wù)管理中最基本、最重要的一項管理,管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)能否正常生產(chǎn)經(jīng)營。然而,現(xiàn)金管理的科學(xué)性、重要性并沒有被企業(yè)管理者和財務(wù)工作者充分認(rèn)識,以致在現(xiàn)金管理方面不時出現(xiàn)問題。因此,加強現(xiàn)金管理是任何企業(yè)都必須重視的一項工作。

一、企業(yè)現(xiàn)金管理存在的問題

(一)虛開發(fā)票,騙取企業(yè)現(xiàn)金。會計人員利用職務(wù)之便,與外部人員串通,在購物時虛開發(fā)票,或在作賬時虛列工資、獎金等,從而將多支的現(xiàn)金據(jù)為己有。

(二)填錯記賬憑證或錯記日記賬,貪污現(xiàn)金。在處理涉及現(xiàn)金和銀行存款相互存取的業(yè)務(wù),會計人員有可能因為忙、不仔細(xì)填制記賬憑證時,容易出現(xiàn)錯誤,影響到記賬的準(zhǔn)確性,另一方面出納人員在登記現(xiàn)金日記賬時故意記錯業(yè)務(wù)發(fā)生金額或?qū)⑵浜嫌嫈?shù)記錯,表現(xiàn)為少計收入或多計支出,貪污錯記部分。

(三)企業(yè)“坐支”現(xiàn)金的情況嚴(yán)重。根據(jù)國務(wù)院《現(xiàn)金管理暫行條例》規(guī)定,各單位的現(xiàn)金收入應(yīng)于當(dāng)日送存銀行,單位支付現(xiàn)金應(yīng)從本單位庫存現(xiàn)金中支付或在限額內(nèi)從開戶銀行提取支付,不得從本單位的現(xiàn)金收入中直接用于支付各種開支。但有些企業(yè)未把經(jīng)營收入中現(xiàn)金收入及時繳存銀行而是為了方便直接用于日常經(jīng)費的開支,“坐支”現(xiàn)金現(xiàn)象嚴(yán)重。

(四)存在“白條”抵庫的現(xiàn)象?！鞍讞l”抵庫,是指用不符合財務(wù)制度規(guī)定和審批手續(xù)的字條或單據(jù)頂?shù)謳齑娆F(xiàn)金的做法。這造成盤點現(xiàn)金時賬面現(xiàn)金金額與保險柜金額不符。

(五)更改憑證金額,虛構(gòu)內(nèi)容。會計人員或其他經(jīng)辦人員利用工作上的便利條件或憑證上的漏洞,乘機更改發(fā)票、收據(jù)上的金額,貪污相應(yīng)款項,或通過添加經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容和金額,將現(xiàn)金據(jù)為己有。

(六)超額使用現(xiàn)金現(xiàn)象比較普遍。根據(jù)國務(wù)院《現(xiàn)金管理暫行條例》的規(guī)定,現(xiàn)金的開支主要是對個人的各項工資、獎金、福利等開支及出差人員隨身攜帶的差旅費等,其結(jié)算限額為1 000元,超過限額的部分應(yīng)當(dāng)以支票或者銀行本票支付,確需全額支付現(xiàn)金的,經(jīng)開戶銀行審核后,才能予以支付現(xiàn)金。雖然就我國目前的實際情況來看,現(xiàn)金支付1 000元的結(jié)算限額有點偏低,可操作性不強,但根據(jù)該條例的精神,大額支出應(yīng)盡量避免使用現(xiàn)金。但是在企業(yè)中為了方便,在可以使用轉(zhuǎn)賬支付的情況下仍大量使用現(xiàn)金支付。

(七)撕毀票據(jù)或盜用憑證。會計人員或出納人員對收入現(xiàn)金的票據(jù)撕毀,將現(xiàn)金據(jù)為己有;或用盜取發(fā)票、收據(jù)等憑證向客戶開票,隱匿現(xiàn)金,達(dá)到貪污的目的。

(八)挪用現(xiàn)金。出納人員或其他人員采用虛寫或涂改現(xiàn)金繳款單日期的方法,不將當(dāng)天應(yīng)送交銀行的現(xiàn)金及時入賬,而將資金挪用,進(jìn)行體外循環(huán)。

(九)賬面現(xiàn)金余額過大?，F(xiàn)金的庫存限額,是指為保證各單位日常零星支付,按規(guī)定允許留存現(xiàn)金的最高數(shù)。根據(jù)國務(wù)院《現(xiàn)金管理暫行條例》的規(guī)定,單位的庫存現(xiàn)金限額一般不超過該單位天至天的日常零星開支的需要量。然而,很多企業(yè)月末或年末的現(xiàn)金余額卻很大,賬面現(xiàn)金余額在萬元以上的企業(yè)不在少數(shù),甚至個別企業(yè)的賬面現(xiàn)金余額達(dá)到了幾十萬。

二、企業(yè)現(xiàn)金管理混亂的后果

企業(yè)現(xiàn)金管理混亂不僅為企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營和資產(chǎn)的安全性埋下了隱患,更為各種違法違紀(jì)行為的產(chǎn)生提供了便利,其嚴(yán)重后果主要表現(xiàn)在以下幾方面:

(一)極易出現(xiàn)挪用公款的情況。由于出納手中的庫存現(xiàn)金過多,在缺乏監(jiān)督的情況下,就很容易出現(xiàn)挪用公款和公款私存的情況。

(二)為個人貪污公款提供了可能。由于企業(yè)使用大額的現(xiàn)金支付,因此,對現(xiàn)金的去向就難以控制,經(jīng)辦人員很可能利用管理中的漏洞,通過虛開發(fā)票、收取回扣等方式貪污公款,謀取利益。

(三)極易造成企業(yè)資產(chǎn)的流失。由于“白條”抵庫現(xiàn)象的存在以及企業(yè)管理者和財務(wù)人員的經(jīng)常變更,企業(yè)現(xiàn)任管理者和財務(wù)人員往往弄不清楚庫存現(xiàn)金中“白條”的性質(zhì),也不愿去清理收回以前年度的“白條”。這樣一來,庫存現(xiàn)金中的“白條”將成為呆滯賬,從而造成企業(yè)資產(chǎn)的流失。

(四)極易出現(xiàn)違法違規(guī)事件。由于企業(yè)違規(guī)使用現(xiàn)金,如存在“坐收坐支”、企業(yè)庫存現(xiàn)金超額等現(xiàn)象,一旦被查出,就要承擔(dān)法律責(zé)任。

三、原因分析

企業(yè)現(xiàn)金管理出問題的主要原因是沒有建立完善的企業(yè)現(xiàn)金內(nèi)部控制體系:

(一)不相容職務(wù)分離不清。為了節(jié)約費用,有的企業(yè)讓同一人既做出納又負(fù)責(zé)記賬,造成職責(zé)分工不明確。顯然給舞弊行為帶來了方便。

(二)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員法律意識淡薄,不熟悉財經(jīng)法律法規(guī)。

(三)審批制度不嚴(yán)格。企業(yè)沒有針對貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度,或者雖建立了嚴(yán)格的授權(quán)審批制度卻不嚴(yán)格執(zhí)行。導(dǎo)致各種票據(jù)的購買、保管、使用、背書轉(zhuǎn)讓及注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序混亂,財會人員支出貨幣資金不經(jīng)過嚴(yán)格的審批,公司及法人章沒有妥善管理等。

四、對策

(一)建立完善的現(xiàn)金內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制是防止企業(yè)舞弊行為的最有效方法,可以保證企業(yè)所有活動都是在主管人員授權(quán)情況下進(jìn)行的。根據(jù)內(nèi)部控制的要求,單位在確定和完善組織結(jié)構(gòu)的過程中,應(yīng)當(dāng)遵循不相容職務(wù)相分離的原則,單位的經(jīng)濟活動通?？梢詣澐譃槲鍌€步驟:即授權(quán)、簽發(fā)、核準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄。在企業(yè)現(xiàn)金管理方面內(nèi)部控制尤顯得重要。企業(yè)現(xiàn)金管理可以在以下幾個方面進(jìn)行內(nèi)部控制。

1.現(xiàn)金業(yè)務(wù)不相容職務(wù)分離控制。所謂不相容職務(wù),是指那些如果由一個人或一個部門擔(dān)任,既可能弄虛作假,又能夠自己掩蓋其舞弊行為的職務(wù)。任何企業(yè)都應(yīng)當(dāng)避免只由一個人去辦理現(xiàn)金業(yè)務(wù)的全過程。確保辦理現(xiàn)金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督。

2.現(xiàn)金收支的控制。企業(yè)必須按照國家規(guī)定的現(xiàn)金管理制度和結(jié)算制度加強現(xiàn)金管理,接受銀行監(jiān)督。財會部門為企業(yè)現(xiàn)金管理的職能部門,應(yīng)該建立現(xiàn)金管理責(zé)任制,配備專職出納人員,負(fù)責(zé)辦理庫存現(xiàn)金的收支和保管業(yè)務(wù),企業(yè)非出納人員不能經(jīng)管現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)?，F(xiàn)金控制的要點著重有:審批、審核、收付、復(fù)核、記賬、核對、清點、清查。其中,“審批”、“核對”和“清查”最為重要?，F(xiàn)金管理需要業(yè)務(wù)部門、財會部門、清查小組聯(lián)合控制。首先由業(yè)務(wù)部門原始憑證審批,可以保證經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性、合理性和合法性,是控制的第一關(guān);其次由財會部門進(jìn)行賬賬核對,可以保證現(xiàn)金收付和會計核算的正確性,是及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金收付和現(xiàn)金賬務(wù)記錄錯誤的主要環(huán)節(jié),對于保證會計、出納人員工作質(zhì)量具有重要作用;再次由清查小組進(jìn)行庫存現(xiàn)金清查,可以保護現(xiàn)金安全完整,是保護現(xiàn)金實物安全完整的最后一環(huán)節(jié)。

3.賬實盤點控制。通過定期或不定期對現(xiàn)金進(jìn)行盤點,由出納盤出現(xiàn)金的實存數(shù)額,會計復(fù)核,并與總賬的現(xiàn)金數(shù)額進(jìn)行比較,看二者是否一致,然后填制《現(xiàn)金盤點表》。尤其是不定期盤點給現(xiàn)金相關(guān)崗位產(chǎn)生一種無形、無時無刻、無不存在的壓力。

4.庫存限額控制。庫存現(xiàn)金的限額是指為保證各單位日常零星支出按規(guī)定允許留存的現(xiàn)金的最高數(shù)額。庫存限額控制是利用核定企業(yè)每日貨幣資金余額,超過庫存限額的貨幣資金送存銀行或匯交某一銀行賬戶,從而降低貨幣資金安全性控制風(fēng)險的一種方法。利用此方法還能高度集中貨幣資金,統(tǒng)籌使用,特別適用于貨幣資金短缺的企業(yè)。

5.建立健全現(xiàn)金開支授權(quán)審批制度。企業(yè)應(yīng)明確規(guī)定特殊授權(quán)審批及一般授權(quán)審批的范圍、審批人、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容,確保各級管理層在授權(quán)的范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任,明確本單位現(xiàn)金開支范圍,制定各種報銷憑證,并要求各部門在日常工作中嚴(yán)格執(zhí)行,保證各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)均按規(guī)定的程序處理。

(二)提高財會人員職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高財會人員職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)是保障企業(yè)現(xiàn)金安全的基礎(chǔ)。財務(wù)部門應(yīng)經(jīng)常組織財務(wù)人員進(jìn)行職業(yè)道德教育和財務(wù)知識培訓(xùn),更新他們的知識,提高會計核算水平,使他們熟知會計法及各種財務(wù)、財政法規(guī),并深刻認(rèn)識到舞弊行為給企業(yè)和個人帶來的嚴(yán)重后果;教育財務(wù)人員應(yīng)堅決抵制各種違紀(jì)、違規(guī)現(xiàn)象,嚴(yán)把現(xiàn)金關(guān),確保企業(yè)現(xiàn)金能夠得到及時、合理的使用。

總之,企業(yè)加強現(xiàn)金管理,應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點,制定相應(yīng)的控制和監(jiān)督檢查制度,確保貨幣資金的安全性、合法性和效益性。加強企業(yè)現(xiàn)金管理有利于實現(xiàn)企業(yè)管理目標(biāo),對促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。