合同管理審計的方法及在會計事前監(jiān)督中的應用

李國麗

摘要：合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對自己不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。對于企業(yè)的會計核算來說是一個重要的方向，所以做好合同審計是會計事前監(jiān)督的根本保證。

關鍵詞：合同管理審計方法會計事前監(jiān)督途徑

0引言

在項目管理中，合同管理是一個較新的管理職能。在國外，從二十世紀七十年代初開始，隨著工程項目管理理論研究和實際經(jīng)驗的積累，人們越來越重視對合同管理的研究。在發(fā)達國家，八十年代前人們較多地從法律方面研究合同；在八十年代，人們較多地研究合同事務管理(Contract Administration)；從八十年代中期以后，人們開始更多地從項目管理的角度研究合同管理問題。近十幾年來，合同管理已成為工程項目管理的一個重要的分支領域和研究的熱點。它將項目管理的理論研究和實際應用推向新階段。在市場經(jīng)濟條件下信息瞬息萬變。如果經(jīng)濟業(yè)務執(zhí)行前期出現(xiàn)失誤，將會造成無法彌補的損失和影響，輕則影響效率和效益，重則違反國家法律法規(guī)。但如果在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生之前加以必要的會計監(jiān)督，充分發(fā)揮會計人員的專業(yè)優(yōu)勢，則能夠有效地規(guī)避這種現(xiàn)象的發(fā)生。這就是會計事前監(jiān)督的意義。

1企業(yè)臺同管理審計的方法與內(nèi)容

根據(jù)企業(yè)的管理模式和要求、合同數(shù)量的多寡、內(nèi)部審計機構(gòu)資源等的不同，合同管理審計可以采取項目管理式審計和過程參與式審計兩種模式。

1.1項目管理式審計項目管理式審計是有重點、有目的地將合同管理納入年度審計計劃，形成特定審計項目，并實施相應審計程序的審計模式。項目管理式審計主要審查合同的管理是否規(guī)范、有效，其主要內(nèi)容包括四個方面：一是合同管理機構(gòu)或管理網(wǎng)絡的審查。企業(yè)的合同管理應首先建立健全管理機構(gòu)或管理網(wǎng)絡，審計時應著重審計企業(yè)合同管理機構(gòu)或管理網(wǎng)絡的設置是否合理：各機構(gòu)之間的分工和職責是否明確，上下左右關系是否協(xié)調(diào)；組織最高領導層與合同管理機構(gòu)及各個機構(gòu)之間、各機構(gòu)相互之間的信息交流是否充分；合同管理流轉(zhuǎn)是否科學、有效；相互之間的控制是否有效；合同的履行是否受到定期檢查等合同。二是管理人員素質(zhì)的審查。企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)關系到企業(yè)合同管理工作的優(yōu)劣，必須重視對合同管理人員素質(zhì)的審查。首先應審查合同管理人員是否具備專業(yè)知識：其次應審查合同管理人員是否熟悉企業(yè)的內(nèi)部運作流程和外部信息。此外，還應審查其是否具有較強的組織能力和協(xié)調(diào)能力，敏捷的洞察、分析能力，嚴密的邏輯思維能力，較強的責任心等。三是合同管理制度的審查。首先審查合同管理制度是否健全，尤其是一些重要的合同管理制度是否是根據(jù)企業(yè)實際而制定，包括：合同歸口管理和分類專項管理制度、合同示范文本制度、合同授權(quán)委托制度、合同的審查制度或?qū)徲媽徍炛贫取⒑贤蔫b證、公證制度、合同專用章管理制度、合同臺賬制度、合同檔案制度、市場調(diào)研制度、大件大宗企業(yè)采購(包括物資、服務、工程等)或資產(chǎn)處置的制度。在對合同管理制度的健全性進行測試和評價后，還應對這些制度的執(zhí)行情況進行檢查。四是合同執(zhí)行結(jié)果和管理效果的審查。主要審查合同內(nèi)容是否得到全面、嚴格地履行；審查有無合同違約、違約的原因及違約處理結(jié)果，如對方違約，是否及時組織索賠：如本方違約，責任人是否向分管領導提交書面報告，經(jīng)審批后辦理賠償手續(xù)，并追究相關責任；協(xié)商不成的合同糾紛是否及時上報上級領導和法律部門，通過申請仲裁或向人民法院起訴解決合同糾紛。另外，還要審查合同管理效果是否達到合法、規(guī)范、效率、效益的要求。

1.2過程參與式審計過程參與式審計是由專職內(nèi)部審計人員對企業(yè)內(nèi)部所簽合同進行審計審簽，參與監(jiān)督合同管理的部分重要過程，實現(xiàn)合同審計審簽的日常化。其審計的主要內(nèi)容包括以下幾方面：一是審“該不該簽”，即對合同項目的可行性審查和效益性審查。應該檢查合同項目是否列入年度計劃，或經(jīng)組織內(nèi)有批準權(quán)的部門或領導批準：檢查合同項目是否經(jīng)過可行性研究或項目評估，其技術性、經(jīng)濟性是否達到了先進、合理；檢查與立項有關的文件資料的真實性、可靠性：檢查合同標的數(shù)量是否適當，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營能力是否能滿足對方的要求，或者合同標的數(shù)量是否能滿足企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營的需求；檢查合同履行時間是否充分考慮了企業(yè)的實際生產(chǎn)經(jīng)營能力或?qū)嶋H需要。二是審”跟誰簽”和“以什么樣的價格簽”，即對合同簽約主體的選擇和舍同價格選擇的合理性、適當性進行的審查。首先，對合同經(jīng)辦部門是否進行市場調(diào)研，是否采用了一定的合理方式確定合同主體和合同價格進行審查。其次，應對合同簽約主體的合法性進行審查。當事人在訂立合同時必須具有相應的民事行為能力。三是審“怎么簽”，即對合同的形式、文本格式和合同條款進行審查。按照民法一般原則，合同屬于不要式行為。審查時，首先注意合同形式是否符合法律、行政法規(guī)等規(guī)定。其次應審查合同文本的規(guī)范性。簽訂合同應當盡可能使用國家推行的示范文本，以保證合同條款的完備。對企業(yè)有特殊要求的，示范文本不能滿足的，企業(yè)可以自行制定合同文本，但應向工商行政管理部門辦理審批備案手續(xù)。對其他沒有示范文本的，采用手寫或微機打印的合同，要特別注意一式多份合同條款的一致性，防止被他人篡改內(nèi)容，引起合同糾紛。在審查合同形式的合法性和文本格式的規(guī)范性后，要重點對合同條款的完備性進行審查?！逗贤ā芬?guī)定，合同的內(nèi)容由當事人約定，一般包括以下條款：當事人的名稱或者姓名和住所：標的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法。因此，審計人員應當按照合同的性質(zhì)，依據(jù)相應的法律、法規(guī)對合同條款進行認真審查，確定合同主要條款有無遺漏，各條款內(nèi)容是否具體、明確、切實可行，避免因合同條款不全或過于簡單、抽象、原則，給合同履行帶來困難。

2合同管理——會計事前監(jiān)督的途徑

合同所具有的事前監(jiān)督的性質(zhì)與會計事前監(jiān)督具有相通之處，為會計人員進行會計事前監(jiān)督提供了一條新途徑。這是合同管理應用于會計事前監(jiān)督的理論前提。從實務上說，合同條文是具體的，每份合同都對應于特定的經(jīng)濟業(yè)務。在實踐中，企業(yè)法律事務機構(gòu)管理合同的弊端是不切合實際，合同條文空洞，容易遺漏問題：業(yè)務部門管理合同的弊端是在對外經(jīng)濟業(yè)務往來中，由于存在賣方市場等原因，業(yè)務部門往往容易受制于人，在簽訂合同時易被對方壓制，不能保持平等的合同主體地位，被迫接受對方的霸王條款。相比較而言，財務部門管理合同則能有效地克服二者的弊端。財務部門處于單位經(jīng)濟活動的樞紐，熟悉單位的經(jīng)濟活動，能夠使合同簽訂不遺漏問題：財務部門不與合同方直接發(fā)生關系，能夠保持相對的獨立性，能夠在合同簽訂中保持平等地位，保證合同簽訂的公平。因此，從合同管理機構(gòu)設置來說，由財務部門行使合同管理職能較適宜。財務部門應成立專門的合同管理機構(gòu)，指定專職或兼職的合同管理人員，對單位合同進行管理。這樣就能將會計事前監(jiān)督和合同管理有機地結(jié)合在一起。同時，會計人員還可以根據(jù)其專長，對單位經(jīng)濟活動的合法性、合理性和有效性進行評價，并以合同為手段，對單位經(jīng)濟活動進行事前監(jiān)督。這種監(jiān)督是微觀的、實時的、事前的從而也是有效的。會計人員通過對合同進行管理，找到了適當?shù)倪M行會計事前監(jiān)督的介入途徑，使會計事前監(jiān)督不再是會計監(jiān)督的言區(qū)。

3合同管理——會計事前監(jiān)督需解決的問題

3.1處理好與單位法律事務機構(gòu)的關系。財務部門是合同管理的主管部門，負責合同的起草、審核和評價，單位法律事務部門負責從法律角度對合同進行審核，對合同的法律風險和法律后果進行評估和評價，提出法律建議和意見。這是財務部門與法律事務部門在合同管理中的職能分工。

3.2合同管理人員全程參與與合同會審。進行合同管理的會計事前監(jiān)督要建立合同管理運轉(zhuǎn)機制，使合同管理人員不僅全程參與單位的經(jīng)濟活動而且還參與合同會審，以保證合同管理的質(zhì)量。為了保證合同簽訂符合實際，財務部門的合同管理人員應參與到單位經(jīng)濟活動的全過程中，從談判開始就進行全程跟蹤，將談判成果完整地落實到合同中去。合同管理機構(gòu)應建立完善的、高效的合同會審流程，集中業(yè)務、法律部門的智慧，做到合同簽訂萬無一失，合同技術參數(shù)準確，語言文字規(guī)范，事前考慮周到。

3.3加強學習與培訓，使合同管理人員成為精通經(jīng)濟和法律知識的復合型人才。合同管理要求從業(yè)人員具有經(jīng)濟和法律甚至一定的技術知識背景。是復合型人才。從目前看，單位進行合同管理的人員大多由其他職務轉(zhuǎn)職而來，普遍缺乏法律專業(yè)知識背景。對于會計人員來說也是如此。因此，從事合同管理工作的會計人員要加強學習與培訓，尤其要加強法律知識的學習與培訓，并在干中學，學中干，成為精通財務知識、管理知識、法律知識的復合型人才，從而適應合同管理工作的需要。