淺析教學(xué)檔案的收集與管理

薛煥波　鄒明莉

【摘 要】教學(xué)檔案管理與收集工作存在檔案管理意識薄弱，管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，收集資料困難，載體結(jié)構(gòu)單一，管理方式落后等突出問題。學(xué)校應(yīng)強(qiáng)化檔案意識，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平；建立規(guī)章制度，規(guī)范檔案材料的收集整理工作；加強(qiáng)教學(xué)檔案的集中統(tǒng)一管理，不斷探究和掌握教學(xué)檔案收集與管理的科學(xué)方法。

【關(guān)鍵詞】及時歸檔 規(guī)范整理 集中保管 提高質(zhì)量

學(xué)校檔案管理工作，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，是學(xué)校各種評估工作的重

要內(nèi)容，它既繁雜又細(xì)致。由于教學(xué)是學(xué)校的中心工作，因而教學(xué)檔案管理在學(xué)校檔案工作中占有非常重要的位置。

一、學(xué)校教學(xué)檔案管理與收集存在的突出問題

1.檔案管理意識薄弱。有些人認(rèn)為，教學(xué)部門的主要工作是教學(xué)，檔案的收集與管理應(yīng)當(dāng)由檔案部門去做，因此在部門制定計劃中很少涉及到此方面的問題，即使收集到部分文件材料，也因為缺乏統(tǒng)一的可執(zhí)行性標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理缺乏系統(tǒng)性及關(guān)聯(lián)性。另一方面，檔案管理部門在教學(xué)檔案的收集方面始終處于被動地位，人家移交什么就接收什么，只在庫房做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作，很少深入到教學(xué)部門宣傳檔案的重要性，應(yīng)該歸檔的珍貴教學(xué)實踐和科研材料依然散失在個人手中，以致教學(xué)檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低。學(xué)校檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)培訓(xùn)，教學(xué)檔案管理人員都是其他工作人員兼職，對檔案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏必要的業(yè)務(wù)知識和技能。

3.收集資料困難。大多數(shù)教學(xué)人員對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識不足，甚至對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸情緒。有的教師認(rèn)為，教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，理應(yīng)由自己來保管，不應(yīng)當(dāng)交給檔案部門來管理；有的教學(xué)人員唯恐材料被移交，經(jīng)檔案部門立卷，歸檔后便被充了公了，以后再想利用將會帶來許多麻煩，還不如自己保管方便。

4.載體結(jié)構(gòu)單一，管理方式落后。目前，學(xué)校檔案室收集的主要是紙質(zhì)檔案，光盤、錄音、錄像和照片載體的檔案僅占一小部分，檔案室聲像檔案還呈現(xiàn)空白；檔案管理方式主要是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進(jìn)行再加工、調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動量大，時間長，速度慢，同時，也極大地限制了檔案的處理速度，以致工作效率低下。

二、做好教學(xué)檔案收集與管理工作的幾點思考與建議

1.強(qiáng)化檔案意識。檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是思想重視不足。因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。每個人都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平。合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個方面都無從談起。建設(shè)一支忠誠事業(yè)，業(yè)務(wù)精良，結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。因此，要加強(qiáng)檔案工作隊伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面的合理配置，便于發(fā)揮整體效應(yīng)。

3.建立規(guī)章制度，規(guī)范檔案材料的收集整理工作。檔案管理工作一般習(xí)慣放在辦公室，而辦公室的工作瑣碎而繁雜，再加上管理人員的變動，這樣就容易給檔案室的收集整理及保持工作的延續(xù)性帶來許多問題。因此，在教學(xué)檔案管理工作中，首先，要制定明確的教學(xué)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，建立一套適用于學(xué)校的教學(xué)檔案管理制度，隨時收集有價值的教學(xué)文件材料。其次，要建立學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確定各專、兼職檔案人員的崗位職責(zé)，各中層領(lǐng)導(dǎo)要責(zé)成檔案管理人員做好本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，定期將檔案移交給檔案室。再者，要制定目標(biāo)管理考核制度，獎懲分明，實施有效的管理手段，從而使各類檔案能得到認(rèn)真的收集和及時地立卷。

4.加強(qiáng)教學(xué)檔案的集中統(tǒng)一管理，不斷探究和掌握教學(xué)檔案收集與管理的科學(xué)方法：

（1）要加強(qiáng)教學(xué)檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案工作的基本原則要求實行檔案集中統(tǒng)一管理，檔案不能長期分散，更不能歸個人所有。收集工作是解決檔案的集中問題，因為它的對象是分散的，收集人員要做好調(diào)查，收集信息，根據(jù)不同的對象采取相應(yīng)的收集方式和方法。因此，只有將教學(xué)檔案從文書檔案中分離出來，集中保管，才有利于保持教學(xué)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用。

（2）要根據(jù)教學(xué)檔案自身的特點，適時收集完整的檔案材料。

首先，教學(xué)檔案具有專業(yè)性的特點，教學(xué)活動的專業(yè)性表現(xiàn)為：遵循教學(xué)規(guī)律、管理教學(xué)活動，從而使教學(xué)活動處于最佳的運轉(zhuǎn)狀態(tài)。在教學(xué)活動和教學(xué)管理活動中所形成的教學(xué)檔案，是這些活動的真實記錄，它以書面的形式或其他載體形式，體現(xiàn)了教學(xué)活動和教學(xué)管理活動本身的專業(yè)性。

其次，教學(xué)檔案具有自己獨特的周期性。這種周期性分別表現(xiàn)為學(xué)期周期、學(xué)年周期、學(xué)制周期。教學(xué)檔案一般不采用公元年度，而采用教學(xué)年度、學(xué)制年度。而各階段既界限分明，又緊密銜接，共同構(gòu)成完整的大循環(huán)周期。

第三，教學(xué)檔案具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學(xué)生畢業(yè)的大循環(huán)過程中，有規(guī)律地形成了招生材料，教學(xué)準(zhǔn)備材料、教師教學(xué)材料、學(xué)習(xí)成績材料、教學(xué)總結(jié)材料等，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內(nèi)在關(guān)系。教學(xué)檔案是由教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化而來的，來源比較分散，教學(xué)文件的一小部分來源于教務(wù)部門，大部分教學(xué)文件來源于從事教學(xué)活動的教師。所以，教學(xué)文件材料收集歸檔時間，應(yīng)選在每年秋季新生入校準(zhǔn)備就緒以后，因為在這一段時間里，上學(xué)年度已結(jié)束幾個月，立卷準(zhǔn)備工作基本就緒，特別是它處于開學(xué)準(zhǔn)備和期末考試這兩個緊張工作時期的中間，時間較為充足。在制定教學(xué)文件材料歸檔的范圍、時間的同時，我們也要把相應(yīng)的制度完善和制定出來，最重要的環(huán)節(jié)是制定教學(xué)文件材料、教學(xué)檔案移交、接收登記制度，詳細(xì)規(guī)定登記條目，做到移交、接收手續(xù)齊全，有備可查，避免教學(xué)檔案收集的重復(fù)性，使教學(xué)檔案收集得更加完整，為現(xiàn)在的，將來的工作提供更多有價值的信息。

5.利用現(xiàn)代化管理手段，完善載體和管理方式。近年來，學(xué)校已經(jīng)建立起自己的校園網(wǎng)并與教學(xué)科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連，使得資源共享成為可能。這為學(xué)校檔案管理的自動化打下了堅實的基礎(chǔ)，為教學(xué)檔案的開發(fā)和利用展現(xiàn)出廣闊的前景。要充分利用現(xiàn)代管理手段，提高檔案管理工作效率。檔案工作涉及學(xué)校各個方面，只有建立穩(wěn)定的校內(nèi)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時，采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，增強(qiáng)檔案工作的向心力，教學(xué)檔案工作才能在學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。