高校檔案電子信息資源的多樣性研究

潘　鶯　王劍斌

【摘 要】 本文針對(duì)現(xiàn)今高校檔案電子信息資源的多樣性，首先分析了其來(lái)源與環(huán)境，然后針對(duì)性的提出了合理收集利用的解決方案，最后就如何應(yīng)對(duì)現(xiàn)今高校檔案電子信息資源的多樣性提出了幾點(diǎn)對(duì)策。第一，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，努力掌握電子信息技能；第二，健全電子文件歸檔和管理制度；第三，積極主動(dòng)聯(lián)系學(xué)校各相關(guān)部門，協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)庫(kù)連接的各種可能性和有效性。

【關(guān)鍵詞】 高校檔案；電子信息資源；多樣性

一、引言

近年來(lái)，高校的檔案數(shù)字化建設(shè)，由最初的規(guī)劃設(shè)想到如今的實(shí)質(zhì)性應(yīng)用，已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，在學(xué)校信息化建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。其中，高校環(huán)境下的檔案電子信息資源呈多樣性擴(kuò)展趨勢(shì)，檔案部門如何實(shí)現(xiàn)電子信息資源的最大限度的收集利用，無(wú)疑是當(dāng)前高校檔案工作值得研究的一個(gè)重要問(wèn)題。

二、高校檔案電子信息資源的來(lái)源

高校檔案電子信息資源的產(chǎn)生是依托于高校信息化這一大的環(huán)境之下，大致分為幾大類。其一，電子公文。隨著高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，許多日常的手續(xù)繁冗的辦公行文可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦理，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，這一過(guò)程中，將產(chǎn)生大量的電子公文。其二，數(shù)據(jù)庫(kù)文件。在高校學(xué)籍檔案管理中，檔案部門每年都要為大批查閱者提供大量的學(xué)歷證明，學(xué)習(xí)成績(jī)證明，工作量很大，從而導(dǎo)致查詢利用者不斷增長(zhǎng)的需要與檔案部門傳統(tǒng)的手工服務(wù)方式之間的矛盾日益突出。介于此，檔案部門要求教務(wù)部門提供歷年學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)文件存檔，以便開(kāi)發(fā)利用。其三，日常電子文件與數(shù)碼聲像。高校各部門在日常管理工作中，除了電子公文外，還會(huì)產(chǎn)生一部分的電子文件與數(shù)碼聲像，此類電子信息資源文件保存在各部門擬稿者和拍攝者手中，不易察覺(jué)與控制。其四，檔案部門在日常的工作中，對(duì)以前的館藏檔案進(jìn)行機(jī)器掃描轉(zhuǎn)換，此時(shí)所產(chǎn)生的圖像文件。

三、高校檔案電子信息資源的收集與研究

1、電子公文的收集

目前高?；诰W(wǎng)絡(luò)化的前提，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及其他管理應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)大都運(yùn)用了B/S結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)方案，這就使得各個(gè)部門管理應(yīng)用系統(tǒng)之間有了可連接的基礎(chǔ)，其中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可建立與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接通道，設(shè)定歸檔專用路徑，將學(xué)校日常辦公所形成的電子公文連同附件草稿等一并傳輸給檔案部門，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳輸與自動(dòng)歸檔。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化部門協(xié)商后，明確歸檔的電子公文格式要求，以保證歸檔電子公文的安全性與可靠性。

2、數(shù)據(jù)庫(kù)文件的收集

數(shù)字化校園中各類管理應(yīng)用系統(tǒng)都會(huì)產(chǎn)生自有的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，檔案部門需要與其中一些重要部門掛鉤，取得每年的數(shù)據(jù)庫(kù)文件并分類存儲(chǔ)。其中學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)文件尤其重要。每年的學(xué)籍檔案的查詢都是檔案利用工作的重點(diǎn)服務(wù)之一，由于檔案部門人力物力有限，傳統(tǒng)的手工服務(wù)方式疲于應(yīng)付日益增多的學(xué)籍查詢服務(wù)，所以當(dāng)前不僅要對(duì)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)文件整體存儲(chǔ)，還要對(duì)其中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行剖析利用，直接導(dǎo)入學(xué)籍信息到檔案管理系統(tǒng)中，以便于檔案工作人員通過(guò)新型的電子信息服務(wù)方式調(diào)閱利用，滿足廣大師生及其他社會(huì)部門的需求。

3、日常電子文件與數(shù)碼聲像的收集

高校各部門所需歸檔的電子信息資源，除了電子公文和數(shù)據(jù)庫(kù)文件外，還有其在日常管理工作中產(chǎn)生的一部分電子文件與數(shù)碼聲像，這些電子信息資源的歸檔需要各部門兼職檔案員認(rèn)真負(fù)責(zé)，平時(shí)主動(dòng)收集整理，留心存檔，在每年檔案歸檔期限前及時(shí)上傳檔案部門。

4、非數(shù)字化檔案的數(shù)字化收集

把以前館藏非數(shù)字化檔案或當(dāng)前非數(shù)字化校園環(huán)境下歸檔的紙質(zhì)文件、視頻文件、圖像文件等進(jìn)行數(shù)字化處理。一是手工錄入，應(yīng)用于檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)工作與少量的原文錄入；二是機(jī)器掃描轉(zhuǎn)換，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)字化輸入設(shè)備把檔案按原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件，按照固定條目上傳檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全文圖像管理。

四、應(yīng)對(duì)高校檔案電子信息資源多樣性的幾點(diǎn)對(duì)策

1、加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，努力掌握電子信息技能

檔案的數(shù)字化建設(shè)給傳統(tǒng)的檔案工作帶來(lái)了極大的沖擊，給檔案工作者施加了強(qiáng)大的壓力，這就要求在新形勢(shì)下，檔案工作者們要立足于本職工作，轉(zhuǎn)變觀念，積極更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和操作技能的培訓(xùn)，主動(dòng)適應(yīng)新的工作對(duì)象、工作環(huán)境、工作方式和工作要求。

2、健全電子文件歸檔和管理制度

電子文件來(lái)源廣泛，人員復(fù)雜，將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行為。各高校應(yīng)視自身情況制定《電子文件歸檔管理制度》，對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔要求做出具體規(guī)定，避免出現(xiàn)無(wú)人過(guò)問(wèn)或多頭管理的混亂局面。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員引起重視，要明確把電子文件歸檔任務(wù)列入年度工作考核標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定獎(jiǎng)懲機(jī)制，以便更好地完成各類繁雜的電子文件的歸檔。

3、積極主動(dòng)聯(lián)系學(xué)校各相關(guān)部門，協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)庫(kù)連接的各種可能性和有效性

檔案電子信息資源的產(chǎn)生淡化了文書工作與檔案工作的界限，進(jìn)一步密切了檔案工作人員和文件形成者之間的關(guān)系，檔案部門應(yīng)積極主動(dòng)聯(lián)系學(xué)校各相關(guān)部門，與其管理應(yīng)用系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫(kù)連接，在保障數(shù)據(jù)庫(kù)安全的情況下及時(shí)傳遞數(shù)據(jù)信息，從數(shù)據(jù)層面上達(dá)到控制其電子信息資源的目的，做到“切入管理、遠(yuǎn)端控制”，以便更好地收集電子信息資源為檔案的提供利用服務(wù)。

五、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案電子信息資源的產(chǎn)生是多樣性的，其復(fù)雜多變的特性給當(dāng)前檔案工作帶來(lái)了極大的困擾，檔案工作者必須清醒地認(rèn)識(shí)到這是數(shù)字化信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是信息化發(fā)展的必然結(jié)果。為此，必須積極轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)拓思路，在實(shí)際工作中充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，更好地利用電子信息資源為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

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【作者簡(jiǎn)介】

潘鶯（1963-）女，江蘇常熟人，浙江工業(yè)大學(xué)檔案館館長(zhǎng)，本科．