中小型施工企業(yè)合同管理現(xiàn)狀簡析

王毅芳

[摘 要]本文展示我國新建中小型施工企業(yè)的成立背景，也揭示了當前國際背景下此類企業(yè)面臨的新問題，著重從國內建筑行業(yè)中大量新建中小型施工企業(yè)內部合同管理現(xiàn)狀加以分析，從思想認識、制度制定和履行、人員素質、具體管理等多方面多角度進行探討，并對其合同管理的方式方法稍加建議，為中小型施工企業(yè)合同管理研究提供一點基礎資料。

[關鍵詞]建筑企業(yè) 合同管理 管理滯后 特征 管理現(xiàn)狀

近年來，我國建筑行業(yè)處于飛速發(fā)展的階段，改革開放以來，建筑市場規(guī)模不斷擴大，國內建筑業(yè)產(chǎn)值增長了20多倍，建筑業(yè)增加值占國內生產(chǎn)總值的比重從3.8%增加到了7.0%，成為拉動國民經(jīng)濟快速增長的重要力量。

建筑業(yè)的規(guī)模不斷擴大，也帶動了一大批新的施工企業(yè)的成立，這一批企業(yè)雖然在特殊的時代背景中迅速成長起來，但因其倉促成立且擴張迅速，其管理水平的提高逐漸落后于企業(yè)規(guī)模的膨脹速度，形成一種特有的管理滯后現(xiàn)象。然而，在金融危機的大背景下，這一批企業(yè)又要接受全球經(jīng)濟衰退的沖擊，面臨嚴峻的考驗。這些新建中小型施工企業(yè)必須分析自身管理現(xiàn)狀，尋找對策，提高企業(yè)管理含金量，才能順利度過難關，求得生存并獲得發(fā)展。本文僅從這批新建中小型施工企業(yè)內部合同管理現(xiàn)狀的角度進行簡述。

合同管理認識上存在片面性

對于合同管理，企業(yè)的決策者們往往不能全面看待，有的觀點認為合同的訂立、履行、審查等行為就是合同管理；有的觀點認為合同管理是以合同為管理對象，進而避免合同糾紛的行為。

前一種觀點過分關注合同管理中的某個行為，往往忽略了隱藏在行為背后的企業(yè)的整體運作規(guī)律，結果往往是以偏概全，起不到合同管理應有的效果。

后一種觀點雖然認識到了合同管理中糾紛產(chǎn)生的普遍性和損失的不確定性，但是將管理重點放在合同的維護階段，只會被動挨打，不能主動出擊，是一種消極、被動的管理。

真正的合同管理，應當是全面、全過程管理，將合同管理目標和合同行為緊密結合，通過合同的訂立、履行、監(jiān)督、維護等過程，實現(xiàn)合同利益最大化。

合同管理人才缺乏，合同管理保管多于管理

中小型施工企業(yè)出于精簡人員和節(jié)約成本的考慮，不愿聘用專業(yè)知識很強的人士進行專業(yè)化合同管理，即使設立了合同管理部門，部門工作人員也缺乏專業(yè)的合同管理知識和能力。這些企業(yè)所謂的合同管理人員其實更加類似于合同文件保管員，將合同管理變成單純的合同內容的登記和合同文件的保管，不能對合同的簽訂進行監(jiān)管，不能對合同內容提出有建設性的意見，也不能很及時地對合同履行情況跟蹤監(jiān)控。

合同管理欠程序化、制度化

合同管理制度不但涉及企業(yè)內部管理層面，還涉及法律法規(guī)等國家制度，是針對企業(yè)現(xiàn)狀和特征制定的關于合同管理人員、職責、方式、流程、實施細則等的管理型規(guī)定，如：合同審查分析制度、合同交底與定期報告制度、合同過程管理制度、合同總結評價制度等。

很多新建的中小型施工企業(yè)由于建立時間短、人員管理水平偏低，往往忽略了合同管理制度的建立，合同管理過于隨意性，具體表現(xiàn)通常有如下幾種：制度制定不完善、職責劃分不明確、管理流程不合理、制度履行不徹底。

合同管理數(shù)據(jù)化程度不高

新建中小型施工企業(yè)合同管理，手工處理占據(jù)了很大一部分。由于合同涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導致各部門協(xié)作，業(yè)務流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現(xiàn)在：

第一，文檔管理困難。合同文檔管理仍然以傳統(tǒng)的紙質合同為主，電子版合同為輔，查找不方便。

第二，信息匯總困難。數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作耗時多、準確性低。

第三，缺少預警機制。缺少對合同進度、結款等關鍵節(jié)點的預警，不能準確地預測近期可能的收支項目。

合同管理問題處理滯后

一方面，對于中小型施工企業(yè)來說，管理水平低，人員少，管理資金少，很多企業(yè)不愿花過多的精力致力于合同管理的事前控制，總是等到發(fā)生合同糾紛或出現(xiàn)損失后才重視起來。這種做法表面上看企業(yè)的運營成本降低了，但是這種降低往往隱含了巨大的管理損失?！巴鲅蜓a牢，為時未晚”的說法，不適用合同管理中，不能做好事前控制，往往要花幾十倍、幾百倍的代價去彌補損失。

另一方面，合同糾紛發(fā)生后或索賠事件發(fā)生后不能及時處理或提出索賠，致使合同風險損失因管理不及時而擴大，或錯失合同索賠的時機，導致不必要的損失。這種滯后現(xiàn)象產(chǎn)生的原因有制度方面的不完善，也有管理人員認識上的麻痹，也有人員自身管理水平不高的原因，但都會給企業(yè)造成經(jīng)濟和企業(yè)聲望上的損失。

綜上所述，中國數(shù)量龐大的中小型施工企業(yè)的合同管理現(xiàn)狀不容樂觀，對合同管理方式方法進行研究、提升企業(yè)合同管理水平意義重大。以下對企業(yè)提升自身的合同管理水平提出幾點建議：

首先，應構建公司合同管理體系。建立一整套合同管理制度，使合同管理體系成為企業(yè)管理體系的一部分。

其次，建立合同履行監(jiān)督體系。在合同管理人員和制度上進行系統(tǒng)安排，在合同風險事件尚未發(fā)生之前進行監(jiān)管，防范于未然。

再次，合同管理應做到全過程管理。在合同簽訂、履行和后期維護各階段均應全程管理。

第四，提高企業(yè)合同管理人員素質?？梢酝ㄟ^內部培養(yǎng)和外部培訓的方法提高企業(yè)合同管理人員的專業(yè)素質。

參考文獻:

[1]孫紅新.《公司合同管理》，法律出版社，2007.

[2]陳毅.施工企業(yè)合同管理探討，《財會研究（甘肅）》，2006年第12期.

[3]楊俊杰.工程合同管理中的幾個問題，《工程建設項目管理與總承包》，2007年第4期.

作者單位:蘇州建設交通高等職業(yè)技術學校