會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制初探

曹 晶

[摘要]本文在對企業(yè)會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制的界定及其作用進(jìn)行闡述的同時,就企業(yè)會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制存在的問題從企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制薄弱;企業(yè)內(nèi)部審計弱化,外部監(jiān)督乏力;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對內(nèi)部控制重視程度和會計崗位設(shè)置缺乏牽制進(jìn)行分析,最后針對這些問題提出了具體的解決對策。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制 風(fēng)險 監(jiān)督

會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要部分,是以一定的理念和程序?qū)挝唤?jīng)濟(jì)活動及其各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管的過程。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,很多單位會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度形同虛設(shè),使得企業(yè)會計信息質(zhì)量不能夠得到保證。本文針對企業(yè)會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制存在的問題,就如何規(guī)范內(nèi)部管理、確保經(jīng)濟(jì)活動的正常進(jìn)行,提出了相應(yīng)的對策。

一、會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制概述

1.企業(yè)內(nèi)部控制的界定

內(nèi)部控制,是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行和資產(chǎn)的安全與完整,防止、發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策、措施及程序。會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制的內(nèi)容主要包括以下三個方面:第一,基礎(chǔ)控制:憑證控制、賬簿控制、報表控制、核對控制;是會計控制的首要條件。第二,紀(jì)律控制:內(nèi)部牽制、內(nèi)部稽核;是會計控制的前提。第三,實(shí)物控制:保護(hù)財產(chǎn)物資的安全、完整。這三方面內(nèi)容相互聯(lián)系,不可分割。

2.企業(yè)內(nèi)部控制制度的作用

會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制為保證資產(chǎn)的安全和業(yè)務(wù)有效有很多作用。一是通過對企業(yè)的部門和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制,保證內(nèi)部控制有效執(zhí)行。二是通過對會計和其他業(yè)務(wù)處理程序的控制,減少會計信息差錯的發(fā)生,保證會計信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。三是通過加強(qiáng)對企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險薄弱環(huán)節(jié)的控制,把風(fēng)險消滅在萌芽之中,有效防范經(jīng)營風(fēng)險。四是通過建立完善的內(nèi)部控制制度,防止或減少貪污或舞弊行為的發(fā)生,保護(hù)財產(chǎn)的安全與完整。

二、會計信息系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題

1.企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制非常薄弱

我國許多小企業(yè)對于來自外部的風(fēng)險機(jī)會沒有控制,一旦發(fā)生系統(tǒng)性風(fēng)險,就會陷入困境。同時,內(nèi)部控制的程序化,有可能使同一種差錯反復(fù)發(fā)生,電算化會計、網(wǎng)絡(luò)會計的內(nèi)部控制,在很大程度上取決于這些會計信息系統(tǒng)中運(yùn)行的應(yīng)用程序的質(zhì)量。一旦這些應(yīng)用程序中存在缺陷,便會嚴(yán)重危害系統(tǒng)安全。另外,授權(quán)方式的改變,潛伏著巨大的控制風(fēng)險。授權(quán)、批準(zhǔn),是一種常見的內(nèi)部控制手段。在電算化會計信息系統(tǒng)中,權(quán)限分工的主要形式是口令授權(quán)?？诹畲娣庞谟嬎銠C(jī)系統(tǒng)內(nèi)而不像印章那樣由專人保管,一旦口令被人偷看或竊取,便會帶來巨大隱患。

2.企業(yè)內(nèi)部審計弱化,外部監(jiān)督乏力

隨著電子商務(wù)的發(fā)展,一些單位的原始憑證也如同記賬憑證、會計賬簿或報表一樣,已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化,即以數(shù)字形式存儲在磁(光)性介質(zhì)上,這種無紙憑證極易被篡改或偽造而不留任何痕跡,它弱化了紙質(zhì)原始憑證所具有的較強(qiáng)的控制功能,給內(nèi)部會計控制帶來了新的難題。網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)的開放性,使之很難避免非法侵?jǐn)_,尤其是當(dāng)系統(tǒng)程序存在嚴(yán)重的缺陷、系統(tǒng)安全控制能力較差而系統(tǒng)管理人員尚不自知時,很難保證系統(tǒng)的信息資源不會被竊取或篡改。為此,企業(yè)需根據(jù)IT技術(shù)的最新發(fā)展,定期評估系統(tǒng)的安全性和內(nèi)部控制能力,努力把新技術(shù)給系統(tǒng)帶來的風(fēng)險降到最低。

3.網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)的復(fù)雜性,使得稽核與審計的難度加大

網(wǎng)絡(luò)在財務(wù)軟件中的應(yīng)用對電算化會計信息系統(tǒng)的影響將是革命性的,網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)設(shè)計主要強(qiáng)調(diào)會計核算的要求,很少考慮審計工作的需要,這些往往導(dǎo)致系統(tǒng)留下的審計線索很少,稽核與審計必須運(yùn)用更復(fù)雜的查核技術(shù),這無疑將加大稽核與審計的難度和成本。會計師必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)、具備復(fù)雜電腦資料的處理能力,方能勝任此項(xiàng)工作,這無疑將加大稽核與審計的難度和成本。

4.電子商務(wù)的普及將給內(nèi)部會計控制帶來前所未有的挑戰(zhàn)

隨著IT技術(shù)的迅猛發(fā)展,網(wǎng)上交易的愈加普遍,電子商務(wù)將逐步普及。電子商務(wù)一方面極大地提高了商務(wù)活動的效率,給企業(yè)帶來了無限的生機(jī),另一方面給網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制也帶來了新的挑戰(zhàn)。相應(yīng)的法規(guī)也不完善,這將給網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來極大的困難和前所未有的挑戰(zhàn)。

5.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對內(nèi)部控制重視不夠

很多企業(yè)家對內(nèi)部控制缺乏了解,內(nèi)控意識不強(qiáng),認(rèn)為內(nèi)部控制的建設(shè)和管理會制約企業(yè)的發(fā)展。部分企業(yè)雖然建立了內(nèi)部控制制度,但沒有認(rèn)識到它是一個動態(tài)的系統(tǒng),隨著國家經(jīng)濟(jì)的增長,外部環(huán)境不斷變化,企業(yè)業(yè)務(wù)不斷拓展,原先完善的內(nèi)部控制制度已不再適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展,當(dāng)其出現(xiàn)問題時沒有及時加以糾正,甚至有的企業(yè)照搬其他企業(yè)的內(nèi)部會計控制制度以應(yīng)付上級部門檢查,不能很好地落實(shí)執(zhí)行,形同虛設(shè)。

6.企業(yè)會計崗位設(shè)置缺乏牽制

很多企業(yè)出于成本等方面的考慮,盡可能少用人,用能人,經(jīng)常出現(xiàn)一個人來承擔(dān)多項(xiàng)工作,出現(xiàn)很多不相容職務(wù)于一身的情況。既不能真正提高企業(yè)效率,還可能滋生貪污舞弊行為,這種違規(guī)操作現(xiàn)象時有發(fā)生,給企業(yè)的資產(chǎn)安全帶來很大的隱患。

三、針對會計信息系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在問題的對策

1.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制制度

國內(nèi)外會計電算化的實(shí)踐表明,計算機(jī)本身處理出錯幾乎為零,如果單位管理制度不健全或?qū)嵤┎涣?都會給各種非法舞弊行為以可乘之機(jī)。因此,制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是非常有必要的。如強(qiáng)化組織與管理控制、系統(tǒng)日常操作與維護(hù)管理、數(shù)據(jù)與程序網(wǎng)絡(luò)安全管理等都是提高電算化科學(xué)管理水平的關(guān)鍵之舉,也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

2.強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部審計,加強(qiáng)企業(yè)外部監(jiān)督

規(guī)范法人治理結(jié)構(gòu)要形成以董事會為起點(diǎn)構(gòu)建控制體系,要建立在董事會的負(fù)責(zé)下,完善企業(yè)法人治理,以財會部門為核心的會計、統(tǒng)計、保管、銷售等業(yè)務(wù)部門共同參與的內(nèi)部管理機(jī)構(gòu),明確各部門職責(zé)權(quán)限。在設(shè)計會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度的過程中,使政法和人民一起監(jiān)督企業(yè),做到加強(qiáng)外部監(jiān)督。

3.提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對內(nèi)部控制重視程度

加強(qiáng)對內(nèi)部控制行為主體“人”的控制,把內(nèi)部控制工作落到實(shí)處。具體講,領(lǐng)導(dǎo)(制定者)自身應(yīng)掌握會計政策、法規(guī),又應(yīng)熟悉會計工作程序,還應(yīng)了解會計人員本職工作情況,人的因素顯得更為重要。提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對內(nèi)部控制的重視程度,對內(nèi)部控制的的實(shí)施結(jié)果起到一定的促進(jìn)意義。

4.完善企業(yè)會計崗位設(shè)置

在一般情況下,內(nèi)部審計越來越成為企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部有效控制和監(jiān)督的重要方式,內(nèi)部審計在某種程度上可理解為對會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制的控制。在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立一個不依附于任何職能部門的、相對獨(dú)立的內(nèi)部審計機(jī)構(gòu),通過內(nèi)部常規(guī)稽核、離任審計、落實(shí)舉報、監(jiān)督審查企業(yè)的會計報表等手段,對會計部門實(shí)施內(nèi)部控制,建立有效的以“查”為主的監(jiān)督防線,在總經(jīng)理(或廠長)的直接領(lǐng)導(dǎo)下,獨(dú)立地行使審計監(jiān)督權(quán)。此外,也可以聘請外部獨(dú)立審計人員對單位的會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度進(jìn)行評價,并提出有關(guān)會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度健全性和有效性的建設(shè)性意見。

隨著我國資本市場的健全、市場監(jiān)管的逐步有序,我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合我國特有的實(shí)際國情,借鑒國際經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)一步完善我國的會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制,加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,推動經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展,實(shí)現(xiàn)與國際的接軌。

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