試談新時(shí)期文秘人員的能力要求

歐陽岐山

現(xiàn)代文秘人員是一個(gè)很大的群體，通俗地說，他們是工薪族中的白領(lǐng)階層，可以勝任經(jīng)理助理、秘書、統(tǒng)計(jì)員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質(zhì)的勞動者經(jīng)過培訓(xùn)、鍛煉,還可以成為各行各業(yè)帶文職性質(zhì)的技術(shù)人才或基層領(lǐng)導(dǎo)人。那么，文秘人員應(yīng)該具備哪些能力，才能適應(yīng)新時(shí)期的要求，才能有效地完成自己的工作呢？

一、表達(dá)能力

文秘人員種種職能的實(shí)現(xiàn)，都離不開語言文字的表述。有人說文秘人員的工作是“寫出來，說出來”的，這是有一定道理的。良好的表達(dá)能力是對文秘人員的特殊要求，而文字表達(dá)和口頭表達(dá)是表達(dá)能力的基本體現(xiàn)。文字表達(dá)能力被看作是文秘人員的“看家本領(lǐng)”和基本功。文秘寫作的涉及面很廣，小到一個(gè)電話記錄、一個(gè)通知、一個(gè)情況匯報(bào)，大到年度工作總結(jié)、任期工作報(bào)告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫作的高手?？陬^表達(dá)能力是文秘人員的“口功”。文秘人員對上級匯報(bào)工作，請示問題，提出建議；對下傳達(dá)指令，溝通情況，組織協(xié)調(diào)；對外開展公關(guān)，公務(wù)交往，社會應(yīng)酬。都對其口頭表達(dá)能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達(dá)要用精練的語言，表達(dá)出最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。要了解交流對象的特征，準(zhǔn)確把握對方的意圖和要求，充分認(rèn)識語言表達(dá)的環(huán)境，研究表達(dá)的時(shí)機(jī)和方式。

二、辦事能力

文秘人員每天都要面對大量的事務(wù)性工作，如文書事務(wù)、接待事務(wù)、電話事務(wù)、會議事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)等，辦事成了文秘人員的一項(xiàng)基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關(guān)部門的職權(quán)范圍，知曉辦理各項(xiàng)事務(wù)的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開具，會議的組織，來賓的接待等事務(wù)的辦理，都具有程序化的特點(diǎn)。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應(yīng)變。辦理事務(wù)的過程，其實(shí)就是人與人交往的過程，因此，要了解人事關(guān)系，善于接人待物，長于交際藝術(shù)。同時(shí)，文秘人員要具備較強(qiáng)的應(yīng)變能力，能根據(jù)事務(wù)的不同情形和特點(diǎn)，及時(shí)準(zhǔn)確地予以辦理，尤其是對于突發(fā)事件，更要機(jī)敏應(yīng)對，能在堅(jiān)持正確原則的前提下，審時(shí)度勢，靈活機(jī)動地處理。

三、協(xié)調(diào)能力

在現(xiàn)代社會中，協(xié)調(diào)是一種廣泛性的社會活動。協(xié)調(diào)能力已成為一種主要的公共關(guān)系能力，這種能力是現(xiàn)代人生活和生存之必需。對文秘工作而言，尤其需要具備協(xié)調(diào)能力。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是與主管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。文秘人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標(biāo)和處理問題時(shí)應(yīng)把握的尺度。其次是與主管領(lǐng)導(dǎo)之外的其他領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)。有一些行政職能交叉的工作，由多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管，需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決，而領(lǐng)導(dǎo)之間的碰面需要一定的程序，有時(shí)要靠文秘人員做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。再次是同事之間的協(xié)調(diào)。文秘人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內(nèi)部職能分工的要求。第四是與服務(wù)對象的協(xié)調(diào)。文秘人員應(yīng)認(rèn)真對待每一位服務(wù)對象，對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持，對他們不合理的要求和不正確的意見要進(jìn)行合理疏導(dǎo)，使他們放棄自己的想法，力求給每個(gè)服務(wù)對象一個(gè)滿意。

四、合作能力

信息時(shí)代的社會分工越來越細(xì)，某項(xiàng)工作或者某件事務(wù)通常需要若干人通力協(xié)作才能完成，因此在這個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作的過程中，需要發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神。同樣，文秘部門的許多工作也要靠集體協(xié)作才能完成，如遇到重要任務(wù)、緊急情況、重大活動、大型會議，只有集中人員，團(tuán)結(jié)協(xié)作打殲滅戰(zhàn)，才能保證按時(shí)完成任務(wù)。因此，文秘人員要樹立整體觀念、團(tuán)結(jié)觀念、互助觀念。經(jīng)常通氣，加強(qiáng)聯(lián)系，主動交流信息，面對面商量解決問題；遇到難題，要主動請教別人，主動幫助別人，主動想辦法解決；遇到共同辦理的事項(xiàng)，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭挑重?fù)?dān)，在工作中大力發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)互助的合作精神。

五、操作能力

隨著新技術(shù)革命對社會各領(lǐng)域的沖擊，文秘人員僅靠兩只手、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應(yīng)時(shí)代的需求。目前，文秘人員實(shí)行辦公手段現(xiàn)代化的條件已經(jīng)具備，辦公自動化浪潮對我國的文秘工作產(chǎn)生了深刻的影響。因此，對現(xiàn)代辦公設(shè)備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中（英）文打字機(jī)、電話機(jī)、電傳機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄音錄像機(jī)、照相機(jī)、文字處理機(jī)和電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備的使用、保養(yǎng)和初步維修的本領(lǐng)，對于書法、速記、編輯、校對、檔案管理、信息處理等技術(shù)的掌握和運(yùn)用的本領(lǐng)，對網(wǎng)絡(luò)資源的搜集利用和上傳下載本領(lǐng)以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領(lǐng)等。

新時(shí)期對文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)社會的發(fā)展和時(shí)代的需要，才能成為日益競爭的文秘行業(yè)的佼佼者，才能在職場的大海中盡情暢游。

（作者單位：遼寧省朝陽縣職業(yè)中專）