淺談會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及建議

江　紅

【摘 要】 本文分析了會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、銷毀、調(diào)閱與利用中存在的問題，就如何使會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化提出幾點(diǎn)建議。1、提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)規(guī)范管理；2、落實(shí)責(zé)任，明確分工；3、與國際接軌，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理；4、引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)；5、 即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。

【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì)檔案管理；現(xiàn)狀；建議

會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)團(tuán)體在經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，以及其它會(huì)計(jì)資料等專業(yè)材料。它以豐富的原始數(shù)據(jù)和恒定不變的價(jià)值量為使用者提供可靠的信息。為單位制定規(guī)劃、計(jì)劃，調(diào)查取證以及進(jìn)行決策提供依據(jù)和咨詢材料。它是記錄和反映各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是國家檔案卷宗的重要組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有重要的作用。財(cái)務(wù)檔案快速向信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、查閱頻繁的方向發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理手段和方法提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。隨著經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一年內(nèi)進(jìn)行幾次調(diào)整；各種指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)，每年都可能變；各種會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表、決算每年都有不同的內(nèi)容，同時(shí)要求不但反映當(dāng)年度經(jīng)費(fèi)活動(dòng)情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經(jīng)費(fèi)活動(dòng)情況；各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來越細(xì)，項(xiàng)目越來越雜。還有電子檔案的出現(xiàn)也給財(cái)務(wù)檔案的管理提出了新的要求。

一、會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

會(huì)計(jì)檔案是歷史的真憑實(shí)證，它在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用，決定了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的必要性。但事實(shí)上，由于各單位會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)還比較薄弱。會(huì)計(jì)檔案作為新興檔案學(xué)科還缺乏深入研究，在日常會(huì)計(jì)工作中，很多單位重核算、輕管理，會(huì)計(jì)檔案管理工作混亂，存在著一定的問題。

1、收集資料方面

由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案概念的不明確，一些財(cái)務(wù)人員沒有將會(huì)計(jì)部門形成的全部文件歸入會(huì)計(jì)檔案，只是將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表核算類資料進(jìn)行整理歸檔，而將法規(guī)、制度類文件，如上級(jí)財(cái)政部門的來文、本單位會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)工作計(jì)劃、會(huì)計(jì)工作總結(jié)；預(yù)測(cè)、決策類文件，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、市場(chǎng)預(yù)測(cè)、會(huì)計(jì)決策設(shè)計(jì)等等，放在其他部門，造成會(huì)計(jì)資料收集不全。有些會(huì)計(jì)檔案是屬于不耐久的復(fù)寫紙、傳真紙或圓珠筆的字跡材料，這些材料在高溫高濕度條件下字跡很快氧化而看不清楚，失去保存的意義。

2、整理、銷毀方面

《會(huì)計(jì)法》明確規(guī)定：“會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其它會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定?！钡恍﹩挝坏呢?cái)務(wù)人員在月末、年度終了沒有按規(guī)定將已形成的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)整理立卷，裝訂成冊(cè)，隨隨便便放在箱內(nèi)，造成資料遺失等問題。有的雖然進(jìn)行了整理立卷，但是案卷質(zhì)量不符合規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案保管到達(dá)一定年限之后，經(jīng)過鑒定、審查，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)，可以銷毀。但是，很多單位那些已失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案仍然長年累月占據(jù)著庫房和設(shè)備。究其原因，是一些人怕麻煩、怕負(fù)責(zé)任，擔(dān)心會(huì)計(jì)檔案銷毀之后，今后一旦有什么經(jīng)濟(jì)問題，無憑無據(jù)，到時(shí)說不清楚。這不僅增加了國家的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，也影響了會(huì)計(jì)檔案信息資源的開發(fā)利用。

3、移交、存放方面

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管?！钡趯?shí)際工作中，財(cái)務(wù)部門與檔案部門配合得并不協(xié)調(diào)。財(cái)務(wù)部門擔(dān)心移交后利用不便，不愿移交；而檔案部門以不懂會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為由，不愿接收。由此造成會(huì)計(jì)檔案長期在財(cái)務(wù)部門，沒有被廣泛利用。由于財(cái)務(wù)部門缺乏一定的檔案知識(shí)，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的存放不夠重視，例如，很多單位的會(huì)計(jì)檔案都沒有專門的存放地點(diǎn)，甚至與其他雜物一起堆放；有的檔案室沒有嚴(yán)格控制溫度、濕度，認(rèn)真做好“七防”，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的壽命。

4、人員素質(zhì)方面

目前，大多數(shù)單位的財(cái)務(wù)人員雖然熟悉賬務(wù)處理，但是缺乏會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)還不認(rèn)可財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，不重視財(cái)務(wù)檔案管理的培訓(xùn)。在實(shí)際操作中，每個(gè)財(cái)務(wù)人員都按自己的一套方法去管理，造成一個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作因財(cái)務(wù)人員變動(dòng)而變化，沒有一套固定而完整的管理制度，從而影響了整個(gè)單位的管理。

5、電子財(cái)務(wù)檔案

電子財(cái)務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，電子財(cái)務(wù)檔案有許多特點(diǎn)：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn)，此項(xiàng)檔案的管理還不規(guī)范。

二、對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

社會(huì)經(jīng)濟(jì)越來越發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)工作的要求也越來越高。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，很多時(shí)候因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理工作做得不到位，造成領(lǐng)導(dǎo)決策失誤，影響到整個(gè)單位的運(yùn)作，給集體造成不可估量的損失，所以會(huì)計(jì)檔案管理工作作為會(huì)計(jì)工作的基礎(chǔ)，為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)管理需要，必須不斷改進(jìn)管理方法，建立新的管理體系，提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。因此，就如何使會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，筆者提出以下幾點(diǎn)建議：

1、提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)規(guī)范管理

實(shí)踐證明，要管理好會(huì)計(jì)檔案，首先，要改變傳統(tǒng)觀念，對(duì)會(huì)計(jì)檔案有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)；其次，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的宣傳，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的檔案意識(shí)。按照《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，制定會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，定期檢查，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠的依據(jù)。充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。

2、落實(shí)責(zé)任，明確分工

確定專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的管理。制定嚴(yán)格的審核、裝訂、借閱制度。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理工作政策性和業(yè)務(wù)性都比較強(qiáng)，所以單靠一個(gè)管理員的力量是不行的。財(cái)務(wù)處各崗位都應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求制作憑單、報(bào)表及財(cái)務(wù)資料等。還要充分發(fā)揮各部門的積極性，建立良好的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，按照分工合作、密切配合的原則，落實(shí)責(zé)任，相互協(xié)調(diào)，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3、與國際接軌，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

現(xiàn)在大多數(shù)單位已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，但由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視，目前基本上處于手工檢索階段。所以，檔案部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)該共同合作，與國外先進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案管理模式接軌，開發(fā)研制會(huì)計(jì)檔案計(jì)算機(jī)管理。只有會(huì)計(jì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，才能真正發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，加快了查閱資料的速度，提高了檔案管理水平。

4、引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)

會(huì)計(jì)工作的迅猛發(fā)展，要求財(cái)務(wù)人員不僅要具有財(cái)務(wù)知識(shí)，也要懂得檔案方面的業(yè)務(wù)，所以會(huì)計(jì)檔案管理人員必須接受再教育，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)整理立卷實(shí)際操作技能，成為新一代的復(fù)合型人才，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，把以前的盲目利用變?yōu)榭茖W(xué)利用。

5、 即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔

電子財(cái)務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

［1］ 財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的，會(huì)計(jì)檔案管理辦法．

［2］ 荊新、王化成．財(cái)務(wù)管理學(xué)［M］．北京：中國人民大學(xué)出版社．

［3］ 楊靜．怎樣加強(qiáng)檔案工作者的綜合素質(zhì)［J］．山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2005．3．

［4］ 柳青、董娟、林雪．信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策［J］．中國成人教育，2005．4．