探討系統(tǒng)化模型在工程項(xiàng)目管理領(lǐng)域的應(yīng)用

陸元慶

摘要：文章運(yùn)用系統(tǒng)論相關(guān)研究方法，探討了項(xiàng)目?jī)?nèi)部各構(gòu)成要素及其之間的關(guān)系，在此基礎(chǔ)上提出了三維空間項(xiàng)目管理任務(wù)統(tǒng)一化，并舉例來分析在實(shí)踐中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：系統(tǒng)化模型；工程項(xiàng)目；工程項(xiàng)目管理

中圖分類號(hào)：F224.5

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1006－8937(2009)16－0066－02

如今，信息技術(shù)(IT)在建筑、設(shè)計(jì)、建設(shè)和設(shè)備管理(AEC／FM)領(lǐng)域項(xiàng)目管理(PM)任務(wù)中的應(yīng)用現(xiàn)已成為項(xiàng)目信息管理研究領(lǐng)域集中關(guān)注的焦點(diǎn)，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，貫通AEC／FM項(xiàng)目生命周期的信息來源和工具方法的集成綜合成為主題，但是這一成果對(duì)行業(yè)實(shí)踐的影響微乎其微，究其原因，主要集中在現(xiàn)有技術(shù)和工具在在項(xiàng)目管理中未發(fā)揮實(shí)質(zhì)性的作用，表現(xiàn)為兩者之間不匹配，或是不能為項(xiàng)目管理服務(wù)，或是技術(shù)存在缺陷，因此，現(xiàn)有的技術(shù)還需進(jìn)一步優(yōu)化來成為項(xiàng)目管理實(shí)踐中有力的操作工具。此外，項(xiàng)目管理實(shí)踐領(lǐng)域也隨著環(huán)境的變化而改變，怎樣將高速發(fā)展的IT技術(shù)更全面的應(yīng)用于項(xiàng)目管理方法中，首先應(yīng)明晰項(xiàng)目管理實(shí)踐存在的缺陷和發(fā)展的潛在機(jī)會(huì)。

1AEC／FM項(xiàng)目管理實(shí)踐的不足之處

①通常，我們把AEC／FM項(xiàng)目視為較大型的項(xiàng)目，并且其日益復(fù)雜化。要找到該項(xiàng)目管理實(shí)踐中的缺陷，就必須對(duì)其復(fù)雜性有深刻的認(rèn)識(shí)，國內(nèi)外研究發(fā)現(xiàn)，任何一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)均呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：復(fù)雜性系統(tǒng)具有秩序與混沌的雙重的特點(diǎn)。首先它有一定的秩序，一個(gè)復(fù)雜性系統(tǒng)不管表現(xiàn)出如何復(fù)雜的行為，它總是有著潛在的秩序，盡管有時(shí)它們可能不為人知。其次，復(fù)雜性系統(tǒng)還具有混沌的特點(diǎn)：一個(gè)復(fù)雜性系統(tǒng)的復(fù)雜行為并非出自復(fù)雜的基本結(jié)構(gòu)，而是由許多獨(dú)立的甚至相當(dāng)簡(jiǎn)單的單元的相互作用形成的，它的控制力是相當(dāng)分散的。由此看來，每個(gè)復(fù)雜性系統(tǒng)都具有某種動(dòng)力，這種動(dòng)力使最簡(jiǎn)單的底層的規(guī)則產(chǎn)生極其復(fù)雜的行為，然而這些行為與決定論不可預(yù)測(cè)的混沌相差甚遠(yuǎn)。一定程度來說，AEC／FM項(xiàng)目包含了以上所說的各個(gè)特征，AEC／FM項(xiàng)目可以由諸如建筑物的構(gòu)成材料，設(shè)計(jì)或建設(shè)行為，人，資源等因素構(gòu)成，通常情況下，對(duì)單一因素的理解和把握是簡(jiǎn)單和快速的，但當(dāng)每個(gè)因素組合構(gòu)成一個(gè)整體時(shí)，這個(gè)系統(tǒng)的規(guī)模是宏大的，之間的關(guān)系網(wǎng)是繁雜的，因果關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，從而使得AEC／FM項(xiàng)目是個(gè)復(fù)雜龐大的系統(tǒng)。

②在各種工程項(xiàng)目管理實(shí)踐中，項(xiàng)目管理特別之處集中體現(xiàn)于有一套處理復(fù)雜工作的基礎(chǔ)機(jī)制，可以將項(xiàng)目工作分解為多個(gè)定義好的任務(wù)包，每個(gè)任務(wù)包承擔(dān)了項(xiàng)目整體任務(wù)的一部分。分別有專門的人承擔(dān)，類似于目標(biāo)管理，每個(gè)任務(wù)執(zhí)行者應(yīng)明白其在工作環(huán)節(jié)中扮演的角色，自己的任務(wù)游客能是某個(gè)工作的前置或者后置任務(wù)，然而，實(shí)踐中表明很少有人關(guān)注自己工作與其他工作的聯(lián)系，只集中于自己的工作，缺乏任務(wù)之間的相互溝通，而項(xiàng)目經(jīng)理作為整個(gè)項(xiàng)目工作的指揮協(xié)調(diào)者，很少有人能做到統(tǒng)籌兼顧各個(gè)任務(wù)的工作，實(shí)際上項(xiàng)目管理方法最主要的特征就是每個(gè)任務(wù)之間具有強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，這樣不僅不會(huì)增加項(xiàng)目系統(tǒng)的復(fù)雜性和內(nèi)部關(guān)聯(lián)性，反而會(huì)將這些特征“可視化”，不利于對(duì)項(xiàng)目的管理。

③信息處理加工工作是AEC／FM項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)和管理工作的核心業(yè)務(wù)單元構(gòu)成部分，是系統(tǒng)化模型的重要樞紐部分，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)起著至關(guān)重要的作用，具體操作如下：將現(xiàn)有的項(xiàng)目信息輸入系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)的辨別分析處理后產(chǎn)生新的更全面的項(xiàng)目信息，但這個(gè)處理過程的不足之處就在于對(duì)信息資源的來源和信息流考慮甚少，從而導(dǎo)致對(duì)信息資源管理的疏漏，產(chǎn)生很多偶然性和隨意性不可控制事件的發(fā)生，最終給信息技術(shù)的應(yīng)用帶來很多麻煩。

2項(xiàng)目管理統(tǒng)一化方法探討

在AEC／FM項(xiàng)目建設(shè)中，任務(wù)被分解為很多歌單獨(dú)的軟件包，目標(biāo)受到分解，由一些列意念上獨(dú)立卻實(shí)質(zhì)上關(guān)系緊密的項(xiàng)目任務(wù)包構(gòu)成，這樣的工作分配使人們覺得項(xiàng)目是由多個(gè)獨(dú)立的任務(wù)構(gòu)成，只要把本職的工作做好，無需關(guān)需他人工作開展情況和對(duì)自己任務(wù)產(chǎn)生的影響，他們認(rèn)為只要做好本職工作，那么整個(gè)項(xiàng)目工作就是最好的，然而，單個(gè)工作任務(wù)的優(yōu)化往往是以犧牲整體項(xiàng)目的優(yōu)化為代價(jià)。因此，項(xiàng)目管理中應(yīng)明確每個(gè)任務(wù)都是整個(gè)項(xiàng)目的有機(jī)構(gòu)成部分，不是孤立存在的，不僅在實(shí)際操作中要做好本職的工作任務(wù)，還要關(guān)注他人的工作，加強(qiáng)橫向溝通，將每個(gè)項(xiàng)目從開始到結(jié)束都包含很多信息，如何將這些信息統(tǒng)一化后進(jìn)行管理，是目前關(guān)注的焦點(diǎn)，文章認(rèn)為，統(tǒng)一化這些信息，即將項(xiàng)目開展過程中各種不同的觀點(diǎn)集結(jié)起來，促使支持項(xiàng)目信息的軟件達(dá)到兼容狀態(tài)，從而提供一個(gè)保證整合所有項(xiàng)目信息的技術(shù)管理平臺(tái)，此外，這個(gè)平臺(tái)屬于軟件平臺(tái)，需要有關(guān)專業(yè)人士的維護(hù)，同時(shí)，在該領(lǐng)域，可以借鑒國內(nèi)在該方面做的比較先進(jìn)的方法和思想。

項(xiàng)目信息統(tǒng)一化分解的研究思想是：①要明確出對(duì)項(xiàng)目管理工作有重要影響的不同分類觀點(diǎn)；②明確表現(xiàn)這些觀點(diǎn)的相互聯(lián)系。

綜上所述，文章認(rèn)為應(yīng)該建設(shè)以下幾個(gè)方面的協(xié)調(diào)機(jī)制來協(xié)調(diào)整個(gè)信息系統(tǒng)工作的開展。①工作流程維度第一種觀點(diǎn)認(rèn)為項(xiàng)目協(xié)調(diào)體系是以過程為基礎(chǔ)的，其重在強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目整個(gè)完成工作對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)所需的職能的定位和夠建為主的，這種觀點(diǎn)類似于常規(guī)的WBS，但不能認(rèn)為所進(jìn)行的工作是孤立單獨(dú)的，而是順延著整個(gè)項(xiàng)目的工作流程，組成相互聯(lián)系的工作包，這些工作包可以進(jìn)一步分解成為序列或網(wǎng)狀的工作任務(wù)子集，來輔助整個(gè)項(xiàng)目的完成，以此類推，整個(gè)項(xiàng)目工作的工作流程將很明晰的顯現(xiàn)出出來。②項(xiàng)目生命周期維度主要指的是以時(shí)間順序?yàn)榛A(chǔ)，按統(tǒng)一的項(xiàng)目階段組織項(xiàng)目。項(xiàng)目階段的劃分既是按照假設(shè)邏輯進(jìn)行，也可以通過參考項(xiàng)目工作的日歷，由此可以提供一個(gè)絕對(duì)的時(shí)間點(diǎn)，區(qū)別于現(xiàn)存項(xiàng)目管理中將項(xiàng)目階段視為“松散的”，每一個(gè)階段都界定了相關(guān)的工作要求，工作任務(wù)，工作產(chǎn)出等。③交付物維度，指的是講每個(gè)工作的產(chǎn)出與交付物進(jìn)行有效的銜接，設(shè)計(jì)和管理交付物主要是進(jìn)行產(chǎn)品信息的闡述，這是項(xiàng)目前期階段就要致力完成的，因?yàn)檫@些是項(xiàng)目實(shí)施階段實(shí)際交付物產(chǎn)生的基礎(chǔ)條件，因此，應(yīng)銜接好每一個(gè)階段工作，才有可能保證整個(gè)項(xiàng)目的順利完成。

3系統(tǒng)模型在工程項(xiàng)目管理領(lǐng)域中的應(yīng)用

實(shí)際上，系統(tǒng)模型在工程項(xiàng)目管理領(lǐng)域中的應(yīng)用在操作過程中應(yīng)將項(xiàng)目本身復(fù)雜程度的變化對(duì)項(xiàng)目管理難度的影響作用納入應(yīng)用影響因子的范圍之內(nèi)，通常，一個(gè)完整有序的大型工程項(xiàng)目的管理體系應(yīng)由以下三個(gè)方面構(gòu)成：圍繞整個(gè)項(xiàng)目工程的活動(dòng)；對(duì)項(xiàng)目管理各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行的WBS分解；以項(xiàng)目管理九大職能為依據(jù)，進(jìn)行適當(dāng)補(bǔ)充與歸并的活動(dòng)；而這些工作的參與者主要是員工，以此來確保項(xiàng)目管理中間服務(wù)與交付成果的銜接。

為了保證項(xiàng)目工程和管理活動(dòng)健康有序的開展，參考九大管理職能，需進(jìn)行不同層級(jí)、不同部分之間職責(zé)合理有序分配的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，項(xiàng)目管理的各階段工作必須進(jìn)行合理的工作任務(wù)分派，包括橫向的縱向的分派，以此來保證目標(biāo)的一致性和工作開展的全面性，同時(shí)，科學(xué)合理的安排有利于信息共享，不同部門工作的職責(zé)根據(jù)實(shí)際情況來確定，項(xiàng)目決策層主要職責(zé)：負(fù)責(zé)決策、制定分配資源計(jì)劃的和檢查階段成果的。管理層的主要職責(zé)是對(duì)項(xiàng)目過程中的主要計(jì)劃、計(jì)劃執(zhí)行檢查和后期調(diào)整與改進(jìn)工作。通過這些工作的綜合協(xié)調(diào)，保證項(xiàng)目的順利完成。

文章以道特管理咨詢公司在天津電力建設(shè)公司的咨詢項(xiàng)目中的工作為例，來闡述這一模型在實(shí)踐中的應(yīng)用，其采用項(xiàng)目管理的統(tǒng)一化方法，并將該方法所設(shè)計(jì)的核心工作進(jìn)行了流程梳理，如圖1(a、b)所示，可以清晰的看出各核心工作涉及到的工作細(xì)分后的任務(wù)包，項(xiàng)目管理整個(gè)過程，可以說每一個(gè)環(huán)節(jié)都依據(jù)就打職能進(jìn)行詳盡的工作任務(wù)分解活動(dòng)，在任務(wù)分解過程中，還要將組織的層級(jí)納入考慮的影響因素范圍之內(nèi)，以此保證項(xiàng)目管理工作開展的完整性和全面性，有利于項(xiàng)目執(zhí)行者隨時(shí)掌握項(xiàng)目的有關(guān)信息，項(xiàng)目不同組織層級(jí)之間的管理職責(zé)通常是綜合考慮項(xiàng)目的實(shí)際情況作出的設(shè)計(jì)，在實(shí)際咨詢操作工作中，決策層進(jìn)行相關(guān)決策、擬定項(xiàng)目開展所需資源分配的計(jì)劃，并形成檢查報(bào)告來檢查階段性任務(wù)的完成情況；執(zhí)行層主要職責(zé)貫徹執(zhí)行決策層和管理層的有關(guān)決策和計(jì)劃，將計(jì)劃工作細(xì)分化，分解成單個(gè)的單元任務(wù)包來完成。