淺議預(yù)算的目的及其存在的問題

王 宏

摘要預(yù)算在管理會(huì)計(jì)領(lǐng)域中起非常重要作用。本文首先對(duì)預(yù)算的概念及目的進(jìn)行了一定的分析,然后針對(duì)現(xiàn)行預(yù)算中出現(xiàn)的問題提出了個(gè)人建議。

關(guān)鍵詞預(yù)算 決策系統(tǒng) 信息系統(tǒng)

中圖分類號(hào):F230文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

1 預(yù)算的概念及其目的

預(yù)算(Budget),是指企業(yè)或個(gè)人未來的一定時(shí)期內(nèi)經(jīng)營(yíng)、資本、財(cái)務(wù)等各方面的收入、支出、現(xiàn)金流的總體計(jì)劃。它將各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)用貨幣的形式表現(xiàn)出來。每一個(gè)責(zé)任中心都有一個(gè)預(yù)算,它是為執(zhí)行本中心的任務(wù)和完成財(cái)務(wù)目標(biāo)所需各種資財(cái)?shù)呢?cái)務(wù)計(jì)劃。一個(gè)預(yù)算就是一種定量計(jì)劃,用來幫助協(xié)調(diào)和控制給定時(shí)期內(nèi)資源的獲得、配置和使用。編制預(yù)算可以看成是將構(gòu)成組織機(jī)構(gòu)的各種利益整合成一個(gè)所有各方都同意的計(jì)劃,并在試圖達(dá)到目標(biāo)的過程中,說明計(jì)劃是可行的。貫穿正式組織機(jī)構(gòu)的預(yù)算計(jì)劃與控制工作把組織看成是一系列責(zé)任中心,并努力把測(cè)定績(jī)效的一種系數(shù)與測(cè)定該績(jī)效影響效果的其他系數(shù)區(qū)別開來。一般說來,預(yù)算的目的有以下六種。

1.1 計(jì)劃

正如我們所知道的, 預(yù)算總是廣泛運(yùn)用于公司中,公司必須列出他們?cè)敿?xì)的計(jì)劃,他們作為長(zhǎng)期規(guī)劃過程的部分計(jì)劃。 如果沒有做預(yù)算的過程那么就有可能有出現(xiàn)一些經(jīng)營(yíng)的問題,將導(dǎo)致公司不能在將來有一個(gè)完好的發(fā)展。對(duì)于預(yù)算作為公司的一項(xiàng)計(jì)劃來說,它能有效地保證經(jīng)理能為他們的公司做將來的決定,以便公司的管理者能夠在下一年前提早做好準(zhǔn)備如果他們遇到變化。這個(gè)過程幫助管理者能預(yù)期問題在問題出現(xiàn)之前,以及被倉(cāng)促做出決定之前有效的處理可能遇到的問題,這一過程是建立在方便而不是建立在某些因素的判斷上的。如果一種公司將其內(nèi)部計(jì)劃得非常好, 那么這個(gè)公司可能發(fā)展得比任何其他公司更平穩(wěn), 因?yàn)橐坏┏霈F(xiàn)一些變化,那么已經(jīng)有很好計(jì)劃的公司在處理它所遇到的問題時(shí)就會(huì)比其他沒有及時(shí)做出計(jì)劃的公司好很多。

1.2協(xié)調(diào)

做預(yù)算能夠?qū)⒏鞣N各樣不同組織,不同部分的活動(dòng)綜合起來進(jìn)行計(jì)劃。管理者和各種不同的部門會(huì)有很多不同的想法或者意見,而且不同的部門應(yīng)該有不同的管理風(fēng)格,因此為了達(dá)到公司的目標(biāo),協(xié)調(diào)幫助管理者協(xié)調(diào)在那么多不同的因素之間的關(guān)系并且分開機(jī)構(gòu)化的活動(dòng)。如果他們不使用這個(gè)協(xié)調(diào)過程,因?yàn)椴煌奈幕?、想法和觀念,將出現(xiàn)一些沖突,那么這會(huì)不利于這家公司的發(fā)展。 一旦管理者能將他們自己的想法和信念統(tǒng)一,在通過做預(yù)算做一些決定時(shí),那么這將便于那些管理者對(duì)以后的將來可能出現(xiàn)的問題及早的予以發(fā)現(xiàn)和解決。

1.3溝通

一家公司想要有效地發(fā)展, 它必須在政策和計(jì)劃方面有非常好的聯(lián)系和溝通。每個(gè)公司的部門都應(yīng)該知道自己在公司的地位,也就是說什么是他們職責(zé)之內(nèi)的什么不是。這個(gè)步鄹將保證合適的個(gè)人或部門將被作為預(yù)算的工具,那么他們就可以自己負(fù)責(zé)自己部門的預(yù)算事宜,這樣也方便了公司內(nèi)部的預(yù)算管理。(科林·德魯里1997)高層管理者可以有效地與低層的管理者聯(lián)系, 以便公司內(nèi)所有的部門對(duì)于他們所在部門的職責(zé)將會(huì)十分清楚。有效及時(shí)地交流信息和溝通使得公司內(nèi)的每個(gè)員工能夠工作地更有效由于及時(shí)的信息以預(yù)算。

1.4激勵(lì)

預(yù)算可能用于在公司控制行為是一件非常有用的工具并且激勵(lì)經(jīng)理聚集使他們的決定一致。有可能被預(yù)見在經(jīng)理之間的困難和沖突因?yàn)椴煌庖姾涂赡鼙辉谀切┕緦?dǎo)致低工作效率的文化。這有益于公司的管理,經(jīng)營(yíng)者運(yùn)用預(yù)算來激勵(lì)公司的各個(gè)部門從而提高公司的整體效率。

1.5控制

做預(yù)算能夠幫助經(jīng)理控制他們所負(fù)責(zé)任的活動(dòng)。這一步驟保證經(jīng)理能檢查一定管理體制,這表明經(jīng)理的注意和努力可能專心于重要的一些與被期望的結(jié)果不符合的事物。通過做預(yù)算,不僅使高級(jí)經(jīng)理能度過更多的時(shí)間處理在他們的部門內(nèi)的困難和難題, 而且為了達(dá)到他們上次失敗而未達(dá)到的目標(biāo),管理者將允許年輕的經(jīng)理運(yùn)用自制。

1.6評(píng)估管理者的業(yè)績(jī)

一個(gè)管理者的業(yè)績(jī)通常通過測(cè)量他們是否成功地做預(yù)算被評(píng)價(jià)。是否成功的做出下年的預(yù)算可能反映出管理者行為的很多方面,并且經(jīng)理也喜歡被公司評(píng)價(jià)從而他們可以在他們的工作里表現(xiàn)他們自己的能力。公司應(yīng)該對(duì)于不同位置和地位的管理者們的行為和能力,以及誰(shuí)在自己的工作崗位上做得更加出色,或者誰(shuí)在遇到困境時(shí)能夠輕松有效地解決有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。公司通過評(píng)估員工的業(yè)績(jī)來獎(jiǎng)勵(lì)和鼓勵(lì)那些工作更努力的員工對(duì)于公司的整體進(jìn)步是十分有用的。

2 在預(yù)算體制中潛在的管理問題

一般說來,預(yù)算系統(tǒng)不同于決策系統(tǒng),預(yù)算是一種工具型決策系統(tǒng)。因此,當(dāng)公司進(jìn)行管理運(yùn)行時(shí),預(yù)算系統(tǒng)也會(huì)出現(xiàn)一些問題和不足。

2.1資源的浪費(fèi)

當(dāng)公司使用做預(yù)算計(jì)劃或者控制他們的生意時(shí),總是需要使用很多錢和時(shí)間來完成那些預(yù)算。有時(shí)公司動(dòng)用了大量的人力物力和時(shí)間來計(jì)劃但是卻達(dá)不到他們所希望的結(jié)果,也就是說他們付出的同樣的預(yù)算計(jì)劃卻得不到同樣的利潤(rùn)。 因此,公司應(yīng)該考慮是否他們的公司適合通過做預(yù)算來提高利潤(rùn)。他們能削減編制財(cái)政計(jì)劃的費(fèi)用和在IT方面做出審慎的投資報(bào)告,以便使他們公司能夠花最少的錢而能得到最大的利潤(rùn)。

2.2戰(zhàn)略的缺乏

在預(yù)算系統(tǒng)的管理中,完全聚焦于戰(zhàn)略的管理很少,而且即使存在也往往與戰(zhàn)略偏離。戰(zhàn)略在一個(gè)公司的管理中起重要作用, 直接影響到公司的短期和長(zhǎng)期的計(jì)劃投資,甚至公司的未來。而且沒有足夠戰(zhàn)略的公司中的管理者不可能良好地對(duì)公司的部門進(jìn)行有效地管理。根據(jù)這種形勢(shì),公司能提供一些有效率的與預(yù)算有關(guān)的并且是他們?cè)?jīng)用過的策略。比如不要與其它公司一起做預(yù)算而要與競(jìng)爭(zhēng)者一起并且集中于打擊那些競(jìng)爭(zhēng)。

2.3員工認(rèn)為沒有體現(xiàn)其真正的價(jià)值

公司可以通過做預(yù)算來對(duì)下一年做出一定的計(jì)劃,然而公司的員工會(huì)覺得他們的能力在公司得不到充分的體現(xiàn),因?yàn)轭A(yù)算已做好所有的計(jì)劃。適時(shí)的交流在公司的管理中是很重要的,特別是管理者和被管理者之間,如果員工不能意識(shí)到在他們?cè)诠镜膫€(gè)人的位置和他們的價(jià)值那么對(duì)于公司的發(fā)展是十分不利的。而且公司總是集中于創(chuàng)造利潤(rùn)而不是價(jià)值創(chuàng)造。公司應(yīng)該努力提高他們的受雇人對(duì)從給他們的更多的權(quán)力工作分別與管理問題交易的熱情。 因此雇員們將感到他們站在公司的重要位置上并且適合他們的工作而更有效地工作。

2.4公司的管理者并不是與時(shí)俱進(jìn)

由于公司部門在對(duì)新事物做出反應(yīng)的時(shí)候會(huì)遇到很多障礙,而且在預(yù)算體系下公司總是保留很多原有的管理結(jié)構(gòu)。這就使得公司很少進(jìn)行管理更新比如不適應(yīng)性。如果在做預(yù)算中大量的數(shù)據(jù)一直屬于支配地位,那么無論在什么狀況下,將有不情愿通過做預(yù)算而進(jìn)行的預(yù)算。預(yù)算是沒有支撐的假定和推測(cè),但不是反映出他們現(xiàn)在正面臨的新形勢(shì)。公司應(yīng)該吸收更受歡迎的管理的理論和概念,以便他們能迅速革新他們的管理概念并且發(fā)展得比任何其他公司快,但是在做預(yù)算的數(shù)字上的不要只計(jì)劃一切。

3 對(duì)預(yù)算中存在管理問題的改進(jìn)建議

3.1大多數(shù)的組織不想擺脫預(yù)算

作為一種傳統(tǒng)的管理方法, 大多數(shù)公司常常通過預(yù)算來管理他們的生意并且設(shè)計(jì)公司的未來。他們認(rèn)為公司能通過做預(yù)算有效地計(jì)劃并且控制他們的生意。因此,在沒有管理部門的支持下,預(yù)算恐怕是很難被替換掉的。大多數(shù)公司的真正的問題并不是預(yù)算方面的問題,而是管理方面的問題。在短期內(nèi)替換預(yù)算是沒有任何意義的。

3.2詳細(xì)的預(yù)算也是朝什么方向工作的基礎(chǔ),即使在這一年中可能出現(xiàn)其他影響因素

關(guān)于廣泛的國(guó)家政策方向,預(yù)算會(huì)發(fā)出必要的經(jīng)濟(jì)信號(hào),因此會(huì)影響到市場(chǎng)的行為。它決定稅款將上漲還是下降并且建立通過為花費(fèi)優(yōu)先權(quán)提供資金的分配。 預(yù)算影響政府部和代理的基本的操作的方面,包括他們的效率和生產(chǎn)力,并且它提供總的決策和有責(zé)任的一種框架。預(yù)算仍然在管理中起重要作用, 并且有許多功能,對(duì)于政府和公司經(jīng)營(yíng)自己的事業(yè)是很有幫助的,它也同樣能有應(yīng)付變化的準(zhǔn)備。

3.3加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行的管理與控制

在預(yù)算的實(shí)施過程中搞好預(yù)算的責(zé)任落實(shí),把預(yù)算目標(biāo)層層分解,使責(zé)任單位目標(biāo)明確;充分利用預(yù)算實(shí)施過程中反饋的信息,及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的實(shí)際效果及存在的問題,問題出現(xiàn)的環(huán)節(jié)及原因,然后針對(duì)不同環(huán)節(jié)與不同原因,進(jìn)行分析研究,并采取適時(shí)控制對(duì)策;形成思想統(tǒng)一、全員參與的內(nèi)部環(huán)境;掌握預(yù)算指標(biāo)的適當(dāng)性,使預(yù)算具有一定的靈活性和彈性。在確立各層次、各環(huán)節(jié)預(yù)算執(zhí)行組織責(zé)任目標(biāo)與獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)時(shí),既要有一個(gè)原則性的目標(biāo)框架,指明必須要達(dá)到的基本責(zé)任目標(biāo)與應(yīng)遵循的基本要求,同時(shí)對(duì)一些細(xì)節(jié)問題,只提出一個(gè)總的指導(dǎo)性方針,由各預(yù)算執(zhí)行組織靈活掌握。

3.4建立有效的考評(píng)機(jī)制

財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果很大程度上取決于是否有切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲制度以及是否嚴(yán)格執(zhí)行這一制度。否則,即使有符合實(shí)際的財(cái)務(wù)預(yù)算,也無法得到貫徹落實(shí)。因此,應(yīng)結(jié)合各責(zé)任單位和責(zé)任人的預(yù)算責(zé)任目標(biāo)制定公正、合理、有效的獎(jiǎng)懲制度,并形成嚴(yán)格的考評(píng)機(jī)制,把預(yù)算執(zhí)行情況與責(zé)任單位、責(zé)任人的切身利益掛鉤,使之與企業(yè)形成責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一的共同體。實(shí)踐證明:嚴(yán)格的考評(píng)機(jī)制是預(yù)算目標(biāo)得以有效實(shí)現(xiàn)的重要手段之一?？荚u(píng)機(jī)制包括建立考評(píng)機(jī)構(gòu),確定考評(píng)程序,審查考評(píng)數(shù)據(jù),依照制度進(jìn)行考評(píng)和執(zhí)行考評(píng)結(jié)果?？荚u(píng)時(shí)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持公開、公正、公平的原則,并通過建立綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)指標(biāo)與非財(cái)務(wù)指標(biāo)的應(yīng)用相結(jié)合,市場(chǎng)化與內(nèi)部化相結(jié)合,結(jié)果評(píng)價(jià)和過程評(píng)價(jià)相結(jié)合,整體目標(biāo)和局部目標(biāo)相一致。

綜上所述,我們能得出預(yù)算應(yīng)該繼續(xù)保留在公司和組織中的結(jié)論,但是為了發(fā)展的更好,仍然需要一定的完善。如做預(yù)算應(yīng)該對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者有另外的預(yù)算措施;做預(yù)算應(yīng)該集中于戰(zhàn)略管理,把金融目標(biāo)和公司連結(jié)起來;做預(yù)算能投資創(chuàng)建管理信息的普通數(shù)據(jù)庫(kù)。

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