機關(guān)公文文種的區(qū)別及公文文采的講究

吳靖靜

摘要正確分清文種之間的差別,才能更有針對性地運用不同的原則、方法和手段撰寫特定問題的公文。公文的文采可以增強公文的生動性、邏輯性、準(zhǔn)確性、可讀性,從而增強公文的實用性。

關(guān)鍵詞公文 文種 文采

中圖分類號:I253文獻標(biāo)識碼:A

目前我國公文文種的數(shù)量較多,只有正確分清文種之間的差別,撰寫者才能更有針對性地運用不同的原則、方法和手段撰寫特定問題的公文。另外,準(zhǔn)確地標(biāo)注文種還可以幫助閱讀處理公文的人一目了然地了解和把握具體公文的性質(zhì),從而迅速確定辦理這一公文的基本方法、程序與需采取的有關(guān)措施。

1 機關(guān)公文文種的區(qū)別

1.1 “條例”、“規(guī)定”與“辦法”

“條例”特點是所涉及事物和問題的性質(zhì)更重要,范圍比較寬,內(nèi)容高度概括,有效的時間與空間范圍廣闊,穩(wěn)定性強?！耙?guī)定”的特點是使用范圍廣泛,對制定和發(fā)布機關(guān)的地位無嚴(yán)格限制,所涉及事物和問題不如條例重大,范圍相對窄一些,內(nèi)容詳盡具體,針對性強?！稗k法”比“規(guī)定”所涉及的事物和問題的規(guī)模要更小一些,性質(zhì)也相對輕一些,針對性更強,內(nèi)容也更加詳盡、具體和精細。

1.2 “通報”與“通知”

“通報”與“通知”的不同點主要在于“通報”不是像“通知”那樣以具體的任務(wù)、詳細的規(guī)范化要求和有關(guān)規(guī)則來指導(dǎo)和推動工作,而是用典型事例、有關(guān)情況來傳達意圖,啟發(fā)教育有關(guān)人員,指導(dǎo)有關(guān)方面的工作行為;有關(guān)執(zhí)行方面的要求也比“通知”要原則,甚至不涉及直接具體的執(zhí)行要求;發(fā)送范圍廣泛,一般情況下,均直接下達給廣泛范圍內(nèi)的各級各類工作人員。

1.3 “通報”與“處分決定”

“通報”與“處分決定”有很大不同,首先是制發(fā)公文的目的不同?！巴▓蟆笔菫榱私逃?dāng)事人,更是為了教育更多的人,指導(dǎo)和推動有關(guān)工作;“處分決定”則主要是為了正式確認有關(guān)的錯誤事實和合法有效的處分意見。其次,對象不同?！巴▓蟆钡膶ο蟊仨毷蔷哂械湫托缘娜嘶蚴?“處分決定”則是針對所有需要給予處分的人及事。再次,內(nèi)容性質(zhì)不同?！巴▓蟆苯榻B說明錯誤事實時概括而原則,以能引出結(jié)論為度,“處分決定”中的這部分內(nèi)容則具體而微;“通報”中常需有要求其他有關(guān)人員汲取教訓(xùn),采取有關(guān)措施的基本要求,“處分決定”則無此類內(nèi)容;“處分決定”中必須有明確的紀(jì)律處分意見,“通報”則不一定有。最后,發(fā)送范圍不同。“通報”發(fā)送范圍廣泛,“處分決定”則一般只與當(dāng)事人及有關(guān)方面見面,很少普發(fā)。

1.4 “請示”與“報告”

“請示”與“報告”的不同主要在于“請示”用于對上級機關(guān)有所呈請的情況下,可向其請求下達指示,請求其允許“自己”去做某一件事情,“報告”則用于匯報、反映情況、問題或提出建議、答復(fù)詢問,不能帶有“呈請”事項;“請示”能強制對方復(fù)文,“報告”則不能,上級對“報告”可以復(fù)文,也可以不復(fù)文;“請示”必須是形成于事情發(fā)生之前,“報告”則可根據(jù)情況,既可在事前,也可以在事后或事情進行當(dāng)中形成。

1.5 “會議紀(jì)要”與“會議決定”

“會議紀(jì)要”與“會議決定”(決議)之間有如下不同:“會議紀(jì)要”一般不能獨立對外發(fā)出,往往需要以“通知”等指明有效執(zhí)行的范圍與要求等;“決定”則可獨立發(fā)出;“會議紀(jì)要”所記載的是會議的情況和議定事項,不一定必須如“會議決定”那樣只針對重要重大事項;“會議紀(jì)要”不僅僅只反映議定的事項,“會議決定”則必須是完全確定的決策而不必反映其他意見;“會議紀(jì)要”中的議定事項是有關(guān)與會各方確立的意見,只要有一方反對即不成立,“會議決定”的內(nèi)容則可根據(jù)有關(guān)會議規(guī)則由與會者中的多數(shù)人確認并通過即為有效,產(chǎn)生法定效力;在表達方面,“會議紀(jì)要”需綜合反映會議的全面情況,對有關(guān)意見和觀點進行闡述,“會議決定”則一般無這些內(nèi)容。

2 機關(guān)公文文采的講究

2.1 什么是公文文采

提起公文,都認為是平鋪直敘、語言枯燥、缺乏感染力,這是我們當(dāng)今公文中的一個十分嚴(yán)重卻又未被充分認識的問題,缺少文采也就成了當(dāng)今公文的一個通病。所謂公文的文采是經(jīng)過選擇、加工后,能夠增強公文表現(xiàn)力的詞藻,但它不一定是華美的語言詞藻。正如巴爾扎克所說:“是來自思想而不是來自詞藻”,那種能激起人們思想活力和高操的語言詞藻是文采,那種質(zhì)樸無華、情真意切、能淺中見深、平中見奇效果的語言詞藻也是文采,這就在于對語言詞藻的選擇與加工的藝術(shù)如何。

2.2 公文為什么要講究文采

不少人對公文語言必須莊重、樸實的要求作了片面的理解,以為莊重就不能抒發(fā)情感,樸實就不能使用華麗的詞句。于是公文語言在運用上便越來越枯燥乏味,在表情達意上便越來越平淡浮淺。還有不少人認為公文屬于應(yīng)用文,又不是文學(xué)作品,只要通俗、明白、易懂就行了,要什么文采?于是不少公文便只有抽象的道理,缺少具體的形象,只有一二三四的敘述,沒有生動鮮明的論證。還有一些人則死守著公文的既定框框和固有程式,不敢超越雷池一步。而我們經(jīng)常接觸到的一些調(diào)查報告,雖然是既合規(guī)范,又有章法,卻是沒了生氣,沒了個性,形式呆板,不要說群眾不愿意看,(下轉(zhuǎn)第92頁)(上接第90頁)就連自己讀起來也味同嚼蠟。

2.3 增強公文實用性需要公文文采

實用性主要體現(xiàn)在公文對象對公文的認識、理解、執(zhí)行程度上,這里除了公文的客觀內(nèi)容外,公文寫作上的表現(xiàn)力、說服力、感染力,即公文的文采,也起很大的作用,主要增強公文的生動性、邏輯性、準(zhǔn)確性、可讀性。這四個方面都從屬于公文的實用性,并為公文的實用性服務(wù),因而必然增強公文的實用性。

2.4 怎樣有效地增強機關(guān)公文文采

一要提高對公文文采重要性的認識,摒棄那種公文是應(yīng)用文不需要文采的偏見,樹立正確的公文文采觀。充分認識文通字順還只是對公文的起碼要求,要適當(dāng)追求一些文采,寫得更有思想性、藝術(shù)性,更具感染力、說服力,而且要是高層次、高水平、高品位、高素質(zhì)的體現(xiàn)。

二要加強學(xué)習(xí)。有針對性地學(xué)一點古代公文中的范文和老一輩無產(chǎn)階級革命家的優(yōu)秀公文,多讀點文學(xué)作品,多學(xué)些文言文知識,不斷從中汲取營養(yǎng),充實寫作功底。

三要端正寫用態(tài)度。以高度的責(zé)任感、愛憎分明的激情、勤奮踏實的精神從事公文寫作,敬業(yè)愛崗而淡泊名利,做到反復(fù)推敲,字斟句酌。

四要建立主筆責(zé)任制,摒棄一人寫一部分拼湊材料的寫作方法。提倡由主筆人擬定思路,一氣呵成,其他人只負責(zé)提供素材的寫作辦法。

公文處理工作是一項政策性、時間性、準(zhǔn)確性及保密性等方面要求很高而又十分具體細致的工作,機關(guān)必須高度重視,指定有較高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的秘書人員具體負責(zé)公文處理工作,以提高機關(guān)公文處理的效率和公文質(zhì)量。

參考文獻

[1] 應(yīng)用寫作,2007(8).

[2] 應(yīng)用寫作,2007(9).