芻議高校干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)

儲(chǔ)華

摘 要：在高校干部人事檔案管理中，鑒于高校干部人事檔案管理的重要性和特殊性，要想提高高校干部人事檔案管理質(zhì)量，不但要積極創(chuàng)新人事檔案管理模式，同時(shí)還要加強(qiáng)高校干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)必要的數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案管理的系統(tǒng)化和高效化，滿足高校干部人事檔案管理的實(shí)際需要。為此，我們應(yīng)對(duì)高校干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)引起足夠的重視，并根據(jù)高校干部人事檔案的管理實(shí)際，構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：高校干部人事檔案；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

1 前言

鑒于高校干部人事檔案管理的特殊性，以及檔案管理手段的快速發(fā)展，構(gòu)建數(shù)字化的人事檔案管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為了高校干部人事檔案管理的重要著力點(diǎn)，對(duì)高校干部人事檔案管理工作有著直接的影響。結(jié)合高校干部人事檔案管理實(shí)際，要想提高數(shù)字化建設(shè)成果，就要從做好硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、做好檔案內(nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)換以及進(jìn)行分布式管理，合理設(shè)定查詢權(quán)限等方面入手，保證高校干部人事檔案管理能夠在實(shí)效性和整體性上達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高高校干部人事檔案管理質(zhì)量。

2 高校干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)做好硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)中，要想提高數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，就要夯實(shí)基礎(chǔ)，從做好硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)入手，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1.加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

高校干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了重要的發(fā)展趨勢(shì)，為了保證干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)得到有效開展，首先就應(yīng)該根據(jù)高校干部人事檔案的管理實(shí)際，加強(qiáng)數(shù)字化系統(tǒng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，通過(guò)開辟專門的數(shù)字化檔案管理場(chǎng)所，購(gòu)置數(shù)字化檔案管理硬件設(shè)備，以及設(shè)立數(shù)字化檔案管理部門和人員等，從硬件基礎(chǔ)設(shè)施的角度入手，保證高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)得到有效開展。

2.加強(qiáng)軟件配套設(shè)施的建設(shè)

基于對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的了解，除了必備的硬件基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備之外，還要在軟件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)中下功夫。結(jié)合高校干部人事檔案的管理實(shí)際，應(yīng)建立專門的數(shù)字化檔案管理程序，并建立相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，還要對(duì)干部人事檔案管理流程進(jìn)行重塑，使檔案管理流程能夠滿足實(shí)際需要，達(dá)到提高數(shù)字化檔案管理質(zhì)量的目的。所以，加強(qiáng)軟件配套設(shè)施的建設(shè)是十分必要的。

3.構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在完成了硬件設(shè)備和軟件設(shè)施的準(zhǔn)備之后，高校干部人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)將進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的建立程序，具體應(yīng)構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，保證數(shù)字化措施能夠得到有效應(yīng)用，落實(shí)數(shù)字化檔案管理目標(biāo)，達(dá)到構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的目的。因此，構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)而言具有重要意義，是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。

3 高校干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)做好檔案內(nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

由于高校干部人事檔案信息較多，在具體的數(shù)字化建設(shè)中，做好干部人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是十分重要的，只有建立了完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)高校干部人事信息的訪問(wèn)和調(diào)用，進(jìn)而滿足干部人事檔案管理需要。為此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1.對(duì)紙質(zhì)檔案信息的完整性進(jìn)行核查和彌補(bǔ)

在對(duì)高校干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換之前，需要對(duì)紙質(zhì)檔案信息的完整性進(jìn)行核查和彌補(bǔ)，遇到檔案信息內(nèi)容不全，或者是檔案信息中缺乏關(guān)鍵信息的，應(yīng)首先協(xié)調(diào)人事管理部門對(duì)干部人事檔案管理信息進(jìn)行補(bǔ)正和完善，保證高校干部人事檔案在完整性上達(dá)到規(guī)定目標(biāo)，為檔案內(nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)換奠定良好的基礎(chǔ)。所以，在數(shù)字化轉(zhuǎn)換前對(duì)檔案信息的完整性進(jìn)行核查是十分必要的。

2.對(duì)紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)行核查

在核查完紙質(zhì)檔案信息的完整性之后，還要對(duì)干部人事檔案信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行核查?？紤]到高校干部人事檔案的特殊性，干部人事檔案記錄了高校干部的重要信息，其中包括干部履歷以及職務(wù)晉升情況等信息，是干部職業(yè)生涯的重要原始信息，對(duì)干部的升遷和調(diào)職具有重要作用。因此，在數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案準(zhǔn)確性的核查。

3.對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換

在核對(duì)完紙質(zhì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性之后，就要利用數(shù)字手段對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，其中可以采取原始文件掃描、文字信息錄入以及照片影像資料保存等多種手段對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。為了加強(qiáng)數(shù)字化信息的管理質(zhì)量，應(yīng)將數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后的信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并合理設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)管理和訪問(wèn)流程，保證數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息能夠達(dá)到完整性和準(zhǔn)確性。

4高校干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)進(jìn)行分布式管理，合理設(shè)定查詢權(quán)限

鑒于高校數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)的容納能力，在數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)合理規(guī)劃數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的管理模式，具體可以采用分布式管理的方式，通過(guò)設(shè)置分布式管理結(jié)構(gòu)，合理設(shè)定查詢權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的隨時(shí)調(diào)用。具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1.根據(jù)高校干部人事檔案管理的實(shí)際需要，設(shè)計(jì)分布式管理模式

為了降低高校干部人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)壓力，應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)實(shí)際，以及數(shù)字化管理系統(tǒng)的管理情況，設(shè)計(jì)分布式管理模式，保證高校干部人事檔案管理系統(tǒng)能夠在運(yùn)行效率和運(yùn)行狀態(tài)下得到有效保證，提高高校干部人事檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量。

2.對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的管理流程進(jìn)行優(yōu)化和完善

基于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的管理需要，在數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)的管理流程對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的管理流程進(jìn)行優(yōu)化和完善，使現(xiàn)有的數(shù)字化管理流程能夠在高效性和準(zhǔn)確性上滿足實(shí)際需要，達(dá)到提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)工作質(zhì)量的目的。

3.合理設(shè)定查詢權(quán)限，保證高校干部人事檔案信息能夠正常調(diào)用

為了保證干部人事檔案信息能夠得到有效調(diào)用，應(yīng)在工作流程設(shè)定中，合理設(shè)定檔案信息查詢權(quán)限，保證各個(gè)管理部門都能實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案信息的調(diào)用，而又不發(fā)生混亂，提高高校干部人事檔案管理的整體質(zhì)量，為高校干部人事檔案管理提供有力的支持。

4 結(jié)論

通過(guò)本文的分析可知，在高校干部人事檔案管理中，積極應(yīng)用現(xiàn)代化手段構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)，不但可以提高高校干部人事檔案管理的整體效果，同時(shí)還能提高高校干部人事檔案的管理效率，對(duì)推動(dòng)干部人事檔案管理發(fā)展和提升干部人事檔案管理的現(xiàn)代化水平具有重要意義。為此，我們應(yīng)結(jié)合高校干部人事檔案管理實(shí)際，具體從做好硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、做好檔案內(nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)換以及進(jìn)行分布式管理，合理設(shè)定查詢權(quán)限等方面入手，提高高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)效果。

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