“放管服”背景下高校差旅費(fèi)報(bào)銷問題探析

［摘 要］差旅費(fèi)報(bào)銷是高校重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，異地參會(huì)、學(xué)術(shù)交流、調(diào)研等差旅業(yè)務(wù)不斷增多，差旅費(fèi)報(bào)銷中存在的問題日益突出。隨著“放管服”改革的推進(jìn)，我國(guó)高校積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，加大力度解決“報(bào)銷繁”的問題。如何在“放管服”背景下解決差旅費(fèi)報(bào)銷中存在的問題，成為高校面對(duì)的重要問題?；诖?，文章主要分析目前高校差旅費(fèi)報(bào)銷存在的問題，并從優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷流程、區(qū)分科研差旅費(fèi)和行政差旅費(fèi)、推廣智能差旅平臺(tái)、加強(qiáng)信息化建設(shè)等方面提出“放管服”背景下高校差旅費(fèi)報(bào)銷問題的對(duì)策，以期幫助高校優(yōu)化目前的差旅費(fèi)報(bào)銷模式。

［關(guān)鍵詞］“放管服”；高校；差旅費(fèi)；財(cái)務(wù)報(bào)銷；流程優(yōu)化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.04.003

［中圖分類號(hào)］G475 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2025）04-00-03

0" " "引 言

差旅費(fèi)報(bào)銷是高校財(cái)務(wù)工作中常見且矛盾相對(duì)突出的業(yè)務(wù)之一。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校財(cái)政資金和自籌資金不斷增加，科研合作和學(xué)術(shù)交流項(xiàng)目日益增多，高校師生外出開會(huì)、培訓(xùn)、調(diào)研等的機(jī)會(huì)也逐漸增多，同時(shí)差旅費(fèi)報(bào)銷問題日益突出。隨著《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號(hào)）等一系列促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)“放管服”文件的出臺(tái)［1］，我國(guó)高校積極落實(shí)“放管服”改革要求，力圖解決“報(bào)銷繁”的問題。然而，差旅費(fèi)報(bào)銷作為高校報(bào)銷業(yè)務(wù)的重要組成部分，仍然存在報(bào)銷手續(xù)煩瑣、審批流程多等問題。因此，本文將探討目前高校差旅費(fèi)報(bào)銷存在的問題，并提出相應(yīng)的解決辦法。

1" " "目前高校差旅費(fèi)報(bào)銷存在的問題

1.1" "報(bào)銷手續(xù)較為煩瑣，師生報(bào)銷壓力大

目前，大多數(shù)高校差旅費(fèi)報(bào)銷的步驟基本為“整理材料—填制網(wǎng)上預(yù)約或現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷單—項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、單位領(lǐng)導(dǎo)審批—財(cái)務(wù)部門報(bào)銷”。這看似和日常報(bào)銷流程相差不大，但多數(shù)高校的師生認(rèn)為報(bào)銷業(yè)務(wù)中差旅費(fèi)報(bào)銷較難。在實(shí)際操作中，由于出差人數(shù)、天數(shù)較多，出差過程中又會(huì)出現(xiàn)各種突發(fā)情況，差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)要提供城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)等費(fèi)用的發(fā)票，以及會(huì)議通知、邀請(qǐng)函等多種材料。如果遇到特殊情況，如節(jié)假日出差、接待方負(fù)責(zé)部分費(fèi)用、野外住宿、票據(jù)丟失等，要提供證明材料；自駕車租車審批表、票據(jù)丟失審批表等表格需要填寫，遇到較為復(fù)雜的出差情況時(shí)，報(bào)賬師生很難做到一次性準(zhǔn)備齊全，往往要往返財(cái)務(wù)部門及所在單位補(bǔ)充材料、情況說明和領(lǐng)導(dǎo)簽批，需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力。對(duì)于市內(nèi)交通費(fèi)和伙食補(bǔ)助的計(jì)算，由于存在接待方提供食宿、打車往返機(jī)場(chǎng)和火車站、野外長(zhǎng)時(shí)間調(diào)研等情況，報(bào)銷人很難一次性填報(bào)正確，需要和財(cái)務(wù)人員溝通才能理解報(bào)銷規(guī)則。

審批方面，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人出差時(shí)通常需要找單位或?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)審批。目前，大部分高校還沒有實(shí)現(xiàn)線上審批，領(lǐng)導(dǎo)往往因業(yè)務(wù)繁忙而經(jīng)常出差，面對(duì)面審批簽字難度較大，耽誤了報(bào)銷進(jìn)度；節(jié)假日出差、租車自駕出差等特殊情況也需要領(lǐng)導(dǎo)審批，出差人還要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)解釋種種特殊情況，領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)也存在擔(dān)心責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的問題，導(dǎo)致審批不及時(shí)。這些問題都導(dǎo)致師生報(bào)銷壓力大。

1.2" "科研出差和行政出差標(biāo)準(zhǔn)相差不大

科研出差和行政出差本質(zhì)上存在很大的區(qū)別，使用經(jīng)費(fèi)來(lái)源也不同。但是，目前大部分高校的差旅費(fèi)報(bào)銷制度只是提高了部分具有高級(jí)職稱的科研人員乘坐交通工具的等級(jí)，區(qū)別并不大［2］。實(shí)際上，國(guó)家對(duì)行政出差所使用的國(guó)撥經(jīng)費(fèi)控制較嚴(yán)，高校應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。而科研出差往往使用縱向、橫向等競(jìng)爭(zhēng)性取得的科研經(jīng)費(fèi)，且出差目的多為調(diào)研、野外勘查，此類出差時(shí)間不定，條件艱苦，難以取得正規(guī)的住宿、公共交通工具類發(fā)票。若科研出差與行政出差使用同一標(biāo)準(zhǔn)，需要提供特殊情況說明交由領(lǐng)導(dǎo)審批才可報(bào)銷，否則自行負(fù)擔(dān)部分無(wú)法提供報(bào)銷憑據(jù)的費(fèi)用，這給科研人員增加了報(bào)銷壓力和出差負(fù)擔(dān)，使其無(wú)法全身心投入科研工作。

1.3" "易發(fā)生虛報(bào)差旅費(fèi)的情況

大部分高校的差旅費(fèi)管理辦法規(guī)定師生出差前需要履行審批手續(xù)，即事前審批，即使是租車自駕出差等特殊情況也需要事先審批。但在實(shí)際操作中，大多流于形式，師生在出差后為了達(dá)到報(bào)銷手續(xù)要求而補(bǔ)填審批單的情況較為常見。師生所在學(xué)院辦公室對(duì)于出差的管理大多比較松懈，蓋章審批流程不夠規(guī)范。領(lǐng)導(dǎo)簽批時(shí)往往并不了解出差過程，簡(jiǎn)單過目即簽字同意，這就給虛報(bào)差旅費(fèi)提供了可乘之機(jī)。在具體報(bào)銷中，比較容易發(fā)生的虛報(bào)情況有以下幾種：私票公報(bào)、報(bào)銷無(wú)關(guān)人員的差旅費(fèi)、延長(zhǎng)出差時(shí)間辦私事、拆分行程一事多報(bào)、交通費(fèi)和住宿費(fèi)超出人員等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、接待方提供食宿卻重復(fù)報(bào)銷、收集學(xué)生假期返鄉(xiāng)車票套取補(bǔ)助等［3］。虛報(bào)差旅費(fèi)的情況會(huì)造成經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)和流失，投機(jī)報(bào)銷的現(xiàn)象也會(huì)讓真正利用休息時(shí)間出差調(diào)研、野外勘探的出差人員感到不公。

1.4" "智能差旅平臺(tái)普及度不夠

隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大和經(jīng)費(fèi)的增加，異地調(diào)研、參會(huì)、科研合作情況不斷增多，差旅費(fèi)報(bào)銷逐漸成為財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的重頭業(yè)務(wù)。目前，大部分高校實(shí)現(xiàn)了差旅費(fèi)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，相較于傳統(tǒng)的由師生手工填制報(bào)銷單方式，減輕了不少負(fù)擔(dān)。但在實(shí)際操作中，仍然存在只能選擇單個(gè)項(xiàng)目支出經(jīng)費(fèi)、多段行程難以填報(bào)、人員費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)難以自行判斷、補(bǔ)助計(jì)算不清、預(yù)借差旅費(fèi)大于實(shí)際金額而需要現(xiàn)金還款等必須現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷的情況。因此，需要引進(jìn)更加智能化的差旅平臺(tái)，通過差旅平臺(tái)實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)報(bào)銷中審批、訂票、整理報(bào)銷等一系列操作的精細(xì)化管理。但是，目前高校因差旅平臺(tái)合作費(fèi)用較高、財(cái)務(wù)部門信息化設(shè)備陳舊、校內(nèi)各部門平臺(tái)不共享、差旅平臺(tái)推廣難度大等，并未普及智能差旅平臺(tái)。

2" " "“放管服”背景下高校差旅費(fèi)報(bào)銷問題的解決辦法

2.1" "優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷流程

首先，規(guī)章制度是業(yè)務(wù)執(zhí)行的前提和保障，高校應(yīng)制定詳盡且易懂的差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)范，統(tǒng)一報(bào)銷口徑和標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷流程。由于高校不斷跟隨國(guó)家相關(guān)政策修訂差旅費(fèi)管理制度和報(bào)銷規(guī)定，在財(cái)務(wù)人員看來(lái)易懂的政策對(duì)于報(bào)銷師生來(lái)說往往需要詳細(xì)講解才能理解應(yīng)用。因此，高校需要通過網(wǎng)站、郵件、財(cái)務(wù)部門微信公眾號(hào)、報(bào)銷指南、宣講會(huì)等渠道及時(shí)普及差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)定和流程，幫助師生盡快掌握差旅費(fèi)報(bào)銷要求，避免報(bào)銷過程中材料缺失導(dǎo)致的重復(fù)往返財(cái)務(wù)部門的問題。其次，應(yīng)整合差旅費(fèi)報(bào)銷中的特殊情況說明，避免師生一次報(bào)銷中填寫多個(gè)說明，給師生帶來(lái)很大負(fù)擔(dān)。具體而言，可以在報(bào)銷單上設(shè)置填寫節(jié)假日出差、行程不連貫、無(wú)住宿發(fā)票及其他特殊情況說明的條框，報(bào)銷人在報(bào)銷單上可以一次性填寫審批。最后，應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)線上審批，除網(wǎng)頁(yè)版簽批，還應(yīng)推廣手機(jī)端簽批，便于審批人員在出差、開會(huì)等情況下也能隨時(shí)簽批，避免師生面對(duì)面找領(lǐng)導(dǎo)審批的不便。差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)會(huì)涉及同意出差審批、特殊情況審批等多種審批，其審批權(quán)限也涉及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、所在單位領(lǐng)導(dǎo)、科研部門領(lǐng)導(dǎo)等。線上審批應(yīng)做到在報(bào)銷人提出審批申請(qǐng)后智能推送給審批人，并由系統(tǒng)對(duì)審批人作出審批權(quán)限解釋。這樣不僅可以減少報(bào)銷人往返審批簽字的時(shí)間，防止報(bào)銷人員因聯(lián)系不上領(lǐng)導(dǎo)而耽誤報(bào)銷進(jìn)度，還可以控制偽造審批簽字的情況。以上流程優(yōu)化措施對(duì)提升差旅費(fèi)報(bào)銷效率，減輕報(bào)銷人負(fù)擔(dān)，規(guī)范化管理差旅費(fèi)報(bào)銷具有十分重要的意義。

2.2" "區(qū)分科研差旅費(fèi)和行政差旅費(fèi)，體現(xiàn)經(jīng)費(fèi)管理差異性

科研差旅費(fèi)和行政差旅費(fèi)在本質(zhì)上存在很大的差別，應(yīng)該分開管理，在從嚴(yán)控制行政差旅費(fèi)的同時(shí)給予科研更大的自主權(quán)?？蒲谐霾罱?jīng)費(fèi)主要為通過競(jìng)爭(zhēng)性方式取得的縱向科研經(jīng)費(fèi)、橫向科研經(jīng)費(fèi)、科研發(fā)展基金、間接經(jīng)費(fèi)，以及科技成果轉(zhuǎn)化經(jīng)費(fèi)等科研差旅費(fèi)，所以可以在國(guó)家差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)上適度放寬，提高科研人員的積極性。在具體操作中，首先可以放寬科研出差的審批，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人出差時(shí)不必由單位領(lǐng)導(dǎo)審批，改由項(xiàng)目組其他未同行成員審批即可，特殊情況說明也由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽批，責(zé)任自負(fù)。其次，使用科研經(jīng)費(fèi)出差時(shí)，可適度提高交通費(fèi)、住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，如副高職稱人員參照高級(jí)職稱人員標(biāo)準(zhǔn)、高級(jí)職稱人員標(biāo)準(zhǔn)上浮等。對(duì)于學(xué)生出差，也可視實(shí)際情況適度提高乘坐交通工具的等級(jí)。另外，科研出差經(jīng)常涉及野外勘探、調(diào)研和農(nóng)業(yè)實(shí)驗(yàn)等，住宿條件艱苦時(shí)常住在當(dāng)?shù)剞r(nóng)戶或小型招待所中，無(wú)法開具正規(guī)發(fā)票，難以報(bào)銷的同時(shí)還要自己負(fù)擔(dān)費(fèi)用。為此，可以針對(duì)科研差旅費(fèi)實(shí)行包干制，短時(shí)間出差的可以自由選擇包干或?qū)崍?bào)［4］。在補(bǔ)助方面，目前多數(shù)高校對(duì)于連續(xù)出差超過半個(gè)月或一個(gè)月的不發(fā)放或減半發(fā)放補(bǔ)助，節(jié)假日出差的也不予發(fā)放補(bǔ)助，這對(duì)真正利用節(jié)假日調(diào)研勘探的科研人員來(lái)說難免不公。對(duì)此，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況靈活發(fā)放出差補(bǔ)助，對(duì)于出差事由為時(shí)節(jié)性調(diào)研、連續(xù)性野外觀測(cè)或農(nóng)業(yè)實(shí)驗(yàn)等的科研差旅，按正常情況發(fā)放補(bǔ)助。

2.3" "推廣智能差旅平臺(tái)

目前，大型企業(yè)廣泛應(yīng)用的智能差旅平臺(tái)主要在差旅服務(wù)、線上審批、智能報(bào)銷3個(gè)方面提供便利［5］。將智能差旅平臺(tái)具體應(yīng)用在高校差旅費(fèi)報(bào)銷中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：在差旅服務(wù)方面，出差人可以線上提出出差申請(qǐng)，直接在平臺(tái)上訂票、訂酒店，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)人員等級(jí)判定住宿標(biāo)準(zhǔn)，并基于標(biāo)準(zhǔn)享受優(yōu)惠價(jià)格，同時(shí)避免出差人進(jìn)行出差報(bào)銷時(shí)才發(fā)現(xiàn)超標(biāo)準(zhǔn)的情況，而且由學(xué)校和供應(yīng)商統(tǒng)一結(jié)算款項(xiàng)，減少借款和個(gè)人墊資情況［6］；在線上審批方面，在報(bào)銷人提出審批申請(qǐng)后智能推送至審批人，審批人不受時(shí)間和地點(diǎn)限制，通過計(jì)算機(jī)或手機(jī)即可線上簽批，減少報(bào)銷人往返審批簽字的時(shí)間；在智能報(bào)銷方面，整理系統(tǒng)內(nèi)的出差數(shù)據(jù)并自動(dòng)填報(bào)，節(jié)省師生整理票據(jù)所用的時(shí)間，也減少財(cái)務(wù)工作人員的計(jì)算量，提高工作效率，系統(tǒng)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄同一出差人員出差日期和領(lǐng)取補(bǔ)助的情況，防范重復(fù)領(lǐng)取補(bǔ)助的風(fēng)險(xiǎn)。智能差旅平臺(tái)的推廣使用需要財(cái)務(wù)部門和其他部門共享信息，如人事部門、科研部門、各學(xué)院等，實(shí)現(xiàn)人員職稱等級(jí)、簽批流程等信息的共享。此外，財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過宣講會(huì)、報(bào)銷手冊(cè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等渠道推廣智能差旅平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)和使用

方法。

2.4" "加強(qiáng)信息化建設(shè)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)隊(duì)伍建設(shè)

智能差旅平臺(tái)、差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)財(cái)務(wù)部門信息化水平的要求較高［7］。因此，高校應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)，主要包括以下幾個(gè)方面：硬件方面，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性，更新服務(wù)器等設(shè)備，避免師生無(wú)法在校外登錄；軟件方面，應(yīng)推廣能滿足學(xué)校具體需求的差旅平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)差旅平臺(tái)和財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的對(duì)接等。同時(shí)，高校要加強(qiáng)會(huì)計(jì)隊(duì)伍建設(shè)，因?yàn)樨?cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)是提升高校差旅費(fèi)報(bào)銷水平的關(guān)鍵，而且智能差旅平臺(tái)也要求財(cái)務(wù)人員具有較高的業(yè)務(wù)水平。具體而言，首先，優(yōu)化財(cái)務(wù)崗位，招聘或培養(yǎng)高水平的財(cái)務(wù)人才，使財(cái)務(wù)人才能熟練使用智能化差旅報(bào)銷軟件［8］。目前，針對(duì)高校財(cái)務(wù)工作繁雜、人員不足的情況，可以在學(xué)院配備科研助理、財(cái)務(wù)秘書等人員來(lái)幫助科研人員報(bào)銷。由于財(cái)務(wù)秘書多為研究生和合同工，離職率較高，服務(wù)質(zhì)量難以保障，學(xué)校需要對(duì)這類人員進(jìn)行規(guī)范管理，加強(qiáng)培訓(xùn)，保障其服務(wù)質(zhì)量，將科研人員從財(cái)務(wù)報(bào)銷中解放出來(lái)，這樣也能減輕財(cái)務(wù)人員的工作壓力。其次，需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，不斷提升財(cái)務(wù)人員的能力。高校可以組織財(cái)務(wù)人員參加財(cái)政部門、軟件公司等組織的培訓(xùn)，便于財(cái)務(wù)人員隨政策更新業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練使用系統(tǒng)，掌握工作的各項(xiàng)要求［9-10］。最后，需要加強(qiáng)各方面的溝通，使各方資源實(shí)現(xiàn)共享，如促進(jìn)財(cái)務(wù)人員和財(cái)政部門的工作人員溝通與合作，使財(cái)務(wù)人員及時(shí)掌握政策變化。

3" " "結(jié)束語(yǔ)

“放管服”背景下，高校差旅費(fèi)報(bào)銷存在諸多問題。針對(duì)現(xiàn)存問題，高校應(yīng)利用信息化手段不斷優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷的流程，區(qū)分科研差旅費(fèi)和行政差旅費(fèi)，推廣智能差旅平臺(tái)，加強(qiáng)信息化建設(shè)和會(huì)計(jì)隊(duì)伍建設(shè)，以便師生報(bào)銷差旅費(fèi)，同時(shí)節(jié)約資金，為高校發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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