信息化背景下基層人事檔案建設問題探析

摘 要：伴隨電子政務的持續(xù)發(fā)展，利用信息化手段來記錄、管理和共享基層人事檔案十分關鍵，不但能夠保護紙質檔案免受損壞，提高其作為原始記錄的完整性，而且能夠增強基層人才的流動性，防止人力資源配置錯誤的發(fā)生，從而有效避免個人資料被非法篡改的風險。文章聚焦于基層干部人事檔案信息化建設，分析現(xiàn)階段基層人事檔案內容質量不高、利用率低、檔案系統(tǒng)獨立封閉等問題，并提出了相關對策建議。

關鍵詞：信息化背景；基層人事；檔案建設

中圖分類號：G270" " " " 文獻標識碼：A

人事檔案作為記錄個人學習、培訓、選拔和任用等關鍵資料，對基層干部來講，不僅能夠詳細地反映出其工作能力和品行，還能直接反映其信念堅定和廉潔自律的狀態(tài)。檔案不只是個人職業(yè)發(fā)展的核心證明，還是人事選拔和晉升的關鍵參考。針對基層干部群體的龐大規(guī)模，所涉及的人事檔案數(shù)量也較多。在信息化背景下，傳統(tǒng)的紙質檔案和人工審查方式已經不能滿足現(xiàn)代人事檔案管理要求。因此，推動人事檔案信息化建設已成為迫切需要解決的問題。

一、檔案信息化建設的作用和意義

遵循科學化和標準化原則的高效檔案管理，可以全面、系統(tǒng)地提供詳盡的歷史事實和工作成就等關鍵信息，為日常工作提供原始資料和關鍵參考，同時也為社會的持續(xù)發(fā)展奠定基礎。在國家檔案管理部門的統(tǒng)一籌劃與領導下，檔案信息化建設工作通過在檔案的各個環(huán)節(jié)深度整合現(xiàn)代信息技術，不僅實現(xiàn)了檔案信息資源的高效處理和科學管理，還為公眾提供了便捷的服務。

1.檔案信息化是社會發(fā)展的需要

檔案信息化作為21世紀的關鍵發(fā)展要素，展現(xiàn)了信息共享與資源共用的時代特性。（1）政府部門和社會各界機構不同的迫切需求，推動了對檔案信息資源的廣泛應用。（2）經典的檔案載體及其采集、保管、檢索和使用方法已經無法滿足目前社會發(fā)展的要求。（3）追求效率和便捷性以及對資源共享的需求，已經成為推動檔案信息化發(fā)展的重要動力。

2.檔案信息化是檔案功能的體現(xiàn)

檔案工作在本質上融合了管理、服務和政治的多重屬性工作，以檔案服務為例，通過應用信息技術，可以實現(xiàn)檔案信息化管理，提供便捷的在線查詢功能，通過充分利用檔案信息化管理，可以有效提高工作效率，并打造一個既安全又便捷、高效的檔案使用方式。

3.檔案信息化是檔案發(fā)展的歸宿

檔案管理不應局限于傳統(tǒng)的收集和保管模式，從業(yè)者和檔案管理部門都需要與時俱進，緊跟社會發(fā)展腳步，認識檔案管理需要不斷創(chuàng)新，而檔案信息化正是檔案領域發(fā)展的必然趨勢。因此，從體制機制、工作方法和工作內容等方面都應采取必要措施，積極推動檔案信息化進程。

在信息化背景下，社會對檔案信息資源的需要正逐漸提升，各級檔案管理部門必須增強現(xiàn)代檔案管理意識，積極推動檔案信息化建設，從而提高檔案管理的整體水平。對于基層檔案管理單位而言，因為長時間面臨檔案專業(yè)人才的缺失、管理制度不健全以及設備設施不完善等現(xiàn)象，所以面臨更嚴峻的挑戰(zhàn)、任務更加復雜、問題更加具體，解決這些問題也更加艱難、耗時且充滿挑戰(zhàn)性。

二、信息化背景下基層人事檔案建設現(xiàn)狀

基層干部人事所面臨的挑戰(zhàn)，不單是技術層面的問題，盡管在數(shù)據(jù)搭建、軟件開發(fā)和網(wǎng)絡構建等方面，市場能夠給予充分的解決方案，但在“面向對象”的實踐中，卻遭受了明顯的適應性難題，主要包括以下幾點。

1.檔案內容質量不高

在檔案管理工作中引入信息技術，提高了檔案的品質?；鶎痈刹咳耸聶n案強調“權威性”，檔案的內容必須真實反映干部的個人信息。在數(shù)字化人事檔案管理過程中，不只是對文字和符號簡單轉換為數(shù)字形式，通常還包括掃描和處理等步驟，將紙質文檔轉化成圖像形式的電子檔案。這一過程需要基層政府投入大量的人力和物力對基層檔案信息進行數(shù)字化處理，如使用高效掃描儀與相機等工具將紙質檔案逐頁轉變成圖像，再采用專業(yè)軟件調試，這一環(huán)節(jié)很容易產生原始文檔模糊、缺失和損毀等問題，需要與干部本人或相關部門確認，并將確認的信息統(tǒng)一上傳至干部人事檔案管理系統(tǒng)。很明顯，將原始檔案轉變成電子形式是人事檔案信息化建設的關鍵過程，這一過程本身就比較復雜，加上基層干部的高流動性和檔案的更新頻率，進一步增加了人事檔案信息化建設的難度。

2.檔案內容利用率低

我國《干部檔案管理條例》對紙質檔案的使用、傳遞和保管等方面制定了嚴格的規(guī)定，特別是在干部檔案的流轉過程中，務必要通過專人遞送的特殊途徑，不允許干部本人直接調閱。這樣的約束導致傳統(tǒng)紙質干部人事檔案的使用率較小，影響了信息化檔案的使用率。另外，基層政府和下屬職能部門的辦公地點通常比較分散，當需要查閱或提取基層干部的人事檔案時，工作人員必須前往特定的地點操作，在很大程度上約束了信息化檔案的使用率。

3.檔案系統(tǒng)獨立封閉

目前，我國在基層干部人事管理領域還未構建一個完善的平臺，信息化檔案系統(tǒng)之間存在的嚴重的封閉性。因此，產生眾多的“信息孤島”。例如，有些基層政府在沒有充分規(guī)劃和平臺建設的情況下，便開展了紙質檔案的數(shù)字化工作，這些轉化后的數(shù)據(jù)，不是被導入到Excel、Word辦公軟件，就是以圖片形式保存在文件夾中。然而，這樣的處理方式不符合檔案信息化的需求，也不能與高度集成的人事檔案信息系統(tǒng)相容。當上級部門需要匯總干部檔案信息時，基層政府一般只提供一些基礎信息，如姓名、年齡、民族和目前職位等，想要完全解決“系統(tǒng)隔閡”的現(xiàn)象，就要對現(xiàn)有的人事檔案信息化建設實施“推倒重來”，使得之前做的工作毫無價值。

三、信息化背景下基層人事檔案建設面臨的挑戰(zhàn)

檔案信息化是一個逐步發(fā)展的進程，隨著計算機技術的進步而發(fā)展。起初，人們開始嘗試使用計算機管理檔案，隨后電子文件大量產生，國內檔案網(wǎng)站相繼建立，電子政務迅速發(fā)展。雖然現(xiàn)在檔案信息化建設步入了一個全面、有序和系統(tǒng)的快速成長時期，也取得了一定的進步，但是這一過程中也暴露出很多問題，主要分為以下幾個方面：一是意識不強。全球檔案學界長期以來對檔案的本質有各種理解，其中一種觀點認為檔案作為一種客觀存在，其價值和意義并不依賴于個人需求，而是獨立于人的主觀意愿之外。直到現(xiàn)在，依然還有很多人將檔案視作歷史記錄，認為檔案工作不會產生生產力，也不會直接為社會創(chuàng)造物質財富；二是重視不足。在眾多職能部門中，檔案管理部門通常被邊緣化，其工作的重要性沒有得到充分認可，這種現(xiàn)象通常體現(xiàn)在地方政府在制定信息化發(fā)展規(guī)劃時，沒有將檔案信息化建設納入其中。另外，在檔案信息化建設實際推進中，通常面臨人力、財力和物力的不足。這些因素都會影響檔案信息化建設的進展，與社會整體信息化建設相比明顯落后；三是管理缺位。由于檔案信息化管理體系尚未完善，缺乏頂層設計，加上有些地方政府對檔案管理工作的不重視，甚至有時采取敷衍的態(tài)度，這些都是影響檔案管理信息化建設停止不前的關鍵因素，導致各地的檔案信息化建設水平也呈現(xiàn)出明顯的不均衡現(xiàn)象；四是人員不足。為有效推進檔案信息化建設，必須確保有充足的專業(yè)人員及掌握現(xiàn)代信息技術的復合型人才參與工作。但實際情況中卻是很多部門和單位，特別是基層鄉(xiāng)政府并沒有指派專職或兼職人員負責檔案管理，文書檔案大多是由政府辦公室或黨委辦公室負責管理。因為人員變動頻繁，所以導致檔案的流失現(xiàn)象嚴重，檔案管理專業(yè)人才也非常匱乏。

四、網(wǎng)絡時代基層單位人事檔案管理建議

隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理已經根據(jù)法律法規(guī)和標準體系要求在技術方面實現(xiàn)了檔案信息的電子化和數(shù)字化。

1.增強檔案意識

為提高基層單位在人事檔案管理方面的能力和基礎設施建設，人事部門必須加強對檔案管理的重視。管理層和員工都應認識到人事檔案的價值以及對個人和單位未來發(fā)展的深遠意義，人事檔案是人事管理中的關鍵環(huán)節(jié)，會對單位選拔人才和任用方面的合理性產生影響。因此，基層單位需要深刻理解加強人事檔案管理的重要性，并相應增加投入，確保軟件與硬件設施可以達到規(guī)范化、信息化和標準化的要求，從而提高人事檔案管理的整體效率。例如，在某大型企業(yè)，管理層意識到檔案管理是薄弱環(huán)節(jié)，決定從增強檔案意識入手，加強檔案管理，公司組織檔案重要性、檔案管理的基本規(guī)范及實際操作技能等培訓，通過案例分析，使職工認識到檔案的重要作用。培訓后，單位實施檔案管理制度責任制，明確各級管理人員和職工在檔案管理中的責任。單位還投入大量資金更新了檔案管理的設備設施，引入電子檔案系統(tǒng)，提升檔案的可訪問性和安全性。這些措施增強了員工的檔案意識，減少了檔案的流失和損壞的現(xiàn)象，也使得檔案信息的檢索和利用變得更加高效。

2.重視編制外人員的人事檔案管理

非編制工作人員在目前的人事構架中扮演著至關重要的角色，是基層單位不可缺少的部分，同時也是推動單位未來發(fā)展的核心動力。為充分發(fā)揮這些員工的作用并保護他們的合法權益，需要從加強人事檔案管理做起，基層單位是否能夠妥善管理非編制內員工的人事檔案，直接關系到單位是否能順利完成日常任務和實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。因此，要不斷提高針對非編制人員的人事檔案管理，不僅有助于員工個人職業(yè)生涯的發(fā)展，還可以促進基層單位的良好發(fā)展。

首先，提高非編制內人員對檔案管理的關注度，并鼓勵他們主動關注個人的人事檔案信息，避免在離職時出現(xiàn)糾紛；其次，不斷優(yōu)化檔案管理流程。鑒于很多單位與非編制人員簽訂的是人事代理合同，而這些人員的人事檔案一般是由人才市場保管。因此，加強對各級人才市場的監(jiān)管十分重要，確保人事檔案可以按照相關法律法規(guī)得到嚴格和規(guī)范的管理；最后，相關部門要提高對人才市場的監(jiān)管力度，保障針對非編制內員工的人事檔案管理工作得到妥善實施和嚴格執(zhí)行。

3.重視人才引進和培訓

重視人才的引進和培訓，特別是提高他們的知識結構和政治素養(yǎng)。（1）單位領導要重視專職人員在檔案管理中的作用，通過加強宣傳增強單位全員對人事檔案管理的認識。（2）注重招聘具備檔案專業(yè)背景的復合型人才，專門負責單位的檔案管理工作。（3）基層單位所有部門要充分支持檔案管理工作，認識到其嚴肅性和原則性，并對檔案工作人員給予充分理解。（4）完善現(xiàn)有檔案管理人員的培訓機制，為在職人員提供更多專業(yè)的發(fā)展機會，定期開展檔案學、法律學及政治素養(yǎng)方面的培訓，增強其依法管理檔案的意識，保障檔案工作的規(guī)范性。

4.嚴格鑒定檔案的真實性

人事檔案是否真實不但涉及法律風險問題，還會影響檔案本身的價值，通過分析檔案的違法案例，可以發(fā)現(xiàn)很多問題是由于管理流程中的缺陷引起的。例如，在傳遞檔案環(huán)節(jié)，有人通過增添或刪減工作經歷、偽造學歷證書或獎懲記錄等，擅自更改檔案內容，以達到個人牟利的目的，這些行為會導致檔案信息的失真。另外，還存在對人事檔案管理工作監(jiān)管不足，在審閱相關人員的履歷時才發(fā)現(xiàn)檔案信息失真等問題。

為確保人事檔案的安全管理，某事業(yè)單位全面提升檔案室的設備設施標準，安裝防盜門窗，準確落實檔案室防火、防盜、防高溫、防塵、防潮、防鼠、防蟲和防光的“八防”要求，明顯提高了檔案的安全性。另外，還要及時更新檔案，淘汰3組廢舊檔案柜，并新增6組檔案柜以增加檔案的容納量，使硬件設備設施可以適應新的管理需求。同時，還設立了以主要負責人為組長的管理小組，實施自查，嚴格梳理檔案管理中的漏洞，有效改善了檔案的保管條件，為檔案的規(guī)范化管理和各項工作的實施提供穩(wěn)定的支持。

5.引入先進技術

在信息化背景下，提高檔案信息的管理水平是實現(xiàn)人事檔案工作現(xiàn)代化管理的關鍵過程。（1）引入計算機、大數(shù)據(jù)等先進的技術，實現(xiàn)檔案信息資源的高效管理和利用，這些技術的應用不僅能夠提高檔案自動化處理能力，還能完成檔案資源的網(wǎng)絡化共享，方便每個地區(qū)和部門之間的信息交流。（2）配備高標準的信息化功能用房、中心機房以及局域網(wǎng)、政府內網(wǎng)、外網(wǎng)的科學部署，為檔案信息化建設提供堅實的基礎。（3）通過互聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術提供檔案利用服務，如區(qū)塊鏈技術可以確保電子檔案的可靠性。（4）建立完善的檔案信息化標準體系，包括基礎共性、資源建設、信息服務和信息保障等方面，確保檔案信息化快速、有序和健康發(fā)展。通過這些綜合措施，檔案管理信息化水平將得到顯著提升，更好地服務于社會發(fā)展和人民群眾的需求。

五、結語

總體來看，基層人事檔案信息化建設是順應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代潮流的必然選擇，同時也是促進傳統(tǒng)人事檔案管理創(chuàng)新改革的內在需求。檔案信息化建設是一個長期且具有挑戰(zhàn)性的任務，在缺乏統(tǒng)一宏觀標準和地區(qū)發(fā)展不平衡的情況下，將基層干部人事檔案管理作為信息化建設的起點，根據(jù)具體實際情況和需求來設計，逐漸實現(xiàn)信息化在基層人事檔案管理中的最大效益。通過不斷努力，基層人事檔案管理將更加高效、透明和安全，為社會管理和服務提供有力的信息支持。未來，伴隨技術的持續(xù)進步和創(chuàng)新，基層人事檔案建設必將邁向更加智能化和系統(tǒng)化的新階段。

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作者單位：山東省巨野縣鳳凰街道辦事處